프로젝트 관리자의 흔한 실수 8가지와 그 예방법

많은 IT 임원이 '프로젝트는 너무 많고 잘못된 관리도 너무 많다'고 불평한다. 아닌 게 아니라 프로젝트 관리 소프트웨어가 있다고 해도 IT 프로젝트는 기간이 애초 계획보다 (훨씬) 길어지고 비용도 예산을 초과하는 경우가 많다.



똑같은 프로젝트는 하나도 없지만 프로젝트에 영향을 미치고 프로젝트를 위태롭게하는 문제는 대개 비슷하다. 복잡한 대형 프로젝트와 씨름하거나 빗발치는 변경 요청에 시달리다 보면 베테랑 프로젝트 관리자도 실수를 범하기 마련이다. 따라서 IT 임원과 프로젝트 관리 전문가가 말하는 프로젝트 관리자의 너무나 흔한 실수와 그 예방법을 소개한다.

팀 전체 회의를 통해 미리 목표를 설정하지 않는 것
기술 컨설팅 업체 니섬(Nisum)의 애자일 프랙티스(Agile Practice) 담당 이사 샤미 아후자는 처음부터 팀 전체가 역할과 책임, 결과물을 이해하는 것이 중요하다고 지적했다. 그는 "프로젝트 시작 전에 이해관계자 전원이 참석한 킥오프 회의를 열어야 한다. 이 회의는 기대치를 정의하고 조율하는 데 도움이 되고 결국 팀을 독립적이고 자기주도적으로 만드는 동시에 프로젝트에 대한 책임감과 주인의식을 높인다"고 말했다.

대형 프로젝트를 작게 쪼개지 않는 것
문서 이미징 및 스토리지 제공업체 도큐대빗(DOCUdavit)의 소유주 시드 소일은 “대형 프로젝트를 작게 쪼개 감당할 수 있는 크기로 줄이면 팀이 느끼는 안도감과 자신감이 커진다. 처음에는 불가능해 보이던 프로젝트도 개별 작업 차원에서 보면 해낼 수 있다고 느끼기 때문이다"고 말했다.

따라서 팀에게 벅차다는 느낌을 주지 않으려면 프로젝트의 각 측면을 파악하는 시간을 가진 후 프로젝트를 최대한 작은 부분으로 쪼개 부분마다 작업 수행에 가장 적합한 팀원을 배정하는 것이 좋다.

프로젝트 혹은 작업의 우선순위를 정하지 않는 것
데이터센터 서비스 업체 그린 하우스 데이터(Green House Data)의 CIO 코트니 톰슨은 “많은 IT 부서가 내부 고객과 외부 고객을 위해 여러 개의 프로젝트를 동시에 진행하고 있다. 이 때문에 우선순위가 낮은 프로젝트에 매달려 있느라 눈에 더 잘 보이는 프로젝트가 밀려나는 경우를 너무 많이 본다”고 말했다.

따라서 프로젝트 관리자는 팀원에게 우선순위가 높은 작업이 무엇인지 인지시키고 그 우선순위가 바뀌었을 때 알려주는 역할을 해야 한다. 톰슨은 “프로젝트 우선순위를 명확히 전달하면 귀찮은 일과 골칫거리를 많이 예방할 수 있다”고 말했다.

프로젝트 관리가 곧 사람 관리임을 잊는 것
IT 인력회사 컴퓨터 태스크 그룹(Computer Task Group)의 전략 솔루션 및 서비스 담당 전무 얼판 카파시는 “너무나 많은 프로젝트 관리자가 프로젝트의 범위와 품질, 비용, 일정 등에 신경 쓰느라 실제 업무를 처리하는 '사람'을 소홀히 한다. 팀원을 제대로 또는 세세히 관리하지 못하면 일정 지연, 품질 저하, 비용 초과로 이어질 수 있다”고 말했다.

이 문제를 예방하려면 모든 사람이 프로젝트의 성공에 자신의 역할이 어떻게 그리고 왜 중요한지 반드시 이해하고 있어야 하며 이를 주기적으로 점검해야 한다. 카파시는 “이런 점검 대상에는 후원업체, 팀원, 임원, 공급업체, 기타 이해 관계자 모두가 해당한다. 이를 통해 모든 사람이 프로젝트에 대해 똑같은 비전을 공유하는지 확인할 수 있다”고 말했다.


