'차근차근 살펴볼 만한' 프로젝트 관리 툴 12선

CIO

초창기 ABT의 프로젝트 워크벤치(Project Workbench)를 비롯해 소수에 불과했던 프로젝트 관리 도구는 이제 일일이 검토하기도 힘들 만큼 다양해졌다. 사실 모든 프로젝트 관리 도구 검토해 하나의 추천 리스트를 작성하기란 사실상 불가능할 정도다. 그러나 프로젝트 관리자와 팀이 직면하는 여러 니즈와 과제를 해결할 수 있는 PM 도구로 어떤 것들이 있는지 제한적이나마 조명할 필요가 있다. 살펴 볼 가치가 있는 제품 12종을 정리했다. 


Image Credit : Getty Images Bank

- 라이크(Wrike)
- 뷰패스(Viewpath)
- 다펄스(dapulse)
- 프라이어리티 매트릭스(Priority Matrix)
- 프로워크플로우(ProWorkflow)
- 프로젝트 인사이트(Project Insight)
- 업랜드 소프트웨어(Upland Software)
- 프로젝트플레이스(Projectplace)
- 코마인드웨어 프로세스(Comindware Process)
- 프로젝트 포트폴리오 오피스(Project Portfolio Office)
- 오피스 타임라인(Office Timeline)
- 셀로식스(Celoxis)





라이크(Wrike)
라이크(Wrike)는 프로젝트 관리와 협업을 위한 도구를 다양하게 갖춘 애자일(Agile) 업무 관리 플랫폼이다. 라이크는 프로젝트 데이터의 SSOT(Single Source of Truth, 단일 소스 저장소)로 볼 수 있다. 한 조직이 추진하는 여러 프로젝트의 태스크(과업), 마일스톤(중간 목표), 데드라인(마감 기한), 파일, 대화, 상태에 관한 정보를 처리한다. 웹 브라우저나 모바일 장치에서 정보에 액세스 할 수 있다. 또 이들 정보를 유즈 케이스에 맞게 맞춤화 할 수 있는 대시보드와 보고서로 제공한다.

라이크의 강점은 팀 및 역할에 맞춰 정보를 선택적으로 공유할 수 있도록 하는 '선택적 가시성’(Selective visibility) 기능이다. 사용자가 상황에 맞게 아주 개방적으로 또는 내밀하게 조직 체계(Organizations)를 만들 수 있다. 이렇게 체계를 만들면서, 높은 수준에서 프로젝트를 구축하고, 진행 상황을 모니터 할 수 있다. 또 맞춤화 한 상태 보고서를 지원하고, 간트 차트나 표 같은 도구를 이용해 상세하게 정보를 처리해준다.

라이크가 기존 프로젝트 관리 시스템과 다른 점은 '사람이 중심이 되는 협업'이다. 간단히 말해, 라이크는 팀의 작업공간(Workspace)이다. 작업자는 라이크에서 태스크를 생성, 자신 또는 다른 사람에게 할당하고, 이 작업에 관해 체계적으로 대화를 할 수 있다.

전반적으로 라이크는 사용자 경험을 강조하면서, 고객들의 가치 창출 시간을 줄이는데 목표를 두고 있다. 경영진이 볼 만한 추가적인 가시성을 제공하는 한편, 작업자들에게는 업무를 관리하고, 협업하고, 진행 상황을 공유할 수 있도록 하는 유용한 도구다. 종합적인 프로젝트에 쉽게 사용할 수 있다.




뷰패스(Viewpath)
뷰패스(Viewpath)는 프로젝트 활동과 리소스 할당을 하나의 '완전한 그림'으로 관리할 수 있도록 해주는 온라인 애플리케이션이다. 뷰패스의 스케줄링 엔진은 빠른 성능과 엔터프라이즈급 확장성을 제공하며, 또 세일즈포스나 구글 드라이브 같이 흔히 사용되는 앱과 통합돼 있다. 게스트(Guest)와 옵저버(Observer)도 안전하게 무료로 액세스 할 수 있는 기능을 제공하기에 프로젝트 팀이 다른 조직과 쉽게 협업할 수 있도록 해준다.

