10분이면 완성! 엑셀로 차트와 그래픽 만들기

CIO

이제 40분 뒤면 회의가 열린다. 훌륭한 판매량을 더욱 돋보이게 해 줄, 시각적인 발표 자료가 필요한데, 데이터 말고 디자인은 영 자신이 없다면? 걱정할 것 없다. 엑셀 2013만 있으면 (한 번도 사용해 보지 않았어도 괜찮다) 타입과 동시에 매우 프로페셔널 해 보이는 차트를 뽑아낼 수 있다. 다른 곳에서 데이터를 복사해 와 붙여넣기 할 수 있는 경우라면 10분 이내로 차트나 그래프를 만들어 낼 수도 있다. 이제부터 그 방법을 소개한다.

시작하기에 앞서 엑셀을 실행시키고 빈 워크시트를 불러오자.



데이터 생성 및 입력하기
우선 마케팅 팀 판매 담당자들의 7월 종합 영업 실적을 나타내는 워크시트를 만들어 볼 것이다. 그리고 엑셀이 전체를 비교할 수 있는 여러 개의 차트를 만들어 낼 것이다. 여러분이 해야 할 일은 데이터를 입력하는 것뿐이다.

1. 셀 A1에 기입할 내용: 판매 당담자 별 7월 매출액

2. 셀 A3에서 F3까지: 마이크 H, 시저 C, 마크 H, 켈리 A, 케니 S, 제프 F 등등 (원하는 이름 6가지)

3. 셀 A3에서 F3까지를 채우기 한 한 다음 포맷> 칼럼 너비로 들어가 숫자 12를 입력한다. ‘확인’을 클릭한다.

4. 3의 채우기를 유지한 채 리본 메뉴의 가운데 정렬을 클릭한다(이름들을 모두 가운데 정렬 하기 위해서다).



매트릭스 범위가 A부터 F까지임을 알고 있으므로 셀 병합 및 센터 커맨드(center command)를 이용해 타이틀을 가운데 정렬 할 수 있다. A1에서 F1까지 채우기 한 후, 리본 메뉴에서 셀 통합을 클릭하고 통합 및 가운데 정렬(Merge & Center)을 선택한다. 아니면, 차트가 스프레드시트 형식을 취하지 않기 때문에 이 과정을 모두 건너 뛸 수도 있다. 칼럼 라벨(이름)과 데이터(숫자)만 이용한다.


숫자 입력하기
엑셀에 데이터를 입력하는 가장 빠르고 쉬운 방법은 위에서 아래로 입력하는 것이다. 엔터를 누르면 커서가 자동으로 다음 셀로 넘어가기 때문이다(또, 대부분 사람들은 숫자를 읽을 때 열보다는 행을 기준으로 읽기 때문이기도 하다). 자신이 생각하는 숫자를 입력하거나, 아니면 다음의 숫자들을 입력해 보자.

셀 A4에서 A9까지: 6100, 8734, 6295, 6788, 7175, 7980

셀 B4에서 B9까지: 6245, 6162, 5942, 5895, 6968, 7112

셀 C4에서 C9까지: 7851, 7613, 6522, 5451, 6676, 8617

셀 D4에서 D9까지: 5658, 5574, 6579, 6275, 7278, 8418

셀 E4에서 E9 까지: 7515, 7218, 7675, 6968, 7724, 7989

셀 F4에서 F9 까지: 4998, 5856, 5987, 6816, 7210, 7614

기본적으로 숫자를 입력하면 우측 정렬이 되는데, 이름과 맞게 중앙으로 정렬하고 싶다면 A4부터 F9까지 채우기 한 후 리본 메뉴에서 가운데 정렬 아이콘을 클릭하면 된다.

차트/그래프 만들기
데이터만 입력해 놓으면 나머지 작업은 엑셀이 알아서 할 것이다. 당신이 할 일은 그저 가장 마음에 드는 차트를 선택하는 것뿐이다. 차트에 판매 대리인들의 이름을 넣고 싶으면 이름이 입력된 열(이 경우 A3에서 F9까지)을 포함해 셀들을 채우기 한다.

삽입(Insert) 탭을 선택하고 리본 메뉴의 차트 그룹 하에 있는 추천 차트(Recommended Charts) 아이콘을 선택한다.



차트/그래프 옵션
차트 삽입 창이 뜰 것이다. 그러면 약 십여 가지가 넘는 종류의 다양한 차트를 볼 수 있다. 스크롤을 내리며 마음에 드는 차트를 선택한 뒤 확인을 누른다.



이 차트 및 그래프는 스프레드시트의 가장 위쪽에 나타난다. 이 상태에서 제목은 기본 설정인 ‘차트 제목’으로 돼 있을 것이다. 여기에 커서를 갖다 대고 한 번 클릭한 후 새로운 제목을 입력해 넣는다. 작업이 끝나면 차트 바깥에 아무데나 대고 클릭을 하면 변경 사항이 저장된다. 다시 차트를 클릭하면 왼쪽에 다양한 옵션 버튼들이 등장한다. 차트 요소(Chart Elements) 버튼을 클릭해( + 표시처럼 생겼다) 다양한 차트 요소를 수정한다. 각 요소들 역시 서브메뉴를 이용해 변경할 수 있다.


