2011.07.07

기고 | 나만의 방식으로 이메일 정리하기

Bill Snyder | CIO

군대나 감옥에 있지 않는 한, 성인들은 ‘방 청소하라’ 따위의 명령을 다른 사람에게 들을 일이 없을 것이다. 그러나 만일 어떤 기술 전문가가 당신에게 이메일 박스를 정리해야 한다고 말한다면, 당신은 민망해 어쩔 줄 모를 것이다. 아마 한번쯤은 이런 말을 들어본 경험이 있지 않은가? “이건 너무 지저분하다. 이것을 정리하지 않으면 필요한 것들을 찾기도 복잡하고, 컴퓨터 속도도 저하되며, 괜히 시간낭비하고….”

정말인가?

필자의 경우를 예로 들어보자. 필자의 이메일 박스엔 4,000통의 메일이 보관돼 있다. 그러나 필자는 이것이 부끄럽지도, 또한 이것들에 깔려 숨막히지도 않다. 필자는 이메일 박스를 편리한 정보 보관소로 활용하고 있다. 파이어폭스의 사촌 격인 필자의 이메일 클라이언트 ‘모질라 선더버드(Mozilla's Thunderbird)’가 제공하는 내부 검색 능력이 꽤나 쓸모 있기 때문이다. 필자는 언제든 원하는 정보를 별 문제 없이 찾아낼 수 있다. 또한 필자는 보다 나은 성능을 자랑하는 검색 도구인 코퍼닉(Copernic)을 백업용으로 추가해 이용하고 있다.

또한 선더버드는 간편한 폴더 생성 기능을 지원하기도 한다. 당신은 특정 프로젝트나 행사와 관련한 폴더를 생성한 뒤 드래그 앤 드롭(drag and drop) 방식으로 여기에 이메일을 옮겨 넣을 수 있다. 덕분에 필자는 몇 달 전 진행했던 프로젝트를 다시 검토해야 할 경우, 좀더 신속하고 정확하게 그와 관련된 정보들을 찾아낼 수 있다. 또한 필자는 색깔 별 라벨을 부착해 이메일을 분류할 수 있다. 이 기능은 필자가 원하는 정보를 한 눈에 파악하는데 도움을 준다.

선더버드는 현재 무료로 사용이 가능하며, 모든 종류의 웹 메일 서비스와 호환된다. 코퍼닉의 경우 무료 버전과 유료 버전이 있다.

구체적인 상황을 들어 이메일 클러터가 얼마나 유용한 지 알아보자.

PR 담당자가 필자에게 몇 달 전 기사의 출처와 관련된 사항들이 기록된 노트를 보내줄 것을 요청했다. 만일 필자가 정리를 잘 하는 사람이라면, 필자의 계약 데이터베이스에 접속해 필요한 정보들을 찾아낼 것이다. 그러나 아쉽게도, 필자는 그렇게 체계적으로 정리하는 사람이 아니다. 하지만, 필자는 몇 번의 키보드 조작만으로 계약과 관련된 이메일을 찾아낼 수 있다. 또한 필자는 AT&T의 서버에 저장된 필자의 이메일에 대해, 이를 한번 다운로드 받을 경우 메일이 자동으로 삭제 되도록 설정해 두었기에, 다른 이들의 저장공간을 차지할 지도 모른다는 생각을 버려도 된다. 이제 뭐가 더 문제인가?

당신은 이렇게 말할지 모른다. ‘이런, 난 지메일(Gmail)을 쓰는데’. 걱정할 필요 없다. 구글의 경우 사용자에게 25GB의 공간을 제공한다. 이는 정말이지, 많은 공간이다. 필자의 경우 (남들은 상상조차 하기 힘든 수치인) 4,000통의 이메일을 저장하고 있지만, 필자가 사용하는 용량은 4GB에도 미치지 못한다.

또한 지메일의 검색 기능이 필자가 사용하는 선더버드와 코퍼닉의 조합처럼 강력하진 않지만, 이 또한 꽤나 쓸만하다.

팁: ‘검색 옵션’을 클릭해 보라. 여기에서 당신은 자신에게 적합한 몇 가지 검색 방식을 찾을 수 있을 것이다. 지메일은 태그 기능도 제공한다. (구글은 이를 라벨링(labeling)이라 부르지만). 당신은 환경 설정 메뉴의 라벨 창에서 ‘표시’에 체크하기만 하면 된다. 이제 당신의 메시지 리스트에 당신이 부착한 라벨 표시를 확인할 수 있을 것이다.  

앞서 언급한 모든 사항들은, 재택 근무자인 필자에게 최적화된 시스템이란 점을 강조하고 싶다. 또한 필자가 어떤 방식으로 컴퓨터를 정리하는지 소개하는 것이 사실 아무에게도, 특히나 개인적 용도로 컴퓨터를 활용하는 이들에게는, 도움이 되지 않을 수도 있다. 그리고 업무를 수행하는데도, 개개인에게 적용되는 원칙이란 꽤나 다를 수 있을 것이다. 즉, 만일 당신 기업의 이메일 시스템 관리자가 당신이 기업의 서버를 막고 있으니, 이메일 박스를 정리해 달라고 요구한다면, 당신은 이를 원치 않더라도, 그들의 말을 따라야 하는 것이다.




