2015.06.12

기고 | 성공적 프로젝트 관리의 핵심은 ‘계획’

Moira Alexander | CIO
지금껏 어떤 주요 행사, 여행, 일을 할 때 문제 없이 모든 게 돌아가게 하기 위해 쏟아 부은 시간, 노력, 작업을 떠올려보자. 그리고 계획대로 돌아가지 않을 때 경험했던 스트레스와 화를 생각해보자.

프로젝트 관리 역시 더 규모가 크고 많은 이해당사자와 자원이 걸린 문제라는 점만 제외하면 그와 별로 다를 게 없다. 여기에 외부 벤더, 몇몇 다른 부서와 멤버 (그리고 그들의 스케줄과 인풋), 비용, 품질, 타이밍, 지속적인 협력, 커뮤니케이션, 연관 위험 등의 추가적인 변수들이 포함될 수 있다.

프로젝트 계획은 이러한 요소들을 종합적으로 감안해 이뤄지는 과정이다. 이 밖에 다양한 변인들이 프로젝트 관리의 프로젝트 계획 측면에 영향을 주고 또 결과적으로 영향을 받는다.



잘못된 프로젝트 계획이 초래할 수 있는 문제는?
전략적 부합 부재.경영진은 PMO에게 무엇을 기대하나?”에서 필자는 프로젝트 관리에 연관된 혜택과 위험 그리고 프로젝트가 지속적으로 비즈니스 목적에 부합하도록 하기 위해 EPMO(enterprise project management office)를 둘 필요성에 대해 정리했었다.

계획과 시작 시점에서, EPMO를 도입해 회사 전체적 계획과 맞물리도록 해야 한다. 또한 이는 비전을 전사적으로 공유하는 것에도 도움을 줄 수 있다. 또 PMI 리서치에 의하면 PMO의 성공률은 회사의 재정 실적과 직결된다. 기업의 전략과 일치되지 않는 프로젝트 계획은 결국 실패로 이어질 확률이 높아진다.

비용, 품질, 시간 제약 문제와 범위 추가. 프로젝트의 범위 결정은 적절한 계획에 상당한 시간을 미리 투자해야 하는 사항이다. 요건 수집, 전체 프로젝트 관리 계획 개발, 활동 결정과 일정 잡기 등에는 많은 심사숙고와 협력 그리고 아주 많은 시간이 필요하다.

잘못된 계획은 자신감과 신뢰를 불어넣지 못하기 때문에, 계획 작업이 없거나 부족하다면 이런 핵심 프로젝트 요소들은 자원과 이해당사자의 헌신 결여로 이어질 수 있다. 그렇게 되면 결과적으로 이해당사자들이 프로젝트 자체의 진행까지 포기하도록 만들 위험성이 생긴다. 강력한 프로젝트 리더는 프로젝트 계획 활동을 책임짐으로써 자신감을 불어넣고, 비용과 시간이 많이 들어가는 재작업의 필요성을 없애며 회사 전체의 프로젝트 성공률을 높인다.

비효율적인 자원 활용. 프로젝트를 제대로 된 방향으로 이끌고 가려면 비용과 활동 수준 추정, 자원 일정 배정, 그리고 지속적으로 이들을 모니터링하고 조정하는 일에 집중적인 계획이 필요하다. 효과적인 계획은 그런 업무를 달성하는데 필요한 도구와 기술들을 식별하고 불확실한 역할과 책임을 맡는 위험을 줄여준다.

요즘은 재정적 자원이나 인적 자원 모두 제한적이기 때문에, 불필요하게 낭비될 경우 큰 파국으로 이어질 잠재성이 있다. 그런 점들을 고려해볼 때, 효율성을 극대화하기 위해 제한된 자원을 언제 어디서 어떻게 적용해야 할지에 대한 세심한 계획이 필요하다.

커뮤니케이션 문제.기고 | 프로젝트 리더에게 필요한 11가지 커뮤니케이션 역량”에서는 신뢰성, 투명성, 집중과 안정성, 객관성과 공정성, 자신감, 예시를 통한 리드, 에너지와 동기부여, 지속성과 유연성, 접근가능성, 명확성, 그리고 존중이 필수 커뮤니케이션 특성으로 강조됐다.