아울러 뷰패스 고유의 유연성은 폭포수(Waterfall)나 애자일(Agile) 방식으로 손쉽게 프로젝트 활동을 계획을 추적 관리할 수 있도록 지원한다. 또 상태(현황)를 통합된 보고서와 대시보드로 제공한다. 이와 함께 이 앱은 조직 내 어떤 직급의 인물이라도 협업과 워크플로를 단순화할 수 있도록 해주는 계층화 된 기능성을 갖추고 있다. 즉 하나의 과업을 완수해야 하는 개인이나 여러 프로젝트의 일정을 관리해야 하는 팀 리더 모두 유용하게 이용할 수 있다.




다펄스(dapulse)
다펄스(dapulse)는 특히 '다재다능'한 도구 중 하나다. 전세계의 프로젝트 매니저에게 '스위스 아미 나이프'처럼 쓰일 수 있다. 많은 사람들이 다펄스를 프로젝트 관리 도구로 생각한다. 하지만 이를 CRM으로 분류하는 사람들도 있다. 아마 활용 용도가 수백 가지에 달할 것이다. 기획에서 버그 추적 관리, 광고 캠페인 관리, 생산 추적 관리, 고객 프로젝트에 이르기까지 다양한 종류의 업무에 다펄스를 활용하는 기업들도 있다.

다펄스는 프로세스에 초점을 맞춘다. 특정 프로젝트나 태스크에 대해 더 많은 정보를 체계적으로 전달하면(다음 태스크에 다시 이용할 수 있게끔), 관리와 커뮤니케이션의 모든 측면이 개선될 수 있다는 생각에 기반하고 있다.

대다수 프로젝트 관리 도구의 경우 자신의 구조에 사용자의 니즈를 맞추라고 요구한다면, 다펄스는 사용자의 니즈에 맞게 시스템을 구성할 수 있도록 한 직관적이고, 시각적이며, 유연한 플랫폼이다.




프라이어리티 매트릭스(Priority Matrix)
프라이어리티 매트릭스(Priority Matrix)는 업무 능률을 실제로 높이도록 도움을 주는 드문 프로젝트 관리 도구 중 하나다. 단순한 인터페이스 덕분에 마이크로소프트 프로젝트 같이 무거운 도구에 대한 좋은 대체재가 된다. 채팅과 협업 기능이 내장되어 있어 이메일과 미팅을 줄일 수 있다. 또 매니저는 실시간 가시성을 바탕으로 더 효과적으로 업무를 볼 수 있다.

프라이어티 매트릭스의 차별화된 장점은 정말이지 쉽게 사용할 수 있는 프로젝트 관리 솔루션이라는 것이다. 생산성 향상 트레이닝을 제공하고, 아웃룩 및 지메일을 통합 지원한다. 또 맥과 윈도우, 앱, 모바일 모두에서 효과적으로 협업 할 수 있도록 하는 우수한 프로젝트 관리 솔루션이다. 프라이어티 매트릭스는 이 밖에 조직과 팀, 프로젝트 활동을 평가한 생산성 인사이트 보고서 또한 제공한다. 간트, 캘린더, 우선순위를 기준으로 정보를 확인할 수 있다. 전반적으로 팀원들이 원하는 방식으로 일을 할 수 있도록 해주는 유연성 높은 제품이다.
 




프로워크플로우(ProWorkflow)
프로워크플로우(ProWorkflow)는 중소기업들을 겨냥한 빠르고 직관적인 프로젝트 관리 워크플로우 및 시간 추적 관리 소프트웨어다. 이 앱은 처음부터 중요한 자산인 '직원'들을 염두에 두고 만들어졌다.

프로워크플로우는 특히 정확한 시간 기록을 유지하고, 업무와 태스크를 정리, 계획, 지정할 수 있도록 도와준다. 타임라인으로 쉽게 일정을 수립해 관리할 수 있으며, 상세한 정보를 제공하는 도구가 있다. 프로워크플로우의 역사적 데이터를 분석하면 회사의 성과를 측정하고 살펴봄으로써 능률적으로 이윤 폭을 개선할 수 있다.




프로젝트 인사이트(Project Insight)
프로젝트 인사이트(Project Insight)는 누구나 쉽게 이용할 수 있지만, 프로젝트 관리자에게는 '강력한' 클라우드 기반 프로젝트 및 포트폴리오 관리 소프트웨어다.

웨스턴 디지털, 시스코, 렉스마크 같은 유수 회사의 글로벌 팀원들이 프로젝트 인사이트로 프로젝트를 협업 관리하고 있다. 프로젝트 팀에게 프로젝트 타임라인, 리소스, 문제들, 예산 등에 대한 가시성을 제공한다. 프로젝트 팀원들은 이 밖에 다음이 혜택을 누릴 수 있다.

