2018.10.11

'낯설고 불편한' 지메일, 아웃룩처럼 사용하는 7가지 팁

Kayla Matthews | Computerworld
사람들은 대부분 변화에 저항한다. 예를 들어 최근 마이크로소프트 오피스에서 구글 G 스위트로 전환했다면, 새로운 플랫폼 때문에 생산성이 오히려 떨어진다고 느낄 것이다. 특히 이메일이 그렇다. 물론 지메일의 기능과 인터페이스를 좋아할 수도 있지만 몇몇 기능은 아웃룩이 그리울 것이다.

다행히 지메일에서도 아웃룩의 기능을 일부 사용할 수 있는 여러 방법이 있다. 아웃룩에 익숙해진 후 지메일을 사용하는 것은 견디기 힘든 어려움이지만 여기 제시하는 몇 가지 팁을 이용하면 지메일에 적응하는 기간을 줄일 수 있을 것이다.

1. 지메일 라벨 활용하기
아웃룩에서는 많은 사람이 폴더로 이메일을 정리한다. 개인 이메일을 받은 편지함 밖으로 옮겨 별도 폴더에 저장하는 식이다. 이 아웃룩의 폴더에 대응하는 지메일의 기능이 바로 라벨(Labels)이다. 라벨을 이용하면 이메일을 쉽게 정리할 수 있다.

라벨을 만드는 것도 어렵지 않다. 지메일에서 메일을 열었을 때 윈도우 상단에 여러 아이콘이 나타나는데, 가장 오른쪽에 있는 태그 모양 버튼을 이용하면 된다. 이를 클릭하면 기존 라벨의 목록을 볼 수 있는데, 이 리스트 중 체크 박스를 선택하고 '적용(Apply)'을 클릭하면 된다. '새로 만들기(Create new)' 버튼을 클릭해 새로운 라벨을 만들 수도 있다.

태그 아이콘을 클릭하면 라벨 리스트를 볼 수 있고 여기서 선택하면 특정 메일에 적용할 수 있다. 또는 새로 만드는 것도 가능하다.

사용자가 만든 라벨은 기본적으로 지메일의 왼쪽 창에 나타난다. 아웃룩의 폴더와 비슷하다. 아무 라벨이나 클릭하면 해당 라벨이 달린 모든 메일을 볼 수 있다. 라벨을 관리하려면 태그 아이콘을 클릭한 후 '라벨 관리(Manage labels)'를 선택하면 된다. 여기서 라벨 이름을 수정하고 어떤 라벨을 왼쪽 창에서 메일 리스트, 라벨 리스트에서 보여 줄 지 등을 결정할 수 있다.

2. 라벨에 따라 자동 필터링 설정하기
일단 라벨을 만들면, 자동으로 메일에 이들 라벨을 설정하는 필터를 설정할 수 있다. 아웃룩으로 치면 리본 홈 탭에 있는 룰(Rules)과 비슷한 기능이다. 첫 단계는 화면 상단의 지메일 검색 박스 오른쪽에 있는 아래쪽 방향의 화살표를 클릭하는 것이다. 그러면 고급 검색 박스가 나타난다. 이제 적절한 필드에 관련 쿼리를 입력하면 된다. 예를 들어 특정 주소에서 온 모든 이메일에 'Work'라는 라벨을 자동으로 붙이고 싶다면, '보낸 사람(From)' 박스에 해당 주소를 입력한 후 오른쪽 아래에 있는 회색의 '필터 만들기(Create filter)' 버튼을 클릭하면 된다.

이제 더 상세한 작업을 설정할 수 있는 체크리스트 형태의 박스가 나타날 것이다. 이들 체크리스트 속 작업을 특정 주소에서 메일을 받았을 때 모두 수행할 수 있다. 여기서는 4번째 체크박스인 '다음 라벨 적용…(Apply the label…)'을 클릭해보자. 이제 아래쪽 화살표 모양을 눌러 메일에 부여할 라벨을 선택하면 된다. '새 라벨(New label' 버튼을 클릭해 원하는 라벨을 만들 수도 있다. 체크리스트믜 마지막 항목을 선택해보자. 여기서 만든 필터를 기존 받은 편지함에 있는 모든 이메일 중 조건에 맞는 것을 찾아 적용하는 것이다. 기존에 받았던 수많은 이메일에 대해서도 빠르게 정리할 수 있다.

