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셰어포인트 활용 3가지 단계 ‘귀사는 어떤 타입?’

2011.05.16 Shane O'Neill  |  CIO

마이크로소프트에 따르면, 온라인 문서 관리에서부터 인트라넷 그리고 소셜 네트워킹 사이트까지 모든 것을 제공하는 소프트웨어인 셰어포인트를 사용하는 이들은 1억 명에 달하며, 그 중 대부분은 포춘 500대 기업에 속한 이들이다.

그러나 셰어포인트는 이렇듯 다양한 기능을 제공함에도 불구하고 셰어포인트의 모든 기능을 사용하는 기업들은 거의 없다. 몇몇 기업들은 소셜 네트워킹 혹은 문서 관리와 같은 눈앞에 당면한 문제들을 해결하기 위해 셰어포인트를 사용한다. 기업의 모든 애플리케이션을 체계화하고 콘텐츠 타입(content types)과 분류별 정책을 수립하기 위해 사용하는 기업도 있다 한다. 그리고 몇몇 기업들은 기술 로드맵 수립을 위해 셰어포인트를 사용하기도 한다.

마이크로소프트의 최근 조사에 따르면 기업들의 셰어포인트 사용에는 세 가지 단계가 있고, 각 기업이 어느 단계에 위치하는가는 IT 부서의 비전과 선견 지명에 관련이 높은았다. 몇몇 기업들은 1단계에서 원하는 모든 것이 충족되기에 1단계에 머무르는 반면, 이에 만족하지 못하고 한 단계에서 다음 단계로 진화하는 기업도 있다고 마이크로소프트의 셰어포인트 제품 관리 책임자인 자레드 스파타로는 말했다.

1단계: 개선
일반적으로 기업들은 팀의 협력과 포털을 위해 셰어포인트를 사용하기 시작한다. 셰어포인트 2010 버전에서는, 프로필 사진, 직함, 기술, 이메일 정보, 그리고 동료 목록이 제공되는 페이스북 스타일의 프로필 페이지인 마이사이트(MySites)가 개인 블로그, 마이크로블로깅, 태깅, 그리고 활동 피드를 제공하도록 개선됐다.

개선 단계에서의 최우선 과제는 워크플로우를 개선하고 이메일의 사용을 줄이기 위한 목적으로 직원과 문서관리를 소셜 네트워킹과 연결하는 것이다.

스파타로에 따르면 이 단계에 있는 대부분의 기업들은 프로젝트 관리 혹은 고객 서비스와 같이 개선을 원하고자 하는 특정 서비스를 위해 소셜 네트워킹과 문서 관리를 연결한다고 한다.

이 단계에서는 셰어포인트 거버넌스 계획을 수립하는 것이 중요하다. 누가 셰어포인트 사이트를 개설하고 접근할 수 있는지, 사람들의 방문이 더 이상 이루어지지 않는 경우 얼마나 오랜 기간 동안 해당 사이트가 유지되어야 하는지, 백업과 아카이빙 전략은 무엇인가를 IT가 설정할 수 있도록 하는지 등을 설정해야 한다.

규모를 계획하는 것도 또한 개선 단계의 중요한 부분이다.

스파타로는 “기업들은 작은 부분에서 시작하지만 스마트한 기업들은 셰어포인트 사이트가 급격하게 확산된다면 기업의 니즈를 어떻게 만족할 수 있는가를 계획한다. 이러한 방식으로 성장이 이뤄진다”라고 말했다.

2단계: 모멘텀 구축
본 단계는 셰어포인트가 기업의 당면한 니즈를 해결하는 것에서 사업을 지원하기 위한 플랫폼으로 바뀌는 “티핑 포인트”다.

한 기업이 이 단계에 도달하게 되었을 때는 앞을 내다보는 콘텐츠 관리가 필수적이라고 스파타로는 말했다. 마이크로소프트는 메타데이터와 웹 분석 툴, 콘텐츠 평가 툴, 그리고 동영상과 풍부한 미디어 지원 기능을 추가함으로써 셰어포인트 2010버전에서 콘텐츠 관리 기능을 개선했던 바 있다.

