칼럼ㅣ포스트 코로나 시대, IT 조달에도 ‘애자일’을 적용하라

CIO
팬데믹 기간 동안 기업들은 혁신적인 소싱 및 조달 방식을 채택해 비용을 절감하고 속도와 민첩성을 향상시켰다. 

IDC는 지난 몇 달 동안 소싱 및 IT 부문 임원들과 함께 기술 소싱, 코로나19 피해 복구 계획 등을 주제로 몇 차례 화상회의를 진행했다. 그 자리에서 ‘애자일 소싱 방식이 복구 전략을 견인하고 있다’라는 주제가 거론됐다. 
 
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‘애자일 조달 방식’으로의 전환이 필수적이었던 기업도 일부 있었다. 한 기업의 조달 부문 임원은 “코로나19 사태가 발생했을 당시 3시간 이내에 마스터 계약을 체결해 새로운 IT 조달 요청을 수용하기도 했다. 그러고 나서 리스크 기반 협상으로 돌아가 감당할 수 있는 수준이 어느 정도인지, 계약 관계에서 위험을 완화할 수 있는지 등을 파악하는 위험 평가를 빠르게 했다”라고 말했다. 

이어서 그는 “만약 특정 위험을 완화할 수 없다면 자문을 요청했다. 상황에 대한 빠른 위험 평가를 사용해 협상을 진척시키거나 조항을 검토하면서 계속 진행해 나갔다. 그 결과 코로나19 사태 이후 조달 프로세스가 더 간소하고 유연하며 민첩해졌다”라고 덧붙였다. 

애자일 접근법 
기업들은 오랫동안 제안요청서(RFP)를 통한 전통적인 조달 주기에 문제가 있다고 지적해왔다. 포춘 500대 기업의 한 CIO는 “RFP에 포함시킬 ERP 사양을 개발하는 데만 1년이 걸렸다. 그런데 그사이 기술 지형과 역량이 변해있었다. 말 그대로 1년 뒤처진 셈이다”라고 전했다. 

실제로 디지털 와해(digital disruption)가 이뤄지는 상황에서 지나치게 신중하고 장기적인 기존 조달 프로세스는 그 자체로 위험 요인을 동반한다. 이를테면 경쟁사가 더 빠르게 움직이고 기술이 더 신속하게 변화한다면 더디게 진행되는 조달은 기업을 취약하다 못해 무방비 상태로 만들지도 모른다. 

유능한 조달 임원이라면 완전히 다른 접근 방식을 사용해 비즈니스 목표를 달성할 필요성을 인식할 것이다. 물론 RFP가 여전히 사용되지만 더 이상 이전처럼 번거롭지 않다. 또한 기술 임원들은 경쟁 기술을 평가하는 데 대안적 정보원에 크게 의존하기 시작했다. 

목표는 간단하다. 조달 프로세스를 더 신속하고 간소하며 유연하게 만드는 것, 그리고 가치를 더 빠르게 전달하는 것이다. 

‘애자일 조달’ 시작하기 
미국 공공조달연구원(NIGP)은 애자일 조달을 ‘유연하고, 협력적이며, 결과 지향적인 조달 접근 방식’이라고 정의한다. 또한 성공적인 애자일 조달을 위해서는 문화적 변화가 필수적이라고 NIGP는 설명했다. 여기에는 ‘계약 중심에서 프로젝트 중심으로의 변화’부터 ‘서비스 구매에서 관계 형성으로의 변화’, ‘계약 관리에서 성과 모니터링으로의 변화’에 이르기까지 몇 가지 주요 변화가 포함된다. 

애자일 조달 프로세스를 구축하려면 조달 책임자의 체계적인 노력이 필요하다. 만약 애자일 접근법이 처음이라면 애자일의 작동 방식을 이해하는 데 상당한 시간과 외부의 전문 지식이 필요할 것이다. 

SIG(Sourcing Interest Group) 및 IACCM (International Association of Commcerical and Contract Management) 등의 기관은 2019년 애자일 조달을 주제로 세미나와 교육을 제공했다. 애자일 조달을 구축하고 이행하는 방식을 이해하려면 업계 전문 기관에 문의하는 것이 바람직하다. 

애자일을 통해 정보 시스템을 성공적으로 전달한 기업이 있다면 해당 기업의 기술과 지식을 활용해 애자일 조달 프로세스를 개발하는 것도 도움이 된다. 소싱 조직과 핵심 비즈니스 및 디지털 트랜스포메이션 니즈를 정렬시켜고, 기존 기업 문화에 맞게 전략적 소싱 방식을 조정하라. 

또한 시작에 앞서 애자일 조달을 적용할 소규모 파일럿 프로젝트를 검토해야 한다. 물론 모든 조달 프로젝트에 애자일 방식을 적용할 순 있다. 하지만 납품 기간이 짧고 디지털 트랜스포메이션 목표를 지원하는 프로젝트를 선택하는 것이 가장 이상적이다. 그러고 나서 애자일 조달 파일럿 프로젝트에서 얻은 교훈을 문서화하고 정식으로 배포한다. 이후 각종 조달 프로젝트 전반에 걸쳐 애자일 조달을 선별적으로 실시한다. 

적절한 툴 
애자일 조달에서 RFP는 여러 툴 가운데 하나에 불과하다. 최근 필자는 RFP 소싱팀으로 입지를 강화하려는 한 조달 조직의 CPO와 이야기를 나눴다. 그는 전통적인 조달 방식이 기업의 혁신을 가로막고 있다고 지적했다. 

이어서 그는 조달팀에게 “나의 명시적 사전승인 없이 RFP를 발행한다면 해고하겠다”라는 강력한 경고를 내렸다고 언급했다. 이를 통해 조달팀은 공급업체와 더 높은 수준의 투명한 협상을 진행하는 방법을 신속하게 터득할 수 있었다. 

해당 임원은 RFP에서 탈피한다면 애자일 접근법을 채택하는 범주에 속한 주요 공급업체와의 관계가 강화될 것이라고 설명했다. 

또한 그는 “소싱팀의 전문성과 경쟁력을 유지하려면 적절한 규칙이 필요하다. 애자일 접근법은 충분히 실천할 수 있는 것이고, 이를 구축하고 시행할 적절한 시점이 있다. 그리고 이번 팬데믹은 이 접근법을 테스트할 적절한 시기인 것 같다. 애자일 접근법을 선별적으로 이행하라. 이는 조달 팀의 역량을 고도화시킬 것이다”라고 말했다.

* Aaron Polikaitis는 IDC의 벤더 소싱 및 관리 부문 리서치 부사장이다. Martha Rounds는 20년 경력의 애널리스트로, IDC 애널리스트 리서치 부문의 고문이자 파트너로 활동 중이다. ciokr@idg.co.kr