3. 지메일 라벨에 색상 정하기
아웃룩에서는 메일에 색깔있는 라벨을 추가할 수 있다. 받은 편지함 속 수많은 메일 중에서 상사에게 받은 것을 별도로 표시하기도 쉽다. 다행히 이 기능을 지메일에도 적용할 수 있다. 지메일에서 라벨에 따라 색상을 정해 더 효과적으로 메일을 정리할 수 있다. 커스텀 휴(custom hue)에서 원하는 색상을 선택하기만 하면 된다.

먼저 원하는 라벨에 지메일의 왼쪽 창에 배치한다. 또는 리스트에 없다면 더보기(More)를 선택한다. 이제 마우스 커서를 라벨 위에 올려놓으면 오른쪽에 점 3개 아이콘이 나타날 것이다. 이를 클릭한 후 첫번째 항목인 '라벨 색상(Label color)'을 선택한다. 제시된 색상 중에서 고르거나 혹은 '맞춤 색상 추가(Add custom color)' 버튼을 눌러 원하는 색상을 별도로 선택할 수 있다.

라벨에 색상을 정해 놓으면 받은 편집함에서 해당 메일이 더 눈에 잘 띈다.

또한, 점 3개 아이콘의 다른 옵션 중에는 색상을 추가한 라벨의 메일을 전체 메일 리스트에서 숨기거나 보여주는 기능도 있다. 이번 예제에서는 팀장이 보낸 메일을 더 눈에 잘 띄도록 하는 것이므로 '보이기(Show)'에 체크를 확실히 해야 한다.

4. 지메일 '대화형식 보기' 설정 해제하기
지메일과 아웃룩 모두 메일을 대화형식으로 보는 기능을 지원한다. 그래서 첫 메일에 대해 답변을 하면 각 메일이 각각 별개로 정렬되는 대신 하나의 업데이트된 메일에서도 동시에 보인다. 이처럼 묶인 '대화형식 보기(conversation view)'는 아웃룩의 비교적 신기능에 속한다. 그러나 사실 오랫동안 아웃룩 사용자는 그룹화된 보기보다 단일 메일을 리스트로 확인하는 것을 더 선호했다.

지메일 설정을 보면 이런 사용자를 위해 대화형식 보기를 끄는 기능이 있다. 우측 상단의 설정 아이콘을 클릭한 후 메뉴 중 '설정(Settings)을 선택한다. 이후 '기본설정(General)' 탭에서 항목을 내려가다보면 '대화형식으로 보기(Conversation View)' 항목이 나타난다. 여기서 원하는 대로 켜거나 끌 수 있다.

5. 지메일의 미리보기 창 활성화하기
아웃룩에는 미리보기 창이 있다. 받은 편지함을 벗어나지 않고도 메일의 첫 몇 줄을 확인할 수 있다. 지메일에서도 이 기능을 쓸 수 있다. '고급(Advanced)' 탭에서 설정하면 된다(한 때 이 탭은 랩(Labs)이라고 불리기도 했다). 이 탭에서는 언제든 수정, 삭제될 수 있는 실험적인 기능을 설정해 사용할 수 있다. 지메일의 설정에서 '고급'을 설정한 후 '미리보기 창(Preview Pane)' 항목을 찾아 '사용(Enagle)' 버튼을 클릭한 후 화면 가장 아래 쪽의 '변경사항 저장(Save Changes)' 버튼을 누르면 이 기능이 적용된다.

아웃룩의 미리보기 창이 그립다면 같은 기능을 지메일에서도 쓸 수 있다.

지메일 받은 편지함의 상단 오른쪽에 배치된 아이콘 중 가장 왼쪽 아이콘을 누르면 미리보기 창을 껐다 켰다 할 수 있다. 아래 화살표 아이콘을 클릭하면 미리보기 창을 이메일 리스트의 오른쪽 혹은 아래쪽에서 볼 수 있다.

6. 크롬 확장기능을 이용해 아웃룩 기능 흉내내기
크롬 확장기능 개발자들은 아웃룩 비슷한 기능을 지메일에서 쓸 수 있는 여러 기능을 개발했다. 예를 들어 블레이드 시그니처(Blade Signatures)를 이용하면 자신만의 서명을 만들 수 있다. 키보드 단축키를 이용할 수 있는 키로켓(KeyRocket)이나 링크드인에서 사람들에 대한 노트를 연락처 리스트에 추가할 수 있는 링크드인 세일즈 내비게이터 라이트(LinkedIn Sales Navigator Lite, 이전 이름은 라포티브(Rapportive))도 있다.