차트 스타일 버튼(붓 모양의 아이콘)을 클릭하면 차트의 스타일이나 색상을 바꿀 수 있다. 스타일이란 칼럼 모양, 배경, 변화도(gradients) 등을 말한다. 색상의 경우 다양한 색을 사용할 수도 있고 단색도 가능하다. 



차트 필터 버튼(깔때기 모양이다)을 클릭하면 판매 대리인의 이름이나 차트상의 값(숫자)을 변경할 수 있다. 예를 들어 오타가 나서 수정하고자 할 경우나 숫자에 틀린 부분이 있어 고치고 싶을 때 사용한다.



이 모든 설정들은 다 표면적인 것들이다. 가장 쉬운 방법은 데이터 입력 후 마음에 드는 차트 형식을 선택해 프린트하는 것이다.

이동, 크기 조정, 인쇄
차트나 그래프를 데이터에서 이동시키고 싶으면 차트 주변의 하얀 부분에 대고 클릭한다(데이터가 입력된 부분을 클릭하면 안 된다). 그 상태에서 마우스 왼쪽 버튼을 꾹 누르고 차트를 드래그 한다. 사이즈를 조정하려면 역시 차트의 주변 부분을 클릭한 후 나타나는 점선의 코너들 중 하나에 커서를 갖다 대고 원하는 크기로 드래그 한다. 인쇄할 때는 차트를 클릭한 후 파일> 인쇄> 인쇄를 선택한다.



추가 차트/그래프 종류
추천 차트 메뉴에서 마음에 드는 차트를 찾을 수 없다면 다시 한번 레인지(range)를 채우기 한 후 ‘차트 삽입’ 창의 ‘모든 차트’ 탭을 선택한다. 엑셀은 바 형식, 파이 모양, 칼럼, 영역 등 열 가지 차트 종류를 제공한다.

삽입 탭을 선택하고 리본 메뉴의 추천 차트 아이콘을 선택한다. 차트 삽입 화면에서 ‘모든 차트’ 탭을 선택하면 십여 가지 차트 종류와 스타일이 담긴 메뉴 화면이 뜰 것이다. 주목할 만한 사실은 각 차트 종류별로 다양한 스타일이 제공된다는 것이다. ‘차트 옵션’ 부분을 참고해 자신이 원하는 대로 차트를 커스터마이징 한 후 인쇄 해보자.


전체 판매량만 표기하기
전체 판매량만 차트에 표기하고 싶다면 더욱 간단하다. 셀 A10에 커서를 갖다 놓고 =sum(A4:A9) 라는 공식만 입력한 후 엔터를 누른다. 커서를 A10에 둔 상태에서 복사 버튼을 누른 후 B10으로 옮겨가 F10까지 채우기 하고 붙여 넣기를 한다.

이제 A4 셀로 커서를 옮겨가 F9까지 채우기 한다. 형식> 숨기기 & 드러내기(Hide & Unhide) > 열 숨기기를 선택하면 각 행의 이름과 전체 판매량을 제외한 모든 것이 사라진다. 판매 대리인의 이름과 판매량만을 남기고 싶다면 차트 범위에 다른 데이터들을 모두 감춰야 한다.

이름과 판매량이 적힌 남은 두 열(A3, A10에서 F3과 F10까지)을 채우기 한다. 삽입 탭을 선택 후 ‘추천 차트’ 아이콘을 선택한다. 정말 인상 깊은 3D 차트를 만들고 싶다면 모든 차트 탭을 클릭한 후 차트 종류와 스타일을 선택하면 된다. 마음에 드는 디자인을 클릭한 후 확인 버튼을 누른다.



이렇게 하면 판매 담당자들의 7월 판매량만을 보여주는 차트가 완성된다. 이런 차트를 통해 판매량이 가장 높거나 낮은 판매원이 누구인지 알 수도 있다. 이번 달엔 케니가 간발의 차이로 판매량 1위를 기록한 듯 하다. 차트 제목 역시 위에서 설명한 방법으로 바꾸는 것을 잊지 말아야 한다. 제목을 바꾼 후 차트를 이동, 확대, 프린트한다.



손쉬운 5분 가이드
전체 판매량 정보만 필요할 경우 한 열(A3에서 F3까지)에는 판매원들의 이름을 적고 각 이름 밑에 전채 판매량을 적는다(A4에서 F4까지). 그리고 차트를 생성한다. 예를 들면 다음과 같다.

직원들의 이름과 판매량이 적힌 두 열(A3부터 F4까지)을 채우기 한다. 삽입 탭을 선택하고 추천 차트 아이콘을 선택한다. 모든 차트 탭을 클릭, 차트 종류와 스타일을 고른다. 마음에 드는 디자인 선택 후, 확인을 클릭하고 인쇄한다. 데이터 입력에서 프린팅까지, 5분이면 충분하다!

데이터 불러오기
차트나 그래프에 필요한 데이터를 이미 텍스트 파일 형식(또는 엑셀 스프레드시트 형식)으로 가지고 있다면 그 텍스트 자체를 채우기, 복사해서 새로운 엑셀 스프레드시트에 붙여 넣기 하기만 하면 된다. 해당 레인지를 채우기 한 후 위에서 소개한 방법을 그대로 따라 차트를 생성한다.
한 번만 해보면 다시 설명을 보지 않아도 될 정도로 쉽다. ciokr@idg.co.kr