2020.03.04

슬랙에서 반복 작업을 자동화하는 방법

Paul Heltzel | Computerworld
협업 툴들이 자동화 기능을 잇달아 내놓고 있다. 대표적으로 슬랙의 워크플로우 빌더가 있다. 슬랙에서 단순 작업 및 프로세스를 자동화하는 방법을 알아보자. 

슬랙이 2019년 10월 워크플로우 빌더(Workflow Builder) 기능을 선보였다. 워크플로우 빌더는 템플릿을 제공해 간편한 자동화를 지원한다. 마치 정보를 취합하고 분배하는 여러 단계를 자동화하는 매크로처럼 작동한다. 이를 통해 팀만의 워크플로우를 만들 수 있다. 
 
ⓒGetty Images

단, 워크플로우 빌더를 사용하려면 슬랙 유료 요금제(스탠더드, 플러스, 엔터프라이즈 그리드)에 가입해야 한다. 유료 버전을 사용 중이라면, 누구나 새 워크플로우를 생성할 수 있다. 또한 생성된 워크플로우를 누구나 사용할 수 있다. 심지어 공유채널을 사용해서 다른 팀이나 조직도 사용 가능하다. 

또 다른 주의사항은 워크스페이스 관리자가 워크플로우를 허용해야 한다는 것이다. 따라서 회사 보안 환경에서 워크플로우가 허용되는지 먼저 확인해야 한다. 기본값은 허용된 상태이나 접근이 완전히 혹은 구성원별로 차단돼 있을 수 있다.

여기서는 슬랙이 제공한 템플릿을 중심으로 워크플로우 생성 방법을 간단히 설명할 것이다. 심지어 워크플로우 템플릿은 커스터마이징도 가능하다. 

현황 업데이트(Progress updates) 
아침 회의를 색다르게 진행할 수 있을까? 스탠드업부터 화상 회의까지 여러 방법이 있겠지만, 실제 회의를 한다는 것 자체가 시간을 낭비할 수도 있다. 슬랙에서 각 팀원의 업무 현황을 취합해 배포하면 어떨까? 이것이 바로 슬랙 워크플로우 템플릿 ‘현황 업데이트’로 할 수 있는 일이다. 이를 설치하고 커스터마이징 하는 방법을 알아보자. 
 
ⓒSlack

첫째, 슬랙 웹사이트의 워크플로우 템플릿 페이지로 접속해 현황 업데이트 템플릿을 다운로드한다. 

둘째, 슬랙을 열고 화면 좌측 상단에서 직장 이름을 클릭해 워크플로우 빌더를 선택한다. (해당 기능은 유료 가입자만 사용할 수 있고, 무료 계정에서는 이 메뉴 항목이 나타나지 않는다.) 

셋째, 워크플로우 빌더 팝업 메뉴에서 가져오기를 클릭해 다운로드한 워크플로우 템플릿(파일명: project_status_update_workflow.json)을 찾고 열기 버튼을 누른다. 

넷째, 템플릿을 열어서 워크플로우를 슬랙 워크스페이스로 가져온다. 워크플로우 이름을 지정하고, 다음을 클릭한다. 

여기까지 마쳤다면 이제 워크플로우를 사용할 준비가 거의 완료된 상태지만, 약간의 커스터마이징이 필요하다. 우선, 화면 상단의 액션 메뉴에서 ‘편집’을 클릭해 워크플로우가 사용될 채널을 선택하고 저장을 클릭한다. 

 
ⓒSlack
현황 업데이트 워크플로우 템플릿에는 업무 현황을 파악할 수 있는 질문들이 포함된다. 이를테면 업무 기간은 언제까지인지, 진행 상황은 어떤지, 걱정되는 요소는 무엇인지 등이다. 이 질문들은 쉽게 변경할 수 있다. 

양식 생성하기 아래의 편집을 클릭한다. 질문 옆의 연필 아이콘을 클릭해 변경하면 된다. 삭제를 클릭하면 양식에서 완전히 제거할 수 있다. 또한 각 질문 옆의 위/아래 화살표를 클릭해 순서를 바꾸거나 질문을 추가할 수도 있다. 편집이 끝나면 저장을 눌러 완료하면 된다. 각 팀원은 해당 워크플로우를 이용할 때 이 질문들을 기재해 업무 현황을 알릴 수 있다. 

