성공하는 프로젝트의 8가지 특징

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이 세상에 똑같은 프로젝트는 없다. 하지만 모든 성공적인 프로젝트는 프로세스와 절차, 방법, 유지, 예산 준수 등에 있어서 공통점이 있다. 여기 성공하는 프로젝트의 공통점 8가지를 소개한다.

1. 범위와 데드라인이 미리 정해진다
관리형 클라우드 서비스 업체 '호스팅(Hosting)'의 PMO이자 선임 매니저인 캐더린 로이는 "복잡한 프로젝트에서는 팀 멤버가 나무만 보고 숲을 보지 못할 가능성이 크다"고 말했다. 따라서 어떤 프로젝트를 시작하기에 앞서 클라이언트, 이해 당사자, 팀 멤버가 모여 정확한 업무 범위와 주요 일정을 확실히 해야 한다고 조언했다.

2. 프로젝트 리드와 스폰서는 첫날 결정된다
프로젝트와 자원 관리 소프트웨어 업체 유나넷(Unanet)의 컨설팅 서비스 그룹 부회장 엘렌 크랙은 "첫 회의에서 클라이언트가 프로젝트 리드(계약의 시작과 종료 시점)와 프로젝트 스폰서를 분명히 알도록 해야 한다"고 말했다. 그는 "이를 통해 클라이언트는 누가 일상적인 활동에 대해 책임지고, 누가 관여할지를 알 수 있다"며 "또한 스폰서가 떠나는 경우 클라이언트가 새로운 스폰서를 찾아야만 한다"고 말했다.

3. 팀 멤버가 필요한 능력을 갖추고 있고 잘 협력한다
디지털 컨설팅 업체 옴니곤(Omnigon)의 프로젝트 관리 디렉터 탈리아 오티즈는 "프로젝트를 성공시키는 가장 중요한 것 중 하나는 업무적으로나 개인적으로 클라이언트와 잘 맞는 프로젝트 팀을 구성하는 것"이라고 말했다. 그는 "오래 함께 일한 팀원을 모아놓으면 서로 잘 협업할 뿐만 아니라 일을 즐길 수 있다"며 "특히 매우 급한 시점에서는 이런 팀웍이 매우 중요하다"고 말했다. 이어 "프로젝트를 끝내고 조사해보면 우리와 함께 일하며 시간을 보낸 것이 얼마나 즐거웠는지 이야기하는 고객이 종종 있다"고 덧붙였다.

로이는 "더 복잡한 업무를 처리해야 한다면 기존 프로젝트에서 기술과 전문성을 보여줬던 팀원을 배정해 달라고 요청할 것"이라고 "특히 까다로운 일의 경우 주어진 범위 내에서 결과를 내려면 신뢰할 수 있는 인적 자원을 활용하는 것이 중요하다"고 말했다.

4. 프로젝트 스케줄이 현실적이다
로이는 "실수는 대부분 팀리더나 팀원이 지쳤거나 과로했을 때 발생한다"며 "스케줄을 현실적으로 짜야 한다"고 말했다. 기한을 맞추려면 추가 예산이나 인력이 언제 필요한지 미리 클라이언트와 이해당사자에게 알리는 것도 중요하다. 그는 “과거 사례를 보면 임원이 전체 영향이나 자원을 고려하지 않고 완료일을 설정하는 경우가 많았다"며 "그래서 어떤 경우는 프로젝트를 시작하기도 전에 완료 날짜를 미루고 기대치를 조정해야 했던 적이 있었다"고 말했다.


5. 인력을 포함해 모든 리소스를 관리하는 시스템을 갖고 있다
기업이 필요한 소프트웨어 찾을 수 있도록 지원하는 캡테라(Capterra)의 프로젝트 관리 소프트웨어 전문가 레이철 버거는 “프로젝트 관리 소프트웨어는 프로젝트가 시한과 예산에 맞춰 완료될 가능성을 크게 높여준다"고 말했다. 그는 "자체 조사 결과를 보면 프로젝트 관리 소프트웨어가 최종 제품의 품질, 예산과 기한 준수 비율을 크게 높인다"며 "심지어 건설 관리 같은 분야도 특화된 프로젝트 관리 소프트웨어가 있다”고 말했다.

여기서 핵심은 관리와 보고를 단순하게 만들어주는 도구(소프트웨어)를 활용하는 것이다. 타임시트 소프트웨어 업체 레플리콘(Replicon)의 고객 성공 선임 디렉터 스콧 베일스는 "좋은 프로젝트 관리 시스템은 실시간 보고의 운영과 제공이 쉬워야 한다"며 "프로젝트와 작업을 설정하는 일은 클릭만으로 가능하도록 쉽고 분명해야 한다"고 말했다.

작업을 완료하는 데 필요한 것을 예측하는 인텔리전스를 갖추는 것도 중요하다. 베일스는 "이런 기능을 이용하면 팀 생산성을 확인하고 원래 예산 대비 실제 비용을 비교하고 전체 상황을 빠르게 이해하고 즉각적으로 비용을 처리 승인할 수 있다"며 "새로운 프로젝트를 계속하는 데 있어서 더 정확한 예측을 할 수 있도록 기존 데이터를 바로 활용하는 것도 필요하다 "고 말했다.