이해당사자의 니즈를 고려할 수 있도록 상당한 생각과 사려 깊은 커뮤니케이션 계획이 필요한데, 만약 그렇지 못하면 커뮤니케이션 장벽이 생길 가능성이 커진다. 이 장벽은 자신감 저하와 팀 멤버 및 이해당사자들의 참여 부진으로 이어질 수 있다.

위험 증가. 위험 식별과 위험 분석 수행 그리고 위험 관리 전략 개발은 프로젝트 성공으로의 열쇠다. 이런 활동들은 완료하는데 많은 시간과 상당한 협력을 필요로 한다. 왜냐하면 프로젝트, 범위, 규모, 기타 요소들의 폭에 따라 단순한 것부터 복잡한 것까지 다양할 수 있기 때문이다. 위험 요소가 더 많거나 결과가 더 막중할수록 더 많은 계획이 필요하다.

프로젝트를 계획한다고 프로젝트가 계획대로 간다는 보장은 없다. 사실 프로젝트를 둘러싼 모든 계획들에도 불구하고 불확실성은 항상 도사리면서 계획을 망쳐놓을 기회를 엿보고 있다. 훌륭한 프로젝트 결과물을 얻는 비결은 먼저 프로젝트의 시작부터 프로젝트 계획이 핵심적인지를 인식하는데 있다. 초기에 너무 시간을 많이 잡아먹는 일처럼 보일 수도 있지만, 예상치 못한 스트레스, 시간, 차후 재작업 수고를 크게 덜어줄 수 있다.

정확도를 갖춘 프로젝트 계획 수립 작업은 반복적인 프로세스로 여겨질 수 있지만, 잘못된 계획이 가져올 수 있는 위험을 생각해보면 반복일지라도 절대 낭비가 아니다. 요점은 계획이 프로젝트 위험 감소의 핵심 요소이고 그래서 성공적인 프로젝트 가능성을 높인다는 점을 기억하는데 있다. 벤 플랭클링의 말처럼 ‘예방은 처방보다 가치 있기 마련’(An ounce of prevention is worth a pound of cure)이다.

* Moira Alexander는 정보 시스템 및 기술 분야 컨설팅 기업 콘투어 어드바이저의 공동설립자이자 디렉터다. ciokr@idg.co.kr 



2015.06.12

기고 | 성공적 프로젝트 관리의 핵심은 ‘계획’

Moira Alexander | CIO
지금껏 어떤 주요 행사, 여행, 일을 할 때 문제 없이 모든 게 돌아가게 하기 위해 쏟아 부은 시간, 노력, 작업을 떠올려보자. 그리고 계획대로 돌아가지 않을 때 경험했던 스트레스와 화를 생각해보자.

프로젝트 관리 역시 더 규모가 크고 많은 이해당사자와 자원이 걸린 문제라는 점만 제외하면 그와 별로 다를 게 없다. 여기에 외부 벤더, 몇몇 다른 부서와 멤버 (그리고 그들의 스케줄과 인풋), 비용, 품질, 타이밍, 지속적인 협력, 커뮤니케이션, 연관 위험 등의 추가적인 변수들이 포함될 수 있다.

프로젝트 계획은 이러한 요소들을 종합적으로 감안해 이뤄지는 과정이다. 이 밖에 다양한 변인들이 프로젝트 관리의 프로젝트 계획 측면에 영향을 주고 또 결과적으로 영향을 받는다.



잘못된 프로젝트 계획이 초래할 수 있는 문제는?
전략적 부합 부재.경영진은 PMO에게 무엇을 기대하나?”에서 필자는 프로젝트 관리에 연관된 혜택과 위험 그리고 프로젝트가 지속적으로 비즈니스 목적에 부합하도록 하기 위해 EPMO(enterprise project management office)를 둘 필요성에 대해 정리했었다.

계획과 시작 시점에서, EPMO를 도입해 회사 전체적 계획과 맞물리도록 해야 한다. 또한 이는 비전을 전사적으로 공유하는 것에도 도움을 줄 수 있다. 또 PMI 리서치에 의하면 PMO의 성공률은 회사의 재정 실적과 직결된다. 기업의 전략과 일치되지 않는 프로젝트 계획은 결국 실패로 이어질 확률이 높아진다.

