지메일을 더 편리하게 만들어 주는 17가지 팁과 툴

InfoWorld

사람들은 수많은 시간을 지메일에서 보낸다. 이제 가상의 집과 같은 공간이 됐다. 그리고 좋은 집주인은 누구나 알고 있는 사실이 있다. 바로 집이란 언제나 개선할 무엇이 있다는 것이다. 지메일에는 고급 설정을 활성화하거나 새로운 기능을 수용하고 서드파티 프로그램을 설치하는 등 이런 것들이 무수히 많다. 구글이 최근 탭을 적용한 새로운 인터페이스를 발표했지만, 이는 빙산의 일각에 불과하다. 지메일 생활을 확실히 개선해 줄 조금은 덜 알려진 팁과 툴을 살펴본다.  editor@itworld.co.kr

헬로우사인 PDF 첨부파일을 다운로드하고, 전자서명을 하고, 이 문서를 다시 전송하는 데 많은 시간을 소비하고 있는가? 사실 그리 재미있는 일은 아니다. 헬로사인(HelloSign)이란 작은 플러그인을 설치하면, 이런 성가신 일은 옛날 이야기가 된다. 헬로사인은 PDF가 첨부된 메시지를 열 때마다 서명 프롬프트를 추가해 준다. 이 프롬프트를 클릭해 한 번 설정을 완료해 두면, 필요할 때마다 드래그 앤 드롭으로 자신의 서명을 추가한 다음, 클릭 한 번으로 문서를 저장하고 이를 재첨부해 답신을 보낼 수 있다. 편리함의 차원이 달라지는 것을 느낄 수 있을 것이다. 헬로사인은 무료다.

지메일용 부메랑 이메일을 작성해 특정 시점에 전송되도록 설정하고 싶을 때가 있다. 지메일용 부메라(Boomerang for Gmail)은 바로 이럴 때를 위한 애드온으로, 다양한 관련 기능을 제공한다. 부메랑은 받은 편지함에 메시지 스케줄링 지원 기능을 추가해 주며, 메시지에 대한 부가적인 알림 설정 긴으도 제공한다. 예를 들어, 부메랑을 이용하면 4일 동안 응답을 받지 못한 메시지를 받은편지함 최상단에 올려놓도록 하는 것이 가능해진다. 무료 버전은 한 달에 10번의 실행만 가능하며, 유료는 사용 수준에 따라 월 5달러 또는 15달러다.

지메일 라벨 지메일인 폴더가 없는 대신, 폴더보다 나을 수도 있는 라벨이 있다. 폴더는 그 속성상 하나의 메시지는 하나의 폴더로 제한되지만, 지메일은 하나의 이메일에 무한정의 라벨을 붙일 수 있다. 예를 들어 이메일 하나에 ‘청구서’ 뿐만 아니라 계약, 업무 등의 라벨도 같이 붙일 수 있다. 라벨은 쉽게 맞춤형으로 설정할 수 있으며, 어떤 라벨을 주 사이드바에 표시할 것인지 등을 설정할 수 있다. 지금 당장 지메일 설정 메뉴에서 시작해 보기 바란다.

맞춤형 메일 주소 지메일에는 작은 비밀이 있다. 사용자의 지메일 계정은 사실 무수히 많은 이메일 주소로 이루어져 있고, 이들 주소는 모두 받은편지함으로 바로 연결된다. 먼저 메일 계정의 이름 부분에 필요한 만큼 점을 추가해서 독특한 주소를 만들어 보자. 예를 들어, johnsmith@gmail.com을 john.smith@gmail.com이나 jo.hn.sm.ith@gmail.com으로 만들 수 있다. 그 다음에는 +를 추가한 다음에 원하는 단어를 이름 뒤에 넣을 수 있다. 예를 들어 johnsmith+banking@gmail.com, johnsmith+amazon@gmail.com 등등이 가능하다. 마지막으로 gmail.com을 google.com으로 바꿀 수 있다. 도메인 이름은 모든 계정에서 상호 전환이 가능하다. 이렇게 해 둔 주소는 다음 장에서 막강한 위력을 발휘하게 된다.