6. 프로젝트 디테일, 팀 멤버, 클라이언트는 최신 상태를 유지한다.
프로젝트 관리 소프트웨어 제공자 리퀴드플래너(LiquidPlanner)의 CEO 리즈 피어스는 프로젝트는 역동적인 생명체이고 항상 변화한다고 생각한다. 그는 "프로젝트 기획이 프로젝트 시작 시점에만 이뤄진다고 생각하는 것은 잘못"이라며 "애자일 프로젝트 관리자는 반복적 기획과 팀과의 일상적인 대화로 팀 커뮤니케이션을 강화하면서 프로젝트에 차질을 발생시킬 수 있는 문제와 장애, 변화, 리스크를 관리해야 한다"고 말했다.

기업에 사용자 경험과 운영 프로세스를 지원하는 센트릭 디지털(Centric Digital)의 프로그램 관리 프로젝트 관리자 호세 카넬로스는 "프로젝트 관리자는 팀과 이해 당사자들 내의 투명성을 프로젝트 기간에 걸쳐 보장해야 한다"고 말했다. 그는 "프로젝트들의 공통적인 문제는 팀 멤버가 모든 세부내역을 받지 못한다는 것"이라며 "모든 팀 멤버에게 최신 정보를 제공해 투명성을 보장하면 그들 사이의 신뢰를 형성해 프로젝트에 기대 이상의 도움을 줄 뿐 아니라 문제 발생 시 모두가 프로젝트의 성공을 위해 행동할 수 있도록 한다"고 말했다.

오티스는 "클라이언트와 일상적으로 긍정적인 커뮤니케이션을 유지하는 것이 프로젝트 성공에 무엇보다도 중요하다"며 "모든 프로젝트의 시작에서 가장 처음 논의되는 사항 중 하나는 선호 모드와 커뮤니케이션의 빈도"라고 말했다. 이어 "몇몇 클라이언트는 일일 현황 전화를 선호하고, 어떤 이들은 주 1회를 선호하고, 대시보드 보고나 포트폴리오를 선호하는 사람들도 있다"며 "그들의 요구에 완벽히 부합하고 유연하게 대처하는 것이 중요하다"고 말했다.

또한 “우리의 클라이언트 관리 팀은 그들의 상대와 일상적인 대화를 통해 전체적인 관계 상황을 파악하고 모든 기대치가 대부분의 경우에 충족 초과달성 되도록 한다"며 "클라이언트와 지속적인 '현황 상태(State of the State)' 프레젠테이션을 통해 클라이언트가 현재 업무 관련해서 전체 업계 트렌드와 보조를 맞출 수 있도록 한다"고 덧붙였다.

7. 팀 멤버가 결정을 내릴 권한을 갖고 있다
프로젝트 관리 소프트웨어 제공자 매븐링크(Mavenlink)의 CEO 레이 그래인저는 "프로젝트의 방향과 책임을 위해 선임 프로젝트 관리자가 필요하지만 의사 결정권, 조직자, 커뮤니케이터의 등의 역할과 권한은 모든 팀 멤버가 가져야 한다"고 말했다. 그는 "팀 멤버 각자에게 전략적 결정을 할 수 있도록 권한을 줘야 한다"며 "이를 통해 프로젝트 전체를 더 민첩하게 만들고 성공시킬 필수적인 계기를 만들 수 있다"고 말했다.

8. 문제를 공개적으로 논의해 개선한다
로이는 "삶이 그렇듯 프로젝트 관리도 난감한 상황에 빠질 수 있다"며 "가끔 머리를 땅에 처박고 클라이언트가 프로젝트 범위를 작업 6개월 후에 바꾼 일이 현실이 아니라고 생각하고 싶기도 하지만, 결국은 문제를 정면으로 부딪치는 것이 최선"이라고 말했다. 그는 “몇몇 문제는 문제를 해결하거나 결정을 내리는데 프로젝트 관리자가 일정한 영향력을 행사해야 한다"며 "대부분의 경우에서 더 빨리 행동을 취할수록 전체 프로젝트의 성공 가능성이 더 커진다"고 덧붙였다.

소프트웨어 컨설팅, 설계, 개발 서비스를 제공하는 파이어필드(Firefield)의 수석 콜라보레이터 제레미 시웰은 "프로젝트가 엎어지면 무엇보다도 책임을 받아들이고 비난은 넘겨야 한다"며 "과거로 돌아가 무엇을 잘못했는지 평가하는 것도 의미가 있다"고 말했다. 이어 "가장 중요한 것은 당신이 현재 어디 있는지와 당신이 어디 있어야 하는지에 대해 분명히 파악하는 것"이라며 "이를 위해 어떤 결정이 필요하고 또 누가 필요한 지를 생각해야 한다"고 말했다.

시웰은 "당신이나 당신의 클라이언트는 필요한 시간과 예산을 늘리거나 프로젝트의 범위를 바꿔야 하는 상황도 있다"며 "이때 이 선택이 분명히 표현되도록 해야 한다"고 말했다. 이어 "한번 선택을 하면 팀의 모든 멤버를 위한 분명하고 점진적인 목표를 설정해야 한다"며 "잘못된 것에 안주하지 말고 현재 일어나는 일을 위한 분명한 계획을 세워야 한다"고 말했다. ciokr@idg.co.kr