‘MS에서 구글 앱스로’ · · · 저널 커뮤니케이션의 사례

저널 커뮤니케이션은 지금껏 줄곧 마이크로소프트 제품을 활용해온 기업이었다. 그러나 IT 시스템 통합 필요성이 제기됨에 따라, 이 기업은 소프트웨어 포트폴리오를 재검토하기 시작했다. 그리고 마침내 구글 앱스 기반의 기업으로 변신했다. 그 이유와 방법을 확인해본다.

지난 2010년 5월 저널 커뮤니케이션(Journal Communications)사의 CIO로 임명됐을 때, 마이클 오브라이언은 해야 할 일이 아주 많았다. 출판과 라디오 및 텔레비전 방송을 담당하는 저널 커뮤니케이션사는 방송 산업이 변화하고 있다는 것을 절감하고 있었으며, 오브라이언이 그 변화의 흐름을 주도해주길 기대하고 있었다.

그는 따로 흩어져 있던 IT 부서들을 통합시켜 서로 협력하게 만들어야 했고 변화의 모든 과정에 신경을 써야만 했다. 그의 말이다.

 “처음 이 직책을 맡았을 땐 TV와 라디오, 그리고 출판을 위한 IT부서가 하나씩 있었을 뿐이다. 기업의 각 부서에 서로 다른 사람들이 각기 다른 스타일로 일을 해나가고 있었으며, 그들 사이에 서로 소통이 어려워 문제를 겪고 있었다. 통합이 필요하다는 건 누가 봐도 뻔했다. 그래서 우선 인력들을 통합시키는 것부터 시작해 일 하는 과정과 회사 전체의 시스템까지 바꿔 나갔다.”

처음 아홉 달 동안 오브라이언은 훌륭한 솜씨로 IT 부서들을 통합해 나갔다. 인력 통합이 이루어지고 나자, 이제는 과정과 시스템이 바뀔 차례였다. 바로 그 시점에서 오브라이언은 마이크로소프트와의 계약을 다시 한 번 살펴 볼 필요를 느꼈다.

클라우드 컴퓨팅에 언제나 우호적인 태도를 갖고 있던 오브라이언은 마이크로소프트의 BPOS와도 좋은 관계를 유지해오고 있었다. 저널 커뮤니케이션은 마이크로소프트와의 계약을 거의 체결하려고 했던 상태에서 다시금 그 계약을 재검토 해보기로 결정했던 것이다.

 “투자 금액을 자세히 살펴보고 구형 생산성 도구(legacy productivity tools)과 구형 이메일(legacy email), 협업 시스템 등을 업그레이드하기 위해서는 무엇이 필요할 지 아는 것이 매우 중요했다. 용도를 변경하거나 교체해야 할 하드웨어 및 소프트웨어가 매우 많았다”고 오브라이언은 말했다.

그렇게 생각하자 자연스럽게 다른 클라우드 솔루션들을 고려하게 됐다고 오브라이언은 말했다. 그 중에는, 생산성 도구의 클라우드 기반 포트폴리오에 “큰 획을 그은” 구글 앱스도 포함돼 있었다.

오브라이언은 “처음 회사 임원진들에게 마이크로소프트를 버리고 구글을 선택하자는 이야기를 꺼내자 다들 나를 눈이 세 개쯤 달린 미치광이 보듯이 했었다. 처음에 그들은 마이크로소프트의 생산성 도구 없이 살아남을 수 있다는 생각을 받아들이지 못했다. 다들 나를 미쳤다고 생각했지만, 어쨌든 새로 부임한 CIO였기 때문에 군소리 없이 내 이야기를 들어주었던 것 같다”라고 말했다.

