2017.11.27

프로젝트 범위를 결정, 문서화, 논의하는 방법

Moira Alexander | CIO
프로젝트 범위를 설정하는 것에 있어 일반적으로 중요한 요소가 있다. 그러나 이해당사자간 갈등과 과업 변경을 최소화하려면 추가로 몇가지를 더 고려해야 한다.



먼저 범위 관리 계획을 세우는 단계에서 프로젝트 범위를 정의하고 검증하고 관리하는 방법을 명확히 하는 것이다. 이후에는 이해당사자의 요구와 기대치를 확실히 파악해야 한다. 특히 이 과정에서 가용 리소스와 한계, 강점, 절차, 기술과 툴, 문화 등을 충분히 고려해야 한다. 이 단계에서 충분한 시간을 할애하지 않으면 훗날 재앙이 돼 돌아올 수 있다.

웹과 네이티브 앱을 개발하는 실버로직(Silverlogic)의 COO 크리스티나 에스칼란테는 자신이 프로젝트 범위를 결정할 때 고려했던 몇가지를 공유했다. 그는 “우리 고객 대부분은 중소기업과 스타트업, 대기업이다. 처음부터 MVP(minimal viable product)를 만들려 하고 예산의 제약도 있다. 따라서 ‘여기까지(Stop)’이라고 외칠 때를 아는 것이 가장 중요하다. 우리는 해결하려는 문제가 무엇인지 결정하기 위해 이해당사자와 충분히 논의한다. MVP의 핵심 기능과 부차 기능에 대해 사용자 스토리(user story, 사용자의 요구사항)를 쓴다. 종이에 와이어프레임(wireframes)을 그리고 이를 스케치(Sketch) 또는 와이어프레임스케처(WireframeSketcher) 같은 소프트웨어로 구현한다”라고 말했다.

사용자 경험과 인터랙티브 전략 컨설팅 업체 가로팔로 스튜디오(Garofalo Studios)는 프로젝트 범위를 결정할 때 애자일/스크럼(agile/scrum) 방법론을 사용한다. 이 업체의 선임 컨설턴트 프랭크 가로팔로는 “이를 이용하면 비즈니스 요구의 변화에 빠르게 대응하는 유연성을 확보하면서 동시에 핵심 목표를 정의할 수 있다”라고 말했다.

실제로 점점 더 많은 기업이 자사 프로젝트에 애자일 같은 별도의 방법론을 사용하고 있다. 또한, 다양한 이해당사자와 함께 요건과 문서를 만드는 소프트웨어, 프로젝트 범위 정보를 쉽고 빠르게 수집, 저장하는 소프트웨어가 얼마나 중요한 툴인지도 점점 인식하고 있다. 이들 방법론과 소프트웨어는 관련 작업에 대한 부담을 줄여주는 역할을 톡톡히 하고 있다.

이해당사자와 프로젝트 범위를 문서화하는 방법
프로젝트 범위 문서는 모든 프로젝트 참여자와 이해관계자가 언제든 최신 문서를 확인할 수 있도록 제공된다. 이를 통해 이 문서는 언제든 가이드 역할을 하고, 버전 제어 문제를 비롯해 고객, 팀 요건, 예상, 가용 리소스, 일정, 품질 등 다양한 문제에 대한 잠재적인 혼란을 줄일 수 있다.

에스칼란테는 문서화와 이해당사자 간의 프로젝트 범위 공유에 대해 CIO에게 보고한다. 그는 “이런 정보와 와이어프레임을 이해당사자, 개발팀 등과 공유한다. 방법은 구글 시트와 인비전(InVision)을 이용한다. 개발 팀은 어떤 사용자 스토리를 분할 혹은 통합해야 하는지 피드백을 주고 전체 작업 흐름과 논리적인 절차 사이에 차이를 확인한다. 또한 이해당사자는 이 스토리에 우선순위를 부여한다. 이를 반복하면서 더 중요한 스토리, 자주 간과되는 스토리, 여전히 필요한 스토리 등의 우선순위가 높아진다”라고 말했다.

가로팔로 스튜디오에서 프로젝트 범위는 작업 순서를 포함해 문서화된다. 핵심 목표와 작업 정의, 변경 관리, 월 단위 스케줄 등도 포함된다. 핵심 목표를 얼마나 달성하고 있는지 확인하는 데는 2주 스케줄을 사용한다. 가로팔로는 “이 방법은 이해당사자의 승인 하에 목표를 문서화하는 데 도움이 된다.
프로젝트 진행 과정에서 변화가 발생했을 때 이를 수용할 수 있는 유연성도 제공한다”라고 말했다.

