"어떻게 원활한 전사 협업을 구축할 것인가" 가트너 조언

CIO
협업 (collaboration)이야 말로 팀워크의 정수이며, 애당초 기업들이 팀을 꾸리는 가장 중요한 이유일 것이다. 그런데 역설적이게도, 디지털 기기를 자유로이 사용하는 오늘날의 직원들 사이에서 협업을 이끌어내지 못해 애를 먹는 기업들이 많다.

지난 주 열린 가트너의 포털, 콘텐츠 및 콜라보레이션 서밋(Portals, Content and Collaboration Summit)에 참석한 애널리스트, CIO, IT 전문가들은 기업이 왜 협업에 애를 먹는지에 대해 논의하고 어떻게 하면 디지털 인력들간의 이러한 문제를 극복할 수 있는지에 대한 조언을 내놓았다.

기업 협업
가트너의 연구 부대표 제프리 맨은 “각 개인이 소유하는 기기들의 성능이 너무나 뛰어난 나머지 우리는 기업에서도 그와 비슷한 수준의 기능과 성과를 기대하게 된다”고 말했다.

또 직원들은 생산성과 작업 흐름을 저하시키는 기존 애플리케이션에 실망하는 경우도 잦다. 그 결과, 많은 직원들이 이런 비효율적인 앱을 사용하지 않거나 사용을 최소화하려는 경향을 보인다고 맨은 전했다.

그런데 기업들에서는 이런 문제를 무시하고 있다. 최근 갤럽 조사에 따르면, 약 13%의 직원들만이 일에 참여하고 있다고 한다. “중요한 건 참여하지 않는 나머지 직원들이 회사를 망하게 만들고 있다는 것”이라고 그는 말했다.

콘텐츠는 고용주, 고객, 그리고 사업 목표를 한 데 묶는 ‘연결 고리’ 역할을 할 수 있다. 그렇지만 적절한 순간에 회사 데이터를 사용할 수 없게 되면 전체 업무가 지연된다고 맨은 지적했다. “이는 마치 석유와도 같다. 땅 속에 묻혀 있는 한 아무런 가치가 없다”라고 그는 덧붙였다.

가트너 리서치 담당 부사장인 수잔 랜드리는 컴퓨팅의 초기 시절부터 IT가 비즈니스를 디지털화 해왔음을 상기시켰다. “그 동안 협업을 위해 수십 억 달러를 지출했는데도 각종 데이터와 로직이 곳곳에 흩어져 있다”고 그녀는 지적했다.

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모바일기기, 소셜 미디어, 클라우드, 데이터로 실험하기
오늘날 협업의 형태는 모바일 기기, 소셜 미디어, 클라우드, 데이터 등으로 인해 변화하고 있다고 가트너의 리서치 부대표인 모니카 바소는 강좌했다. 험난한 길처럼 보일 수도 있지만, 새로운 툴과 자원을 활용하는 데 적극적으로 임하라고 그녀는 충고했다.

“이를 통해 협업을 좀 더 맥락화 된, 영향력 있는 과정으로 만들 수 있다. 이러한 새로운 협업은 새롭게 도약하는 회사의 경쟁력을 차별화시킬 수 있는 요소가 될 것이다”고 그녀는 말했다.

바소에 따르면 모바일 기기, BYOD, 모바일 앱, 그리고 개인 클라우드 스토리지/공유 서비스 등 4가지 트렌드가 오늘날 모바일 협업 도입을 주도하고 있다.

가트너는 2017년까지 연간 약 30억 대의 새로운 기기가 도입돼 80억 대 이상의 기기가 연결된 모바일 환경이 탄생할 것으로 예측한다.

“기존에 PC에서 사용하던 협업 방식이나 애플리케이션들을 모바일 환경으로 이전해야 한다”고 바소는 말했다.

IT, 모바일 앱을 적극 활용하라
가트너의 최근 연구에 따르면 전체 기관의 60%는 전통적인 기업 프로그램의 대안으로 BYOD를 이용하고 있는 것으로 나타났다. 이들 기관에서 평균 BYOD 스마트폰 도입률은 33%였고 평균 BYOD 타블렛 도입률은 47%였다고 가트너는 밝혔다.

