2015.09.03

'산으로 가는' 프로젝트 막아줄 6가지 질문

Moira Alexander | CIO

기업의 성공을 위해서는 프로젝트가 전략과 정렬되는 것이 중요하다고 인정하는 기업 경영진이 88%에 달했다. 그러나 기업의 전략적 목표에 부합하도록 프로젝트를 정렬하는 경우는 56%에 불과했다. 이런 모순된 결과는 어째서 나오게 된 걸까?

프로젝트 매니지먼트 협회(PMI, Project Management Institute)가 <저성과의 고비용(The High Cost of Low Performance)>이라는 제목의 보고서에서 지적한 현실을 진지하게 생각해볼 필요가 있다. 이 보고서에 따르면 “기업들 가운데 61%가 수립된 전략과 일상적 비즈니스 실행 사이의 간극을 메우는 문제로 고민”하고 있었다.


Credit: Thinkstock

이러한 문제를 야기하는 주요 원인 중 하나는 3대 자원 문제가 있다. 비용 관리, 품질 관리, 시간 관리가 그것이다. 그렇다면 이 3요소를 잘 다룸으로서 문제를 어떻게, 얼마나 해소할 수 있을까?

‘트리플 제약(triple constraint)’은 프로젝트 매니지먼트 분야에서 자주 접할 수 있는 용어이며 비용, 퀄리티, 그리고 시간 사이의 균형을 맞추는 행위를 의미한다. 프로젝트 매니저의 일은 프로젝트의 범주를 성공적으로 관리하여 처음에 기업에서 설정한 비용, 퀄리티, 그리고 시간 제한에서 벗어나지 않도록 하는 것이다.

그러나 내, 외부적으로 급변하는 요인들이 많고 또 서로의 작용으로 위에 언급한 3가지 중 어느 한두 가지가 원치 않는 방향으로 급선회 해 버릴 수도 있다는 점을 고려해 볼 때 이 셋 사이에서 균형을 잡기란 쉽지 않은 일이다. 때문에 리스크를 줄이기 위해 시작 단계에서 생각해봐야 할 문제들이 있다. 그 중에서도 프로젝트에 중대한 영향을 미칠 수 있는 6가지 질문들을 제기해 본다. 이 질문에 대답하는 과정에서 프로젝트 매니저들은 방향성을 잡는데 도움을 받을 수 있을 것이다. .

프로젝트의 목적이 기관이 목표하는 바와 같은 방향을 향해 있는가?
앞서 언급한 통계를 다시 살펴보자. 전체 프로젝트의 56% 만이 기업의 전략적 목표에 부합한다는 통계 말이다. 일전에 전략적 프로젝트 방향 설정에 관한 글에서도 언급한 바 있지만, “기업의 전략적 목표와 궤를 같이 하는 PMO는 그렇지 않은 경우보다 우수한 성과를 거두며 성공적인 전략을 도입하고 가치를 창출해 낼 확률이 두 배는 더 높다.”

프로젝트에 들어가는 지출, 리소스 사용, 그리고 시간이 제 값을 하기 위해서라도 프로젝트는 전반적 비즈니스 목표에 부합하는 것이어야 한다. 그렇지 못한 프로젝트를 진행하는 건 그저 시간과 비용, 그리고 자원의 낭비일 뿐이다.

성공적인 프로젝트는 구체적 비전을 가지고 기업을 지속적인 발전과 변화로 이끌어 나갈 수 있어야 한다. 특히 C-레벨 책임자들은 프로젝트 시작 단계에서부터 그 프로젝트가 기업 전체의 목표에 부합하는 것인지를 면밀히 검토하여 나중에 낭패를 보는 일이 없어야 한다.

사전에 이러한 부분을 확인하지 않을 경우 나중에 가서야 부랴부랴 기업이 지향하는 방향과 프로젝트 방향을 맞추려다가 프로젝트 자체가 틀어질 수도 있다.

프로젝트가 설정하는 범위가 현실적인가?
프로젝트가 기업 전략과 정렬되는지 여부를 분명하게 인지하는 것은 프로젝트의 범위가 현실적인지에 대한 판단을 내리는 것과 관련해서도 중요하다. 제 시간 안에 예산에 맞춰, 그리고 목표하던 퀄리티의 프로젝트를 성공시키려면 처음부터 EMPO와 관리자 사이에 지속적인 소통이 있어야 하며 이 과정에서 주어진 시간과 자원 내에 프로젝트가 제대로 성사될 수 있을지 계속해서 고민해야 한다. 시작부터 계획이 제대로 짜여지지 않은 프로젝트는 결국 처참한 결과로 끝을 맺게 된다.