이런 전략은 실버로직 같은 기업에도 매우 유용하다. 에스칼란테는 “애자일/스크럼 워크플로우와 함께 사용하면 개발팀과 이해당사자가 스토리에 따라 빠르게 협업할 수 있다. 각 스토리를 평가, 승인해 서로를 업데이트하고, 재확인을 위해 인터랙티브 와이어프레임을 빠르게 전송할 수도 있다”라고 말했다.

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리더의 역할
에스칼란테가 이러한 변화를 추구하는 방식은 점진적이다. 그는 “우리가 정보 공유에 구글 시트를 사용하는 이유는 모든 사람이 시트를 잘 다루는 것은 아니고, 시트는 모바일 기기에서 사용하기 어렵기 때문이다. 시간과 리소스가 충분했다면 사용자 스토리 관리 시스템의 UI를 개선하기 위해 시트 앱을 별도로 개발했을 것이다”라고 말했다.

가오팔로의 경우도, 폭포수(waterfall)와 같은 기존 방법론과 비교했을 때 애자일과 스크럼을 이해당사자에게 설명하려면 문화적인 변화와 일정한 교육이 필요하다. 더구나 여기서 끝이 아니다. 진정한 애자일 형식에서는 프로세스를 지속해서 평가하고 발전시켜야 한다.

가오팔로는 "이런 방법론을 사용해 프로젝트 범위를 문서화하는 데 있어 정답이 하나만 있는 것은 아니다. 일부는 오픈소스 협업용 PM 소프트웨어를 이용해 성공했고, 또다른 기업은 그들만의 특별하고 독특한 요구에 맞추기 위해 개발된 상용 소프트웨어를 이용했다”라고 말했다.

이어 "무엇을 사용하든 중요한 것은 프로젝트 수명 전체에 걸쳐 적당하고 간편하게 접근할 수 있는(가능한 전자적/온라인 방법으로) 문서화 하는 것이다. 이를 통해 범위 문제를 획기적으로 줄일 수 있다. 또한, 이 문서화는 플래닝 단계에서 모든 이해당사자에 공유돼야 한다. 그래야 모든 사람이 자기의 역할을 이해하고 시작부터 발을 맞춰 업무를 진행할 수 있다”라고 덧붙였다. ciokr@idg.co.kr 



2017.11.27

프로젝트 범위를 결정, 문서화, 논의하는 방법

Moira Alexander | CIO
프로젝트 범위를 설정하는 것에 있어 일반적으로 중요한 요소가 있다. 그러나 이해당사자간 갈등과 과업 변경을 최소화하려면 추가로 몇가지를 더 고려해야 한다.



먼저 범위 관리 계획을 세우는 단계에서 프로젝트 범위를 정의하고 검증하고 관리하는 방법을 명확히 하는 것이다. 이후에는 이해당사자의 요구와 기대치를 확실히 파악해야 한다. 특히 이 과정에서 가용 리소스와 한계, 강점, 절차, 기술과 툴, 문화 등을 충분히 고려해야 한다. 이 단계에서 충분한 시간을 할애하지 않으면 훗날 재앙이 돼 돌아올 수 있다.

웹과 네이티브 앱을 개발하는 실버로직(Silverlogic)의 COO 크리스티나 에스칼란테는 자신이 프로젝트 범위를 결정할 때 고려했던 몇가지를 공유했다. 그는 “우리 고객 대부분은 중소기업과 스타트업, 대기업이다. 처음부터 MVP(minimal viable product)를 만들려 하고 예산의 제약도 있다. 따라서 ‘여기까지(Stop)’이라고 외칠 때를 아는 것이 가장 중요하다. 우리는 해결하려는 문제가 무엇인지 결정하기 위해 이해당사자와 충분히 논의한다. MVP의 핵심 기능과 부차 기능에 대해 사용자 스토리(user story, 사용자의 요구사항)를 쓴다. 종이에 와이어프레임(wireframes)을 그리고 이를 스케치(Sketch) 또는 와이어프레임스케처(WireframeSketcher) 같은 소프트웨어로 구현한다”라고 말했다.

사용자 경험과 인터랙티브 전략 컨설팅 업체 가로팔로 스튜디오(Garofalo Studios)는 프로젝트 범위를 결정할 때 애자일/스크럼(agile/scrum) 방법론을 사용한다. 이 업체의 선임 컨설턴트 프랭크 가로팔로는 “이를 이용하면 비즈니스 요구의 변화에 빠르게 대응하는 유연성을 확보하면서 동시에 핵심 목표를 정의할 수 있다”라고 말했다.

