태블릿 PC 업무 활용 기초 가이드

애플리케이션 설치에 관한 경험이나 안목이 갖추어져 있지 않은 이에게, 태블릿을 활용하여 업무의 생산성을 증대시킬 방법을 소개한다.

태블릿은 더 이상 장난감이 아니다. 오늘날, 노트북 대신 태블릿을 선택하는 이들은 점점 더 증가하고 있다. 태블릿은 이제 편리한 여행의 동반자로써의 역할에서 나아가, 필수적인 업무 도구로 자리매김하고 있다.

그러나 우리는 이러한 변화에 대하여 진지하게 고민해 볼 필요가 있다. 태블릿은 아직 물리적 키보드의 부제라던가 번거로운 파일 관리의 문제 등의 각종 취약점들을 해결하지 못하고 있기 때문이다.  한 손에 아이패드나 안드로이드 태블릿를 들고 문을 나서기 전에, 이러한 문제들에 관하여 한번 더 생각해 볼 필요가 있다. 여기 변화에 앞서 고려해 봐야 할 사항들을 소개한다.

넉넉하거나, 혹은 쓸모 없거나
‘업무를 위해선 아주 작은 공간만으로도 충분하다.’ 많은 넷북 사용자들이 이와 같은 말을 들어본 적이 있을 것이다. 그러나 이를 사용해본 이라면 ‘처음부터 조금 더 넓은 공간이 있었다면, 보다 생산성을 향상 시킬 수 있었을 텐데.’ 라고 아쉬워하고 있을 것이다.

이는 태블릿을 구매하는데 있어서도 마찬가지로 적용되는 사항이다. 처음부터 조금 여유 있는 스크린을 지닌 제품을 염두에 두라. 즉, 거의 주머니에 들어갈 정도의 오리지널 삼성 갤럭시 탭보다는, 애플의 아이패드나 모토로라 줌이 적절한 선택일 것이다.

기억하라. 오늘날 시장에 나와있는 가장 큰 사이즈의 태블릿 조차도 당신의 서류 가방 속에서 이리저리 미끄러져 다닐 정도로 작다. 즉, 위에 말한 큰 스크린이 어깨에 부담을 줄 정도를 의미하는 것은 절대 아니다.

연결성을 고려하라
태블릿이 전통적인 컴퓨팅(computing)의 제약에서 해방시켜 줄 수 있다. 만일 와이파이(Wi-Fi) 존을 찾아 이리저리 옮겨 다녀야 하는 상황인 경우라면 해당되지 않는 말이겠지만 말이다. 오늘날 시장의 모든 주요 태블릿 제작사들은 자사 제품을 휴대폰 네트워크에서 작동이 가능한 3G/4G 버전으로도 출시하고 있다.

만일 태블릿의 모든 기능을 제대로 활용하길 원한다면, 조금 부담이 되더라도 데이터 플랜이 적용되는 제품을 구입하라. 아이패드의 경우 이를 위해선 130달러의 업그레이드 비용과, 선택한 데이터 용량에 따른 데이터 플랜 서비스 요금이 추가될 것이다.

첨부파일에 대비하라
아이패드를 비롯한 각종 태블릿을 활용하여 업무를 수행할 때 맞닥뜨리는 가장 큰 문제는 파일 관리에서 겪는 어려움일 것이다. 이와 같은 문제는 특히나 마이크로소프트 오피스 파일이나 여타 표준 규격 파일을 다룰 때 발생한다.

거래처들은 언제든 편집이나 수정이 필요한 스프레드시트나 워드 파일이 첨부된 이메일을 보낼 수 있다. 이러한 파일 형식을 지원하는 애플리케이션 없다면, 이를 활용해 아무런 작업도 진행할 수 없을 것이다.

그러한 상황에 대비해 최적의 애플리케이션을 추천한다. 데이터비즈 도큐먼츠 투 고(Dataviz Documents to Go, $10~17)가 바로 그것이다. 이 애플리케이션을 활용해 워드, 엑셀 그리고 파워포인트 파일을 편집할 수 있으며, 이를 기기에 저장하는 것 또한 가능하다.

또한 동기화 시스템을 활용하면, 태블릿과 가정용 PC 간의 연동적인 작업의 변화를 추적할 수도 있다. 이 애플리케이션은 안드로이드 버전과 블랙베리 플레이북 버전도 출시돼 있다.

클라우드를 활용하라.
필요한 모든 파일을 태블릿에 담는데 어려움을 겪을 것이다. 실제로 대부분의 태블릿에는 이를 위한 넉넉한 공간이 마련되어있지 않다. 그러나 드롭박스(Dropbox, 무료) 서비스와 같은 클라우드에 파일을 던져 놓음으로써 이를 해결할 수 있다.

