모바일 협업 효과를 높이는 8가지 팁

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IDC의 조사 결과에 따르면, 전세계 모바일 근로자의 수가 2015년 13억 명에 도달할 전망이다. 전체 인력의 37.2%에 해당하는 수치다. 또 미국과 캐나다의 모바일 근로자 수도 같은 기간 1억 5,300만 명을 넘어설 것으로 추정되고 있다.

오늘날 개인 소유의 모바일 기기를 업무에 활용할 수 있도록 허락하는 기업들이 많다. 그러나 실제로 BYOD 정책을 통해 커뮤니케이션 및 협력하도록 하기까지는 다양한 도전 요소가 존재하고 있다.

직원들이 더 용이하게 모바일 컴퓨팅을 활용하도록 만들 수 있는 방법이 있을까? 어떻게 해야 모바일 협력을 촉진할 수 있을까? CIO닷컴은 수십 명의 모바일 컴퓨팅 및 업무 협력 전문가들에게 이에 대한 조언을 구했다. 다음은 모바일 협업 효과를 높일 수 있는 8가지 팁이다.

장치와 플랫폼이 호환되도록 만든다. 기업용 파일 공유 및 모바일 콘텐츠 관리 솔루션 공급업체인 워치독스(WatchDox)의 라이언 칼렘버 최고 제품 책임자(CPO: Chief Product Officer)는 "직원들이 PC, 맥, 아이패드, 안드로이드, 블랙베리 등 장치에 제약을 받지 않으면서 쉽게 협력을 하고, 파일을 공유할 수 있도록 만들어야 한다. 자신이 선호하는 장치를 가지고는 문서를 입수할 수 없거나, 협력을 할 수 없다면 모빌리티를 완전히 구현할 수 없다”라고 지적했다.

그는 “일례로 파일 형식이나 사용하는 앱을 바꿔야만 문서를 편집할 수 있다면 업무 흐름(워크 플로)이 방해받고, 생산성이 떨어진다"라고 설명했다.

통합 모바일 기술 공급업체인 모션 컴퓨팅(Motion Computing)의 피터 풀린 마케팅 부사장은 "사무실 직원들과 모바일 직원들이 서로 호환되는 소프트웨어를 사용하도록 만전을 기해야 한다. 모바일 직원과 사무인 직원들은 보고서와 고객 관련 파일, 상업 송장을 공유하면서 협업을 할 수 있어야 하기 때문이다. BYOD의 시대에는 모든 장치에서 동일한 소프트웨어를 사용할 수 있다고 가정하면 안된다"라고 말했다.

비디오 컨퍼런싱(화상 회의) 및 채팅을 수용한다. 비즈니스 커뮤니케이션 솔루션 공급업체인 어바이어(Avaya)의 케네스 레웅 엔터프라이즈 마케팅 디렉터는 "화상 회의 도입 비용이 크게 낮아졌다. 사용자들은 스마트폰, 태블릿, 노트북 컴퓨터, PC와 MAC 등 어떤 장치에서든 화상 회의 클라이언트나 앱을 다운로드 받아 '클릭'만으로 어디에서나 회의를 가질 수 있다. 특별한 회의실이나 장비가 필요 없어진 것이다"고 강조했다.

모바일 피트니스 트래킹 앱 개발사인 피트티알(Fittr)의 키키 슈어 마케팅 디렉터는 "엔터프라이즈 화상 회의 제품이나 서비스를 도입할 예산이 없다면, 구글 행아웃이 있다. 많은 이들이 동시에 회의를 가질 수 있고, 회의 도중에 발언자가 강조되는 기능을 갖추고 있다"고 말했다.

가상 회의실을 도입한다. 어도비의 모바일 및 웹 컨퍼런싱 솔루션인 어도비 커넥트(Adobe Connect) 제품 부문 로키 미타라이 선임 제품 마케팅 매니저는 "예상하지 못한 상황에서 협업을 해야 할 경우가 있다. 모바일 장치가 유용한 이유가 여기에 있다"라고 말했다.

미타라이는 "기업이 즉시 모바일 협업을 구현하고 싶다면, 우수한 가상 회의실(Virtual Meeting Romm)과 상시 가용한 독자 URL을 갖추고 있는 모바일 웹 컨퍼런싱 솔루션을 도입해야 한다. 즉시 사용할 수 있는 가상 회의실이 있다면 방을 만들기 위해 시간을 낭비할 필요가 없다. 또 회의 참석자들이 회의에 참석하기가 쉬워진다. 매번 바뀌는 가상 회의실 URL을 확인하거나 기억할 필요가 없기 때문이다"라고 말했다.

