'청출어람' 요즘 뜨는 대안 협업 툴 6선

PCWorld

오늘날, 중소기업들에게는 클라우드에서 할 수 없는 일이란 없다. 문제는 비용이다. 베이스캠프(Basecamp), 야머(Yammer), 구글 독스(Google Docs) 등에 현금을 투자하는 것도 나쁘지 않지만, 대안들 또한 넘쳐나는 것이 현실이다. 더 많은 기능을 제공하거나 혹은 가격이 저렴한, 또는 이 둘 모두를 갖춘 아래 6가지 웹 기반 툴을 기능 위주로 분류해보았다.

일반 협업: 포디오(Podio)
포디오는 여전히 베이스캠프 같은 대형 소프트웨어의 그늘 아래 있지만, 차세대 지식 노동자들이 찾는 협업 툴로 급부상하고 있다. 덴마크에서 설립되고 지난 해 시트릭스(Citrix)가 인수된 이후, 새로운 기능을 지속적으로 발표하고 있다.


포디오의 앱 마켓 플레이스는 탁월하다. 각 기업의 니즈에 맞는 작업 공간을 구축할 수 있게 해준다.

(대부분의 협업 시스템처럼) 과도한 이메일 교환을 없애기 위해 설계된 구조는 상대적으로 단순하다. 사용자는 직원들을 포디오의 내부 통신 네트워크로 초대한 후에 협업할 수 있는 여러 "작업공간(Workspace)"을 생성하면 된다. 작업공간별로 외부인의 입장을 허용해 광범위한 직원 네트워크와 분리할 수 있다.

포디오의 핵심 가치는 사실 기본적인 협업과 프로젝트 관리 시스템이 아니라 혁신적인 앱 사용에 있다. 포디오에 내장된 마켓에는 자산관리, 아틀리에 관리, 기업 인수 시의 상당한 주의 프로세스 구조화 등 업무에 필요한 수천 개에 달하는 전용 앱이 포함돼 있다. 몇 번의 클릭을 거치면 포디오는 일반적인 프로젝트 관리 툴에서 특별한 툴로 변모한다.

아이폰과 안드로이드용 모바일 앱.
가격 정책: 사용자 5명까지 무료, 추가 사용자 1인당 월 9달러.


작업흐름 관리: 어피니티라이브(AffinityLive)
서비스 또는 컨설팅 업계에 종사하는 사람들에게는 진행 중인 프로젝트를 단순하게 관리하는 것이 관건이다. 다양한 클라이언트를 추적하고 시간을 기록하며 하도급업자의 근무시간 기록표를 수집하고 부재기간 중 할인되는 임대비용 관리와 송장 발부 등에 소요되는 시간을 다른 일에 쓰는 것이 더 효율적이다.

 

어피니티라이브는 클라이언트 활동을 쉽게 추적할 수 있도록 중앙 데이터베이스를 구축해준다.

이를 위해 어피니티라이브는 (구글, 오피스 365, 익스체인지 등으로부터) 이메일, 주소록, 일정을 취합하고 모든 클라이언트에 관한 중앙 데이터베이스를 구축한다. 사용자는 이를 통해 그것들과 상호작용하는 방법을 관리할 수 있다. 각 클라이언트는 자체적인 활동 스트림을 갖게 되고 받은 메시지는 자동으로 툴로 가져오게 된다. 연락처가 전망에서 활성화된 클라이언트로 진행되면 시스템 내에서 업데이트되고 추적된다.

무료 버전은 기능이 그리 뛰어나지 않다. 그저 보기 좋은 연락처 데이터베이스 시스템에 지나지 않는다. 하지만 사용자 1인당 월 29달러를 지불하면 캘린더를 통합하고 (근무기록 시간표 보고를 포함하여) 작업흐름 관리를 수행하고 견적 준비 및 발송 등의 CRM 활동에 접근할 수 있다. 서비스 계약 관리, 부재기간 중 할인되는 임대비용 추적, 반복되는 또는 자동으로 갱신되는 송장 처리 등의 고급 기능은 사용자 1인당 월 59달러를 지불하면 사용할 수 있다.

모바일 앱 없음 (사이트는 모바일 친화적).
가격 정책: 필요한 기능에 따라 무료부터 사용자 1인당 월 59달러.


