2013.11.14

"낭비 없는 회의"를 위한 팁과 툴

Christopher Null | PCWorld

회의가 형편 없는 이유는 우리 때문이다. 우리는 매일 팀 업데이트, 전략 세션, 오래된 브레인스토밍을 위해 회의실에 들어간다. 하지만 우리가 참가자들이 묻거나 말하는 것을 무시하거나 회의 결과를 기록하지 않거나 후속 조치를 잊는 등 회의를 진지하게 받아들이지 않는다면, 실제로도 이런 상황이 자주 발생하게 된다.

꼭 이런 식일 필요는 없다. 오늘은 적절한 기술과 적절한 전략이 어떻게 회의를 더욱 알차게 회복할 수 있는지 알아보도록 하자.

'필요할 때 메모'를 하자
회의에서 더 많은 것을 이끌어내는데 있어서 핵심은 메모를 더 잘하는 것이다. 그렇다고 해서 모든 것을 받아 적는다는 뜻은 아니다. 자기 자신 또는 그룹 전체를 위한 메모 담당자로써 여러분의 목표는 회의의 내용 중 필수적인 부분만을 골라내는 것이다.

회의가 끝난 후에 무엇을 해야 하는지에 초점을 맞추도록 한다. 회의 메모를 할일 목록으로 여기고 자신의 책상으로 돌아갔을 대 프로젝트에 관해 확보해야 하는 모든 정보를 포함시킨다.

그룹을 위해 메모를 한다면 회의에서 거론되는 모든 조치항목과 함께 그 각각을 담당할 사람의 이름도 놓치지 않도록 한다. 그리고 불필요한 세부사항은 적지 않는다. 여러분이 필요한 것은 나중에 내용을 기억하는데 필요한 기록이며, 나머지 시간은 다른 사람의 의견을 듣고 그룹과 상호작용 하는데 사용하도록 한다.

손으로 쓰고 필기 내용을 동기화하자
키의 소음 그리고 자신과 나머지 그룹 사이에 물리적인 장벽이 생기기 때문에 노트북은 큰 방해물이 될 수 있다. 노트북 화면은 방 안에서 자신을 다른 사람들로부터 물리적으로 그리고 잠재적으로 분리시켜 능동적인 참여자보다는 분리된 보고자로 남을 가능성이 높아진다.


라이브스크라이브 3

노트북은 책상 위에 두고 가급적이면 펜으로 메모를 작성하자. 시도해 볼 수 있는 옵션으로 라이브스크라이브 3(Livescribe 3) 가 있다. 이 펜의 축에는 잉크 외에 소형 카메라, 적외선 카메라, 블루투스(Bluetooth) 무선 칩이 내장되어 있다. 라이브스크라이브는 특수 용지를 이용해 사용자의 손글씨를 캡처하고 디지털화하여 해당 펜에 내장되어 있는 소프트웨어를 이용해 나중에 검색이 가능한 기록을 제공한다.

라이브스크라이브 3를 라이브스크라이브+ 앱과 사용하면 이동 중에도 자신의 메모를 아이패드, 아이폰, 아이팟 터치 등으로 전송하여 나중에 옮겨 적을 필요가 없다. 이런 디지털 형식의 메모는 일정표, 연락처 목록, 기타 앱에서 바로 사용할 수 있다. 또한 이동 중에 회의 전체를 기록할 수 있다 (이 부분은 나중에 이야기하도록 하겠다). 이 앱으로 메모와 음성 녹음을 동기화하여 나중에 확인할 부분이 있을 때 적절한 위치를 찾기 위해 앞/뒤로 계속해서 탐색하면서 시간을 낭비할 필요가 없다.

태블릿으로 메모하자
반드시 기기에 직접 메모를 해야 한다면 화면을 세워서 사용하는 기기를 사용할 때의 소외감을 피할 수 있기 때문에 테이블 위에 눕혀서 사용할 수 있는 태블릿이 좋다. 펜 또는 태블릿을 사용하여 메모를 작성할지 여부는 자신의 타이핑 속도와 정확도에 달려 있다. 스타일러스(Stylus)가 탑재된 삼성의 갤러시 노트(Galaxy Note) 제품군 등의 기기는 이 둘 모두를 향상시키면서 도표와 도면을 쉽고 정확하게 캡처하는데 도움이 된다.

여러 태블릿 플랫폼을 위한 다양한 메모작성 앱이 개발되어 있으므로 자신의 필요에 맞는 앱을 찾아보기 바란다.


노트 테이커 HD

회의에 자주 참여한다면 미닛 앱(Minutes App) (5달러, iOS)로 방대한 메모를 정리하고 자신의 주소록과 통합하여 여러 사람에게 후속조치를 할당하고 시간을 추적하는 일 등이 가능하다. 매일 직원 업데이트를 위해 무슨 일이 있었는지 확인해야 한다면 이 앱이 딱 이다.

노트 테이커 HD(Note Taker HD, 5달러, iOS)는 휴대용 기기에 더욱 적합한 자유로운 메모장이다. 여기에는 간단한 그리기 기능과 PDF 메모 옵션이 포함되어 있다.

일반적인 목적의 메모를 위해서는 에버노트(Evernote, 무료, iOS/안드로이드/블랙베리가 가장 좋으며 메모를 손쉽게 관리할 수 있다.




