2018.09.12

복잡한 멀티벤더 아웃소싱, 10가지 관리 팁

Thomas Macaulay | CIO UK
기업이 여러 공급업체와 협력하는 데는 그만한 이유가 있다. 기업은 사내 팀에서 부족한 기술을 찾거나 공급업체가 특정 비즈니스 프로세스를 처리하기를 원할 수 있다.



다른 이점은 전문 분야 이외의 최신 혁신 방법에 대한 접근이나 포괄적인 전문인력 풀에서 선택할 수 있다는 것이다. 하지만 공급업체가 자사의 전문성을 다소 과장할 수도 있다. 또는 기업이 관리하기 어려운 복잡성이 생겨날 수도 있다.

다행히도 이러한 문제를 해결하기 위해 취할 수 있는 몇 가지 조치가 있다. <CIO UK>는 멀티벤더 아웃소싱을 통해 비용 절감 효과를 얻고 동시에 현업의 요구를 지원하도록 다양한 서비스 허브를 개발할 수 있는 최선의 방법을 소개한다.

1. 공급업체 관리 소프트웨어에 투자하라
공급업체 관계 관리(SRM) 소프트웨어에 투자해 공급업체를 모니터링하고 모든 정보를 한 곳에서 관리할 수 있도록 하는 것이 좋다. 이러한 유형의 관리는 VMS(Vendor Management Software)라고도 하며 주로 인력 서비스를 관리하는 데 유용한 웹 기반 애플리케이션이다. 이를 통해 모든 업무를 여러 공급업체에 배포할 수 있으며 작업표 및 지불 프로세스를 단순화 할 수 있다.

VMS 솔루션으로는 SAP 필드글래스(SAP Fieldglass), 쇼트리스트(Shortlist), 트레이드시프트(Tradeshift)가 있다. 모두가 아웃소싱과 관련해 조달 및 관리 프로세스를 자동화할 수 있다.

2. 아웃소싱하라
공급업체 관리를 외부에서 조달하는 것을 선택하면 팀의 부담을 덜어주고 전문가가 열심히 하도록 할 수 있다. 아웃소싱은 사내 전문 인력이 부족할 때 직원들이 잘 할 수 있는 중요한 업무에 집중하도록 해준다. 아웃소싱 공급업체 관리는 모든 공급업체를 효과적으로 관리할 수 있음을 의미한다. 모든 공급업체를 효과적으로 관리할 수 없더라도 적어도 누구에게 책임이 있는지는 알 수 있다.

3. 평가하고 전략을 세우라
공급업체를 별도의 범주로 나누고 기존의 성숙도, 진행 상황, 대응 품질을 검토한다. 이 결과는 부족한 부분을 정확하게 알 수 있도록 해야 하며, 특정 공급업체 또는 공급업체에 상관없이 새로운 공급업체에 접근하고 기존 공급업체를 보유할 가치가 있는 곳이 어딘지를 확실하게 알 수 있게 해준다.

업데이트를 통해 기존 공급업체를 더 효율적으로 활용하고 새 버전을 구하기보다 추가 옵션으로 다른 기능을 사용할 수 있다. 아웃소싱 업체 직원이 CIO의 요구를 더 이상 충족하지 못한다면 이들을 교체하기 위한 기준을 마련하라. 이 평가를 사용하여 미래 전략을 고안하라.

홈오피스 CTO인 사라 위킨슨은 <CIO UK>와의 인터뷰에서 "유용한 전략은 각각의 비즈니스에 대해 진행 상황을 정확하게 전달하는 방법을 기술해야 한다"며 "변화하는 환경에 역동적이고 전략을 유지해야 한다"고 말했다.

4. 시장을 비교하라
시장에서 얻을 수 있는 강점과 약점을 비교하고 기존 아키텍처와 어떻게 통합되는지 비교하라. 계약 조건 및 명성뿐 아니라 제품과 가격도 고려하라. 가장 저렴한 옵션은 최상의 가치를 제공하지 않을 수 있으므로 시장의 다른 업체와 비교해 세부 정보를 확인하라.

유나이티드 리빙(United Living) CIO인 그레그 몰리는 "다른 이들에게 도움이 되는 것은 정말 유용하다"며 "다른 사람들이 다른 분야에서도 유사한 문제를 해결하기 위해 무엇을 사용하고 있는지 살펴본다. 종종 열리는 업계 행사는 공유할 수 있는 유용한 경험이 있는 동료가 참석한다. 나는 아웃소싱 업체를 만나러 먼 거리를 이동하기도 한다. 거기에는 아직 다이아몬드 원석 같은 업체가 있기 때문이다"고 말했다.

가격을 낮추려면 경쟁 입찰을 활용하라. 그러나 상호 이익과의 강력한 관계를 발전시키려면 공급업체에 맡기라.

5. 길게 보고 접근하라
장기간의 관계는 단기간의 절약보다 더 많은 수익을 올릴 수 있다. 아웃소싱 발주사의 신뢰와 충성도는 공급업체가 다른 방법으로는 사용할 수 없는 전문 기술과 독점적인 할인을 제공할 수 있으며, 경쟁사로 전환하는 것은 득보다 실이 더 클 수 있다.

버진액티브(Virgin Active) CIO인 앤디 캐디는 "공급업체가 개별 소프트웨어나 인프라스트럭처 이상으로 가치를 제공하는 파트너로 활동할 수 있도록 하는 것이 중요하다"며 "즉각적인 보상보다는 지속적인 성공을 제공할 업체를 선택하라. 그들은 장기 계약을 체결하기를 원한다는 사실을 알게 되면 가격 인하를 제안할 수 있다"고 전했다.