모든 관계자들이 프로젝트에 참여하고 있는가?
다음으로는 해당 프로젝트에 누가 참여할 지, 그리고 왜 그 사람이 해당 프로젝트에서 그 역할을 맡아야 하는지를 신중히 고려해야 한다. 각자의 역할과 참여도를 이해해야 한다. 프로젝트 매니저는 프로젝트가 시작할 때부터 끝을 맺을 때까지 C-레벨 책임자들을 비롯하여 팀 멤버들, 그리고 기타 관계자들로부터 프로젝트에 대한 전폭적인 지원을 받아 내고 이를 유지할 수 있어야 한다.

지속적으로 관계자들과 소통하고, 변경 사항이 있을 때는 이를 빠르고 정확하게 전달하며, 모든 관계자들에게 방향을 제시하고 각자의 역할과 책임을 분명히 알려야 한다. 이러한 매니저의 노력 없이는 바이-인(buy-in)을 받기 위해 프로젝트 내내 엄청난 시간을 쏟아 부어야 하며 이 때문에 프로젝트는 기한과 예산을 넘기기 일쑤다. 또 커뮤니케이션 문제로 인한 갈등이 발생할 수도 있다.

프로젝트와 관련된 세부 사항들, 프로젝트 목표 등이 분명하게 공유될 수 있는가?
프로젝트의 목표와 구체적인 필요 조건들을 이해하고 커뮤니케이션을 통해 잘 전달할 수 있으면 파급 효과를 거쳐 프로젝트 성과도 좋아진다. 반면 이러한 소통이 잘 되지 않을 경우 시간과 비용, 그리고 프로젝트 퀄리티라는 측면에서 부정적 영향을 미친다.

팀 멤버들과 프로젝트 관계자들은 자신들에게 요구되는 사항이 무엇인지, 그리고 그 이유에 대해 제대로 이해하고 있는가? 프로젝트 목표를 분명히 밝히고 이를 모든 관계자들과 분명하게 소통하는 것만으로도 많은 혼란과 재작업, 오해, 시간 낭비를 막을 수 있다.




2015.09.03

'산으로 가는' 프로젝트 막아줄 6가지 질문

Moira Alexander | CIO

기업의 성공을 위해서는 프로젝트가 전략과 정렬되는 것이 중요하다고 인정하는 기업 경영진이 88%에 달했다. 그러나 기업의 전략적 목표에 부합하도록 프로젝트를 정렬하는 경우는 56%에 불과했다. 이런 모순된 결과는 어째서 나오게 된 걸까?

프로젝트 매니지먼트 협회(PMI, Project Management Institute)가 <저성과의 고비용(The High Cost of Low Performance)>이라는 제목의 보고서에서 지적한 현실을 진지하게 생각해볼 필요가 있다. 이 보고서에 따르면 “기업들 가운데 61%가 수립된 전략과 일상적 비즈니스 실행 사이의 간극을 메우는 문제로 고민”하고 있었다.


Credit: Thinkstock

이러한 문제를 야기하는 주요 원인 중 하나는 3대 자원 문제가 있다. 비용 관리, 품질 관리, 시간 관리가 그것이다. 그렇다면 이 3요소를 잘 다룸으로서 문제를 어떻게, 얼마나 해소할 수 있을까?

‘트리플 제약(triple constraint)’은 프로젝트 매니지먼트 분야에서 자주 접할 수 있는 용어이며 비용, 퀄리티, 그리고 시간 사이의 균형을 맞추는 행위를 의미한다. 프로젝트 매니저의 일은 프로젝트의 범주를 성공적으로 관리하여 처음에 기업에서 설정한 비용, 퀄리티, 그리고 시간 제한에서 벗어나지 않도록 하는 것이다.

그러나 내, 외부적으로 급변하는 요인들이 많고 또 서로의 작용으로 위에 언급한 3가지 중 어느 한두 가지가 원치 않는 방향으로 급선회 해 버릴 수도 있다는 점을 고려해 볼 때 이 셋 사이에서 균형을 잡기란 쉽지 않은 일이다. 때문에 리스크를 줄이기 위해 시작 단계에서 생각해봐야 할 문제들이 있다. 그 중에서도 프로젝트에 중대한 영향을 미칠 수 있는 6가지 질문들을 제기해 본다. 이 질문에 대답하는 과정에서 프로젝트 매니저들은 방향성을 잡는데 도움을 받을 수 있을 것이다. .

