'시간은 짧게, 안건은 정확히' 효과적인 IT회의 위한 21가지

11. 모든 회의를 중요하게
IT회의에는 정해진 목적이 있어야 한다. 일대일 회의는 문제를 빠르게 해결하려는 경우 즉각적인 피드백을 받는 좋은 방법이다. 슬랙 및 구글 행아웃과 같은 이메일 및 공동 작업 도구는 회의를 주선할 필요 없이 그룹 프로젝트에서 의사소통하는 데 유용하다. 이를 통해 팀 협업을 강화하고 아이디어를 장려하며 프로젝트를 제시간에 충족할 수 있다.

존루이스(John Lewis) CIO 폴 코비는 개인적으로 모든 경영위원회 회의에 참석하여 IT 리더로서 자신의 위치를 사용하여 변화를 알리고 디지털 문맹 퇴치 능력을 향상하는 데 주력했다.

코비는 “모든 경영 회의에 참석하여 파트너쉽을 관장하는 팀과 명확하고 지속적인 커뮤니케이션을 할 수 있게 되었다. 이는 위원회와의 기술 아젠다에 대한 심층적인 이해, 보다 장기적이고 지속 가능한 참여 및 신속한 의사 결정을 가능하게 했다"라고 강조했다. 

12. 통제
때때로 팀 구성원이 IT회의를 기각할 수 있다. 팀 구성원이 대화를 지배하거나 작업을 위임하는 경우 종종 회의가 진행되지 않을 수 있다. CIO는 팀과 협력하고 참석자의 의제를 보내거나 명확한 목표를 설정해 회의를 통제해야 한다.

13. 매력적인 방식으로 데이터 제시
인포그래픽 및 애니메이션 사용은 성공적인 IT회의를 향상시키는 재미있고 창의적인 방법이다. 팀원의 관심을 사로잡아 분위기를 밝게 하고 많은 양의 정보를 분류하게 해준다. 그래픽과 애니메이션은 회의 프레젠테이션 전반에 걸쳐 주요 메시지를 홍보하는 좋은 방법이다.

14. 모든 참석자의 의견 확인
성공적인 IT회의를 위해서는 커뮤니케이션이 필수적이다. CIO는 아이디어를 장려하고 팀원에게 피드백을 제공하여 모든 사람의 의견을 들을 수 있도록 해야 한다. 이를 통해 더 나은 비즈니스 관계를 구축하는 동시에 긍정적인 업무 환경을 조성할 수 있다.

15. 회의 참석자 파악
IT회의는 비즈니스 목표를 공유하고 이 목표를 위해 노력하는 훌륭한 팀 구축 활동이다. 마샬 모터 그룹(Marshall Motor Group), BMJ, 로열 브롬톤(Royal Brompton), 헤이필드 NHS 재단 트런스트(Harefield NHS Foundation Trust)는 모두 정기적인 IT회의를 통해 협업을 보장하고 팀원을 참여케 해 확실한 목표를 정하도록 돕는다. 회의 참석자를 파악하면 필연적으로 직장 동료와 더 나은 관계를 맺게 될 것이다. 또한 아이디어를 팀원에게 '전달'하고 설득해 성공적인 IT회의를 좀더 효과적으로 수행할 수 있게 된다.

16. 짧고 정확하게 유지
 

회의를 진행하는 것보다 더 나쁜 것은 없다. 직원의 지루함을 줄이는 한 가지 쉬운 방법은 설정된 타이머를 사용하여 각 미팅 포인트 또는 섹션에 대해 해당 시간을 고수하는 것이다.
회의 종료 시 핵심 요점을 정리하면 직원들이 마치 자신이 설정한 것을 달성하고 다음에 무엇을 해야 하는지 알게 된 것처럼 느끼게 할 수 있다.

17. 멀티미디어 사용
연례 회의는 데이터가 많을 수 있으므로 동영상, 이미지, 슬라이드쇼를 사용하면 회의가 활기차게 된다. 다양한 회의 방식과 미디어 형식을 실험하면 직원들의 관심을 끌 뿐만 아니라 사람들이 더 많이 정보를 공유하고 의견을 말할 수 있는 간단한 방법이 될 수 있다.

18. 기록
모든 구성원은 IT회의에 참석할 때 기록해야 한다. 원더리스트(Wunderlist)와 에버노트는 메모 작성 기능을 제공하는 협업 앱이다. 이 무료 도구를 사용하면 업무 일정을 짜기 위해 할 일 목록을 만들고 미리 알림과 마감일을 설정할 수 있다. 또한 사용자는 클라우드를 통해 정보를 유지하고 작업 작업의 우선순위를 정하고 궁극적으로 시간을 절약할 수 있도록 메모를 공유할 수 있다.

회의의 목표, 목적, 논의할 주제 등을 정리해 두면 회의에 관한 기록된 계정을 갖는 데 유용하다. 이는 IT 위기를 피하고자 조기에 우려 사항을 처리함으로써 향후 프로젝트에 유용할 수 있다.

19. 너무 사무적으로 진행하지 말 것
IT회의가 너무 사무적일 필요는 없다. 답답하고 사무적인 회의는 효과가 없다. 멀티미디어를 사용하면 팀 구성원이 IT회의에 집중하고 이 회의를 덜 겁낼 수도 있다. 좀 더 느긋한 접근 방식을 취하면 직원들은 파워포인트 프레젠테이션을 조용히 앉아 지루하지 않고 토론과 의견을 제시해야 한다. 

영국 왕립화학회(Royal Society of Chemistry)의 기술 책임자인 프랭크 깁슨은 "임직원 전체에게 공개 초청장을 보내 비공식적인 월간 기술 시청 회의를 소개했다. 개방성과 투명성을 높이기 위해 더 다양한 팀의 모든 사람이 주별 기술 관리 회의에 참석할 수 있는 게스트 자리를 마련했다. 이 회의는 순환적으로 진행된다. 이는 게스트가 회의가 얼마나 효율적으로 운영되고 실행되는지 확인할 수 있는 교육 도구 역할도 한다. 어떻게 의사 결정을 내리고 기술 관리자의 역할에 대한 통찰력을 제공한다"라고 설명했다. 

20. 칭찬
CIO는 긍정적인 태도로 IT회의를 시작하고 끝내야 한다. 특정 목표 달성이나 문제 해결에 대해 특정 팀 구성원을 칭찬하는 것은 종종 자신의 역할을 인정받고 다른 사람이 자신의 생산성에 동기를 부여할 수 있음을 나타낸다.

21. 변화 주입
회의를 꼭 회의실에서 열 필요는 없다. 대부분 회사는 가상회의 점심 회의를 열어 팀원과 의사소통하는 방법으로 사용한다. IT부서가 공급 업체, 경영진 또는 고객과 회의실 밖에서 의사소통할 때 회사 문화에 영향을 줄 수 있다.

트랜스포트 시스템 캐터펄트(Transport Systems Catapult)의 IT 책임자인 알렉스 파는 "주요 조직의 가치 중 하나인 협업을 지원하기 위해 사무실 내에서 정해진 책상 없이 빈 자리가 있으면 앉아서 일하는 ‘핫데스크 환경’을 채택했다. IT부서가 전체 팀에 이를 전파할 수 있게 되면서 크게 도움이 되었다. 핫데스크 환경은 워크숍이나 공식 회의보다 개선이 필요한 부분을 찾는 비공식적인 접근 방식이 됐다”라고 이야기했다. ciokr@idg.co.kr