마지막으로 현황 업데이트의 공유 범위를 선택해야 한다. 메시지 발송에서 편집을 클릭하면 된다. 모든 사용자나 채널 혹은 직장 상사 한 사람만 볼 수 있도록 지정할 수 있다. 

이제 생성을 완료한 워크플로우를 작동시키려면 오버뷰 화면 상단에서 퍼블리시 버튼을 클릭하면 된다. 이제 직장 동료들은 채널의 액션 메뉴에서 현황 업데이트 공유하기를 선택하고, 양식을 작성해 업무 현황을 즉각 보고할 수 있다. 단, 액션을 추가했을 때에만 채널에 해당 액션이 나타난다는 점을 잊지 마라. 

온보딩(Onboarding)
반복적인 업무를 해방시켜줄 또 다른 템플릿은 '슬랙 온보딩 워크플로우'다. 이는 채널에 새로 참여하는 팀원에게 메시지를 자동 발송해주는 기능이다. 뿐만 아니라 채널의 기본 규칙, 자주 하는 질문, 유용한 사이트 URL 등을 알려줄 수 있다. 이를테면 고정 메시지 같은 것이다. 

첫째, 워크플로우 템플릿 페이지에서 온보딩 워크플로우를 다운로드한다. 

둘째, 워크플로우 빌더에서 다운로드한 온보딩 워크플로우를 가져온다. 

셋째, 워크플로우가 사용될 채널과 ‘신규 채널 멤버’ 옵션을 선택한다. 

넷째, ‘메시지 보내기’를 클릭해 발송될 메시지를 편집한다. 목적에 맞게 메시지를 작성하고, 도움이 될 만한 링크 등을 붙여넣는다. 

한편 온보딩 워크플로우는 신규 참여자가 자신을 소개할 수 있는 양식이 기본값으로 있다. 예를 들면 선호하는 닉네임, 취미, 취향 등이다. 이는 수정 및 삭제가 가능하다. 모든 작업을 완료했다면, 이전과 동일하게 퍼블리시를 클릭하면 된다. 

더 많은 커스터마이징 
템플릿이 적합하지 않은 경우에도 새로운 커스텀 워크플로우를 채널에 손쉽게 추가해 메시지나 양식을 발송할 수 있다. 앞서 워크플로우 템플릿의 사용 방법을 익혔으므로 어떻게 하는지 알 수 있을 것이다. 

가령 요청을 생성하는 워크플로우를 생성할 수 있다. 이를테면 업무 시간 이후의 장애 발생과 관련해 사용자가 양식을 작성하면 비상대기 중인 팀 구성원이 모니터링하는 채널로 발송되는 식이다. 

첫째, 워크플로우 빌더에서 생성을 클릭한다. 새로운 워크플로우의 파일 이름을 지정한 후 다음을 클릭한다. 

둘째, 액션 메뉴에서 편집을 클릭한다. 워크플로우를 사용할 채널과 액션 메뉴에서 보일 워크플로우 이름을 선택한다.   

셋째, 단계 추가하기를 클릭한다. 메시지나 양식 중 어떤 것을 보낼 것인지 선택한 다음 추가하기를 클릭한다. 예를 들어 요청 양식을 추가하고 텍스트를 수정한다. 필요에 따라 질문을 추가할 수도 있다. 그다음 공유 범위를 지정하면 된다. 
 
ⓒSlack

슬랙 워크플로우는 단순하지만 번거로운 업무를 자동화하는 데 유용하다. 이를테면 동료에게 무엇인가 입력을 요청하고, 그 결과를 다시 발송하는 작업 등이다. 

그러나 G 스위트나 오피스 365 같은 서드파티 툴이나 트렐로, 아사나 등의 프로젝트 관리 소프트웨어로 업무를 자동화하고 싶다면, 슬랙 앱을 쓰는 것이 낫다. 상기 툴이나 소프트웨어와 달리 슬랙 워크플로우는 작업 시작 방식이나 공유 범위를 관리할 수 있다는 장점이 있기 때문이다.

