IT비용을 지속적으로 통제하는 11가지 방법

CIO UK

재무는 비즈니스의 ‘전부’이다. 이에 IT비용을 꾸준히 관리하고 통제하는 방법을 알아봤다.

현재 크고 작은 기업들이 비용을 꾸준히 추적하고 관리하는 데 어려움을 겪고 있다.

다음은 IT비용을 관리하고 통제하는 데 도움을 주는 11가지 필수 팁이다.

1. 계약 검토


디지털 팀이 IT의 모든 것을 알 수는 없다. IT업체 및 써드파티업체와 제휴를 맺어 이들 업체의 전문인력을 활용할 수 있다.

CIO는 전문가 지원이 계속 필요한지 확인하려면 계약을 검토해야 한다. 그리고 필요하다면 IT업체에 특별 프로모션이나 할인을 요청해 비용을 절감할 수 있다.

인터서브(Interserve), 로열 소사이어티 오브 케미스트리(Royal Society of Chemistry), 하비 니콜스(Harvey Nichols) 등을 포함한 영국의 여러 기업은 조직을 더 잘 이해하고자 관련 부서와 소통하는 것으로 알려졌다.

2. 재무부서와 협력


CIO들은 재무 관련 전문성이 부족한 경우가 많다. 하지만 재무부서와 협력해 IT 비용을 통제하는 방법에 대한 지식을 높일 수 있다.

재무부서와의 협력은 조직과 조직의 요구사항, 비즈니스 전략 개발 방법에 대한 이해를 높이는 데 도움을 준다.

3. 비용 분석


모든 CIO가 예산안을 걱정한다.

예산 계획을 세우면, 비즈니스 수익, 거래, 현금 흐름 추적에 도움이 된다.

민트(Mint), 레벨 머니(Level Money), 굿버젯(GoodBudget) 같은 예산관리 툴을 이용해 지출을 분석하고, 거래를 추적하며, 재무 현황을 파악할 수 있다. 그러면 시간을 절약하고, 재무 관련 전문성을 높이며, IT비용을 종합적으로 관리할 수 있다.

4. 재무 계획


재무 계획은 효과적인 재무 관리는 물론 더 나은 의사결정을 내리는 데 도움을 준다.

CIO들은 조직의 현재 재무 상태를 확인할 수 있도록, 비용과 재료, 자산 가치가 설명된 예산안을 마련해야 한다.

이는 장단기 목표 수립에 도움을 줄 것이다. 또한 향후 제품과 서비스에 대한 투자 결정에 방향을 제시한다.

5. 재무 관련 툴 활용


CIO는 여러 팀과 프로젝트를 관리하는 때가 많다. 프로젝트의 일정도 제각각이다.

어댑티브 인사이트(Adaptive Insights), 퀵북(QuickBooks), 인택트(Intacct)는 예산안 준비, 비용 청구서작성, 현금 흐름 추적을 도와주는 재무 관련 툴이다.

이런 툴은 비용을 세분화하고, 전체 지출에 대해 더 명확한 정보를 제공해 낭비를 줄여준다.


6. 재무 컨설턴트에 도움 요청

장, 단기 재무 목표에 조언과 도움을 줄 수 있는 재무 컨설턴트로부터 전문적인 도움을 받는 것도 좋다.

이들은 재무 계획 수립, 투자에 관한 조언, 특정 프로젝트나 제품에 대한 컨설팅 등 여러 서비스를 제공한다.

비즈니스 필요 사항에 부합하는 서비스를 제공하는지 확인하기 위해, 사전에 조사하는 것이 좋다.

7. 직원 참여


앞서 말했듯, 재무는 비즈니스의 ‘전부’이다.

CIO는 직원들에게 비용을 절약할 방법, 비즈니스 전략 개발 방법 등에 대해 소통할 계획을 세워, 정기적으로 시간을 투자해야 한다.

정기적으로 브레인스토밍, 해커톤, 점심 회식 등을 통해 아이디어를 유도할 수 있다. 그리고 경영진에 이런 아이디어 검토를 요구할 수 있다.

무엇보다 이런 방법으로 모든 사람이 의견과 피드백을 제공하도록 만들면, 인재 유지에도 도움이 된다.

8. 장비 업그레이드


CIO들은 장비를 새로 구매 전에 업그레이드할 수 있는지 확인하는 것이 좋다.
그린피스(Greenpeace)의 IT책임자 앤드류 하톤은 “오래 사용하고, 업그레이드할 수 있는 장비를 구입하려 노력하고 있다. 점차 더 어려워지고 있는 문제다. 또한 외부에도 홍보를 시작한 문제다. 디지털 도구의 라이프 사이클(수명)과 환경 비용을 말하는 것이다”고 말했다.

9. 시작은 작게


수익과 거래, 현금 흐름 같은 부분에 초점을 맞추게 되는 경우가 많다. 그러나 유틸리티(전기, 수도, 가스) 요금을 줄이고, 장비를 업그레이드하며, 페이퍼리스 시스템을 도입하는 것이 작은 차이를 가져올 수도 있다.

브뤼셀 항공(Brussel Airlines), 트레인라인(Trainline), 그린피스는 비즈니스 전략에 계속해서 차이를 가져오는 작은 변화를 실천한 대표적인 조직들이다.

10. 재무 역량 키우기


CIO들에게는 보안, 마케팅, 리더십 등의 기술력이 필요하다. 그러나 이것이 CIO에게 요구되는 전부가 아니다. CIO는 비즈니스 운영에 도움을 줄 수 있도록 재무 역량을 개발해야 한다.

교육 프로그램, 워크숍, 멘토링 등을 통해 재무에 대한 지식과 이해를 높일 수 있다.

IT리더는 여기에 더해 재무 관련 전문 용어도 학습하는 것이 좋다.

11. 비용 세분화


재무 관련 사항을 세분화하고, 정기적으로 업데이트해야 한다. 이는 수익과 지출 추적에 도움을 준다.

직원 급여, IT업체 계약, 장비 수량 등도 파악해야 한다. 비즈니스 비용을 세분화하기 위해서다. 이를 통해 비용 지출을 통제하고, 계속 목표를 추진할 수 있다. 또 재무와 관련해 더 나은 의사결정을 내릴 수 있다. ciokr@idg.co.kr