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'잘못 쓰면 안 쓴만 못하다'··· '생산성 추적툴' 사용의 3원칙

2017.01.06 Sarah K. White | CIO

직장에서 직원의 생산성을 추적하는 툴은 빅데이터의 결과물 중 하나다. 이제 고용주는 직원의 시간 활용 현황 데이터에서 인사이트를 얻고 객관적으로 성과를 평가하는 방법을 제시할 수 있다. 그러나 이렇게 생산성을 추적하면서 함께 생각해야 할 문제가 있다. 직원 프라이버시와 평가 기준, 모니터링 대상 등이 대표적이다.

Image Credit: Getty Images Bank

기업의 생산성 향상 노력을 지원하는 HR 및 운영 아웃소싱 업체인 '유어 아더 하프(Your Other Half)'의 창업자 앨리스 친은 "이런 문제를 올바르게 다뤄야 생산성 추적의 장점을 누릴 수 있다. 생산성과 시간 추적 소프트웨어는 시간을 효율적으로 사용하지 못한 문제를 파악해 해결하고, 반복 프로세스를 개선하거나 자동화하고, 직원과 제품, 서비스의 수익성을 규정하는 데 유용하다. 특히 직원이 여러 프로젝트에 참여하고 있을 때 큰 도움이 된다"라고 말했다. 그러나 이 과정에서 지켜야 할 몇가지 원칙이 있다.

솔직해라
멀티미디어 기술 회사인 댄셀 그룹(Dancel Group)의 CEO 셀레스테 오키프는 "이메일이나 전화, 방문한 웹사이트, 한가하게 보낸 시간 등을 추적하는 생산성 소프트웨어를 도입하기로 했다면, 직원에게 가능한 한 솔직해져야 한다"고 말했다. 그는 "우리 회사는 채용 과정에서 생산성을 추적한다는 사실을 알린다. 직원을 모니터할 경우 이 사실을 알려야 하며 비밀이 되어서는 안 된다. 우리는 직원을 채용하면, 생산성 추적 프로세스와 이들 도구가 제공하는 정보를 설명한다. 또 이를 승인하는 서류에 서명하도록 한다"라고 말했다.

또한, 직원에게 생산성을 추적하는 목적, 이를 통해 얻고자 하는 것을 분명히 설명하는 것이 좋다. 친은 "직원이 나중에 놀라지 않도록 생산성 추적 툴로 생산성을 추적하는 이유를 명확히 설명해야 한다. 더 나아가 직원 스스로 자신의 시간을 추적하고 이런 프로그램에 참여하는 것에 따른 인센티브를 제공하는 것도 좋다. 직원에게 말한 목적과 다른 방식으로 데이터를 이용하면 신뢰가 사라지고 소프트웨어를 성공적으로 도입할 수 없다"라고 말했다.

직원은 각각 다르다
생산성 추적 정책의 또다른 중요한 요소는 직원마다 업무 방식이 다르다는 것을 이해하는 것이다. 예를 들어 짧은 휴식을 자주 갖는 직원이 있는가 하면 오전 내내 일한 후 긴 여유 시간을 갖는 직원이 있다. 또 사무실에서는 조용히 보내다 퇴근 후 집에서 많은 업무를 처리하는 직원도 있다. 업무 기한 준수, 프로젝트 완료 등 다른 기준을 고려하지 않은 채 '빈둥거린 시간'만 추적해 분석할 경우 그 결과는 진정한 문제가 아닐 수 있다.

그래서 댄셀 그룹은 업무에 사용한 시간은 물론 그 결과를 함께 조사한다. 기한 준수 여부와 업무 품질을 더 중요하게 본다. 최종 결과물에 문제가 있으면 수집한 데이터를 이용해 개선할 부분과 업무가 지연된 요인을 찾는다. 오키프는 "이런 방식은 특히 새로 입사한 직원에 유용하다. 어려움을 겪고 있는 부분, 추가 교육과 훈련이 필요한 부분을 찾을 수 있다. 직원이 더 편안하게 업무에 익숙해지도록 하는 데 도움이 된다. 또 경력직 직원은 스킬 향상에 유용하다"라고 말했다.

