정의에서 자격증까지··· ‘벤더 관리’ 따라잡기

CIO
올바른 벤더 관리(vendor management)는 외부 업체 관계가 수동적인 거래에서 적극적인 협력 제휴 관계로 발전하는데 큰 도움이 된다. 가령 IT 업체와 거래를 하면 IT 부서의 업무 부담은 줄어들지만 특히 데이터, 위험, 보안과 관련된 우려는 늘어난다. 견실한 IT 벤더 관리 전략을 세운다면 어떤 업체가 회사의 필요를 충족하기에 가장 적합한지 기능, 가격, 가용성, 위험 및 보안, 준수 규정 등을 염두에 두면서 판단하는 데 도움이 된다.

여러 곳의 외부 업체에 의존하게 되면서 복잡함이 가중되고 있으며 안 그래도 바쁜 IT 부서는 많은 업체와의 관계 관리에 버거움을 느끼기 쉽다. 또한, 현재 거래 업체의 서비스나 가격, 기능들이 꼭 마음에 들지 않음에도 불구하고 손쉽고 편리하다는 이유로 관계를 유지하는 함정에 빠지는 일이 흔하다.

벤더 관리 전담 업무를 수립한다면 거래 업체와 최초 계약 체결 후 상호간 해야할 일에 집중할 수 있고, 상호 유익한 관계 유지를 위해 업체 성과를 지속적으로 평가하기 위한 절차 구축에도 도움이 된다.
 
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벤더 관리의 장점
업체 협력 관계는 관리하지 않고 방치할 경우 이내 문제화되곤 한다. 그러나 업체 관계 관리를 주 업무로 하는 담당자를 지정한다면 강력하고 역동적인 협력 관계가 형성될 수 있으며 이것이 바로 벤더 관리의 주요 목적이자 장점 가운데 하나다.

효과적인 벤더 관리 절차는 다음과 같은 장점도 있다.

- 조직에게 더 많은 선택지를 만들어 주고 회사의 예산과 필요에 가장 적합한 업체 전략을 수립하기 위한 더 나은 선택지를 찾아 준다. 
- 여러 업체 중에 선택한다면 입찰 경쟁을 통해 더 나은 요율과 가격을 얻을 수 있다.
- 업체와 더욱 돈독한 관계를 구축한다면 기술 구현이나 자원 외주 시에 협업과 의사소통이 개선된다.
- 벤더 관리는 조직의 IT 거버넌스 지원을 향상시켜 준법 및 위험 관리를 면밀히 주시할 수 있다.
- 탄탄한 업체 관계를 구축한 기업은 업체 문제가 더 커지기 전에 이를 신속하게 파악할 수 있다.  
- 벤더 관리를 통해 업체 성과와 효율성을 파악하여 사후 대응보다는 사전 대응이 가능해진다.

벤더 관리 기술과 책무
IT 벤더 관리에 성공하려면 대인관계와 같은 소프트 스킬 뿐만 아니라 탄탄한 기술 지식 기반이 필요하다. IT 벤더 관리자들은 외부 업체에게 외주 의뢰되고 있는 각 기술과 공정, 소프트웨어, 도구의 세부 내용을 이해할 수 있어야 한다. 단, 업체와 소통하고 업체와의 관리를 유지하기 위해 강력한 소프트 스킬이 요구되는 역할이기도 하다.

IT 벤더 관리자의 책무에는 조직의 필요를 충족할 특정 업체를 알아보고 연락을 취해 결정하는 과정에 필요한 모든 일이 포함된다. 이 밖에도 계약 재협상, 최상의 거래 물색, 임원진에 제품간 비교 내용 보고, 업체 담당자와 장기적 관계 유지, 관계의 변화 과정 주시 등의 업무를 해야 한다.  

잡 히어로(Job Hero)에 따르면 IT 벤더 관리자에게 가장 중요한 기술과 자질은 다음과 같다.