드롭박스의 웹 스토리지 시스템은 아이패드와 안드로이드, 그리고 블랙베리 모두에서 작동한다. 이를 활용해 어떠한 파일이던 클라우드에 저장하고, 필요할 때에는 언제든 이를 다시 불러올 수 있다.

만일의 경우에 대비하라
드롭박스 계정의 생성까지 마쳤다고 가정해보자. 그러나, 만일 클라우드에 저장할 생각조차 하지 못했던 10여 년 전 프레젠테이션을 다시 검토해야 한다면, 그땐 어떻게 할 것인가? 이러한 상황이 발생할 경우 원격 제어 소프트웨어를 활용하여 사무실에 접속하면 된다.

로그미인 이그니션(LogMeIn Ignition, 30달러)은 아이패드와 PC, 혹은 맥(Mac) 간의 상호 작용을 가능케 해 마치 그 앞에 앉아 있는 것처럼 이를 작동할 수 있게 해주고, 또한 상호간의 파일 전송 또한 지원한다.

만일 특정 애플리케이션을 사용해 왔지만 이것이 태블릿에서는 작동되지 않는다면, 그리고 이것이 당장 필요하다면, 로그미인이 바로 그 해답이다.

로그미인 외에도, 안드로이드용 VNC뷰어(VNC Viewer)나 아이패드 및 안드로이드용 팀뷰어(TeamViewer) 등 각각의 모바일 OS마다 유사한 기능을 제공하는 수 많은 애플리케이션들이 존재한다.

타이핑 속도를 업그레이드하라
숙련된 터치스크린 타이피스트(touchscreen typist)라도, 태블릿에서의 분당 타이핑 속도는 일반적으로 최대 25~30자를 넘지 못한다. 만일 이러한 속도로 오랫동안 타이핑을 지속한다면, 이는 생산성에 큰 영향을 미칠 것이다. 또한 이 방식에는 많은 오타의 위험이 있는 것 또한 사실이다.

태블릿에서 당신의 타이핑 능력을 향상시킬 가장 간편한 방법은 여기에 물리적 키보드를 연결하는 것이다. 켄싱튼 키폴리오 프로 퍼포먼스 키보드 케이스(Kensington KeyFolio Pro Performance Keyboard Case, 100달러)와 같은 제품의 경우, 그 부피가 부담스럽지 않고, 케이스로도 활용할 수도 있으며, 무엇보다 평평한 곳이라면 어디에서든 훨씬 편리하고 신속한 타이핑이 가능하다. 한 가지 문제가 있다면, 여전히 마우스는 부재한다는 사실이다. 따라서 스크린의 포인터(pointer)를 이동하길 원할 경우에는 마우스 대신 스크린을 터치해야 한다.

안드로이드 사용자들의 경우 물리적 키보드를 활용하는 방법 이외에도, 다른 추가 옵션들을 설정할 수도 있다. 안드로이드는 iOS와 달리, 인터페이스에 제제를 가하지 않기 때문에, 사용자들은 대체 입력 방식을 적용하는 것이 가능하다.

우선 안드로이드의 썸 키보드(Thumb Keyboard) 애플리케이션(약 3달러)의 경우, 스크린의 키를 양 옆으로 재배열하여, 양손을 활용한 타이핑을 훨씬 수월하게 해 준다. 또 다른 애플리케이션으로 스와이프(Swype) 또한 추천할만하다. 이는 손가락을 스크린에서 떼지 않고도 타이핑이 가능하도록 하는데, 소비자 설문 결과에서 매우 좋은 성과를 나타내는 것으로 조사됐다.


애플의 자체 애플리케이션을 활용하라
애플은 사용자들이 실제 업무에 사용할 수 있는 애플리케이션을 원한다는 사실을 잘 알고 있다. 그리고 그들은 이러한 사실을 바탕으로 각종 업무 영역에 활용할 수 있는 일련의 애플리케이션군 (아직은 간단한 수준이지만)을 개발해놓았다.

그들은 각각 워드와 엑셀, 그리고 파워포인트를 대체할 아이패드용 페이지스(Pages), 넘버스(Numbers), 그리고 키노트(Keynote)를 제공한다. 각 애플리케이션들의 가격은 10달러로, 이것이 비즈니스에 가져다 주는 효용에 비하면 절대 비싼 비용이 아니다.