이어 "직원과 정기적으로 생산성에 관해 이야기를 나누며 이를 주로 트레이닝에 이용한다. 소프트웨어가 알려주는 '빈둥거리는 시간'은 크게 신경 쓰지 않는다. '사고를 위한 시간'이 필요하기 때문이다. 특히 직원은 업무 목적에서 소셜 미디어를 이용한다. 페이스북 페이지 관리, 고객 정보 수집, 여러 플랫폼을 위한 광고 기획이 목적이라면 그것은 시간 낭비가 아니다"라고 말했다.

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업무 효율성 인기기사
>회의 생산성을 높여주는 'POWER'
-> 블로그 | 진취적 직원을 원한다면 일을 적게 시켜라
->시간 관리: 생산성 향상 6가지 팁
-> 기고 | 최신 기술로 ‘업무 고수’ 되는 법
-> ‘생산성의 기본조건’ 정리정돈 ABC
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명확한 목표를 수립한다
직원의 생산성을 추적하기 시작했다면, 원하는 목표, 수용할 수 있는 것과 없는 것에 대한 정책을 명확히 해야 한다. 생산성 추적을 통해 얻고자 하는 것과 중요한 기준을 직원이 이해하도록 해야 한다.

친은 "한 고객사는 사무실에서 컴퓨터를 이용하지 않는 업무를 보는 직원의 시간 추적을 금지한다. 그러나 멀리 떨어진 장소에서 근무하는 직원은 모든 시간을 추적해야 한다. 이런 내용을 명확히 문서화해야 한다. 그래야 직원이 계속 참고하고 지킬 수 있다"라고 말했다.

가이드라인을 정확히 지키지 않을 경우 직원 사이에 불만이 초래될 수 있다. 정책을 수립했다면 이를 철저히 준수해야 한다. 친은 프로젝트 완료에 소요된 시간을 측정하고 직원이 몰입하도록 만들고 붕괴한 프로세스를 바로잡고 가장 큰 성공을 거둔 프로젝트와 결과물을 파악하기 위해 성과를 추적할 것을 권고했다.

가장 중요한 것은 따로 있다. 즉 필요 이상으로 추적하지 않는 것이다. 친은 "관련된 인사이트가 필요한지를 판단한 후 데이터 수집 여부를 결정해야 한다. '직원의 업무 성과와 관련이 있을까?', '이를 고려해야 하는 이유는 무엇일까?' '중요할까? 아니면 방해가 될까?'라는 질문을 끊임없이 반복해야 한다"라고 말했다. ciokr@idg.co.kr