스파타로는 “IT 부서들은 셰어포인트에 콘텐츠를 단지 던져놓는 것을 원하지 않는다는 것을 깨달았다”라며 “목적의식을 가지고 셰어포인트에서 콘텐츠를 사용하고 그것을 재검색할 수 있어야 한다. 그렇게 함으로써 단지 허공에 커다란 파일 저장 캐비닛을 만드는 것을 넘어설 수 있다”라고 말했다.

앞서 ‘개선’ 단계에서 ‘모멘텀 구축’ 단계로 성공적으로 이동한 기업들은 셰어포인트를 통해 무엇을 할 수 있는 지에 대한 비전을 가지고 있고 관리를 해내기 셰어포인트를 사용한다.

스파타로는 “이러한 진보는 누군가가 한 걸음 나아가 ‘이것들이 추가적인 투자 혹은 라이선스 없이 셰어포인트로 우리가 할 수 있는 것이다’라고 말할 수 있을 때 나타난다”라고 말했다.

여기에서도 거버넌스가 중요하다. 그러나 단순히 셰어포인트 사이트에 대한 거버넌스가 아니다. 이 단계에서 IT 매니저들은 셰어포인트 태킹이나 분류 도구들을 활용해 정보를 운영하기 시작한다. 콘텐츠를 ‘중요’로 범주화하거나, 혹은 특정 기업 프로젝트 또는 그룹으로 속하게 하기 위해서다.

기업들은 대기 콘텐츠를 사업상 중요, 사업상 민감, 혹은 공개로 분류한다. 기업 내의 모든 정보는 위의 세 분류 중 한가지로 분류되고 모든 분류에는 누가 해당 정보를 살펴볼 수 있는지를 통제하는 정책 기준이 포함돼 있다.

그러므로 RFP 혹은 법률 문서와 같은 사업상 중요한 콘텐츠들을 사용자들이 열람하기 위해서는 IT 부서로부터 허가를 받아야 한다. 그리고 누가, 언제, 그리고 얼마나 오랫동안 정보를 열람했는지에 대한 메타정보는 셰어포인트에 저장된다.

3 단계: 사업 가치 추진
셰어포인트 활용에 있어 앞서의 두 단계는 기업이 기존의 것들을 어떻게 개선하는가에 초점을 맞추지만 세 번째 단계에는 이전에는 한 번도 해보지 못했던 일을 하기 위해 셰어포인트를 사용하는 작업이 포함된다고 스파타로는 말했다.

그리고 이 단계는 또한 기업들이 SAP와 같은 사업상 중요한 애플리케이션을 셰어포인트로 통합하고 애플리케이션을 개발하기 위해 마이크로소프트 파트너들과 협력하며 그러한 애플리케이션의 수명주기를 위한 정책을 수립하는 단계이기도 하다.

이 단계에서 셰어포인트는 단지 툴 혹은 플랫폼이 아니라 신기술을 개발하기 위한 수단이다.

지난 해 어소시에이트 프레스(AAP)는 회원사들에게 온라인 콘텐츠 추적 기능을 제공할 필요가 있었다. AP는 셰어포인트 2010을 사용한 뉴스 추적 시스템인 AP 뉴스 레지스트리 포털을 설계했다. 이 포털은 인터넷에서 언제 어디서 자사의 콘텐츠가 사용되었는지를 추적함으로써 더 좋은 퍼블리싱과 사업 결정을 가능하게 해준다.

뉴스 추적 시스템을 위한 대규모 데이터에 접근하고 해석하기 위해 AP는 SQL 서버 20008 데이터 관리 소프트웨어와 셰어포인트 2010을 사용했다. 구체적으로 AP는 자사 직원들과 파트너들이 웹 포털을 사용하여 트래픽 패턴을 추적할 수 있도록 셰어포인트 2010의 데이터 시각화, 게시판, 사용자 인증, 그리고 콘텐츠 관리 툴을 사용했다.

마이크로소프트의 스파타로는 “AP는 방대한 양의 콘텐츠를 생산하기 때문에 추적하는 것이 어려웠다”라며 “게시판과 데이터 시각화 등과 같은 셰어포인트 2010의 내장 기능을 사용함으로써 이전에는 사용해보지 못한 새로운 타입의 시스템을 신속하게 구축하는 것이 가능했다”라고 말했다. ciokr@idg.co.kr

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