2011.07.07

기고 | 나만의 방식으로 이메일 정리하기

Bill Snyder | CIO

군대나 감옥에 있지 않는 한, 성인들은 ‘방 청소하라’ 따위의 명령을 다른 사람에게 들을 일이 없을 것이다. 그러나 만일 어떤 기술 전문가가 당신에게 이메일 박스를 정리해야 한다고 말한다면, 당신은 민망해 어쩔 줄 모를 것이다. 아마 한번쯤은 이런 말을 들어본 경험이 있지 않은가? “이건 너무 지저분하다. 이것을 정리하지 않으면 필요한 것들을 찾기도 복잡하고, 컴퓨터 속도도 저하되며, 괜히 시간낭비하고….”

정말인가?

필자의 경우를 예로 들어보자. 필자의 이메일 박스엔 4,000통의 메일이 보관돼 있다. 그러나 필자는 이것이 부끄럽지도, 또한 이것들에 깔려 숨막히지도 않다. 필자는 이메일 박스를 편리한 정보 보관소로 활용하고 있다. 파이어폭스의 사촌 격인 필자의 이메일 클라이언트 ‘모질라 선더버드(Mozilla's Thunderbird)’가 제공하는 내부 검색 능력이 꽤나 쓸모 있기 때문이다. 필자는 언제든 원하는 정보를 별 문제 없이 찾아낼 수 있다. 또한 필자는 보다 나은 성능을 자랑하는 검색 도구인 코퍼닉(Copernic)을 백업용으로 추가해 이용하고 있다.

또한 선더버드는 간편한 폴더 생성 기능을 지원하기도 한다. 당신은 특정 프로젝트나 행사와 관련한 폴더를 생성한 뒤 드래그 앤 드롭(drag and drop) 방식으로 여기에 이메일을 옮겨 넣을 수 있다. 덕분에 필자는 몇 달 전 진행했던 프로젝트를 다시 검토해야 할 경우, 좀더 신속하고 정확하게 그와 관련된 정보들을 찾아낼 수 있다. 또한 필자는 색깔 별 라벨을 부착해 이메일을 분류할 수 있다. 이 기능은 필자가 원하는 정보를 한 눈에 파악하는데 도움을 준다.

선더버드는 현재 무료로 사용이 가능하며, 모든 종류의 웹 메일 서비스와 호환된다. 코퍼닉의 경우 무료 버전과 유료 버전이 있다.

구체적인 상황을 들어 이메일 클러터가 얼마나 유용한 지 알아보자.

PR 담당자가 필자에게 몇 달 전 기사의 출처와 관련된 사항들이 기록된 노트를 보내줄 것을 요청했다. 만일 필자가 정리를 잘 하는 사람이라면, 필자의 계약 데이터베이스에 접속해 필요한 정보들을 찾아낼 것이다. 그러나 아쉽게도, 필자는 그렇게 체계적으로 정리하는 사람이 아니다. 하지만, 필자는 몇 번의 키보드 조작만으로 계약과 관련된 이메일을 찾아낼 수 있다. 또한 필자는 AT&T의 서버에 저장된 필자의 이메일에 대해, 이를 한번 다운로드 받을 경우 메일이 자동으로 삭제 되도록 설정해 두었기에, 다른 이들의 저장공간을 차지할 지도 모른다는 생각을 버려도 된다. 이제 뭐가 더 문제인가?

당신은 이렇게 말할지 모른다. ‘이런, 난 지메일(Gmail)을 쓰는데’. 걱정할 필요 없다. 구글의 경우 사용자에게 25GB의 공간을 제공한다. 이는 정말이지, 많은 공간이다. 필자의 경우 (남들은 상상조차 하기 힘든 수치인) 4,000통의 이메일을 저장하고 있지만, 필자가 사용하는 용량은 4GB에도 미치지 못한다.

또한 지메일의 검색 기능이 필자가 사용하는 선더버드와 코퍼닉의 조합처럼 강력하진 않지만, 이 또한 꽤나 쓸만하다.

팁: ‘검색 옵션’을 클릭해 보라. 여기에서 당신은 자신에게 적합한 몇 가지 검색 방식을 찾을 수 있을 것이다. 지메일은 태그 기능도 제공한다. (구글은 이를 라벨링(labeling)이라 부르지만). 당신은 환경 설정 메뉴의 라벨 창에서 ‘표시’에 체크하기만 하면 된다. 이제 당신의 메시지 리스트에 당신이 부착한 라벨 표시를 확인할 수 있을 것이다.  

앞서 언급한 모든 사항들은, 재택 근무자인 필자에게 최적화된 시스템이란 점을 강조하고 싶다. 또한 필자가 어떤 방식으로 컴퓨터를 정리하는지 소개하는 것이 사실 아무에게도, 특히나 개인적 용도로 컴퓨터를 활용하는 이들에게는, 도움이 되지 않을 수도 있다. 그리고 업무를 수행하는데도, 개개인에게 적용되는 원칙이란 꽤나 다를 수 있을 것이다. 즉, 만일 당신 기업의 이메일 시스템 관리자가 당신이 기업의 서버를 막고 있으니, 이메일 박스를 정리해 달라고 요구한다면, 당신은 이를 원치 않더라도, 그들의 말을 따라야 하는 것이다.


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