비용, 품질, 시간 제약 문제와 범위 추가. 프로젝트의 범위 결정은 적절한 계획에 상당한 시간을 미리 투자해야 하는 사항이다. 요건 수집, 전체 프로젝트 관리 계획 개발, 활동 결정과 일정 잡기 등에는 많은 심사숙고와 협력 그리고 아주 많은 시간이 필요하다.

잘못된 계획은 자신감과 신뢰를 불어넣지 못하기 때문에, 계획 작업이 없거나 부족하다면 이런 핵심 프로젝트 요소들은 자원과 이해당사자의 헌신 결여로 이어질 수 있다. 그렇게 되면 결과적으로 이해당사자들이 프로젝트 자체의 진행까지 포기하도록 만들 위험성이 생긴다. 강력한 프로젝트 리더는 프로젝트 계획 활동을 책임짐으로써 자신감을 불어넣고, 비용과 시간이 많이 들어가는 재작업의 필요성을 없애며 회사 전체의 프로젝트 성공률을 높인다.

비효율적인 자원 활용. 프로젝트를 제대로 된 방향으로 이끌고 가려면 비용과 활동 수준 추정, 자원 일정 배정, 그리고 지속적으로 이들을 모니터링하고 조정하는 일에 집중적인 계획이 필요하다. 효과적인 계획은 그런 업무를 달성하는데 필요한 도구와 기술들을 식별하고 불확실한 역할과 책임을 맡는 위험을 줄여준다.

요즘은 재정적 자원이나 인적 자원 모두 제한적이기 때문에, 불필요하게 낭비될 경우 큰 파국으로 이어질 잠재성이 있다. 그런 점들을 고려해볼 때, 효율성을 극대화하기 위해 제한된 자원을 언제 어디서 어떻게 적용해야 할지에 대한 세심한 계획이 필요하다.

커뮤니케이션 문제.기고 | 프로젝트 리더에게 필요한 11가지 커뮤니케이션 역량”에서는 신뢰성, 투명성, 집중과 안정성, 객관성과 공정성, 자신감, 예시를 통한 리드, 에너지와 동기부여, 지속성과 유연성, 접근가능성, 명확성, 그리고 존중이 필수 커뮤니케이션 특성으로 강조됐다.

이해당사자의 니즈를 고려할 수 있도록 상당한 생각과 사려 깊은 커뮤니케이션 계획이 필요한데, 만약 그렇지 못하면 커뮤니케이션 장벽이 생길 가능성이 커진다. 이 장벽은 자신감 저하와 팀 멤버 및 이해당사자들의 참여 부진으로 이어질 수 있다.

위험 증가. 위험 식별과 위험 분석 수행 그리고 위험 관리 전략 개발은 프로젝트 성공으로의 열쇠다. 이런 활동들은 완료하는데 많은 시간과 상당한 협력을 필요로 한다. 왜냐하면 프로젝트, 범위, 규모, 기타 요소들의 폭에 따라 단순한 것부터 복잡한 것까지 다양할 수 있기 때문이다. 위험 요소가 더 많거나 결과가 더 막중할수록 더 많은 계획이 필요하다.

프로젝트를 계획한다고 프로젝트가 계획대로 간다는 보장은 없다. 사실 프로젝트를 둘러싼 모든 계획들에도 불구하고 불확실성은 항상 도사리면서 계획을 망쳐놓을 기회를 엿보고 있다. 훌륭한 프로젝트 결과물을 얻는 비결은 먼저 프로젝트의 시작부터 프로젝트 계획이 핵심적인지를 인식하는데 있다. 초기에 너무 시간을 많이 잡아먹는 일처럼 보일 수도 있지만, 예상치 못한 스트레스, 시간, 차후 재작업 수고를 크게 덜어줄 수 있다.

정확도를 갖춘 프로젝트 계획 수립 작업은 반복적인 프로세스로 여겨질 수 있지만, 잘못된 계획이 가져올 수 있는 위험을 생각해보면 반복일지라도 절대 낭비가 아니다. 요점은 계획이 프로젝트 위험 감소의 핵심 요소이고 그래서 성공적인 프로젝트 가능성을 높인다는 점을 기억하는데 있다. 벤 플랭클링의 말처럼 ‘예방은 처방보다 가치 있기 마련’(An ounce of prevention is worth a pound of cure)이다.

* Moira Alexander는 정보 시스템 및 기술 분야 컨설팅 기업 콘투어 어드바이저의 공동설립자이자 디렉터다. ciokr@idg.co.kr 

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