지메일 필터 지메일의 자체 필터 기능은 받은편지함이 난리가 되지 않도록 유지하는 최상의 방법이다. 지메일의 설정 메뉴에서 받은 메일을 처리하는 고급 규칙을 설정할 수 있다. 특정 메시지는 받은편지함에 넣지 않고 바로 아카이빙을 하라고 설정할 수도 있으며(보지는 않지만 필요한 경우 찾을 수는 있다), 메시지의 송신자나 제목을 기준으로 특정 라벨을 자동으로 붙일 수도 있다. 앞서 살펴 본 맞춤형 메일 주소는 여기서 위력을 발휘한다. 뉴스 서비스에 가입할 때 앞서 설명한 방식으로 만든 메일 주소를 사용해 보라. 해당 뉴스 서비스에서 보내 온 메일은 완벽하게 통제할 수 있게 된다.

카피투컨택트 구글은 강력한 연락처 관리 시스템을 갖추고 있지만, 지메일과의 통합은 종종 아쉬움을 남기곤 한다. 그래서 카피투컨택트(Copy2Contact)가 필요한 것이다. 카피투컨택트는 무료 프로그램으로, 지메일 사이드바에 특수 박스를 추가해 준다. 일단 설치된 후에는 누군가의 서명 부분을 지정해 박스로 끌어다 놓을 수 있다. 그러면 카피투컨택트가 의미있는 상세 정보를 추출해 연락처에 새로운 항목을 생성해 준다. 특히 상세 정보를 적절한 필드에 자동으로 입력해 준다. 현재는 무료 프로그램이지만, 개발사는 가격 정책이 바뀔 수도 있다고 밝혔다.

구글 할 일 목록 할 일 목록(To-do List)가 필요한 경우가 있다. 그리고 지메일은 실제로 이 기능을 제공한다. 다만 감춰져 있을 뿐이다. 지메일의 주 화면에서 G와 K를 눌러보라. 구글 할 일 목록 인터페이스가 나타날 것이다. 아니면 좌측 상단의 메일이란 단어를 클릭하면 드롭다운 메뉴로도 나타난다. 할 일 목록에는 메일에서 바로 작업을 추가할 수 있다. 메일을 읽는 중에 를 누르거나 상단의 더보기 드롭다운 메뉴를 이용해도 된다. 이동 중에 할일 목록을 확인하기 위한 옵션은 매우 다양한데, 앱스토어를 검색해 보면 우아한 모바일 액세스를 지원하는 수많은 서드파티 프로그램을 찾을 수 있을 것이다.

모든 것을 최소화하기 수년 동안 구글은 지메일에 수많은 것을 추가해 왔다. 기능은 물론, 광고와 서비스 간의 통합 등 사용자가 원하지 않는 것들도 있다. 만약 크롬 브라우저를 사용하고 있다면, 무료 확장 프로그램인 미니멀리스트(Minimalist for Everything)을 설치해 지메일 화면을 깨끗하게 정리하고 필요한 것들만 남겨둘 수 있다. 미니멀리스트는 지메일 인터페이스의 모든 요소를 숨기거나 조정할 수 있으며, 이를 통해 자신에게 중요한 요소에만 집중할 수 있는 최적화된 UI를 만들 수 있다.

어웨이파인트 많은 사용자가 이메일의 홍수에 빠져 있으며, 때문에 급하고 중요한 것을 놓치지 않는 것이 말처럼 쉽지 않은 경우가 많다. 어웨이파인드(AwayFind)란 서비스는 바로 이런 문제를 해결하기 위한 것이다. 어웨이파인드는 사용자에게 중요한 이메일이 오면 문자가 음성, 모바일 알림 등을 통해 경고를 보내준다. 물론 어떤 것이 중요한 메시지인지는 발신자와 제목을 기반으로 설정해야 한다. 시간도 설정할 수가 있는데, 특정인으로부터 온 메일은 48시간 이내에 알려달라고 설정할 수 있다. 제한적인 무료 서비스가 있으며, 유료 서비스는 이용하는 기능에 따라 월 5~15달러다.

중요한 메일부터 보기 새로 나온 탭 방식 편지함에 맞지 않다면, 구글이 제공하는 다른 기능으로 편지를 정렬할 수 있다. 지메일의 기본 기능인 중요한 메일부터 보기는 다양한 변수를 사용해 어떤 메시지가 중요한지를 결정한다. 이 기능을 선택하면 중요한 메시지를 다른 메시지와 분리시켜 단일 화면에 표시해 준다. 이 기능은 자체 학습 기능도 갖추고 있어서 사용자의 습관에 대응하고 사용자가 수동으로 메일을 정렬하는 데서 힌트를 얻기도 한다.

