'오피스 365 vs. G 스위트', 더 나은 관리 툴은?

Computerworld
마이크로소프트의 오피스 365나 구글의 G 스위트(G Suite) 같은 생산성 플랫폼을 선택할 때 주된 초점은 플랫폼의 기능성이다. 필요한 작업을 수행하는가?

이것도 중요하지만 플랫폼을 선택한 후에는 관리가 필요하다. 이 때문에 생산성 및 협업 플랫폼 평가에는 사용자용 기능 뿐만이 아니라 관리 기능이 포함되어야 한다.

오피스 365와 구글 G 스위트 중에서 선택하는데 도움이 되는 이야기 해 보자.
 

관리자 콘솔 UI

두 플랫폼 모두 웹 인터페이스에서 관리된다. 마이크로소프트는 오피스 365 콘솔을 최소한 1년에 한 번씩 재설계하는 경향이 있는 반면에 구글은 더욱 긴 기간 동안 같은 레이아웃을 유지하는 경향이 있기 때문에 머슬 메모리에는 도움이 되지만 콘솔 전체의 구성은 거의 개선되지 않는다.

오피스 365는 두 가지 방법으로 관리하는 것을 고려해야 한다. 사용자 계정과 그룹 같은 항목 또는 스위트의 전체 스펙트럼을 다루는 팀즈(Teams)나 플로우(Flow) 등의 서비스의 경우 "마이크로소프트 365 관리자 센터"를 사용한다. (그렇다. 소문자로 쓰는 것이 바른 것이며 마이크로소프트 365와 오피스 365 관리자 모두를 위한 것이다). 한편, (유입되는 메시지의 크기 한계나 액티브싱크 장치 정책 등) 스위트를 구성하는 셰어포인트와 익스체인지 같은 각 서버 애플리케이션의 설정을 조정하는 경우 온프레미스 버전을 관리하기 위해 사용하는 웹 콘솔과 거의 똑같은 모습을 가진 웹 인터페이스로 이동하게 된다. 처음에는 조금 어색하지만 숙련된 마이크로소프트 관리자라면 큰 문제는 없을 것이다.

그리고 마이크로소프트 365 관리자 센터의 새로운 "에센셜" 보기는 신규 및 기존 사용자 추가와 편집, 라이선스 변경, 비용 지불, 장치에 오피스 설치하기 등 대부분의 일반적인 작업을 쉽게 처리할 수 있게 해준다. 심지어 한 곳에서 이메일, 라이선스 제공, 역할, 연락처 정보 등을 설정하는데 도움이 되는 새로운 사용자 추가 마법사도 있다.
 
마이크로소프트 365 관리자 센터의 에센셜 보기는 자주 사용하는 작업을 한 페이지에서 진행할 수 있다. ⓒ IDG

G 스위트 관리는 같은 스타일의 콘솔에서 이루어지기 때문에 좀 더 유리하지만 모든 옵션과 설정이 조금 아쉽다. 특히, 모바일 및 데이터 관리 설정과 제어를 비롯하여 원하는 것을 찾기 위해 설정을 이리저리 뒤적이는 자신을 발견할 것이다.

오피스 365는 이런 모바일 관리 설정을 인튠(Intune) 장치 관리 콘솔로 이전하는 중이기 때문에 두 클라우드 서비스 모두 아직 모바일 장치를 위한 정말로 건전한 관리자 경험을 제공하지는 못하지만 둘 중에서 마이크로소프트 인튠 서비스는 스마트폰과 태블릿 외에 크롬북과 기타 저사양 컴퓨터를 관리할 수 있을 것이기 때문에 기능이 좀 더 풍부할 것이다. 여기에서는 G 스위트가 좀 더 제한적이다.

또한 G 스위트는 설정에 접근하기 위해 좀 더 복잡한 과정을 거쳐야 한다. 예를 들어, G 스위트는 작업 중인 설정을 변경하기 위해 슬라이드아웃 패널을 사용한다. 화면 크기를 더 넓게 사용할 수 있기는 하지만 작업 중인 환경도 사라지기 때문에 다른 설정 그룹으로 이동하기 위해 몇 번 더 클릭해야 한다. 구글은 이런 인터페이스 접근방식을 좋아하며, G 스위트 앱에도 마찬가지로 적용되어 있다.
 
G 스위트 관리자 인터페이스에서 설정을 바꾸려면 슬라이드아웃 패널을 열어야 한다. ⓒ IDG

(안타깝게도 마이크로소프트도 관리자 콘솔의 많은 영역에서 이 접근방식을 도입한 것으로 보이며, 새로운 사용자를 추가하면 슬라이드아웃이 열리고 새로운 그룹을 생성하려면 슬라이드아웃이 필요한 것 등이 그것이다. 세상이 이런 방향으로 나아가는 것 같다).