처음에는 IT부서 내부의 사용자들을 대상으로 구글 앱 스위트를 실험했다. 이 실험의 가장 큰 목적은 이 생산성 도구를 어떻게 사용할 것이며 어떤 면에서 회사에 적합할지를 알아보는 것이었다. 실험이 진행된 60일 동안, 어떤 이들은 브라우저 요소만 사용했고 어떤 이들은 구글 툴셋만 주어졌으며 다른 사람들에게는 구글 앱 스위트 전체를 사용할 수 있게 했다고 오브라이언은 말했다.

 “거의 우리 회사 제품을 자체적으로 사용했던 것이나 다름 없다. 도구들이 제대로 작동하는지 알아내야 했고 다른 기업들이 어떻게 이를 이용할지도 미리 생각해 봐야 했다. 도구의 일부만 사용하는 사용자도 있고 전체를 사용하는 사람도 있기 때문이다. 우리는 매주 IT 직원들과의 미팅을 통해 어떤 점이 문제이고 어떤 점은 잘 돼가는 지 등을 이야기했다”라고 오브라이언은 말했다.

60일간의 자체적인 임상 사용 끝에, 오브라이언은 구글 앱스가 저널 커뮤니케이션사에 알맞다는 결론을 내렸다. 이제 다음 단계는 법률팀에게 클라우드가 안전하다는 것을 설득시키는 일이었다.

오브라인언은  “우리 회사 보안팀 직원들과 나는 테크놀로지에 관한 것을 비즈니스 측면에서 그들에게 설명해주고, 데이터가 데이터 센터에 있을 때보다 클라우드에 저장될 때 더 안전하다는 것을 납득시켜야 했다”라고 말했다.

법률팀을 설득시키기 위해 그들은 우선 기술적인 정보들을 변호사들이 이해할 수 있는 언어로 옮겨 쓰고자 노력했다.

예를 들어, 오브라이언은 IT부서 직원들 중 경영 쪽에도 해박한 직원을 불러다가 클라우드 컴퓨팅에 대한 설명을 “비즈니스 언어”로 다시 쓰게끔 했다. 그들은 또 구글의 직원들과 협력해 데이터 센터 관리와 같은 기술적인 정보들을 변호사들이 이해할 수 있는 언어로 바꾸는 데 많은 노력을 기울였다. 가장 중요한 것은 기술적인 전문 용어들을 배제하는 것이었다고 오브라이언은 말했다.

또 그는, “기술 팀에게 전문 용어를 사용해가며 서버가 어떻게 데이터를 관리하는지 설명하는 것도 일이지만, 그보다 더 어려운 것은 똑같은 내용을 가져다가 비즈니스 언어로 옮겨 변호사들이 어떻게 데이터가 분산되며 서버가 방화벽으로부터 분리되는지 이해할 수 있도록 만드는 일”이라고 말했다.

이러한 준비와 노력은 그 빛을 발했고, 마침내 법률팀은 구글 앱스의 배치에 사인을 했다.

저널 커뮤니케이션스는 현재 구글 앱스의 3단계 배치(rollout) 과정을 밟고있다. 비록 일부 직원들이 우려를 하고 있긴 하지만, 지금까지는 매우 성공적이었다고 오브라이언은 말했다.

그는 “개중에는 평생 마이크로소프트만 사용해 온 사람들도 있다. 걱정하는 것은 당연하다. 하지만 대부분은 이 변화에 대한 기대감이 더 큰 눈치다”
그는 회사의 중역들에게 구글 앱스의 효용성을 납득시키기 위해 비용 측면에서 강하게 접근했던 것을 떠올렸다. 서버 개수를 줄임으로써 비용을 절감할 수 있다는 논리였다.

“내가 구글, 구글 하며 노래를 부르고 다닌 지 2주일쯤 지났을 때 회사 이메일 서버에 엄청난 문제가 생겼고, 15년 가까이 우리 회사에 다니던 직원들이 모든 연락처와 이메일을 잃어버리게 되는 사건이 있었다. 바로 그 때 나는 우리 회사가 구글로 돌아서야 한다는 주장을 펼쳤다.”ciokr@idg.co.kr