7. 아웃룩 캘린더 불러오기
아웃룩에서 완전히 벗어날 준비가 안됐다면 그것도 괜찮다. 지메일은 아웃룩 캘린더 데이터를 불러오는 기능을 지원하기 때문이다. 먼저 아웃룩에서 캘린더를 iCal 파일로 저장한다. 저장하려는 캘린더를 선택한 후 '파일(File)' 메뉴에서 '캘린더 저장(Save Calendar)'을 클릭하면 된다. 캘린더 이름을 그대로 유지하거나 혹은 변경할 수 있다. 이후에 '확인(OK)', '저장(Save)'을 차례대로 누르면 된다. 단, 포함된 캘린더 데이터가 얼마나 되는지 확인하는 것이 중요하다.

아웃룩 캘린더 파일을 저장한 후에는 컴퓨터에서 구글 캘린더를 실행한다. 왼쪽 창에서 '동료의 캘린더 추가하기(Add a friend’s calendar)' 옆에 있는 플러스 부호를 클릭한 후 나타나는 메뉴에서 불러오기 옵션을 선택한다. 여기서 '가져오기(Import)'를 누르면 박스가 2개 나타난다. 위의 항목인 '컴퓨터에서 파일 선택(Select file from your computer)'을 클릭한 후 앞서 저장해 둔 파일을 선택하면 된다. 아래 있는 것은 불러온 아웃룩 정보를 어떤 구글 캘린더에 추가할 것인지를 선택하는 옵션이다.

구글에서 아웃룩 캘린더 이벤트를 보고 싶다면 해당 데이터를 가져오기 하면 된다.

이렇게 추가한 일정은 이제 지메일에서 바로 볼 수 있다. 캘린더 창은 지메일 메인 화면의 오른쪽에 있다. 점 3개 아이콘을 클릭한 후 캘린더를 선택하면 된다. 같은 옵션에서 일보기 일정보기 등도 선택할 수 있다. ciokr@idg.co.kr 

2018.10.11

'낯설고 불편한' 지메일, 아웃룩처럼 사용하는 7가지 팁

Kayla Matthews | Computerworld
사람들은 대부분 변화에 저항한다. 예를 들어 최근 마이크로소프트 오피스에서 구글 G 스위트로 전환했다면, 새로운 플랫폼 때문에 생산성이 오히려 떨어진다고 느낄 것이다. 특히 이메일이 그렇다. 물론 지메일의 기능과 인터페이스를 좋아할 수도 있지만 몇몇 기능은 아웃룩이 그리울 것이다.

다행히 지메일에서도 아웃룩의 기능을 일부 사용할 수 있는 여러 방법이 있다. 아웃룩에 익숙해진 후 지메일을 사용하는 것은 견디기 힘든 어려움이지만 여기 제시하는 몇 가지 팁을 이용하면 지메일에 적응하는 기간을 줄일 수 있을 것이다.

1. 지메일 라벨 활용하기
아웃룩에서는 많은 사람이 폴더로 이메일을 정리한다. 개인 이메일을 받은 편지함 밖으로 옮겨 별도 폴더에 저장하는 식이다. 이 아웃룩의 폴더에 대응하는 지메일의 기능이 바로 라벨(Labels)이다. 라벨을 이용하면 이메일을 쉽게 정리할 수 있다.

라벨을 만드는 것도 어렵지 않다. 지메일에서 메일을 열었을 때 윈도우 상단에 여러 아이콘이 나타나는데, 가장 오른쪽에 있는 태그 모양 버튼을 이용하면 된다. 이를 클릭하면 기존 라벨의 목록을 볼 수 있는데, 이 리스트 중 체크 박스를 선택하고 '적용(Apply)'을 클릭하면 된다. '새로 만들기(Create new)' 버튼을 클릭해 새로운 라벨을 만들 수도 있다.

태그 아이콘을 클릭하면 라벨 리스트를 볼 수 있고 여기서 선택하면 특정 메일에 적용할 수 있다. 또는 새로 만드는 것도 가능하다.