본인은 물론 팀의 시간까지 아낄 수 있는 슬랙 커스텀 워크플로우를 발견하길 바란다. ciokr@idg.co.kr



2020.03.04

슬랙에서 반복 작업을 자동화하는 방법

Paul Heltzel | Computerworld
협업 툴들이 자동화 기능을 잇달아 내놓고 있다. 대표적으로 슬랙의 워크플로우 빌더가 있다. 슬랙에서 단순 작업 및 프로세스를 자동화하는 방법을 알아보자. 

슬랙이 2019년 10월 워크플로우 빌더(Workflow Builder) 기능을 선보였다. 워크플로우 빌더는 템플릿을 제공해 간편한 자동화를 지원한다. 마치 정보를 취합하고 분배하는 여러 단계를 자동화하는 매크로처럼 작동한다. 이를 통해 팀만의 워크플로우를 만들 수 있다. 
 
ⓒGetty Images

단, 워크플로우 빌더를 사용하려면 슬랙 유료 요금제(스탠더드, 플러스, 엔터프라이즈 그리드)에 가입해야 한다. 유료 버전을 사용 중이라면, 누구나 새 워크플로우를 생성할 수 있다. 또한 생성된 워크플로우를 누구나 사용할 수 있다. 심지어 공유채널을 사용해서 다른 팀이나 조직도 사용 가능하다. 

또 다른 주의사항은 워크스페이스 관리자가 워크플로우를 허용해야 한다는 것이다. 따라서 회사 보안 환경에서 워크플로우가 허용되는지 먼저 확인해야 한다. 기본값은 허용된 상태이나 접근이 완전히 혹은 구성원별로 차단돼 있을 수 있다.

여기서는 슬랙이 제공한 템플릿을 중심으로 워크플로우 생성 방법을 간단히 설명할 것이다. 심지어 워크플로우 템플릿은 커스터마이징도 가능하다. 

현황 업데이트(Progress updates) 
아침 회의를 색다르게 진행할 수 있을까? 스탠드업부터 화상 회의까지 여러 방법이 있겠지만, 실제 회의를 한다는 것 자체가 시간을 낭비할 수도 있다. 슬랙에서 각 팀원의 업무 현황을 취합해 배포하면 어떨까? 이것이 바로 슬랙 워크플로우 템플릿 ‘현황 업데이트’로 할 수 있는 일이다. 이를 설치하고 커스터마이징 하는 방법을 알아보자. 
 
ⓒSlack

첫째, 슬랙 웹사이트의 워크플로우 템플릿 페이지로 접속해 현황 업데이트 템플릿을 다운로드한다. 

둘째, 슬랙을 열고 화면 좌측 상단에서 직장 이름을 클릭해 워크플로우 빌더를 선택한다. (해당 기능은 유료 가입자만 사용할 수 있고, 무료 계정에서는 이 메뉴 항목이 나타나지 않는다.) 

셋째, 워크플로우 빌더 팝업 메뉴에서 가져오기를 클릭해 다운로드한 워크플로우 템플릿(파일명: project_status_update_workflow.json)을 찾고 열기 버튼을 누른다. 

넷째, 템플릿을 열어서 워크플로우를 슬랙 워크스페이스로 가져온다. 워크플로우 이름을 지정하고, 다음을 클릭한다. 

여기까지 마쳤다면 이제 워크플로우를 사용할 준비가 거의 완료된 상태지만, 약간의 커스터마이징이 필요하다. 우선, 화면 상단의 액션 메뉴에서 ‘편집’을 클릭해 워크플로우가 사용될 채널을 선택하고 저장을 클릭한다. 

 
ⓒSlack
현황 업데이트 워크플로우 템플릿에는 업무 현황을 파악할 수 있는 질문들이 포함된다. 이를테면 업무 기간은 언제까지인지, 진행 상황은 어떤지, 걱정되는 요소는 무엇인지 등이다. 이 질문들은 쉽게 변경할 수 있다. 

양식 생성하기 아래의 편집을 클릭한다. 질문 옆의 연필 아이콘을 클릭해 변경하면 된다. 삭제를 클릭하면 양식에서 완전히 제거할 수 있다. 또한 각 질문 옆의 위/아래 화살표를 클릭해 순서를 바꾸거나 질문을 추가할 수도 있다. 편집이 끝나면 저장을 눌러 완료하면 된다. 각 팀원은 해당 워크플로우를 이용할 때 이 질문들을 기재해 업무 현황을 알릴 수 있다. 

