'예산 초과는 없다' 프로젝트 비용 관리 전략 5가지

CIO
예산 초과는 프로젝트의 성패를 가늠하는 리트머스 종이다. 예산에는 거의 항상 제약이 있으므로 이해 관계자가 프로젝트의 성패를 판단할 때 가장 먼저 확인하는 최소한의 기준이다. 프로젝트 팀원과 리더 역시 이러한 사실을 알고 있기에 프로젝트 기간 동안 상당한 압박을 받게 된다. 경력 관리에 신경 쓰는 프로젝트 매니저라면 효율적인 예산 관리에 신경 쓰지 않을 수 없는 이유다.



조금만 한눈 팔면 산으로 가버리는 프로젝트 예산을 효율적으로 관리하는 5가지 전략을 소개한다.

이해 관계자가 진짜 원하는 것을 파악하라
프로젝트 관련자가 진짜 원하는 것은 말로 표현된 것보다 훨씬 복합적이고 복잡한 결과물일 가능성이 크다. 이러한 요구를 정확하게 파악하지 못하면 프로젝트 팀도, 관련자도 모호한 목표와 터무니 없는 기대치를 갖고 프로젝트에 임하게 된다. 프로젝트 매니저, 스폰서, 팀 멤버, 그리고 벤더가 이해 관계자의 진짜 속내를 제대로 파악하지 못한다면 프로젝트의 토대가 되는 요구 조건조차 제대로 정립할 수 없다. 그 결과 예산을 비롯해 전체 프로젝트가 관련자의 기대치, 일정, 그리고 요건에 질질 끌려 다니게 될 것이다.

따라서 프로젝트 예산을 효율적으로 관리를 위한 첫 단계는 프로젝트 요건이 정확하게 정립, 문서화되고 이를 관련자로부터 확인 받는 것이다. 또한 최종 결과는 모든 관련자에게 전달돼야 한다. 이는 예산이 책정되기 이전에 미리 선행돼야 하는 아주 중요한 단계이다. ‘필요’에 의해 시작됐으나 결국 이해 관계자의 ‘욕심’에 휘둘리다 예산을 초과하고 모두가 실망한 프로젝트가 한둘이 아니다.

만일에 대비한 예산 설정
소요 비용을 산정할 때는 현실적으로 생각해야 한다. 가능한 한 모든 이해관계자로부터 인풋을 받아야 한다. 무엇보다 만일에 대비해 예산을 책정해야 한다. 이는 아주 중요하다. 공급품 가격에 영향을 미칠 외부 환경, 자원, 인재 채용, 재정, 제품/서비스 부족, 환율 변화 등 인력으로 통제할 수 없는 요소를 고려해야 한다. 프로젝트 후반부에 가서는 지금과 물가나 요율이 달라질 수도 있다. 벤더가 약속한 바를 실현할 수 있을지 다시 확인하고, 만일에 대비한 백업 플랜을 세워두자.

이처럼 사전에 이해 관계자, 공급자, 벤더로부터 인풋을 받아 예산 설정에 반영하면 예기치 못한 상황이 발생해도 큰 차질 없이 넘어갈 수 있는, 안정적인 예산 확보가 가능하다. 실제로 많은 프로젝트 매니저가 프로젝트 도중에 비용 증가, 벤더의 의무 불이행, 또는 다른 문제 등으로 곤란에 빠지는 경우가 많다. 만일에 미리 대비해 두면 이런 상황에서도 침착하게 대처할 수 있다.

적절한 핵심성과지표의 설정
핵심성과지표(KPI, key performance indicators)의 설정 없이는 프로젝트 예산을 효율적으로 관리할 수 없다. KPI를 설정함으로써 프로젝트에 어느 정도의 예산이 지출됐는지, 실제 소요된 예산이 계획과 어느 정도 차이 나는지 등을 확인할 수 있다. 효율적인 예산 관리를 위해 필수적인 프로젝트 KPI는 다음과 같다.