사용자가 만든 라벨은 기본적으로 지메일의 왼쪽 창에 나타난다. 아웃룩의 폴더와 비슷하다. 아무 라벨이나 클릭하면 해당 라벨이 달린 모든 메일을 볼 수 있다. 라벨을 관리하려면 태그 아이콘을 클릭한 후 '라벨 관리(Manage labels)'를 선택하면 된다. 여기서 라벨 이름을 수정하고 어떤 라벨을 왼쪽 창에서 메일 리스트, 라벨 리스트에서 보여 줄 지 등을 결정할 수 있다.

2. 라벨에 따라 자동 필터링 설정하기
일단 라벨을 만들면, 자동으로 메일에 이들 라벨을 설정하는 필터를 설정할 수 있다. 아웃룩으로 치면 리본 홈 탭에 있는 룰(Rules)과 비슷한 기능이다. 첫 단계는 화면 상단의 지메일 검색 박스 오른쪽에 있는 아래쪽 방향의 화살표를 클릭하는 것이다. 그러면 고급 검색 박스가 나타난다. 이제 적절한 필드에 관련 쿼리를 입력하면 된다. 예를 들어 특정 주소에서 온 모든 이메일에 'Work'라는 라벨을 자동으로 붙이고 싶다면, '보낸 사람(From)' 박스에 해당 주소를 입력한 후 오른쪽 아래에 있는 회색의 '필터 만들기(Create filter)' 버튼을 클릭하면 된다.

이제 더 상세한 작업을 설정할 수 있는 체크리스트 형태의 박스가 나타날 것이다. 이들 체크리스트 속 작업을 특정 주소에서 메일을 받았을 때 모두 수행할 수 있다. 여기서는 4번째 체크박스인 '다음 라벨 적용…(Apply the label…)'을 클릭해보자. 이제 아래쪽 화살표 모양을 눌러 메일에 부여할 라벨을 선택하면 된다. '새 라벨(New label' 버튼을 클릭해 원하는 라벨을 만들 수도 있다. 체크리스트믜 마지막 항목을 선택해보자. 여기서 만든 필터를 기존 받은 편지함에 있는 모든 이메일 중 조건에 맞는 것을 찾아 적용하는 것이다. 기존에 받았던 수많은 이메일에 대해서도 빠르게 정리할 수 있다.

3. 지메일 라벨에 색상 정하기
아웃룩에서는 메일에 색깔있는 라벨을 추가할 수 있다. 받은 편지함 속 수많은 메일 중에서 상사에게 받은 것을 별도로 표시하기도 쉽다. 다행히 이 기능을 지메일에도 적용할 수 있다. 지메일에서 라벨에 따라 색상을 정해 더 효과적으로 메일을 정리할 수 있다. 커스텀 휴(custom hue)에서 원하는 색상을 선택하기만 하면 된다.

먼저 원하는 라벨에 지메일의 왼쪽 창에 배치한다. 또는 리스트에 없다면 더보기(More)를 선택한다. 이제 마우스 커서를 라벨 위에 올려놓으면 오른쪽에 점 3개 아이콘이 나타날 것이다. 이를 클릭한 후 첫번째 항목인 '라벨 색상(Label color)'을 선택한다. 제시된 색상 중에서 고르거나 혹은 '맞춤 색상 추가(Add custom color)' 버튼을 눌러 원하는 색상을 별도로 선택할 수 있다.

라벨에 색상을 정해 놓으면 받은 편집함에서 해당 메일이 더 눈에 잘 띈다.

또한, 점 3개 아이콘의 다른 옵션 중에는 색상을 추가한 라벨의 메일을 전체 메일 리스트에서 숨기거나 보여주는 기능도 있다. 이번 예제에서는 팀장이 보낸 메일을 더 눈에 잘 띄도록 하는 것이므로 '보이기(Show)'에 체크를 확실히 해야 한다.

4. 지메일 '대화형식 보기' 설정 해제하기
지메일과 아웃룩 모두 메일을 대화형식으로 보는 기능을 지원한다. 그래서 첫 메일에 대해 답변을 하면 각 메일이 각각 별개로 정렬되는 대신 하나의 업데이트된 메일에서도 동시에 보인다. 이처럼 묶인 '대화형식 보기(conversation view)'는 아웃룩의 비교적 신기능에 속한다. 그러나 사실 오랫동안 아웃룩 사용자는 그룹화된 보기보다 단일 메일을 리스트로 확인하는 것을 더 선호했다.