또한 G 스위트는 관리자가 덜 사용하는 일부 옵션을 숨기기 때문에 더 보기를 클릭해야 구글이 우선순위가 아니라고 판단한 것을 볼 수 있다. 이 때문에 관리자는 일부 관리 기능이 있는지조차 모를 수 있는 위험이 있다. 이 배열의 미심쩍은 측면은 G 스위트의 기능이 숨길 만큼 복잡하지 않기 때문에 굳이 혼동을 일으킬 필요도 없다는 것이다.

승자: 오피스365


관리자 계정 보안

계정 보안의 경우 마이크로소프트는 관리자 콘솔을 사용하기 위한 두 개의 계정 인증 옵션(SMS 문자 메시지 또는 이메일)을 사용하는 옵션을 제공한다. 또한 모바일 관리자 앱의 패스코드 요건을 설정할 수 있다.

구글은 계정 인증 요건을 추가하지 않지만 이를 위해 모바일 앱에 구글의 이중 인증 기능을 수동으로 적용할 수 있다.

승자: 오피스365


모바일 관리

마이크로소프트는 iOS와 안드로이드를 위한 오피스 365 관리자 앱을 제공하며, 이를 통해 모바일 장치에서 비밀번호 재설정, 마이크로소프트 툴에 라이선스 할당하기, 사용자 차단 또는 삭제, 사용자 역할 설정, 사용자 연락처 정보 업데이트, 그룹 및 배포 목록 설정과 관리, 서비스 건전성 확인, 마이크로소프트의 서비스 경보 읽기, 마이크로소프트의 지원팀에 문의하기 등 여러 일반적인 관리 작업을 수행할 수 있다.

또한 구글은 모바일 관리 툴이 있다. 하지만 아직 초기 단계이기 때문에 사용자 정보 편집, 사용자 추가, 사용자 계정 정지 또는 삭제, 그룹 회원 관리 등만 가능하다.

승자: 오피스365


관리 컨트롤

오피스 365와 G 스위트 관리 컨트롤에서 무엇을 관리할 수 있는지가 가장 중요하다. 어쨌든 관리자는 필요에 따라 사용자 인터페이스 현실에 적응해야 할 것이다. 오피스 365는 G 스위트보다 기능이 많기 때문에 특히, 기업용 요건을 중심으로 더 많은 관리 기능을 제공한다. 그리고 2019년 3월에 제공된 최신 업데이트는 관리 능력을 더 작은 하위 서비스로 제한하는 것과 광범위한 슈퍼유저 권한을 가진 누군가가 모든 것을 변경하지 못하도록 하는 수단 등 더 많은 통제 기능을 제공한다. 하지만 G 스위트는 컴플라이언스 요건이 복잡하지 않은 조직을 위한 핵심 기능만을 포함하며, G 스위트가 실제로 지원하는 관리 기능이 몇 개인지 안다면 놀랄 것이다.

컴플라이언스 또는 보안 우려가 크지 않은 중소기업과 조직의 경우 G 스위트의 기능이면 기본적으로 충분하다. 규제 준수성이 중요한 곳이나 여러 사용자 경험 요소 또는 서버 기능에 대한 미묘한 통제가 필요한 곳에서는 오피스 365가 처음부터 윈도우 서버 시스템의 관리 기능을 갖추고 있기 때문에 선택할 수 밖에 없다.

다음 장의 표에는 각 스위트마다 제공되는 핵심 기능이 정리되어 있다. 오피스 365의 경우 엔터프라이즈 "E" 클래스 요금제만 검토했으며, 기타 비즈니스 요금제도 사용할 수 있지만 제한이 있기 때문에 많은 경우에 적합하지 않다. G 스위트의 경우 우리는 비즈니스 및 엔터프라이즈 요금제를 살펴보았으며, 베이직 요금제가 저렴하지만 기능이 제한적이기 때문에 소기업을 제외하고는 추천하지 않는다.

 

