신입사원 적응 프로그램 '온보딩'을 아십니까?

CIO
회사에 첫 출근했던 날을 기억하는가? 경력직으로 입사해도 첫 출근하는 날은 설레고 긴장될 것이다. 새로 입사한 사람들이 그 회사 문화를 익히고 빨리 적응해 회사에 안착할 수 있도록 도와주는 일련의 과정이 바로 ‘온보딩’ 프로그램이다. 온보딩은 궁극적으로 직원들의 충성도를 높여주고 근속 기간도 늘려준다. 어떻게 온보딩 프로그램을 만들어 진행하는 게 좋을지 전문가의 조언을 들어봤다.

새로운 IT팀원을 뽑으면, 많은 이들이 온보딩(onboarding) 과정에 대해 고민해봤을 것이다. 성공적인 온보딩 활동은 맛있는 음식과 입사 선물 주는 게 전부가 아니다.

HR 소프트웨어 및 서비스 공급 업체 밤부HR(BambooHR)이 미국 내 기업에서 일하는 1,000명 이상의 평사원들을 대상으로 진행한 설문에서, 신입 사원의 52%는 좀더 조직적인 프로세스와 시의 적절한 콘텐츠, 그리고 지속적인 현장 훈련이 필요하다는 응답을 내놨다.

학습 곡선을 줄여라
또한, 설문은 신입 사원들이 학습 곡선을 줄여줌으로써 자신들이 빠른 시일 내에 팀 활동에 적응하고 능률적으로 참여할 수 있도록 도움을 주는 온보딩 과정을 원한다는 사실을 보여줬다.



밤부HR의 공동 설립자이자 최고 운영 책임자인 라이언 샌더스는 이러한 결과가 신입 사원에 대한 온보딩이 일정 기간 이상 지속돼야 하는 과정임을 의미하는 것으로 해석했다.

샌더스는 “온보딩은 하루나 일주일에 끝날 수 있는 과정이 아니다. 기업들은 보다 포괄적인 온보딩 프로세스를 개발해야 한다”라고 강조했다. 이어서 그는 “갓 합류한 팀원이 곧바로 온전한 능률을 발휘하긴 어렵다. 일련의 학습 곡선을 거치고 상승 단계에 도달하기까진 어느 정도의 시간이 필요하다”며 “기업이 유연하고 탄탄한 조직 구조와 전략을 갖추고 있다면, 신입 사원은 기업이 그들의 성공을 원하고 있으며 ‘자신의 뒤를 받쳐주고 있다는' 느낌을 받을 수 있을 것이다. 직원 만족도와 충성도의 향상이 성과 향상으로 이어지는 것이다”라고 설명했다.

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버디 시스템을 활용하라
온보딩 과정에서 서류 사무가 중요한 역할을 하는 것은 분명하지만, 신입 사원의 적응 지도는 사회화 및 문화적 적응과 훨씬 많은 관계를 가진다. 이는 고용 후 수 주에서 수 개월까지 소요될 수 있는 과정이다. HR 매니저 수준에서의 과정이 완료된 이후 멘토링 혹은 ‘버디' 시스템(Buddy System)이 중요한 역할을 하는 이유가 바로 여기에 있다.

밤부HR의 설문에 따르면 응답자의 76%는 온보딩 과정에서 가장 중요한 활동으로 직무 훈련을 꼽았다. 응답자들은 이것이 신입 사원의 적응력을 높이고 그들이 능률적인 팀원으로서 역할을 다할 수 있도록 하기 위한 필수적인 과정으로 평가했다.


샌더스는 “온보딩 과정에서 HR팀장의 역할은 분명 중요하다. 그러나 응답자들은 효율적인 신입 사원 교육에 가장 중요한 영향력을 미치는 인물로 현장 매니저를 꼽았다. 현장 매니저는 신입 사원의 합류 후 수 주, 나아가서는 수 개월 간 직무 교육 및 적절한 사회화 활동을 제공하는 책임을 지닌 인물이다”라고 설명했다.

실제로 응답자의 53%는 새로운 직원이 팀에 빠르게 적응하여 활동에 기여할 수 있도록 하는데 필요한 가장 중요한 요소 가운데 하나로 ‘초기 활동에 대한 리뷰 및 피드백'을 꼽았으며, 33%는 신입 사원 교육의 효율성을 좌우하는 가장 중요한 인물로 팀장을 꼽았다.

어떻게 효율적인 온보딩에 성공할 것인가
온보딩 과정의 효율성을 담보할 방안으로 샌더스는 가장 먼저 현재의 절차를 검토하고 그것의 모든 측면을 기록해, 변화가 필요한 부분을 확인해 볼 것을 제안했다.

샌더스는 “많은 기업들이 직감이나 경험에 의존해 온보딩 과정을 진행하지만, 사실 이는 적절치 못한 방식이다”라고 지적했다. 기업들은 부족한 부분을 명확히 확인하고 그 간극을 메울 방법을 모색해야 한다는 게 샌더스의 주장이다. “예를 들어 새로운 직원에게 컴퓨터와 전화기, 그리고 작성해야 할 몇 장의 서류가 있다는 사실은 누구라도 직관적으로 알 수 있다. 하지만 그 직관적 절차와 규정마저도 분명히 말하지 않으면 오해가 발생할 수 있다. 기업들은 이 모든 단계를 기록하고, 각 단계가 어떻게, 누구에 의해 이뤄져야 할지를 명시해야 한다”라고 그는 설명했다.

기업에서 너무 많은 일을 HR 매니저 혹은 여타 관리자들에게 의존하고 있는 경우라면, 그 작업을 보다 큰 규모의 집단에 위임하는 것이 보다 효율적일 것이라고 그는 조언했다.

현재의 온보딩 과정 가운데 어느 측면에 비효율이 존재하는지를 확인하기 위한 포괄적 후속 조치 및 피드백 역시 필요할 것이며, 신입 사원의 만족도, 그리고 그의 경험과 기업의 미션 및 가치 간의 조화 정도를 확인하는 것 또한 중요하다고 샌더스는 덧붙였다.

그는 “프로세스를 지속적으로 검사하고 개선하는 노력도 필요하다. 개선을 멈추는 순간 그 프로세스는 뒤쳐진 것이 되고 만다. 매끄럽고 심플하며, 모든 직원이 수용해 긍정적 결과를 얻을 수 있는 방향으로 프로세스를 개발하자”라고 말했다.

온보딩은 적지 않은 비용이 드는 과정이지만, 그에 상응하는 충분한 가치를 전달해 줄 것이다. 밤부HR의 설문에서도 참여자의 75%는 온보딩 과정이 시간과 노력을 쏟을 가치 있는 과정이라 응답했다.

샌더스는 “온보딩은 까다로운 작업이다. 그러나 적절히 이뤄진다면, 비즈니스는 한 단계 더 발전할 것이고, 직원들의 만족도도 높아질 것이다. 신입 사원들에게 새로운 근무지에서의 첫 며칠은 쏟아지는 정보에 ‘숨이 막히는' 시간이 된다. 좋은 고용주의 역할은 신입사원들이 질식하지 않도록 이끌어주는 것이다”라고 강조했다. ciokr@idg.co.kr