특히 프레젠테이션 전문 do플리케이션인 키노트의 경우, 이는 슬라이드쇼(slideshow) 제작 과정을 대폭 간소화시켜준다. 또 이를 통해 아이패드를 새로운 프로젝터(projector)로 활용할 수 있게 된다.

작업에 집중하라
스케줄이 바쁘다는 것은, 정확히 무엇을 해야 할 지를 잊지 않기 위해 매일 캘린더(calendar)와 리스트(list) 작성 등의 각종 작업 관리 업무에도 신경 써야 함을 의미한다.

이러한 작업을 지원하는 애플리케이션 중 가장 애용되는 것은 띵스(Things, 10달러)다. 이 프로젝트 매니저(project manager)는 iOS의 내장 캘린더를 노트 형식으로 구현해준다. 다수의 사용자간 스케줄 공유 기능을 제공하진 않지만, 개인 비즈니스 스케줄 관리에 있어서는 최적의 성능을 제공한다.

안드로이드 사용자들의 경우, 데이빗 엘런(David Allen)의 ‘성취(GTD, Getting Things Done)’ 시스템에 영감을 받아 제작된 액션컴플리트 프로(ActionComplete Pro, 5달러)가 유용할 것이다.

원스톱 출장 관리를 활용하라
태블릿이 제공하는 가장 큰 효용 중 하나는, 어깨를 짓누르는, 출장 짐들을 대폭 줄여준다는 점이다. 뿐만 아니라 이는 두통에도 또한 효과적이다. 비행기 체크 인부터 수 많은 여행 안내서를 운반하고, 당신이 여행할 지역의 정보를 파악하는 것까지, 여행과 관련한 여러 복잡한 문제들을 관리하는 것을 도와줄 애플리케이션들을 만나볼 수 있다.

우선 살펴볼 애플리케이션은 트립잇 프로(TripIt Pro, 무료 설치, 연간 사용료 49달러) 이다. 이는 체크 인 시간을 알려줄 뿐 아니라, 만일 비행기가 연착될 경우 이를 문자 메시지나 이메일로 공지해 주고, 무엇보다도, 태블릿을 통한 출장 일정에의 원스톱 접속을 가능케 해 준다.

당신의 여행 일정을 ‘plans@tripit.com’로 전송해 놓기만 하면, 나머지 작업을 애플리케이션이 알아서 처리해 줄 것이다. 이는 아이패드와 안드로이드, 블랙베리 모두에서 사용 가능하다.

잠그는 것을 잊지 말라
만일 당신이 태블릿을 활용해 중요한 업무들을 처리하고 있다면, 태블릿 속에는 어떠한 경우에도 남의 손에 넘어가서는 안 될 중요한 파일들이 한 가득 들어있을 것이다. 따라서 당신은 태블릿의 보안을 최상의 상태로 유지해야만 한다.

이는 그리 어려운 작업이 아니다. 아이패드의 경우, 암호 설정만으로도 어느 정도의 보안 유지가 가능하다. 일반적으로 ‘간단한’ 4자리 암호 설정 만으로도 안전성이 보장되지만, 보다 확실한 보안을 위해 일정 수준 이상의 암호를 설정하라.

또 아이패드의 설정, 일반, 암호 잠금(Settings, General, Passcode Lock) 메뉴에서 ‘데이터 지우기(Erase Data)’ 옵션을 설정해 만일 누군가 10회 이상 암호를 해제하려 시도하면 자동으로 내용물을 숨기도록 할 수도 있다. 안드로이드나 블랙베리에서도 보안 설정 메뉴에서 이와 비슷한 옵션을 적절히 설정할 수 있다.

작업이 중단되지 않도록 대비하라
마지막으로 고려해야 할 사항이다. 이제 태블릿이 당신의 삶 속에 녹아들 준비는 끝났다. 이제 배터리가 하루 업무를 지탱해 낼 수 있을지 확실히 해야 한다. 다행히도, 대부분의 태블릿이 7시간 이상의 배터리 지속 성능을 보여준다. 그러나 이것으로도 충분치 못하다고 생각한다면, 만일의 사태에 대비하기 위한 보조 배터리 팩에 약간의 투자를 하는 것 또한 현명한 선택일 것이다.

USB 연결을 지원하는 트렌트 아이크루저(Trent iCruiser)와 같은 기기의 경우, 수십 여종의 태블릿 및 휴대폰과의 호환성을 자랑한다. 또한 여분의 배터리가 내장된 태블릿 슬리브 일체형 보조 배터리 팩 또한 시장에서 만나볼 수 있다. ciokr@idg.co.kr