키보드 단축키 시간을 절약하는 가장 단순한 방법은 마우스로 화면 여기저기를 돌아다니는 일을 그만두는 것이다. 지메일은 신속한 작업을 위한 일군의 단축키를 지원한다. 예를 들어, R을 누르면 답신을 하고 C를 누르면 새로 메일을 작성한다. 단축키를 활성화하려면 지메일 기본 설정에서 ‘키보드 단축키 사용’을 선택하면 된다. 이후에는 ?를 눌러 전체 단축키를 볼 수 있다. 기본 단축키 설정이 마음에 들지 않는다면, 실험실에서 ‘사용자 설정 단축키’ 옵션을 선택해 쉽게 바꿀 수 있다.

미리 준비된 답변 사용하기 만약 이메일 작성하는 환상에 시달리는 심각한 경우라면, ‘미리 준비된 답변 사용하기’ 기능을 사용하기 바란다. 이 기능은 사용자가 만든 즉석 템플릿으로, 몇 번의 클릭으로 메시지를 채워 넣을 수 있다. 설정의 실험실 메뉴에서 미리 준비된 답변 사용하기를 선택하면 된다. 이후에는 새로 메일을 작성할 때 창 아래에 있는 작은 화살표를 클릭하면 된다.

타웃앱 좀 더 발전된 템플릿 툴을 사용하고 싶다면, 타웃앱(ToutApp)을 추천한다. 브라우저 기반 앱으로, 업무용 자동화 기능을 지메일 받은 편지함에 추가해 준다. 타웃앱은 지메일의 메일 작성 창에 버튼을 추가해 주는데, 이를 클릭하면 완전한 형식을 갖춘 템플릿을 입력해 준다. 심지어 수신자 이름과 같은 기본 필드는 미리 채워주기도 한다. 타웃앱은 이외에도 받은편지함을 정리하거나 보낸 메일에 대한 추적 기능 등을 제공하며, 세일즈포스와 같은 CRM 플랫폼과의 통합도 지원한다. 이 서비스는 월 30달러다.

미리보기 창 아웃룩과 같은 미리보기 기능이 그립다면? 걱정하지 말라. 지메일에도 이런 방식으로 메일을 볼 수 있는 기능이 있다. 지메일의 미리보기 기능은 받은 편지함을 반으로 나눠서 한쪽은 메일 목록을, 그리고 다른 한쪽에는 메일의 내용을 보여준다. 화면 상단의 아이콘으로 미리보기 창을 끄고 켤 수 있으며, 화면을 수평으로 분할할 수도 있다. 기능은 지메일 설정의 실험실에서 찾을 수 있다.

지메일 가젯 솔직히 말해서 지메일의 왼쪽 사이드바 공간은 대부분의 사용자에게는 낭비다. 지메일 가젯을 이용하면 이 공간을 실속있게 사용할 수 있다. 지메일 실험실 설정에 가면 구글 캘린더나 문서도구 가젯을 배치할 수 있다. 또한 ‘URL로 가젯 추가’을 사용하면, 새로운 전용 가젯 영역이 지메일 설정 주화면에 나타난다. 구글은 이 영역에 적용할 수 있는 흥미로운 가젯의 추천 목록도 제공하고 있다.

임베디드 콘텐츠 만약 받은편지함 내에서 바로 볼 수 있다면, 굳이 첨부 파일이나 링크를 클릭할 필요가 없을 것이다. 잘 알려져 있지 않지만, 지메일은 메일 화면에서 벗어나지 않고 모든 종류의 콘텐츠를 볼 수 있도록 할 수 있다. 지메일 실험실에서 ‘메일에서’란 이름이 붙은 기능들이 모두 이와 관련된 것이다. 지도에서부터 문서, 스프레드시트, 프리젠테이션까지 지원하며, 구글 보이스의 음성메일과 플리커나 피카사의 사진도 지원한다.

숨기기 기능 수신자가 여러 명인 메일이 전체답장으로 계속 돌고 있다면, 용무가 끝난 사용자의 받은편지함에도 메일이 계속 쌓이게 된다. 지메일은 이런 경우를 위한 기능도 제공한다. 다음부터는 수신자가 여러 명이 메일이 계속 온다면 더보기 버튼을 눌러 ‘숨기기’를 선택하자. 그러면 지메일은 앞으로 해당 메시지는 새로운 응답이 달려도 바로 아카이브를 하고 받은편지함에는 보여주지 않는다.