2013.11.14

"낭비 없는 회의"를 위한 팁과 툴

Christopher Null | PCWorld

회의가 형편 없는 이유는 우리 때문이다. 우리는 매일 팀 업데이트, 전략 세션, 오래된 브레인스토밍을 위해 회의실에 들어간다. 하지만 우리가 참가자들이 묻거나 말하는 것을 무시하거나 회의 결과를 기록하지 않거나 후속 조치를 잊는 등 회의를 진지하게 받아들이지 않는다면, 실제로도 이런 상황이 자주 발생하게 된다.

꼭 이런 식일 필요는 없다. 오늘은 적절한 기술과 적절한 전략이 어떻게 회의를 더욱 알차게 회복할 수 있는지 알아보도록 하자.

'필요할 때 메모'를 하자
회의에서 더 많은 것을 이끌어내는데 있어서 핵심은 메모를 더 잘하는 것이다. 그렇다고 해서 모든 것을 받아 적는다는 뜻은 아니다. 자기 자신 또는 그룹 전체를 위한 메모 담당자로써 여러분의 목표는 회의의 내용 중 필수적인 부분만을 골라내는 것이다.

회의가 끝난 후에 무엇을 해야 하는지에 초점을 맞추도록 한다. 회의 메모를 할일 목록으로 여기고 자신의 책상으로 돌아갔을 대 프로젝트에 관해 확보해야 하는 모든 정보를 포함시킨다.

그룹을 위해 메모를 한다면 회의에서 거론되는 모든 조치항목과 함께 그 각각을 담당할 사람의 이름도 놓치지 않도록 한다. 그리고 불필요한 세부사항은 적지 않는다. 여러분이 필요한 것은 나중에 내용을 기억하는데 필요한 기록이며, 나머지 시간은 다른 사람의 의견을 듣고 그룹과 상호작용 하는데 사용하도록 한다.

손으로 쓰고 필기 내용을 동기화하자
키의 소음 그리고 자신과 나머지 그룹 사이에 물리적인 장벽이 생기기 때문에 노트북은 큰 방해물이 될 수 있다. 노트북 화면은 방 안에서 자신을 다른 사람들로부터 물리적으로 그리고 잠재적으로 분리시켜 능동적인 참여자보다는 분리된 보고자로 남을 가능성이 높아진다.


라이브스크라이브 3

노트북은 책상 위에 두고 가급적이면 펜으로 메모를 작성하자. 시도해 볼 수 있는 옵션으로 라이브스크라이브 3(Livescribe 3) 가 있다. 이 펜의 축에는 잉크 외에 소형 카메라, 적외선 카메라, 블루투스(Bluetooth) 무선 칩이 내장되어 있다. 라이브스크라이브는 특수 용지를 이용해 사용자의 손글씨를 캡처하고 디지털화하여 해당 펜에 내장되어 있는 소프트웨어를 이용해 나중에 검색이 가능한 기록을 제공한다.

라이브스크라이브 3를 라이브스크라이브+ 앱과 사용하면 이동 중에도 자신의 메모를 아이패드, 아이폰, 아이팟 터치 등으로 전송하여 나중에 옮겨 적을 필요가 없다. 이런 디지털 형식의 메모는 일정표, 연락처 목록, 기타 앱에서 바로 사용할 수 있다. 또한 이동 중에 회의 전체를 기록할 수 있다 (이 부분은 나중에 이야기하도록 하겠다). 이 앱으로 메모와 음성 녹음을 동기화하여 나중에 확인할 부분이 있을 때 적절한 위치를 찾기 위해 앞/뒤로 계속해서 탐색하면서 시간을 낭비할 필요가 없다.

태블릿으로 메모하자
반드시 기기에 직접 메모를 해야 한다면 화면을 세워서 사용하는 기기를 사용할 때의 소외감을 피할 수 있기 때문에 테이블 위에 눕혀서 사용할 수 있는 태블릿이 좋다. 펜 또는 태블릿을 사용하여 메모를 작성할지 여부는 자신의 타이핑 속도와 정확도에 달려 있다. 스타일러스(Stylus)가 탑재된 삼성의 갤러시 노트(Galaxy Note) 제품군 등의 기기는 이 둘 모두를 향상시키면서 도표와 도면을 쉽고 정확하게 캡처하는데 도움이 된다.

여러 태블릿 플랫폼을 위한 다양한 메모작성 앱이 개발되어 있으므로 자신의 필요에 맞는 앱을 찾아보기 바란다.


노트 테이커 HD

회의에 자주 참여한다면 미닛 앱(Minutes App) (5달러, iOS)로 방대한 메모를 정리하고 자신의 주소록과 통합하여 여러 사람에게 후속조치를 할당하고 시간을 추적하는 일 등이 가능하다. 매일 직원 업데이트를 위해 무슨 일이 있었는지 확인해야 한다면 이 앱이 딱 이다.

노트 테이커 HD(Note Taker HD, 5달러, iOS)는 휴대용 기기에 더욱 적합한 자유로운 메모장이다. 여기에는 간단한 그리기 기능과 PDF 메모 옵션이 포함되어 있다.

일반적인 목적의 메모를 위해서는 에버노트(Evernote, 무료, iOS/안드로이드/블랙베리가 가장 좋으며 메모를 손쉽게 관리할 수 있다.


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