- 실시간으로 프로젝트 및 태스크에 액세스.
- 태스크 및 프로젝트 구성원이 지금 하고 있는 일, 더 많은 일을 할 수 있는지 파악.
- 발생하는 문제나 사안 모두를 추적 관리.
- 프로젝트나 태스크 관련 자산과 파일을 공유.
- 사안에 대한 승인 처리
- 태스크, 프로젝트, 조직 수준에서 시간과 비용을 입력.
- 실시간으로 프로젝트 예산을 제공, 매니저가 프로젝트 예산 현황을 상시 파악.
- 임원들이 로그인, 실시간 보고서와 대시보드를 확인할 수 있음.




업랜드 소프트웨어(Upland Software)
프로젝트의 ROI를 극대화하려는 이들을 대상으로 하는 업랜드 소프트웨어(Upland Software)는, 클라우드에 기반한 프로젝트 및 포트폴리오와 관리, 전문 서비스 자동화 솔루션이다. 업랜드 소프트웨어 제품군을 이용해 사용자는 프로젝트와 리소스, 프로젝트 인력, IT 비용을 효과적으로 관리할 수 있다.

업랜드는 비즈니스 목표에 일치하는 프로젝트를 선택하고, 제한된 리소스로 프로젝트 포트폴리오를 효과적으로 관리하고, 서비스 구현, 리소스 및 프로젝트 관리 역량을 높이고, 완전한 가시성과 서비스 벤치마킹으로 IT가 제공하는 가치를 입증할 수 있는 (수상 경력에 빛나는) 여러 제품들을 공급하고 있다.
업랜드 소프트웨어가 어떻게 프로젝트 성과를 극대화하는지 알고 싶다면, 이곳을 참조한다.




프로젝트플레이스(Projectplace)
프로젝트플레이스(Projectplace)는 일반적인 프로젝트 관리 소프트웨어 이상의 기능을 제공하는 '올인원' 도구다. 팀의 협업 및 목표 달성 역량을 높여주는 '스마트'한 프로젝트 솔루션으로서의 성격도 지니고 있다. 팀원들의 위치와 상관 없이, 방향을 정하고, 커뮤니케이션을 하고, 과업을 수행하고, 진행 상황을 추적 관리하고, 궁극적으로 목표를 달성하는데 필요한 모든 것을 제공한다고 해도 과언이 아니다.

팀은 프로젝트플레이스를 이용, 한 장소에서 계획을 수립하고, 업무를 체계화하고, 개인 과업을 추적 관리할 수 있다. 복잡한 설치 과정을 거칠 필요가 없고, 또 비용을 투자할 필요 없이 즉시 이용할 수 있다.
 




코마인드웨어 프로세스(Comindware Process)
코마인드웨어 프로세스(Comindware Process)는 프로젝트와 프로세스 관리를 통합한 혁신적인 솔루션이다. 프로젝트 관리 방식을 재정립한다는 의미를 지니기도 한다.

이는 태스크 기간(과업 기간), 리소스 워크로드, 프로젝트 비용 등 프로젝트 데이터를 지원하고, 이를 통해 효과적으로 프로세스를 관리할 수 있게 해준다. 프로세스 내에서 프로젝트를 시작할 수 있게 하는데, 이는 새로운 수준의 유연성을 제공하고, 시간을 크게 절약시켜주고, 생산성을 극대화 해준다. 이를 통해 프로젝트 내에서 승인에서 검토, 승인까지 모든 것을 처리할 수 있게 된다.

전반적으로 코마인드웨어 프로세스는 프로젝트 완수에 필요한 프로세스와 사람에 더 큰 초점을 맞춘 도구로, 특히 중견 기업과 대기업에 적합하다. 규모가 작은 사업체의 경우 코마인드웨어(Comindware, Inc)가 공급하는 프로젝트 관리 및 워크플로우 관리용 전용 솔루션이 좀더 유용할 것이다.
 



프로젝트 포트폴리오 오피스(Project Portfolio Office)
PPO(Project Portfolio Office)는 사용하기 쉽고, 비용 효과적이며, 엔터프라이즈급 확장성을 지원하는 프로젝트 포트폴리오 관리 애플리케이션이다. 프로젝트와 프로그램, 포트폴리오 계획 수립, 관리, 협력, 이행, 보고서 기능을 제공한다.