클라우드 기반 관리 툴을 구현한다. 온라인 프로젝트 관리 솔루션 회사인 스마트시트(Smartsheet)를 공동 창업한 브렌트 프레이 대표는 "팀원들이 계속 협력할 수 있도록 만드는 가장 효율적인 방법은 일정에서 예산에 이르기까지 모든 업무를 추적할 수 있는 중앙화된 온라인 워크스페이스를 활용하는 것이다. 그리고 이 툴에 데스크톱, 태블릿, 스마트폰 등 어떤 장치에서나 사용할 수 있는 모바일 앱이 있는지 확인해야 한다. 사무실을 벗어난 직원들이 상시 프로젝트의 세부 현황을 확인할 수 있기 때문이다"라고 말했다.

피트티알의 슈어는 "(유명한 프로젝트 관리 앱인) 베이스캠프(Basecamp)를 이용하면 장거리에서의 협력과 파일 공유가 쉬워진다. 사용료는 현재 사용자당 월 5달러이다. 소규모 사업체에도 값어치가 있다. 이 비용을 감당할 수 없다면 구글 독스(Google Docs)를 이용한다. 놀랍도록 많은 기능을 갖고 있는 프로그램이다"라고 말했다.


('개인' 인스턴트 메시징이 아닌) '그룹' 채팅 솔루션을 도입한다. 웹 디자인 및 마케팅 회사인 웹 석세스 에이전시(Web Success Agency)의 에이빈 클라인 공동 설립자 겸 CEO는 "우리는 몇 년 전부터 거의 모든 인스턴트 메시지 커뮤니케이션에 캠프파이어(Campfire)를 사용하기 시작했다"라고 전했다.

그는 "캠프파이어를 사용해 여러 부서에서 사용할 수 있는 '공간'을 만들었다. 또 주말 동안의 계획과 기타 사소한 계획 등 다양한 주제를 놓고 대화를 나눌 수 있는 '휴게실(Water Cooler Room)'을 만들었다. 이에 우리 모두가 '연결됐다'는 생각을 갖게 됐다"고 설명했다.

회사 전화 시스템에 휴대폰을 통합한다. 비즈니스용 VoIP 전화 시스템 공급업체인 브로드뷰 네트웍스(Broadview Networks)의 브라이언 크로티 COO는 "어떤 전화기든 사용을 하고, 이들 전화기가 사무실 전화기와 동일하게 기능하도록 만드는 것이 아주 중요하다. 휴대폰 시스템과 일반 전화 시스템이 동일해야 한다. 전화 번호가 같아야 하고, 중요한 연락처 정보를 쉽게 이용할 수 있어야 한다"고 강조했다.

그는 또 "직원들의 휴대폰으로 전화를 돌릴 수 있도록 휴대폰을 연동해야 한다. 또 iOS나 안드로이드 장치에서도 사무실에서와 동일하게 같은 비즈니스 전화번호, 기능을 이용할 수 있는 모바일 소프트폰(softphone) 앱을 도입해야 한다"라고 덧붙였다.

모바일 협업 툴과 베스트 프랙티스를 교육시킨다. 미디어에그(Mediaegg)의 알리자 슈먼 디지털 마케팅 전략가는 "사람마다 모바일을 이용해 효과적으로 협력을 할 수 있는 수준과 능력이 다르다. 따라서 모바일 협업 툴을 공식 도입하기 앞서 단계별 프로세스와 가이드라인을 준비하고, 직원들에게 적절한 교육훈련을 제공해야 한다”라고 조언했다.

그는 “가상 커뮤니케이션을 어렵게 받아들이는 사람도 있을 수 있다는 점을 알아야 한다"라고 덧붙였다.

또 모바일 장치에 관한 베스트 프랙티스를 주지시켜야 한다. 모바일 인력 커뮤니케이션 앱 개발사인 루아(Lua)의를 공동 창업한 마이클 드프랑코 CEO는 "모바일 장치를 이용한 업무에는 배터리 수명, 연결성, 정보 보안 등의 문제가 존재한다. 직원들에게 이런 문제를 가장 잘 경감해 생산성을 높일 수 있는 방법을 알려줘야야 한다"고 말했다.

그는 "예를 들어, 위치 서비스 기능을 끄거나, 가능한 와이파이(Wi-Fi)를 이용하고, 화면 밝기를 줄여 배터리 성능을 최적화 할 수 있다"고 덧붙였다.

직원들에게 모바일 에티켓을 가르친다. 무선 헤드셋 공급업체인 플랜트로닉스(Plantronics)의 크리스 톰슨 엔터프라이즈 제품 마케팅 담당 부사장은 "단 한 명의 '시끄러운' 사용자가 회의실의 다른 사람들을 방해할 수 있다”라며, “이 문제를 해결하려면 좋은 헤드셋이 필요하다. 조용한 장소에 앉아야 한다. 그리고 '음성 소거' 버튼을 사용하는 방법을 터득해야 한다"고 말했다.

또 스피커폰을 이용하면서 키보드를 소리나게 두드려서는 안 된다. 톰슨은 "이 문제를 해결하려면 키스트로크 소리를 최소한으로 줄이고, 좋은 헤드셋을 착용해야 한다"고 덧붙였다. ciokr@idg.co.kr