프로젝트의 목적이 기관이 목표하는 바와 같은 방향을 향해 있는가?
앞서 언급한 통계를 다시 살펴보자. 전체 프로젝트의 56% 만이 기업의 전략적 목표에 부합한다는 통계 말이다. 일전에 전략적 프로젝트 방향 설정에 관한 글에서도 언급한 바 있지만, “기업의 전략적 목표와 궤를 같이 하는 PMO는 그렇지 않은 경우보다 우수한 성과를 거두며 성공적인 전략을 도입하고 가치를 창출해 낼 확률이 두 배는 더 높다.”

프로젝트에 들어가는 지출, 리소스 사용, 그리고 시간이 제 값을 하기 위해서라도 프로젝트는 전반적 비즈니스 목표에 부합하는 것이어야 한다. 그렇지 못한 프로젝트를 진행하는 건 그저 시간과 비용, 그리고 자원의 낭비일 뿐이다.

성공적인 프로젝트는 구체적 비전을 가지고 기업을 지속적인 발전과 변화로 이끌어 나갈 수 있어야 한다. 특히 C-레벨 책임자들은 프로젝트 시작 단계에서부터 그 프로젝트가 기업 전체의 목표에 부합하는 것인지를 면밀히 검토하여 나중에 낭패를 보는 일이 없어야 한다.

사전에 이러한 부분을 확인하지 않을 경우 나중에 가서야 부랴부랴 기업이 지향하는 방향과 프로젝트 방향을 맞추려다가 프로젝트 자체가 틀어질 수도 있다.

프로젝트가 설정하는 범위가 현실적인가?
프로젝트가 기업 전략과 정렬되는지 여부를 분명하게 인지하는 것은 프로젝트의 범위가 현실적인지에 대한 판단을 내리는 것과 관련해서도 중요하다. 제 시간 안에 예산에 맞춰, 그리고 목표하던 퀄리티의 프로젝트를 성공시키려면 처음부터 EMPO와 관리자 사이에 지속적인 소통이 있어야 하며 이 과정에서 주어진 시간과 자원 내에 프로젝트가 제대로 성사될 수 있을지 계속해서 고민해야 한다. 시작부터 계획이 제대로 짜여지지 않은 프로젝트는 결국 처참한 결과로 끝을 맺게 된다.

모든 관계자들이 프로젝트에 참여하고 있는가?
다음으로는 해당 프로젝트에 누가 참여할 지, 그리고 왜 그 사람이 해당 프로젝트에서 그 역할을 맡아야 하는지를 신중히 고려해야 한다. 각자의 역할과 참여도를 이해해야 한다. 프로젝트 매니저는 프로젝트가 시작할 때부터 끝을 맺을 때까지 C-레벨 책임자들을 비롯하여 팀 멤버들, 그리고 기타 관계자들로부터 프로젝트에 대한 전폭적인 지원을 받아 내고 이를 유지할 수 있어야 한다.

지속적으로 관계자들과 소통하고, 변경 사항이 있을 때는 이를 빠르고 정확하게 전달하며, 모든 관계자들에게 방향을 제시하고 각자의 역할과 책임을 분명히 알려야 한다. 이러한 매니저의 노력 없이는 바이-인(buy-in)을 받기 위해 프로젝트 내내 엄청난 시간을 쏟아 부어야 하며 이 때문에 프로젝트는 기한과 예산을 넘기기 일쑤다. 또 커뮤니케이션 문제로 인한 갈등이 발생할 수도 있다.

프로젝트와 관련된 세부 사항들, 프로젝트 목표 등이 분명하게 공유될 수 있는가?
프로젝트의 목표와 구체적인 필요 조건들을 이해하고 커뮤니케이션을 통해 잘 전달할 수 있으면 파급 효과를 거쳐 프로젝트 성과도 좋아진다. 반면 이러한 소통이 잘 되지 않을 경우 시간과 비용, 그리고 프로젝트 퀄리티라는 측면에서 부정적 영향을 미친다.

팀 멤버들과 프로젝트 관계자들은 자신들에게 요구되는 사항이 무엇인지, 그리고 그 이유에 대해 제대로 이해하고 있는가? 프로젝트 목표를 분명히 밝히고 이를 모든 관계자들과 분명하게 소통하는 것만으로도 많은 혼란과 재작업, 오해, 시간 낭비를 막을 수 있다.


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