실제로 점점 더 많은 기업이 자사 프로젝트에 애자일 같은 별도의 방법론을 사용하고 있다. 또한, 다양한 이해당사자와 함께 요건과 문서를 만드는 소프트웨어, 프로젝트 범위 정보를 쉽고 빠르게 수집, 저장하는 소프트웨어가 얼마나 중요한 툴인지도 점점 인식하고 있다. 이들 방법론과 소프트웨어는 관련 작업에 대한 부담을 줄여주는 역할을 톡톡히 하고 있다.

이해당사자와 프로젝트 범위를 문서화하는 방법
프로젝트 범위 문서는 모든 프로젝트 참여자와 이해관계자가 언제든 최신 문서를 확인할 수 있도록 제공된다. 이를 통해 이 문서는 언제든 가이드 역할을 하고, 버전 제어 문제를 비롯해 고객, 팀 요건, 예상, 가용 리소스, 일정, 품질 등 다양한 문제에 대한 잠재적인 혼란을 줄일 수 있다.

에스칼란테는 문서화와 이해당사자 간의 프로젝트 범위 공유에 대해 CIO에게 보고한다. 그는 “이런 정보와 와이어프레임을 이해당사자, 개발팀 등과 공유한다. 방법은 구글 시트와 인비전(InVision)을 이용한다. 개발 팀은 어떤 사용자 스토리를 분할 혹은 통합해야 하는지 피드백을 주고 전체 작업 흐름과 논리적인 절차 사이에 차이를 확인한다. 또한 이해당사자는 이 스토리에 우선순위를 부여한다. 이를 반복하면서 더 중요한 스토리, 자주 간과되는 스토리, 여전히 필요한 스토리 등의 우선순위가 높아진다”라고 말했다.

가로팔로 스튜디오에서 프로젝트 범위는 작업 순서를 포함해 문서화된다. 핵심 목표와 작업 정의, 변경 관리, 월 단위 스케줄 등도 포함된다. 핵심 목표를 얼마나 달성하고 있는지 확인하는 데는 2주 스케줄을 사용한다. 가로팔로는 “이 방법은 이해당사자의 승인 하에 목표를 문서화하는 데 도움이 된다.
프로젝트 진행 과정에서 변화가 발생했을 때 이를 수용할 수 있는 유연성도 제공한다”라고 말했다.

이런 전략은 실버로직 같은 기업에도 매우 유용하다. 에스칼란테는 “애자일/스크럼 워크플로우와 함께 사용하면 개발팀과 이해당사자가 스토리에 따라 빠르게 협업할 수 있다. 각 스토리를 평가, 승인해 서로를 업데이트하고, 재확인을 위해 인터랙티브 와이어프레임을 빠르게 전송할 수도 있다”라고 말했다.

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리더의 역할
에스칼란테가 이러한 변화를 추구하는 방식은 점진적이다. 그는 “우리가 정보 공유에 구글 시트를 사용하는 이유는 모든 사람이 시트를 잘 다루는 것은 아니고, 시트는 모바일 기기에서 사용하기 어렵기 때문이다. 시간과 리소스가 충분했다면 사용자 스토리 관리 시스템의 UI를 개선하기 위해 시트 앱을 별도로 개발했을 것이다”라고 말했다.

가오팔로의 경우도, 폭포수(waterfall)와 같은 기존 방법론과 비교했을 때 애자일과 스크럼을 이해당사자에게 설명하려면 문화적인 변화와 일정한 교육이 필요하다. 더구나 여기서 끝이 아니다. 진정한 애자일 형식에서는 프로세스를 지속해서 평가하고 발전시켜야 한다.

가오팔로는 "이런 방법론을 사용해 프로젝트 범위를 문서화하는 데 있어 정답이 하나만 있는 것은 아니다. 일부는 오픈소스 협업용 PM 소프트웨어를 이용해 성공했고, 또다른 기업은 그들만의 특별하고 독특한 요구에 맞추기 위해 개발된 상용 소프트웨어를 이용했다”라고 말했다.

이어 "무엇을 사용하든 중요한 것은 프로젝트 수명 전체에 걸쳐 적당하고 간편하게 접근할 수 있는(가능한 전자적/온라인 방법으로) 문서화 하는 것이다. 이를 통해 범위 문제를 획기적으로 줄일 수 있다. 또한, 이 문서화는 플래닝 단계에서 모든 이해당사자에 공유돼야 한다. 그래야 모든 사람이 자기의 역할을 이해하고 시작부터 발을 맞춰 업무를 진행할 수 있다”라고 덧붙였다. ciokr@idg.co.kr 

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