또 가트너의 설문에 응답한 CIO의 45%가 2020년 전까지는 BYOD 프로그램을 지지하게 될 것이라 답했고 이들 중 절반 가량 만에 2020년 이후에도 기업 디바이스 프로그램을 운영하고 있을 것이라 응답했다.


보통 사용자 관점을 가장 중요하게 고려하는 모바일 애플리케이션이 협업을 주도하고 시장에 혼란을 가져오는 것도 무리는 아니다. 바소는 “IT 기관들은 시스템에 모바일 앱 패러다임을 도입해야 한다”고 말했다.

“소비자 앱으로 직장에서, 또 개인들에게 새롭게 제시된 기준이라 할 수 있다. 특히 기업들은 모바일 앱을 직원들에게 좀 더 쉽게 다가갈 수 있는 수단으로 생각하는 것이 중요하다”고 그녀는 덧붙였다.

가트너는 향후 2년 이내로 앱 스토어에서 3,000억 개 이상의 모바일 앱이 다운로드 될 것으로 예측했다. “이것은 분명한 대세며 이제는 모바일 앱이 IT 리소스와 솔루션의 가장 중요한 접근점이 되고 있는 것이다”라고 바소는 말했다.

클라우드 스토리지 서비스 이용을 막지 말라
기업 내에서 IT와 사용자들간에 충돌이 일어나는 가장 큰 원인은 개인 클라우드 파일 스토리지 및 공유 서비스 이용의 증가다. 이런 서비스들을 이용하면 직원들 입장에서는 콘텐츠를 찾고 공유하기가 쉬워지지만 기업 데이터 유출 등 보안 관련한 문제가 생길 수 있다.

“그렇다고 해도 클라우드 서비스 이용을 막아서는 안 된다. 오히려 이 현상을 이용하는 게 좋다. 클라우드 서비스의 존재 자체를 부정할 순 없다. 그런데 아직도 많은 회사들에서는 얼마나 많은 직원들이 드롭박스같은 서비스를 이용하고 있는지 제대로 알려고 하지 않는 것 같다”고 그녀는 말했다.

가트너에 따르면 2016년까지 모든 모바일 기기가 적어도 5개 이상의 클라우드 파일 스토리지 및 공유 앱과 연결될 것으로 예측된다. 또 2016년까지 모바일 소셜 사용자의 수 역시 25억 명에 달할 것이다.

“기술이 협업을 원활하게 하는 것은 사실이지만, 기술이 전부는 아니다”고 바소는 강조했다. 좀 더 활발히 협업이 이루어지는 환경을 조성하기 위해 방해물들을 제거할 필요가 있다.

도이치뱅크는 협업을 어떻게 포용했는가
5년 전, 존 스테퍼는 도이치뱅크의 어떻게 해야 협업을 좀 더 효과적으로 만들 수 있을 지를 고민했다. 당시 도이치뱅크는 70여 개 국에 10만 여 명의 직원들을 거느린 매우 복잡한 금융 기관이었다.

“집에서, 전화 통화를 통해, 무료로 해낼 수 있는 일과 직장에서 할 수 있는 일 사이의 격차가 벌어지고 있었다”고 도이치뱅크의 매니징 디렉터인 스테퍼는 말했다. 그 전까지 도이치뱅크는 얼리 어답션(early adoption)과 잠깐 동안의 관심, 그리고 침묵으로 이어지는 일련의 시도를 통해 몇 번의 실패를 경험했다. “변화를 시도하지 않았기 때문이었다. 특히 직원들이 일하는 방식을 거의 바꾸지 않았다”고 스테퍼는 말했다.

그러다가 2012년, 스테퍼와 그의 팀은 자이브(Jive)의 협업 소프트웨어를 이용해 마이DB(myDB)라는 새로운 기업 소셜 네트워크 개발을 시작했다. “사람들이 원한 건 더 많은 툴이 아니었다. 아니, 오히려 기존의 툴을 좀 더 줄이고 간편하게 작업하고 싶어했다”고 스테퍼는 말했다.