마지막으로 현황 업데이트의 공유 범위를 선택해야 한다. 메시지 발송에서 편집을 클릭하면 된다. 모든 사용자나 채널 혹은 직장 상사 한 사람만 볼 수 있도록 지정할 수 있다. 

이제 생성을 완료한 워크플로우를 작동시키려면 오버뷰 화면 상단에서 퍼블리시 버튼을 클릭하면 된다. 이제 직장 동료들은 채널의 액션 메뉴에서 현황 업데이트 공유하기를 선택하고, 양식을 작성해 업무 현황을 즉각 보고할 수 있다. 단, 액션을 추가했을 때에만 채널에 해당 액션이 나타난다는 점을 잊지 마라. 

온보딩(Onboarding)
반복적인 업무를 해방시켜줄 또 다른 템플릿은 '슬랙 온보딩 워크플로우'다. 이는 채널에 새로 참여하는 팀원에게 메시지를 자동 발송해주는 기능이다. 뿐만 아니라 채널의 기본 규칙, 자주 하는 질문, 유용한 사이트 URL 등을 알려줄 수 있다. 이를테면 고정 메시지 같은 것이다. 

첫째, 워크플로우 템플릿 페이지에서 온보딩 워크플로우를 다운로드한다. 

둘째, 워크플로우 빌더에서 다운로드한 온보딩 워크플로우를 가져온다. 

셋째, 워크플로우가 사용될 채널과 ‘신규 채널 멤버’ 옵션을 선택한다. 

넷째, ‘메시지 보내기’를 클릭해 발송될 메시지를 편집한다. 목적에 맞게 메시지를 작성하고, 도움이 될 만한 링크 등을 붙여넣는다. 

한편 온보딩 워크플로우는 신규 참여자가 자신을 소개할 수 있는 양식이 기본값으로 있다. 예를 들면 선호하는 닉네임, 취미, 취향 등이다. 이는 수정 및 삭제가 가능하다. 모든 작업을 완료했다면, 이전과 동일하게 퍼블리시를 클릭하면 된다. 

더 많은 커스터마이징 
템플릿이 적합하지 않은 경우에도 새로운 커스텀 워크플로우를 채널에 손쉽게 추가해 메시지나 양식을 발송할 수 있다. 앞서 워크플로우 템플릿의 사용 방법을 익혔으므로 어떻게 하는지 알 수 있을 것이다. 

가령 요청을 생성하는 워크플로우를 생성할 수 있다. 이를테면 업무 시간 이후의 장애 발생과 관련해 사용자가 양식을 작성하면 비상대기 중인 팀 구성원이 모니터링하는 채널로 발송되는 식이다. 

첫째, 워크플로우 빌더에서 생성을 클릭한다. 새로운 워크플로우의 파일 이름을 지정한 후 다음을 클릭한다. 

둘째, 액션 메뉴에서 편집을 클릭한다. 워크플로우를 사용할 채널과 액션 메뉴에서 보일 워크플로우 이름을 선택한다.   

셋째, 단계 추가하기를 클릭한다. 메시지나 양식 중 어떤 것을 보낼 것인지 선택한 다음 추가하기를 클릭한다. 예를 들어 요청 양식을 추가하고 텍스트를 수정한다. 필요에 따라 질문을 추가할 수도 있다. 그다음 공유 범위를 지정하면 된다. 
 
ⓒSlack

슬랙 워크플로우는 단순하지만 번거로운 업무를 자동화하는 데 유용하다. 이를테면 동료에게 무엇인가 입력을 요청하고, 그 결과를 다시 발송하는 작업 등이다. 

그러나 G 스위트나 오피스 365 같은 서드파티 툴이나 트렐로, 아사나 등의 프로젝트 관리 소프트웨어로 업무를 자동화하고 싶다면, 슬랙 앱을 쓰는 것이 낫다. 상기 툴이나 소프트웨어와 달리 슬랙 워크플로우는 작업 시작 방식이나 공유 범위를 관리할 수 있다는 장점이 있기 때문이다.

본인은 물론 팀의 시간까지 아낄 수 있는 슬랙 커스텀 워크플로우를 발견하길 바란다. ciokr@idg.co.kr

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