- 업체를 고용하고 업계 동향을 파악하기 위한 영업 기술
- 업체 및 해당 업체의 주요 연락책과 성공적으로 소통하기 위한 대인관계 기술
- 업무 필요를 충족하는 최선의 사례와 기능 및 제품을 파악하기 위한 비판적 사고 기술
- 효과적으로 보고서를 작성하고 업체를 조사하며 영업 자료에서 발견한 내용을 다른 주요 이해관계자들과 공유하기 위한 의사소통 기술
- 계약을 갱신하고 기존 업체 계약 내용을 변경하기 위한 협상 기술
- 여러 업체와 다양한 제품 서비스를 동시에 관리하기 위한 멀티태스킹 기술.

벤더 관리 부서
다양한 업체와 거래하는 회사라면 IT 벤더 관리 사무실(VMO), 즉 업체 관계 감독 전담 부서를 설치하는 경우도 있다. 이 부서는 제안요청서(RFP) 작성에서부터 서비스의 최종 구현에 이르는 과정을 처리하고 정기적인 성과 평가를 통해 IT 지도자들이 업체 관계 내용을 잘 파악하도록 도와준다.

벤더 관리 도구와 소프트웨어
벤더 관리 도구와 소프트웨어는 조직들이 많은 수의 업체 관계를 관리하도록 돕는다. 다양한 제품과 비용, 서비스, 계약 세부 내용을 IT 지도자들과 벤더 관리자들이 파악하는 데 도움을 주는 도구들이다.

IT 벤더 관리 도구와 소프트웨어는 업체 연락처, 전화번호, 이메일 주소 관리와 같은 간단한 작업에 유용하다. 특정 계약의 비용 편익 분석을 상세히 알려주는 도구들도 있다. 업체들에 대한 후기와 평가를 제공하고 심지어는 선호되는 업체 목록을 제공하는 도구들도 많아 조사 단계에도 유용하다.

캡테라(Capterra)에 따르면 가장 인기있고 잘 알려진 벤더 관리 소프트웨어 도구들은 다음과 같다.

- 로직게이트 써드파티 리스크(LogicGate Third-Party Risk)
-  SAP 필드글래스(SAP Fieldglass)
- 시큐어링크(SecureLink)
- 컴(com)
- 벤더인사이트(VendorINSIGHT)
- 라이즈포인트(RizePoint)
- 게이트키퍼(GateKeeper)
- 트라도그램(Tradogram)
- 숏리스트(Shortlist)
- 조호 크리에이터(Zoho Creator)
- 프로큐리파이(Procurify)

IT 벤더 관리 연봉
페이스케일(PayScale)에서 수집한 자료에 따르면 IT 벤더 관리자의 평균 연봉은 12만 4,714 달러이다. 최저 51,000달러에서 최대 14만 6,000 달러 사이이며 연평균 보너스는 1만 5,484 달러인 것으로 알려져 있다.

벤더 관리 자격증
벤더 관리 관련 지식을 입증하기 위해 취득할 수 있는 자격증들이 있다. 구체적으로 위험 관리, 계약 관리, 관계 관리에 중점을 둔 자격증들이 포함되어 있다.
이용 가능한 자격증에는 다음과 같은 것이 있다.

- 컴플라이언스 에듀케이션 인스티튜트 : 벤더 관리 자격증(CRVPM)
- 공급자 관계 관리(SRM) 자격증 프로그램
- IACCM 공급자 관계 관리(SRM) 자격증
- 공인 써드 파티 위험 전문가(CTPRP)
- 공인 써드 파티 위험 평가사(CTPRA)

벤더 관리 교육과 연수
IT 벤더 관리 기술을 개발하거나 갈고 닦기 위해 온라인이나 직접 수강할 수 있는 다음과 같은 다양한 강좌들이 마련되어 있다.

- 글로벌 지식 벤더 관리 연수 강좌
- PM 대학 업체 관계 관리 강좌
- IAITAM 벤더 관리 고급 학습 강좌
- TTA 벤더 관리 연수
- ICN IT 계약 집중 강좌
- ICN 클라우드 계약 강좌
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