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CIO 생산성 추적툴

“유료 VPN, 분명한 가치 있다” VPN 선택 가이드

VPN (가상 사설 네트워크, Virtual Private Network)은 인터넷 사용자에게 개인 정보 보호와 보안을 제공하는 중요한 도구로 널리 인정받고 있다. VPN은 공공 와이파이 환경에서도 데이터를 안전하게 전송할 수 있고, 개인 정보를 보호하는 데 도움을 준다. VPN 서비스의 수요가 증가하는 것도 같은 이유에서다. 동시에 유료와 무료 중 어떤 VPN을 선택해야 할지 많은 관심을 가지고 살펴보는 사용자가 많다. 가장 먼저 사용자의 관심을 끄는 것은 별도의 예산 부담이 없는 무료 VPN이지만, 그만큼의 한계도 있다. 무료 VPN, 정말 괜찮을까? 무료 VPN 서비스는 편리하고 경제적 부담도 없지만 고려할 점이 아예 없는 것은 아니다. 보안 우려 대부분의 무료 VPN 서비스는 유료 서비스에 비해 보안 수준이 낮을 수 있다. 일부 무료 VPN은 사용자 데이터를 수집해 광고주나 서드파티 업체에 판매하는 경우도 있다. 이러한 상황에서 개인 정보가 유출될 우려가 있다. 속도와 대역폭 제한 무료 VPN 서비스는 종종 속도와 대역폭에 제한을 생긴다. 따라서 사용자는 느린 인터넷 속도를 경험할 수 있으며, 높은 대역폭이 필요한 작업을 수행하는 데 제약을 받을 수 있다. 서비스 제한 무료 VPN 서비스는 종종 서버 위치가 적거나 특정 서비스 또는 웹사이트에 액세스하지 못하는 경우가 생긴다. 또한 사용자 수가 늘어나 서버 부하가 증가하면 서비스의 안정성이 저하될 수 있다. 광고 및 추적 일부 무료 VPN은 광고를 삽입하거나 사용자의 온라인 활동을 추적하여 광고주에게 판매할 수 있다. 이 경우 사용자가 광고를 보아야 하거나 개인 정보를 노출해야 할 수도 있다. 제한된 기능 무료 VPN은 유료 버전에 비해 기능이 제한될 수 있다. 예를 들어, 특정 프로토콜이나 고급 보안 기능을 지원하지 않는 경우가 그렇다. 유료 VPN의 필요성 최근 유행하는 로맨스 스캠은 인터넷 사기의 일종으로, 온라인 데이트나 소셜 미디어를 통해 가짜 프로필을 만들어 상대를 속이는 행위다. 이러한 상황에서 VPN은 사용자가 안전한 연결을 유지하고 사기 행위를 방지하는 데 도움이 된다. VPN을 통해 사용자는 상대방의 신원을 확인하고 의심스러운 활동을 감지할 수 있다. 그 외에도 유료 VPN만의 강점을 적극 이용해야 하는 이유는 다음 3가지로 요약할 수 있다. 보안 강화 해외 여행객이 증가함에 따라 공공 와이파이를 사용하는 경우가 늘어나고 있다. 그러나 공공 와이파이는 보안이 취약해 개인 정보를 노출할 위험이 있다. 따라서 VPN을 사용하여 데이터를 암호화하고 개인 정보를 보호하는 것이 중요하다. 서프샤크 VPN은 사용자의 개인 정보를 안전하게 유지하고 해킹을 방지하는 데 유용하다. 개인 정보 보호 인터넷 사용자의 검색 기록과 콘텐츠 소비 패턴은 플랫폼에 의해 추적될 수 있다. VPN을 사용하면 사용자의 IP 주소와 로그를 숨길 수 있으며, 개인 정보를 보호할 수 있다. 또한 VPN은 사용자의 위치를 숨기고 인터넷 활동을 익명으로 유지하는 데 도움이 된다. 지역 제한 해제 해외 여행 중에도 한국에서 송금이 필요한 경우가 생길 수 있다. 그러나 IP가 해외 주소이므로 은행 앱에 접근하는 것이 제한될 수 있다. VPN을 사용하면 지역 제한을 해제해 해외에서도 한국 인터넷 서비스를 이용할 수 있다. 따라서 해외에서도 안전하고 편리하게 인터넷을 이용할 수 있다. 빠르고 안전한 유료 VPN, 서프샤크 VPN 뛰어난 보안 서프샤크 VPN은 강력한 암호화 기술을 사용하여 사용자의 인터넷 연결을 안전하게 보호한다. 이는 사용자의 개인 정보와 데이터를 보호하고 외부 공격으로부터 사용자를 보호하는 데 도움이 된다. 다양한 서버 위치 서프샤크 VPN은 전 세계 곳곳에 여러 서버가 위치하고 있어, 사용자가 지역 제한된 콘텐츠에 액세스할 수 있다. 해외에서도 로컬 콘텐츠에 손쉽게 접근할 수 있음은 물론이다. 속도와 대역폭 서프샤크 VPN은 빠른 속도와 무제한 대역폭을 제공하여 사용자가 원활한 인터넷 경험을 누릴 수 있도록 지원한다. 온라인 게임, 스트리밍, 다운로드 등 대역폭이 필요한 활동에 이상적이다. 다양한 플랫폼 지원 서프샤크 VPN은 다양한 플랫폼 및 디바이스에서 사용할 수 있다. 윈도우, 맥OS, iOS, 안드로이드 등 다양한 운영체제 및 디바이스에서 호환되어 사용자가 어디서나 안전한 인터넷을 즐길 수 있다. 디바이스 무제한 연결 서프샤크 VPN은 무제한 연결을 제공하여 사용자가 필요할 때 언제든지 디바이스의 갯수에 상관없이 VPN을 사용할 수 있다.

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