이메일을 클라우드로 옮기는 방법: 7가지 팁

사실 이메일은 클라우드로 옮기기 가장 간편한 앱 중 하나라고 할 수 있다. 그러나 일부 CIO들은 마이크로소프트, IBM, 구글같은 제3자 클라우드 기반 이메일 공급업체들로 이메일을 옮기는 것을 꺼리고 있다.

포레스터 리서치가 최근 조사한 결과에 따르면, 934개 중소기업 및 대기업 경영진의 절반 가량은 이메일 호스팅 도입에 관심이 없다고 대답했다.

그러나 IT인프라의 일부를 클라우드로 옮겨 비용을 절감해야 한다는 압력이 커지고 있다. 응답자의 51%는 이메일을 계속 내부적으로 유지하겠다고 대답했다. 그렇다면 46%는 다음해 이메일을 클라우드로 옮길 계획을 갖고 있거나, 아니면 최소한 이를 바라고는 있을까?

포레스터의 애널리스트들은 '클라우드 기반 이메일을 통해 성과를 도출한 기업들로부터 배우는 교훈'이라는 보고서 작성을 위해 많은 기업의 IT 담당자들을 인터뷰해 클라우드 기반 이메일 시스템으로의 이전 계획과 시행에 따른 팁을 얻었다. 여기에는 각각 마이크로소프트와 구글의 고객들인 제약업계의 거인인 글락소스미스클라인과 페어차일드반도체가 포함되어 있다.

기업들이 가장 먼저 해야 할 일은 클라우드를 위한 준비가 되어 있는지 파악하는 것이다. 일부 기업들은 규제 준수와 법률적 이유로 내부적으로 이메일을 보유해야만 할 수도 있다. 그러니 먼저 이메일 환경을 꼼꼼히 살펴보기로 하자. 포레스터는 다음과 같은 평가 프로세스를 밟을 것을 권장한다.

- 직원들의 니즈를 분석: 메일박스는 얼마나 커야 하는가? 사용자 별로 시스템 차이가 있어 이전이 달라질 수 있는가? 복구 요건이 모두 동일한가?

-  애플리케이션 통합 요건 도식화: 직원들만 기업의 이메일 플랫폼을 사용하는 건 아니다. 메일을 기반으로 하는 CRM, 재무, 여타 비즈니스 애플리케이션들도 워크플로를 위해 이메일에 의존하곤 한다.

-  상대 비용 분석: 포레스터 리서치에 따르면, 많은 기업들이 이메일 서비스에 비용이 얼마나 드는지 알지 못하거나, 이를 과소평가하고 있다. 클라우드 호스팅 비용은 한층 투명하다. 공급업체들이 사용 정도, 월별 비용을 제시해 쉽게 비교할 수 있도록 해주기 때문이다.

-  규제 및 여타 보안 요건 분석: 이메일 저장과 접근 관리를  규정하고 있는 HIPAA나 FISMA 같은 법적 규제들을 따라야 하는 경우도 있을 수 있다. 또 보안요건을 엄격하게 준수해야만 한다면, 이메일을 클라우드 기반으로 이전할 수 없다.

이메일을 클라우드로 이전할 수 있는지 판단했다면, 이젠 이전을 준비해야 한다. 다음은 포레스터가 다양한 SMB와 대기업들을 인터뷰 해 밝혀낸 이전 계획과 관련된 팁들이다.

1. 디렉토리 정리

내부 이메일을 클라우드 환경으로 옮길 때는 '집을 정리'해야 한다. 낡은 기록과 오래된 도메인의 액티브 디렉토리를 정리해야 한다는 이야기다. 포레스터와 인터뷰를 한 금융 서비스 기업의 관계자 한 명은 이와 관련해, "엉망진창인 기존 데이터를 공급업체로까지 가져가 복제하고 싶지 않을 것"이라고 간단 명료하게 설명했다.