전세계 곳곳에 공인 파트너와 지사가 있으며, 이를 이용하는 기업으로는 소규모 컨설팅 회사에서 글로벌 포춘 500대 기업까지 다양하다. 고객사 업무 방식에 맞춰 PPO를 정렬해주는 서비스를 해주며 무료 온라인 트라이얼과 교육 비디오를 제공한다. 또 매일 24시간 기술지원을 제공한다. 사용자가 직접 30일 이내에 도입해볼 수 있으며 PPO 팀에 도움을 요청할 수도 있다.

전반적으로 PPO는 다른 툴을 쉽게 설정해 통합시킬 수 있는 API를 갖고 있는, 안전하면서도 즉시 이용할 수 있는 클라우드 기반 애플리케이션이다. 가격대가 다양하며, 장기 계약을 요구하지 않는다.




오피스 타임라인(Office Timeline)
고객과 임원들은 프로젝트를 검토하기 좋아한다. 그래서인지 지나치게 복잡한 시각화를 제공하는 프로젝트 관리 애플리케이션이 많다. 오피스 타임라인(Office Timeline)은 중요한 회의에서 프로젝트 데이터를 쉽게 이해할 수 있는 타임라인으로 바꿔 보여주는 파워포인트 애드인(add-in)이다.

이 도구는 파워포인트 리본에 타임라인 탭을 추가시킨 후, 쉽게 맞춤화 또는 공유할 수 있는 파워포인트 슬라이드를 만들어준다. 짧은 시간에 멋진 타임라인을 만드는 강력한 레이아웃 엔진과 단순한 제어 기능을 갖고 있다. 또 마이크로소프트 프로젝트나 엑셀 등 기존 애플리케이션과 쉽게 통합할 수 있다. 즉 단 몇 초 만에 기존 데이터를 인상적인 타임라인으로 만들 수 있다.




셀로식스(Celoxis)
셀로식스(Celoxis)는 여러 분산된 지역에 업무를 배정해야 하는 엔터프라이즈 프로젝트의 협업과 프로젝트 관리를 위한 올인원 플랫폼이다. 예를 들어, 크리에이티브 회사는 프로젝트 관리 외에도 입찰 승인과 프로젝트 요청 등 여러 사안을 관리해야 한다. 반면 IT 솔루션 및 비즈니스 프로세스 아웃소싱 서비스 공급업체는 프로젝트를 보완하는 버그 및 문제, 위험, 변경 요청, 티켓, 인시던트, 기타 비즈니스 프로세스를 관리 및 추적해야 한다.

이 경우, 각각의 문제를 해결하는 전용 도구 몇 종을 도입하는 사례가 많다. 그런데 셀로식스는 기업들이 프로젝트와 프로세스, 리소스에 대해 더 효율적으로 계획을 수립해 관리할 수 있도록 하는 웹 기반 통합 플랫폼이다.

셀로식스는 사람, 프로젝트, 프로세스, 분석에 대한 종합 솔루션이다. 대다수 중견 기업 및 대기업에 적합한 기능을 갖추고 있다. 이를 통해 포트폴리오 담당 임원은 정기적으로 예산, 위험, 리소스, 매출 등 포트폴리오 매트릭스를 평가할 수 있다. 프로젝트 매니저는 직관적인 간트로 (분산된 팀이 참여하는)프로젝트 일정을 수립할 수 있다. 팀은 이 도구를 이용, 태스크와 버그, 변경 요청 등 다양한 활동을 협력 추진할 수 있다. 기업 고객은 무료 포털을 이용할 수 있다. 실시간으로 프로젝트를 업데이트하고, 확인할 수 있는 장소다. 운영 방식에 맞춰 SaaS나 온프레미스(내부) 배포를 선택할 수 있다.

롤렉스(Rolex), 봄바디어(Bombardier), HBO, LG, 딜루이트(Deloitte), 델몬트(Del Monte), 워싱턴 대학(University of Washington), 토론토 종합 병원(Toronto General Hospital), 주니퍼 리서치(Juniper Research), 싱가포르 우편(Singapore Post)가 셀루릭스를 이용해 프로젝트 관리의 문제점을 없앤 글로벌 브랜드들이다.

* Brad Egeland는 비즈니스 솔루션 디자이너이자 IT/PM 컨설턴트다. IDG Contributor Network에 참여해 전문 기고가로 활동하고 있다. ciokr@idg.co.kr