“그리고 이 방식은 효과가 있었다. 지난달에만 약 4만 명이 마이DB를 이용했다”고 그는 밝혔다. 마이DB 이용자 수와 마이DB가 대체한 플랫폼 수는 달이 갈수록 증가추세에 있다.

도이치뱅크 직원의 40%가 마이DB를 이용하고 있는 지금, 스테퍼는 기업 협업 전략의 성공에 가장 중요한 일곱 가지 요소는 다음과 같다고 밝혔다.

플랫폼(platform)
상업적 가치(commercial value)
커뮤니티 매니저(community managers)
경영진 참여(management engagement)
우군(advocate network)
최고 기관(Center of excellence)
개별 이익(individual benefits)


“재미있는, 그렇지만 어려운 부분은 이 모든 요소들을 어떻게 회사 고유의 문화에 적용시킬 것인가 이다. 또한 시기에 따라, 회사의 성숙도에 따라 성공의 모습도 달라진다. 그래서 2년 전에는 성공이라 생각했던 것이 지금은 그다지 성공이라 생각되지 않을 수도 있는 것이다” 라고 그는 설명했다.

스테퍼는 처음에 마이DB의 확산이 바이러스처럼 가속도가 붙을 것이라 생각했지만, 사실 프로젝트는 서서히, 개인 및 팀 대 팀 베이스로 사용층을 확보해갔다. 현재 마이DB의 사용자 수는 4만 명 가량이지만 아직도 약 8만 명 가량의 직원들이 마이DB를 이용할 의향이 있다고 밝혀왔음을 고려했을 때, 스테퍼가 해야 할 일이 아직 많아 보인다.

“중요한 것은 작업을 보람 있게 만드는 것이다. 사람들은 보통 일하는 걸 싫어한다. 직장은 사람을 기계처럼 만들기 때문이다. 그게 바로 지금까지 기업들의 문제다. 사람을 부품처럼 대하는 것 말이다. 우리의 목표는 직장을 다시 ‘인간적으로’ 만들고 일의 능률을 올리는 것”이라고 그는 전했다.


협업, 지름길은 없다
기업 협업이 어려운 이유는 정확한 모사가 어렵기 때문이다. 마이DB를 개발, 배포하기 전까지 스테퍼와 그의 팀원들은 약 20개가 넘는 아이디어들을 가지고 실험을 했다. 이 스무 개 중 네 개는 실제로 기능하기도 했다. 하지만 짧은 시간 안에, 적은 비용으로 이 아이디어들을 직접 실험해보고 가장 효과적인 솔루션을 찾아내는 것 외에 최고의 아이디어를 골라내는 지름길은 없다.

마이BD의 경우 계정 인증, 서비스 인터랙션, 또는 플랫폼에서 유의미한 통찰력을 찾아내는 것에서부터 도입 절차가 시작된다. “가치 측면에서 배니티 메트릭(vanity metrics)은 과학이라 할 수 없다. 하지만 적어도 당신이 올바른 방향으로 가고 있음을 말해주며 이를 토대로 사업을 추진해 볼 수 있다”고 스테퍼는 덧붙였다.

“설령 인도에 우리 플랫폼 이용자가 1만 명이 있다고 해도, 실제로 그 중 플랫폼을 정말 잘 활용하는 사람은 500명 밖에 안 될 수도 있는 것”이라고 그는 말했다.

가트너가 전하는 3가지 팁
가트너의 맨과 랜드리는 서밋 참가자들에게 다음과 같은 조언을 전했다.

1. 각자의 기업에게 맞는 새로운 디지털 스토리를 상상하고 만들어 가라. 그리고 그 디지털 세상 속에서 회사가 변화할 수 있는 3가지 시나리오를 생각해 보라.
2. 버려야 할 인프라에는 무엇이 있는지 생각해 보라. “디지털 노동력에 적대적인 인프라가 무엇인지 파악해야 한다”고 맨은 말했다.
3. 없어도 괜찮은 기술에는 무엇이 있는지, 꼭 있어야만 하는 기술이나 능력은 무엇이 있는지 생각해 보라.
ciokr@idg.co.kr