2. 대역 요건 측정

이메일을 클라우드 서비스로 옮기면 인터넷 트래픽이 늘어난다. 따라서 필요한 대역을 확장할 필요가 있는지 고려해야 한다. 이와 관련, 마이크로소프트, 구글, IBM 같은 클라우드 공급업체는 모두 예상 대역에 대한 정보와 가이드를 제공하고 있다.

이번 보고서 작성에 참여한 애널리스트 크리스토퍼 보세는 "마이크로소프트의 경우, 100명의 헤비 아웃룻 유저마다 37KB/sec, 미디엄 아웃룩 웹 액세스 유저의 경우 85KB/sec가 필요하다”고 권장했다.

3. 마이그레이션 량을 결정

이메일과 히스토리가 적을 수록 클라우드 이전도 빨라진다. 따라서 기업들은 최소한 초기에는 정말 필요한 것들만 이전해 전환 기간을 단축해야 한다. 이전을 위해 기업 내부와 클라우드 모두를 유지하는 것은 상당히 고통스러울 수 있기 때문이다.

4. 이전 방법을 결정

이메일을 클라우드로 이전하는 방법에는 두 가지가 있다. 두 인프라를 동시에 유지하며 이전하는 것과, 하나를 변경해 이전하는 것이다.

각자 장단점이 있다. 전자의 경우 자원을 점진적으로 이전하기 때문에 사용자가 덜 혼란스러워 한다. 그러나 클라우드를 기반으로 하는 사용자와 그렇지 않은 사용자 사이에 문제를 초래할 수도 있다. 캘린더를 확인할 수 없게 되는 등의 문제이다. 특히 다른 벤더가 제공하는 인프라 플랫폼을 이용할 경우 이런 문제가 발생할 확률이 높아진다.

히스토리를 거의 이전하지 않는 컷오버 방식의 경우, 이전을 빨리 할 수 있다는 장점이 있다. 또 도입 비용을 낮출 수도 있다. 그러나 직원들에게 부담을 줄 수 있다.

마이크로소프트와 IBM은 내부 기반과 클라우드 기반의 통합을 개선해주는 일종의 '하이브리드' 툴을 보유하고 있다.

5. 클라우드와 기존 구축 방식을 결합하는 창의성

2단계로 이루어진 방법을 시도해 볼 수도 있다. 초기에는 과거 이메일의 스냅샷을 선택하고, 이들 이메일을 클라우드로 이전하지만, 동시에 직원들의 이메일은 내부 시스템에 유지하는 방법이다. 그리고 스냅샵 이메일을 이전하고, 이메일을 변경한 다음에는, 직원들의 메일함에 든 이메일을 클라우드로 이전한다.

보세는 "비용이 많이 드는 것이 단점이기는 하지만, 두 가지 방법의 장점을 동시에 취하는 방법이기도 하다"며 "어찌됐든 기업 경영진은 기업 문화 등을 고려해 가장 최선의 방식을 결정해야 한다"고 강조했다.

6. TF팀 구성

클라우드로의 이전은 상당한 부담이다. 물론 기업의 규모에 좌우되곤 한다. 경우에 따라서는 이런 업무를 처리할 직원들이 없을 수도 있다. 다행히 IBM이나 마이크로소프트 같은 공급업체들은 자체적으로 이전 서비스 팀을 보유하고 있거나, 퀘스트소프트웨어, 아바나드(Avanade)같은 이전 서비스를 제공하는 협력 업체를 추천하곤 한다. 포레스터는 클라우드 업체와 협상을 할 때 이전 비용을 포함할 것을 권장한다.

7. 출구 전략을 구상

클라우드로의 이전 전략에서 간과해서는 안될 중요한 부분이 있다. 서비스가 기업에 맞지 않다면 이를 철수할 준비를 하는 것이다.

보세는 "이전 과정 동안 무언가가 잘못될 수도 있기 때문에 계약상 요건을 분명히 이해하고 있어야 한다. 물론 이런 상황이 자주 일어나지는 않는다. 그러나 출구전략을 생각해둔다고 나쁠 것은 없다"고 설명했다. ciokr@idg.co.kr