관리 컨트롤 비교

 
  MS 오피스 365 구글 G 스위트
일반사항
도메인 관리 모든 "E" 요금제
서비스 건전성 확인 모든 "E" 요금제
서비스 상태 업데이트 확보 모든 "E" 요금제
다른 서비스로부터 데이터 마이그레이션 모든 "E" 요금제
유지 정책 설정 모든 "E" 요금제 E.B.E 요금제*만
볼트(Vault) : 5달러(월)
사용자 데이터에 대한 증거보존 통지 배치 E3 및 E5 요금제만 E.B.E 요금제*만
볼트(Vault) : 5달러(월)
비즈니스 데이터 분리 실시 E3 및 E5 요금제만
데이터 손실 방지 트리거 설정 E3 및 E5 요금제만 엔터프라이즈 요금제만
SSO(Single Sign-On) 활성화 모든 "E" 요금제
사용자 관리    
모바일 앱을 통해 사용자 관리 모든 "E" 요금제
개인의 서비스 사용량 모니터링 모든 "E" 요금제 아니요
비밀번호 요건 설정 모든 "E" 요금제
사용자 비밀번호 재설정 모든 "E" 요금제
사용자 역할 할당 모든 "E" 요금제
사용자별 서비스 및 앱 활성화 모든 "E" 요금제 아니요
공유 그룹 생성 및 관리 모든 "E" 요금제
장치 관리
새 장치 개별 승인 모든 "E" 요금제
모바일 장치에 EAS 정책 적용 E3 및 E5 요금제만
컴퓨터에 EAS 정책 적용 E3 및 E5 요금제만 아니요
모바일 장치에 네이티브(Native) 정책 적용 E3 및 E5 요금제만
컴퓨터에 네이티브 정책 적용 E3 및 E5 요금제만 아니요
이중 인증 요구 E3 및 E5 요금제만
모바일 장치 지우기 모든 "E" 요금제
장치의 기업 소유 데이터만 지우기 모든 "E" 요금제
이메일, 캘린더, 연락처 관리
이메일에 대한 제3자 앱 사용 제한 모든 "E" 요금제
이메일 전달 차단 모든 "E" 요금제
웹메일 액세스 차단 모든 "E" 요금제 아니요
IP 주소 또는 도메인 별로 액세스 규제 모든 "E" 요금제
이메일 위임 허용 모든 "E" 요금제
공유 이메일 계정 생성 모든 "E" 요금제
배포 목록 생성 모든 "E" 요금제
스팸 감지 활성화 모든 "E" 요금제
캘린더 위임 허용 모든 "E" 요금제
공간 및 기타 자원 예약 모든 "E" 요금제
문서 및 저장소 관리
사이트 설정 모든 "E" 요금제
공통 공유 폴더 설정 모든 "E" 요금제 그룹 계정 사용 시만
로컬 파일 동기화 제한 모든 "E" 요금제
초대된 외부인에 의한 액세스 활성화 및 비활성화 모든 "E" 요금제
외부인을 보기로만 제한 모든 "E" 요금제 아니오
정보 권리 관리    
회의 및 통화 관리
사용자의 오디오 및 비디오 액세스 제한 모든 "E" 요금제
사용자의 대화 녹화 제한 모든 "E" 요금제 텍스트 채팅만
외부 조직과의 통화 제한 모든 "E" 요금제
전화 사용자의 다이얼인(Dial-in) 액세스 활성화 미포함.
별도의 컨퍼런스 브리지를 사용하여 정보 공개 가능
*E.B.E 요금제 : 엔터프라이즈, 비즈니스, 에듀케이션 요금제

마이크로소프트는 정보 권한 관리부터 전자증거개시와 완전한 모바일 장치 관리까지 G 스위트가 제공하지 않는 기타 오피스 365를 위한 다양한 기능 및 라이선스 조합이 있다. 이런 서비스를 제공하기 위해 매우 복잡한 라이선스 레벨(E1, 3, 5), 요금제(B, P, E), 서비스 획득 방법(“마이크로소프트 365” vs. “오피스 365” 구독)에 대한 스키마가 있다.

또한 오피스 365는 유지 및 증거보존 통지 등 거버넌스가 제공하지 않는 데이터 거버넌스 정책이 있으며, 이 둘을 통해 부적절한 데이터 손실을 감지하는 패턴을 설정할 수 있으며, 이것이 데이터 유출 및 민감한 개인 정보 유출의 시대에 점차 중요해지고 있다. 일반적으로 G 스위트의 전통적인 중소기업 및 학교 대상에 있어서 더욱 발전된 기능이 핵심은 아니기 때문에 요금을 지불할 의향이 있는 사람들에게 있어서 오피스 365의 강점만큼 G 스위트의 약점이 크지는 않다.

하지만 G 스위트에는 SSO(Single Sign-On) 등 오피스 365에서 추가 비용이 발생하는 많은 기능의 기본적인 버전이 포함되어 있다. 또한 G 스위트는 익스체인지 구내 사용자층이 방대한 조직을 위한 흥미로운 기능을 제공한다. 익스체인지 관리자의 자격 증명을 이용해 익스체인지 사용자의 한가한 시간과 바쁜 시간을 감지하여 G 스위트 사용자가 회의를 설정할 때 익스체인지 사용자의 참여 가능 여부를 확인할 수 있다. 이는 합병 또는 인수 시 또는 소규모 사업부나 부서에 자체 IT 인프라가 있으며 이를 더욱 대대적으로 통합해야 하는 경우의 마이그레이션에 도움이 된다.

승자: 단점, 준수성 요건이 특수하거나 규제를 받는 기업 제외(오피스 365의 승리). editor@itworld.co.kr