지메일 설정을 보면 이런 사용자를 위해 대화형식 보기를 끄는 기능이 있다. 우측 상단의 설정 아이콘을 클릭한 후 메뉴 중 '설정(Settings)을 선택한다. 이후 '기본설정(General)' 탭에서 항목을 내려가다보면 '대화형식으로 보기(Conversation View)' 항목이 나타난다. 여기서 원하는 대로 켜거나 끌 수 있다.

5. 지메일의 미리보기 창 활성화하기
아웃룩에는 미리보기 창이 있다. 받은 편지함을 벗어나지 않고도 메일의 첫 몇 줄을 확인할 수 있다. 지메일에서도 이 기능을 쓸 수 있다. '고급(Advanced)' 탭에서 설정하면 된다(한 때 이 탭은 랩(Labs)이라고 불리기도 했다). 이 탭에서는 언제든 수정, 삭제될 수 있는 실험적인 기능을 설정해 사용할 수 있다. 지메일의 설정에서 '고급'을 설정한 후 '미리보기 창(Preview Pane)' 항목을 찾아 '사용(Enagle)' 버튼을 클릭한 후 화면 가장 아래 쪽의 '변경사항 저장(Save Changes)' 버튼을 누르면 이 기능이 적용된다.

아웃룩의 미리보기 창이 그립다면 같은 기능을 지메일에서도 쓸 수 있다.

지메일 받은 편지함의 상단 오른쪽에 배치된 아이콘 중 가장 왼쪽 아이콘을 누르면 미리보기 창을 껐다 켰다 할 수 있다. 아래 화살표 아이콘을 클릭하면 미리보기 창을 이메일 리스트의 오른쪽 혹은 아래쪽에서 볼 수 있다.

6. 크롬 확장기능을 이용해 아웃룩 기능 흉내내기
크롬 확장기능 개발자들은 아웃룩 비슷한 기능을 지메일에서 쓸 수 있는 여러 기능을 개발했다. 예를 들어 블레이드 시그니처(Blade Signatures)를 이용하면 자신만의 서명을 만들 수 있다. 키보드 단축키를 이용할 수 있는 키로켓(KeyRocket)이나 링크드인에서 사람들에 대한 노트를 연락처 리스트에 추가할 수 있는 링크드인 세일즈 내비게이터 라이트(LinkedIn Sales Navigator Lite, 이전 이름은 라포티브(Rapportive))도 있다.

7. 아웃룩 캘린더 불러오기
아웃룩에서 완전히 벗어날 준비가 안됐다면 그것도 괜찮다. 지메일은 아웃룩 캘린더 데이터를 불러오는 기능을 지원하기 때문이다. 먼저 아웃룩에서 캘린더를 iCal 파일로 저장한다. 저장하려는 캘린더를 선택한 후 '파일(File)' 메뉴에서 '캘린더 저장(Save Calendar)'을 클릭하면 된다. 캘린더 이름을 그대로 유지하거나 혹은 변경할 수 있다. 이후에 '확인(OK)', '저장(Save)'을 차례대로 누르면 된다. 단, 포함된 캘린더 데이터가 얼마나 되는지 확인하는 것이 중요하다.

아웃룩 캘린더 파일을 저장한 후에는 컴퓨터에서 구글 캘린더를 실행한다. 왼쪽 창에서 '동료의 캘린더 추가하기(Add a friend’s calendar)' 옆에 있는 플러스 부호를 클릭한 후 나타나는 메뉴에서 불러오기 옵션을 선택한다. 여기서 '가져오기(Import)'를 누르면 박스가 2개 나타난다. 위의 항목인 '컴퓨터에서 파일 선택(Select file from your computer)'을 클릭한 후 앞서 저장해 둔 파일을 선택하면 된다. 아래 있는 것은 불러온 아웃룩 정보를 어떤 구글 캘린더에 추가할 것인지를 선택하는 옵션이다.

구글에서 아웃룩 캘린더 이벤트를 보고 싶다면 해당 데이터를 가져오기 하면 된다.

이렇게 추가한 일정은 이제 지메일에서 바로 볼 수 있다. 캘린더 창은 지메일 메인 화면의 오른쪽에 있다. 점 3개 아이콘을 클릭한 후 캘린더를 선택하면 된다. 같은 옵션에서 일보기 일정보기 등도 선택할 수 있다. ciokr@idg.co.kr 

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