위키(Wiki) 구축: 핵패드(Hackpad)
위키 구축 서비스는 복잡하고 지저분하며 최종 사용자보다는 코드 작성자들에 의해 주도되는 것으로 악명이 높다. 여러 서비스의 초기 환경설정이 매우 지루하기 때문에 데이터베이스를 생성하고 관리하기는커녕 위키를 구축하겠다는 생각을 버릴 때까지 이런 지루함을 참아야 한다.

 
 

핵패드의 깨끗하고 직관적인 인터페이스.

하지만 핵패드는 다르다. 이 엄청나게 단순한 위키 관리자는 몇 분이면 마스터할 수 있다. 몇 단계만 거치면 위키를 생성할 수 있다 (전용 키워드.hackpad.com 도메인명을 갖게 된다). 협업자들을 초대하거나 일반 사용자가 편집하도록 공개할 수 있다. (+) 버튼을 클릭하면 새로운 문서를 생성할 수 있다. 복수의 사용자가 실시간으로 편집할 수 있으며, 좌측의 사이드바는 누가 무엇을 작성했는지 표시한다. 모든 것이 매우 직관적이며 단순하고 잘 정돈되어 있다. 세련된 것을 원한다면 이것을 이용해 확인목록을 작성하거나 비디오 또는 사진을 첨부하거나 공동 개발환경에서 코드를 작성할 수도 있다.

핵패드로 개발한 공공 사이트는 무료다. 사설 위키는 30일 또는 최대 5명의 사용자까지 무료이다 (둘 중 긴 것 적용). 그 후에는 사용자 1인당 단돈 2달러만 지불하면 되고, 덤으로 프리미엄 지원도 받을 수 있다. 위키를 구축하면 많은 도움이 된다.

모바일 앱 없음.
가격 정책: 사용자 5명까지 무료이며, 추가 사용자 1인당 월 2달러.


그룹 채팅 및 회의: 메자인(Mezzanine)
부모님과 대화할 때는 스카이프(Skype)로 충분하다. 노트북 또는 모바일 기기에서 해외전화를 걸 때도 마찬가지이다. 하지만 화상회의 또는 원거리 영상회의(Telepresence)는 다르다. 국토 또는 지구 반대편에 사무실이 있다면 공동 업무를 유지하는 것 자체가 쉽지 않을 수 있다. 이는 생각하는 것보다 중소기업에 더 큰 영향을 끼칠 수 있다.

 
 

메자닌은 각자의 기기로 콘텐츠, 앱, 아이디어를 다중 모니터를 통해 공유할 수 있게 해준다.

오블롱(Oblong)은 2010년 메자인 화상회의를 도입했다. 회의실의 대형 모니터 여러 개가 인터넷을 통해 다른 사무소의 모니터와 연결되는 모습을 상상해 보자. 전체화면 영상이 양방향으로 전송되고 양쪽에서는 공유 화이트보드(Whiteboard)에서 작업하거나 자신의 콘텐츠를 제시하거나 앱을 공유할 수 있다.

이 모든 것들이 참여자의 모바일 기기, 웹 브라우저, 또는 닌텐도 위(Nintendo Wii)의 컨트롤러 같은 공간인식 "마법" 지팡이를 통해 제어된다. 오블롱은 현재 손 동작만으로 조작할 수 있는 시스템 버전을 개발하고 있지만, 아직 상용화 단계는 아니다.

꽤나 멋진 솔루션이라 할 수 있으며, 한 가지 재미있는 사실이 있다. 솔루션 개발자가 영화 마이너리티 리포트(Minority Report)의 고문이었다. 물론, 이런 기술은 저렴할 수가 없다 (가격은 공개되지 않았지만 웹 캠보다는 분명 비쌀 것이다).

모든 중소기업들이 메자니(Mezzanine)를 사용할 수는 없겠지만 반드시 필요한 상황이라면 최소한 데모라도 사용해 볼 수 있을 것이라 생각한다. 나머지 사람들은 미래의 협업이 어떤 모습일지에 대한 감질난 상상으로 만족해야 할 것이다.

아이폰(iPhone)과 안드로이드(Android)용 모바일 앱.
가격 정책: 미공개.


