'쉽고 편한 협업' 5가지 온라인 문서 공유 툴

Computerworld UK
2000년대 후반, 웹 기반 오피스 소프트웨어 제품군과 마이크로소프트 오피스 365 출시로 언제 어디서나 어떤 기기로도 협업이 가능해졌다. 임직원들은 수정된 버전의 문서를 동료들과 이메일로 전달해 공유하지 않고 문서 공유 툴을 사용함으로써 획기적인 변화를 경험했다.

기업 내 클라우드 문서 스토리지가 확산됨에 따라 회의록 공유부터 재무팀의 최신 스프레드시트 작업 등 실시간 문서 공유 및 협업용 여러 옵션도 생겨났다.

구글부터 신생업체에 이르기까지 실시간 문서 공동 툴을 소개한다.

1. 구글 문서도구


구글의 클라우드 기반 간단한 툴-워드 프로세서용 문서, 스프레드시트용 시트, 프리젠테이션용 슬라이드-는 실시간 공동 작업을 위해 만들어졌다.

예를 들어, 구글 문서도구에서 회의록 템플릿에서 이메일 주소로 팀원을 초대해 문서에 들어와 문서 오른쪽에 인라인 주석을 남길 수 있도록 한다.

문서의 이전 버전과 간단한 공유 및 다운로드 옵션을 살펴볼 수 있는 전체 개정 내역이 있다. 모든 콘텐츠는 검색창에서 검색할 수 있다.

실제로 문서도구는 직관적인 워드 프로세싱 툴로서 간단한 포맷 옵션이 있는 마이크로소프트 워드의 가벼운 버전 느낌이 난다.

가격 : 이메일이 포함된 전체 G 스위트는 기업 고객의 사용자 당 월 6.60파운드로 가장 합리적이며, 여기에는 구글 드라이브에 무제한 클라우드 저장 용량이 포함된다.

2. 드롭박스 페이퍼


페이터(Paper)는 팀이 문서를 동시에 작업하고 공유 드롭박스 폴더에 저장해 플랫폼에서 곧바로 발표할 수 있는 초대형 공동 작업 툴이다.

드롭박스는 구글 및 마이크로소프트 제품과의 통합만을 제공하는 클라우드 문서 저장 경쟁사인 박스와 달리 자체 워드 프로세서를 차별화된 기능으로 개발하기로 했다. 페이퍼는 구글 워드 프로세서와 매우 흡사하다. 단순한 워드 프로세서라는 점에서 라이브 코멘트가 오른쪽 아래에 표시되지만 훨씬 세련되게 디자인되었다.

이메일 주소로 팀 구성원이나 외부 동료를 초대하고 공유한 드롭박스 폴더에 항목을 보관하기는 쉽다. 오프라인에서도 문서 작업을 할 수 있으며 자동으로 다시 연결하면 변경 사항을 동기화한다. 작업 항목의 동료에게 태그를 지정하고 마감 시간을 설정하고 미리 알림 메시지를 전달할 수도 있다.

페이퍼 사용자는 다양한 통합과 간단한 ‘드래그 앤 드롭’ 인터페이스로 비디오, 오디오, 소셜 미디어 게시물, PDF, 코드 스니펫을 문서에 넣을 수 있다.

기업 수준에서 페이퍼는 개별적인 공유, 읽기 전용 설정, 감사 및 보안 고려 사항을 위해 드롭박스의 어드믹스X(AdminX) 컨트롤을 통합한다.

가격 : 페이퍼는 드롭박스 고객에게 무료로 기능을 제공하며 기업에게는 사용자 당 매월 10파운드부터 사용료를 부과한다.

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3. 마이크로소프트 오피스 365


마이크로소프트는 전통적인 오피스 소프트웨어 패키지 판매에서 클라우드로 사용으로 전환하기 시작하면서 2011년에 인기 있는 오피스 제품군의 온라인 버전을 출시했다.

오피스 365는 익숙한 워드, 엑셀, 파워포인트, 원노트 제품의 웹 기반 버전을 제공하므로 실시간으로 공동 작업을 할 수 있도록 돕는다. 마이크로소프트 원드라이브에 문서를 저장할 수 있으며 동료가 모두 같은 마이크로소프트 플랫폼에 있기 때문에 쉽게 공동 작업할 수 있다.

가격 : 기업용 오피스 365는 사용자 당 월 7.90파운드부터다.

4. 큅


협업 소프트웨어 업체 큅(Quip)은 2016년 8월 7억 5,000만 달러에 SaaS CRM 업체 세일즈포스에 인수됐다. 큅은 세일즈포스 마크 베니오프가 관심을 가졌던 기업 생산성 소프트웨어를 인수한 첫 번째 사례가 됐다.

사용자는 애플리케이션 내에서 공유 문서를 작성하고 편집하며 채팅하고 주석을 작성하며 의사소통할 수 있다.

큅을 사용하면 작업 항목에 동료를 태깅하고 마감일 알림을 설정하는 등 세일즈포스 보고서를 공동 작업하고 토론할 수 있다.

2017년 11월 큅은 라이브앱(Live Apps)를 발표했다. 사용자는 다양한 애플리케이션의 실시간 데이터를 큅 문서로 바로 가져올 수 있다. 따라서 사용자는 팀 구성원의 일정, 세일즈포스 고객 기록이나 칸반(Kanban) 프로젝트 관리 보드와 같은 항목을 큅 문서로 바로 끌어와 항상 최신 상태로 유지하고, 사용자가 항상 데이터를 복사하여 붙여넣을 수 있도록 할 수 있다.

큅은 당시 블로그 게시물에서 "라이브앱은 독립 제품에서 팀이 사용하는 모든 서비스에 대해 공동 작업을 할 수 있는 강력한 플랫폼으로 변환한다. 모두 하나의 페이지에서 수행할 수 있다"고 밝혔다.

또한 이 회사는 고객이나 써드파티가 세일즈포스에 제공하는 것 이상으로 큅에 라이브앱 커넥터를 구축하게 해주는 라이브앱 API로 큅을 더욱 확장할 수 있게 만들었다고 발표했다.

21세기 폭스, 페이스북, CNN, 펜더(Fender) 등이 큅을 사용하고 있다.

가격 : 큅의 엔터프라이즈 에디션은 사용자 당 월 25달러(19파운드)다.

5. 에버노트


일반 소비자에게 인기 있는 앱인 에버노트는 기업 사용자를 대상으로 간단한 메모 작성 및 공유 기능을 제공해 기업 시장에는 비교적 늦게 진출했다. 에버노트는 회의록을 읽고 공유하는 데 가장 적합할 수 있지만 다른 분야에서는 쓰일 수 있다.

에버노트 자체 문서를 클라우드에 저장하거나 구글 드라이브 또는 세일즈포스와 통합할 수 있다. IT팀을 편하게 해주는 사용자 관리, 보안 및 감사를 위한 관리 콘솔이 있다.

가격 : 에버노트 비즈니스는 사용자 당 월 10파운드다. ciokr@idg.co.kr