'칸반(Kanban)', 효율적인 작업 흐름 관리의 시작

칸반(Kanban)이란 생산 과정에서 효율성과 기민성을 높이기 위한 간소화된 작업 흐름 관리 시스템이다. 일반적으로 소프트웨어 개발에 사용되지만 IT뿐만 아니라 모든 업무 영역에서 점진적인 개선을 지향한다. 1940년대 초반 일본에서 토요타에 의해 개발됐으며, 본래 프로젝트 관리를 대체하거나 개발 방법론 역할을 하려고 만들어진 것이 아니다. 대신, 더 좋은 작업 흐름 구조를 만들어 이미 확립된 공정을 개선하는 데 중점을 둔다.
 

칸반은 조직 내에 진행 중인 업무(Works In-Progress , WIP)가 일정 수준 이상 밀려 있지 않게 하는 데도 도움을 준다. 이 밖에도 강력한 리더십, 조직적 투명성, 팀워크, 사내 열린 소통과 협업을 지원한다. 칸반을 활용하면 눈에 보이지 않는 작업을 가시화할 수 있다. 그러면 우선순위를 놓치는 일을 막고 어떤 일이 처리되고 있는지 모든 사람이 알 수 있다.

칸반 게시판과 칸반 카드
칸반 게시판은 칸반 전략에 사용되는 기본 툴이다. 화이트보드와 같은 실제 게시판 혹은 가상 게시판 형태로, 해당 부서가 작업 내용과 진행 상태를 추적하도록 도움을 준다. 진행 상태는 칸반 카드를 사용해 추적한다. 칸반 카드는 붙였다 뗄 수 있는 포스트잇 메모처럼 간단한 형태일 수도 있고 아니면 칸반 게시판상의 여러 열로 끌어넣을 수 있는 가상 카드일 수도 있다.

각 단계는 칸반 게시판상에 열로 표시된다. 예를 들면, 첫 번째 열에는 해야 할 ‘미뤄진’ 작업이 있고 ‘오늘’ 또는 ‘이번 주’ 열에서는 지금 집중해야 할 작업을 배치한다. 칸반 카드에 포함할 작업은 완료 시간이 몇 주씩 걸리지 않을 작은 규모의 것을 선택하는 것이 좋다. 반대로 작업을 지나치게 세분하는 것도 피해야 한다. 카드가 많아지면 게시판이 지저분해지기 때문이다. 해야 할 일 목록에서 몇 가지 항목을 처리할 수 있는 작업을 선택하되 팀이 의욕을 유지할 수 있도록 빠르게 해결할 수 있는 것을 선택한다.

칸반 단계
칸반 게시판용 단계를 만들 때 일반적으로 사용되는 템플릿은 없다. 각 작업 완수에 필요한 단계가 지나치게 복잡하지 않게 하고 전체적으로 간단하게 유지하는 것이 원칙이다. 각 조직은 각 열에 맞는 범주를 자유롭게 선택할 수 있으나 대부분의 칸반 게시판에는 다음과 같은 단계를 포함한다

- 대기: 팀이 인지하고 있는 미뤄진 작업을 주로 보관하는 열이다. 대기 중이던 작업은 시작할 여유 시간이 생기면 오늘의 구체적인 작업 열로 이동되거나 ‘진행 중’ 열로 이동할 수 있다.
- 진행 중: 현재 작업 중인 모든 작업이 포함된 열이다. ‘하는 중’ 열이라고 부르기도 한다. 작업할 새로운 작업을 선택하면 곧장 이 열로 이동된다. 작업이 진행되는 한 이 열에 머무른다.
- 완료: 따로 설명이 필요 없는 열이다. 일단 완료된 작업은 최종적인 ‘마침’ 또는 ‘완료’ 열로 이동된다.
- 차단: 무슨 이유에서든지 작업을 완료할 수 없거나 진행이 중단 또는 일시 정지된 경우에는 재개될 수 있을 때까지 ‘차단’ 또는 ‘보류’ 범주로 옮겨 놓는다.
 
칸반과 스크럼의 차이
작업 흐름 개선 전략인 칸반과 스크럼(Scrum)은 표면적으로는 비슷한 애자일 방식처럼 보인다. 유사점이 있는 것은 사실이다. 칸반과 스크럼 모두 ‘풀(pull)’ 시스템에 구축되기 때문이다. 풀 시스템은 미뤄둔 작업을 꺼내 최대한 빨리 완료하는 것에 집중한다. 그런데 미뤄둔 작업을 일단 꺼낸 후에는 칸반과 스크럼에서 차이가 있다.

즉, 스크럼은 ‘스프린트(sprint)’에 집중한다. 스프린트는 2주 동안 우선으로 해야 할 작업을 결정하는 기획 회의로 시작한다. 스프린트가 진행되는 2주 동안에 개발팀과 제품 팀이 집중할 수 있는 것은 기획 회의 중에 결정된 항목뿐이다. 그 밖의 항목은 스프린트가 완료될 때까지 모두 연기된다. 마지막에는 스프린트가 어떻게 진행되었으며 어떤 것이 성공적이었고 어떤 것을 바꿔야 하는지 등을 검토한다. 그다음에는 마지막 기획 회의 중에 따로 챙겨 두었던 작업이나 새로운 요건으로 과정을 다시 시작한다.

반면 칸반은 풀 방식을 사용하고 정기적인 평가와 리뷰가 이루어지지만 스크럼에서처럼 2주간의 스프린트를 따르는 것이 아니라 계속 지속하는 과정이다. 팀에서 다른 작업을 할 수 있는 여유가 있다면 언제든지 작업을 가져올 수 있다. 한 팀에 허용되는 ‘진행 중’인 작업 개수에도 미리 한계가 정해진다. 활용 가능한 인력과 자원의 수량에 따라 정해지는 것이 보통이다.

칸반 툴과 소프트웨어
칸반 작업 흐름을 가상으로 관리하고자 하는 기업이 사용할 수 있는 칸반 툴과 소프트웨어는 다양하다. 실제 칸반 게시판을 대신하거나 병행해서 사용할 수 있다. 이런 소프트웨어를 이용하면 각 팀에서 프로젝트의 진행 상황을 추적하고 누구나 작업을 단계별로 시각화할 수 있다. 현재 조직이 선택할 수 있는 칸반 툴 중 인기가 많은 것은 트렐로(Trello), 칸반플로우(KanbanFlow), 깃스크럼(GitScrum), 워크프론트(Workfront), 라이크(Wrike), 젠허브(ZenHub), 칸바나이즈(Kanbanize), 아사나(Asana), 오두(Odoo) 등이 있다.

칸반 관련 일자리와 연봉
페이스케일(PayScale)의 자료에 따르면, 칸반 기술을 보유한 직원의 평균 연봉은 11만 6,000달러다. 칸반은 프로젝트 및 제품 관리 분야의 여러 직업에 꽤 유용한 전문성이다. 페이스케일의 자료 중 칸반 기술 관련 인기 직책의 평균 연봉을 보면, 프로젝트 관리자 7만 9,497달러, 소프트웨어 제품 관리자 11만 7,916달러, 애자일 코치 12만 3,382달러 등이다. ciokr@idg.co.kr