- 실비용(Actual cost, AC): 실 투입 비용(ACWP, actual cost of work performed)이라고도 알려진 이 비용은 현재까지 프로젝트에 지출된 비용 규모를 지칭한다.
- 원가 차이(Cost variance, CV): 회사가 미리 계산한 예정 또는 표준제조 원가와 실제 원가의 차이를 의미한다.
- 실적 가치(Earned value, EV): 수행된 작업에 편성된 비용(BCWP, budgeted cost of work performed)이라고도 불리는 실적 가치는 특정 시점 이전까지 수행된 프로젝트 활동에 대해 승인된 예산을 나타낸다.
- 계획 가치(Planned value, PV): 예정된 작업에 편성된 비용(BCWS, budgeted cost of work scheduled)이라고도 불리는 계획 가치는 제출일 당일 계획/예정된 프로젝트 활동에 대해 예정된 비용을 의미한다.
- 투자수익률(Return on investment, ROI): 프로젝트의 수익성 및 편익이 비용을 능가하는가를 보여준다.

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주기적인 계획 재검토와 예측 조정
예산 관리와 예측 재조정 없이 진행되는 프로젝트는 반드시 실패한다. 따라서 예산 초과가 발생하지 않도록 미리 지출을 관리 감독해야 한다. 50% 예산 초과 보다는 10%가 바로잡기 쉬우며, 예산 관리 및 예측 재조정을 소홀히 할 경우 눈 깜짝할 새에 10%가 50%로 늘어난다. 주기적으로 예산을 리뷰하면 한 번 예산을 설정해 둔 후 나 몰라라하는 경우보다 훨씬 더 프로젝트 성공률이 높다.

프로젝트 도중에 예산을 재검토 해야 하는 것처럼, 프로젝트 자원 활용 현황도 한번씩 재점검이 필요하다. 프로젝트 참여자가 알게 모르게 비용 증가에 기여하기 때문이다. 프로젝트 매니저는 현재 프로젝트에 참여중인 직원의 수를 파악하고 매주 향후 프로젝트의 자원 요구가 어떻게 변화할 것인지 점검해야 한다. 이를 통해 현재 가용 자원을 낭비 없이 활용하고 향후 프로젝트에 필요한 자원이 충분히, 제대로 확보됐는지 확인할 수 있다.

필요 자원 예측치를 지속적으로 리뷰, 수정해야 예산 관리도 효율적으로 이루어 진다. 실제로 발주자가 계약 변경 없이 일을 부가하는 스콥 크립(scope creep)은 예산 초과의 주요 원인 중 하나다. 계획에 없던 일이 생겨 각종 근무 수당을 지급하면 예산을 한참 초과하게 된다. 따라서 프로젝트 매니저는 프로젝트의 최초 계약서에 커버되지 않은 업무가 추가될 경우 반드시 변경 오더를 받아 업무 관리를 해야 한다. 변경 오더를 통해 추가 근무 수당 등 추가 비용에 대한 예산 승인을 받을 수 있고 나머지 프로젝트에 요구되는 예산 역시 계획대로 사용할 수 있게 된다.

팀원에게도 예산 제약에 대해 알려라
예산 초과를 피하려면 팀 멤버 전원이 예산 지출 상황에 대해 어느 정도 알고 있어야 한다. 팀원에게 프로젝트에 소요될 예산에 대한 예측치를 공개하라. 애초에 예산 제약이 어느 정도인지 알고 시작한 팀은 프로젝트를 진행할 때 더 주도적인 관점에서 일하게 된다. 예산 제약을 염두에 두며 일하므로 업무를 진행하면서도 들어가는 비용과 요금에 더 민감하게 신경쓴다. 정확히 무슨 일을 했는지 말하기 힘든 모호한 야근에 대해 수당을 청구하는 일 등도 줄어들 것이다.

프로젝트 예산은 프로젝트의 살아있는 일부분이 돼야 한다. 팀원과 이해 관계자가 함께 주기적으로 검토해야 한다. 프로젝트가 진행되는 동안 꼼꼼하게 예산 지출 상황을 살피는 매니저는 이해 관계자와 의사결정자에게 만족할 만한 결과를 전달할 수 있고 프로젝트 성공률이나 자신의 경력 관리에도 도움이 될 것이다. ciokr@idg.co.kr