팀원과 정기적으로 의사소통하지 않는 것
시간 추적 앱 제작업체 타임시트 모바일(Timesheet Mobile)의 사장 밥 드레인빌은 “성공적인 프로젝트 관리에 있어 지속적인 의사소통의 중요성을 부정할 사람은 없을 것이다. 그러나 막상 프로젝트가 시작되면 팀과 만날 시간이나 주요 이해관계자에게 업데이트를 제공하는 것을 놓치는 경우가 많다"고 말했다.

이럴 때는 정기 회의에 참석할 인원과 추가 참여 인원을 정해 두면 순조로운 진행에 도움이 된다. 드레인빌은 "참여 인원수를 적정하게 유지하는 것이 중요하다. 사공이 너무 많으면 배가 산으로 갈 수 있다"고 말했다.

변경사항을 감당 못 할 때까지 내버려 두는 것
모바일 앱 개발회사 클리어브릿지 모바일(Clearbridge Mobile)의 제품 담당 이사 코피 세나야는 “범위 추가(scope creep) 현상은 프로젝트 관리에 일상다반사이지만 매번 감당하기가 쉽지 않다. 프로젝트 범위는 자기도 모르게 슬그머니 늘어나는 속성이 있기 때문이다"고 말했다. 각종 요청과 기능이 추가되다 보면 부담이 늘어나고 제품 비전에 집중하기 어려워진다. 이를 적절히 통제하지 않으면 프로젝트 성공에 심각한 지장을 줄 수 있다.

이럴 때는 강력한 프로젝트 관리와 제품에 대한 주인의식을 통해 범위 추가 현상을 줄일 수 있다. 세나야는 기능을 추가하거나 변경사항을 고려할 때 스스로 몇 가지 질문을 하라고 조언했다. 새 기능 요청이 제품 비전과 일치하는가? 제안된 변경사항이 최종 사용자에게 가치를 더해 주는가? 변경사항이 중요하거나 훌륭한가? 같은 질문이다.

세나야는 "제품 목적을 명확히 규정하고 성공 요인을 파악하면, 목표와 일치하지 않는 변경 요청과 추가 기능 때문에 일정이 지장 받는 일은 없다”고 말했다.

프로젝트 관리 도구를 사용하지 않는 것
광고 최적화 회사 모네타이즈모어(MonetizeMore)의 창업주 겸 CEO 킨 그래함은 “아사나(Asana) 또는 트렐로(Trello)와 같이 믿을 수 있는 프로젝트 관리 툴은 프로젝트 상황을 시각적으로 멋지게 표시해 준다. 순조로운 프로젝트 진행을 위해서는 이러한 툴을 이용해 프로젝트의 현 위치를 파악하고 기한 내 완료를 위해 속도를 조절하고 효율성을 개선할 방법을 파악하는 것이 (또는 문제를 발견하는 것이) 중요하다”고 말했다.

또한, 프로젝트 관리 전문가 겸 컨설턴트 세릴라 개일리아드는 프로젝트 문서를 매주 업데이트하는 중요하다고 지적했다. 그는 "작업, 범위, 기한의 변경사항 등 뭔가 중요한 일이 생기면 프로젝트 관리자는 24시간 이내에 문서를 업데이트해야 한다. 그래야만 프로젝트 참가자 전원에게 프로젝트에 대한 정확한 정보를 제공할 수 있다”고 말했다.

일이 잘못될 때 방향을 수정하지 않는 것
프로젝트 관리자라면 누구나 알고 있듯이 최선을 다해도 일이 잘못되거나 프로젝트가 실패할 할 있다. 프로젝트 포트폴리오 관리 소프트웨어 제공업체 체인지포인트(Changepoint)의 CTO 브랜든 에반스는 “실패에 대한 두려움 때문에 프로젝트 관리자가 가망 없는 프로젝트를 살리기 위한 부질 없는 노력에 내몰리는 경우가 있다”고 말했다.

이럴 때는 임원급 이해관계자가 좋은 결정을 적시에 내릴 수 있는 정보를 제공할 수 있도록 투명하고 진실한 보고 수단을 만드는 것이 중요하다. 에반스는 “전략적으로 중요한 프로젝트에서 무언가 잘못되면 회사 차원에서 방향을 바꿔서 예산과 자원 또는 결과 기대치를 조정하면 프로젝트 성공에 도움이 될 수 있다”고 말했다. ciokr@idg.co.kr