사설 소셜 네트워킹: 바이트릭스24(Bitrix24)
소셜 네트워킹은 이제 보편화됐으며, 이로 인해 기업들은 직원들을 위해 페이스북(Facebook)과 유사한 시스템을 고려하고 있다. 하지만 사설로 구축해야 하는 문제가 있다. 어쨌든, 직원들이 업무 시간 내내 링크드인(LinkedIn)에 이력서를 업데이트하는 일은 없도록 해야 한다.

 

 

인기 높은 소셜 미디어 플랫폼과 유사해 친숙한 느낌을 준다.

 

야머는 오랫동안 사설 소셜 네트워크의 대표주자으로 자리매김했지만 바이트릭스24도 꽤나 쓸만하다. 약간의 추가 기능도 갖추고 있고 기업의 규모에 따라서 가격이 더 저렴할 수도 있다.

처음에는 바이트릭스24가 각 사용자에게 뉴스피드/활동 스트림, 개인적인 대화(당연히 업무용), 메시지 교환, 사진 갤러리 등을 제공하는 일반적인 소셜 네트워크처럼 느껴질 것이다. 심지어 "좋아요" 버튼도 제공되며, 바이트릭스24는 이것을 이용해 검색 결과가 정렬되는 방식에 영향을 끼치고 있다. 가벼운 동기 부여를 위해 관리자들이 업무 성과에 대한 보상으로 직원들에게 제공할 수 있는 배지 등을 생성할 수도 있다.

동부 유럽에 위치하고 있는 팩바이트릭스24(PacBitrix24)는 프로젝트 관리 기능을 통합하여 작업흐름 및 할일 목록을 위해 사용하는 경우에 개별적인 툴을 포기할 수도 있다. 이 모든 것들을 월간 고정 비용으로 누릴 수 있다. 대부분의 클라우드 기반 서비스와는 달리 바이트릭스24는 대부분 사용 수가 무제한이다. 스탠다드(Standard) 요금제는 월 99달러이며 프로페셔널(Professional) 요금제는 199달러로 기록관리와 일정관리 시스템이 추가된다.


아이폰(iPhone)과 안드로이드(Android)용 모바일 앱.
가격 정책: 사용자 12명까지 무료/5GB, 이후부터는 월 99 - 199달러.


오피스 스위트: 마이크로소프트 오피스 365
유명한 구글독스부터 하이퍼오피스(HyperOffice)와 조호(Zoho)에 이르기까지 클라우드 기반 생산성 앱은 넘쳐난다. 놀랍게도 현재 가장 기능이 뛰어난 것은 업계 표준 오피스 소프트웨어의 웹 기반 버전인 마이크로소프트 오피스 365다.

 
 

마이크로소프트 오피스의 모든 기능이 클라우드로 제공되는 것이 오피스 365다. 구글 독스의 유력한 대안이다.

오피스 365는 오프라인 버전의 소프트웨어와 동시에 사용할 수 있지만 브라우저 전용 환경에서도 모든 기능을 사용할 수 있다. 오피스를 사용할 줄 안다면 오피스 365도 사용할 수 있을 것이다.

오프라인 사용을 위해 오피스를 구매하는 것과 마찬가지로 비용은 기업의 필요성 정도에 따라 달라진다. 최소 비용인 사용자 1인당 월 5달러를 지불하면 시스템에서 웹 전용으로만 접속할 수 있다. 사용자 1인당 월 12.5달러를 지불하면 앱들 대부분의 데스크톱 버전뿐만이 아니라 스마트폰용 오피스 모바일(Office Mobile)을 사용할 수 있으며, 최대 25명의 사용자를 지원한다. 월 15달러를 지불하면 마이크로소프트 인포패스(InfoPath)를 추가할 수 있으며 최대 300명의 직원을 보유한 기업에 대한 지원도 제공된다.

복수의 사용자를 염두에 두고 개발되었기 때문에 사용자들은 하나의 문서를 동시에 작업할 수 있으며 포함된 이메일 취급 툴은 일반적으로 메일 서버를 감당하기에 벅찬 중소기업에 익스체인지 수준의 관리를 제공한다. 물론, 마이크로소프트의 제품을 "대체재"로 보기는 어렵지만 구글의 지배력이 커지고 있는 현실을 감안하면 가능한 이야기이기도 하다.
 

아이폰과 안드로이드용 모바일 앱.
가격 정책: 사용자 1인당 월 5 - 15달러.
ciokr@idg.co.kr