'문서 작성, 편집, 공유’에 유용한 구글 문서 부가기능 9가지

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문서 작성, 편집, 공유에 유용한 구글 문서용 부가기능 9가지에 대해 소개하고자 한다. 구글 문서의 상단 메뉴 중 ‘부가기능 > 부가기능 열기’를 클릭한 뒤, 원하는 부가기능을 찾아 설치하면 된다. ‘부가기능’의 하위메뉴에서 원하는 부가기능을 선택하면 원하는 기능을 이용할 수 있다. editor@itworld.co.kr

클립보드(Clipboard): 자르기-붙여 넣기 기능 강화 클립보드에 저장하고 싶은 텍스트를 선택한 후, 오른쪽 사이드 바의 ‘클립(Clip)’ 버튼을 클릭한다. 도구 패널의 노트카드에 저장한 문장이 표시된다. ‘생성(Create)’ 버튼을 클릭하면 단어와 문장을 입력할 수 있는 텍스트 상자가 열린다. 입력을 완료하면, 이 텍스트가 입력된 새 노트카드도 도구 패널에 표시될 것이다. 노트카드의 텍스트를 문서에 옮기려면 노트카드 위에 마우스를 올린 뒤 ‘삽입(Insert)’를 클릭하면 된다.

이지비브(EasyBib): '참고문헌과 인용'부 생성 학술 논문이나 저널, 보고서 작성에 특히 유용한 부가기능이다. 물론, 일반 문서를 작성하면서 조사 출처를 정리하고 싶을 때에도 유용하다. 이지비브는 사용자가 선택한 포맷에 따른 작업을 수행한다. 저서, 저널, 웹사이트를 검색 상자에 입력하고, MLA, APA, Chicago 스타일 가운데 하나를 선택한 후 ‘비블리오그래피를 문서에 추가(Add biblography to doc)’를 누르면 삽입이 된다.

헬로우팩스(HelloFax): 문서 팩스 전송 열려있는 문서를 직접 팩스로 전송할 수 있는 부가기능이다. 헬로우팩스 도구패널에 팩스 번호를 입력한다. 커버 페이지를 삽입할 수도 있다(수신인, 발신인, 메시지 상자에 기입). 그리고 ‘전송(Send)’ 버튼을 클릭한다. 헬로우팩스는 유료 서비스이다. 그러나 5페이지까지는 무료로 이용할 수 있다. 이후 10페이지까지 99센트, 그 이상은 20센트의 요금이 부과된다. 또는, 9.99달러부터 시작되는 월 정액제 서비스에 가입할 수 있다.

헬로우사인(HelloSign): 문서에 서명 삽입 헬로우팩스가 개발한 또 다른 부가기능으로, 구글 문서에 서명을 삽입할 필요가 있을 때 유용하다. 서명을 삽입해야 하는 사람(나/나와 다른 사람/다른 사람)을 지정한 뒤, 상자에 서명을 한 후 이를 문서에 끌어 붙일 수 있다. 다른 사람이 서명을 하도록 만들려면 문서에 서명을 할 수 있는 구역을 지정한다. 마지막으로 헬로우사인 도구패널에서 수신인 이메일 주소를 입력한다. 그러면 수신인은 헬로우사인 서버로부터 문서를 전송 받는다. 여기에는 온라인에서 서명을 하는 방법에 관한 설명서가 들어있다. 매달 3건까지는 무료로 서명 서비스를 이용할 수 있다.

레터 피드 워크플로(Letter Feed Workflows): 문서 결재 (구글 드라이브를 통해 문서를 공유하는) 다른 사람에게 문서 결재를 요청할 때, 이를 처리해주는 애드온이다. 결재자가 문서를 검토한 후, ‘승인’ 버튼을 클릭하면 된다. 짧은 메모를 남길 수도 있다. 레터 피드 워크플로는 결재 관련 기록을 보관한다. 30일간은 무료로 이용할 수 있는데, 소프트웨어 개발사는 이후 가격에 관한 정보는 공개하지 않고 있다.

맵스 포 독스(Maps for Docs): 문서에 구글 지도 삽입 문서에서 주소를 선택한 후, 맵스 포 독스를 실행한다. 그러면 이 부가기능은 구글 지도에서 해당 주소가 위치한 사각형 지도를 가져오며, 이를 이미지로 삽입할 수 있다. 블록 처리된 주소는 한 줄이어야 한다. 그러나 주소가 한 줄이기만 하다면 여러 주소에 해당하는 지도를 불러올 수 있다 (예, 두 주소의 거리를 보여주는 지도).

머즈(Merge): 구글 문서(그리고 구글 스프레드시트)를 이용한 맞춤형 메일 대량 발송 구글 스프레드시트로 작성한 여러 주소로 구글 문서 메시지를 이메일로 발송해주는 부가기능이다. 메시지에 (수신자의 이름 등) 원하는 필드를 삽입할 수 있다. 이 필드는 구글 스프레드시트에 기입한 이메일 주소 기타 개인 정보들을 가져와 삽입한다. 한 번에 1,000명 이하의 수신자에게 자동으로 이메일을 발송할 수 있다 (월 최대 6,000명).

트랙 체인지(Track Changes): 상세한 문서 추적 트랙 체인지는 다른 사람과 공유하거나 협력 작업을 하는 문서에서 변경된 내용을 더욱 상세히 추적해주는 부가기능이다. 마이크로소프트 오피스 워드에 버금가는 추적이 가능하다. 협력 작업을 하는 사람들이 변경한 내용을 앞뒤로 추적한다. 추가된 텍스트는 녹색 하이라이트로 처리되고, 삭제된 텍스트의 중앙에는 붉은색 실선이 그어진다. 협업자는 문서 변경 내용을 수용 또는 거부할 수 있다.

트랜스레이트(Translate): 구글 문서에 탑재된 구글 번역 구글 번역 웹사이트 툴을 구글 문서의 패널에 삽입시키는 부가기능이다. 기술적으로 특별한 부분은 없다. 크롬에서 탭을 하나 열어 ‘translate.google.com’에 접속하는 방법도 있기 때문이다. 그러나 많은 번역이 필요한 문서를 작업하고 있을 경우 유용하다. 동일한 페이지에서 더 빨리 번역 툴을 이용할 수 있기 때문이다.