6. 요구사항을 전달하라
판매자가 비즈니스를 이해하고 실수 나 오해를 피하기 위해 자신의 비즈니스를 이해할 수 있도록 긴밀하게 의사소통하라. 커뮤니케이션 흐름을 명확하게 유지하고 가능한 한 빨리 서비스에 영향을 줄 수 있는 비즈니스 변경 내용을 알리기 위해 회사에 전담 공급업체 연락처를 설정하라.

몰리는 "나는 서비스 제공 업체와 제휴 계약을 잘 활용한다. 새로운 조달 계약을 체결할 때 우리가 강조한 핵심 요소 중 하나가 파트너십 요소다"고 말하면서 "비즈니스 요구를 넘어 진정한 의미의 관계를 구축하라 인간관계가 상업적 성공을 뒷받침해줄 것이므로, 프로젝트 진행 상황과 그 과정에서 발생하는 모든 변화를 반복적으로 지키고, 다른 사람들에게 소개하면 파트너십이 더욱 발전될 것이다"고 이야기했다.
 
7. 무엇에 돈을 지불하는지 인지하라
기입이 무엇에 비용을 지불하고 있는지 알고 계약의 모든 세부 사항을 정확하게 이해하라. 불필요한 서비스 및 숨은 수수료 같이 원하지 않는 서비스의 특정 측면을 식별하여 불필요한 비용을 지불하지 않고 가치를 극대화하라. 시티오브리버풀칼리지(City of Liverpool College) CIO였던 알래스데어 레드몬드는 "신기술의 가치를 탐구하고자 할 때 나는 공급업체가 경영진에게 이를 소개하도록 한다”고 말했다. 

아웃소싱 종료 일정을 모니터링하고 자동 갱신에 주의하라. 프로젝트가 끝나면 계약된 작업 명세서(SOW)를 이행했음을 나타내는 보고서를 요청하여 약속한 바를 얻도록 하라.


8. 함께 일하라
중요한 정보, 전략적 목표, 도입 장벽을 공유하여 공급업체가 CIO의 필요와 기대를 알 수 있도록 하라. 이를 통해 정보, 수정 사항 또는 신제품 등 CIO의 특정 요구 사항에 가장 적합한 서비스를 제공할 수 있다. 자신의 비즈니스 요구 사항을 이해하고 조언이나 자원을 통해 자신의 의견을 제시하여 도움을 주고 계약 협상에서 상호 이익을 찾는다. 상호 이익을 위해 협력하고 함께 문제를 해결하라. 그들이 판매하는 제품과 관련된 회의에 초대하여 지식을 활용하라. 레드 불 레이싱(Red Bull Racing) CIO 매트 브래들리는 "공급업체가 데려온 최고의 전문가를 소개받고 그 사람의 도움을 받아 최고의 제품과 혁신을 얻을 수 있다"고 말했다.

9. 모니터링하라
모든 공급업체의 지출 및 서비스를 추적하여 계약 조건을 충족하고 새롭게 제기된 문제에 효율적으로 대처할 수 있으며 시간이 지나며 요구 사항과 우선순위가 변함에 따라 계속해서 최상의 서비스를 제공할 수 있다. 디아지오 CIO 브라이언 프란츠는 "우리는 조직에 합의한 서비스 수준을 충족시키고 초과하는 데 중점을 두고 제 3자 계약을 관리한다. 업체와의 시장 경쟁력을 보장하기 위해 벤치마킹한다"고 설명했다. SRM 소프트웨어는 모든 공급업체를 관리하고 한 곳에서 성능을 모니터링하는 데 중요한 투자가 될 수 있다.

10. 비상 계획을 수립하라
비상 상황에 대한 대비책을 계획하라. 공급업체는 일상적인 어려움부터 주요 실패까지 잠재적인 문제를 완전히 인식하고 있어야 한다. 일어날 수 있는 일과 대응 방법에 관해 필요한 정보를 제공하여 우발적인 사건을 효과적으로 처리할 수 있도록 하라. 실수가 발생하면 비난하지 말고 신속한 해결책의 우선순위를 정하고 필요한 부분을 변경하면 다시는 같은 사고가 발생하지 않는다. ciokr@idg.co.kr

2018.09.12

복잡한 멀티벤더 아웃소싱, 10가지 관리 팁

Thomas Macaulay | CIO UK
기업이 여러 공급업체와 협력하는 데는 그만한 이유가 있다. 기업은 사내 팀에서 부족한 기술을 찾거나 공급업체가 특정 비즈니스 프로세스를 처리하기를 원할 수 있다.



다른 이점은 전문 분야 이외의 최신 혁신 방법에 대한 접근이나 포괄적인 전문인력 풀에서 선택할 수 있다는 것이다. 하지만 공급업체가 자사의 전문성을 다소 과장할 수도 있다. 또는 기업이 관리하기 어려운 복잡성이 생겨날 수도 있다.

다행히도 이러한 문제를 해결하기 위해 취할 수 있는 몇 가지 조치가 있다. <CIO UK>는 멀티벤더 아웃소싱을 통해 비용 절감 효과를 얻고 동시에 현업의 요구를 지원하도록 다양한 서비스 허브를 개발할 수 있는 최선의 방법을 소개한다.

1. 공급업체 관리 소프트웨어에 투자하라
공급업체 관계 관리(SRM) 소프트웨어에 투자해 공급업체를 모니터링하고 모든 정보를 한 곳에서 관리할 수 있도록 하는 것이 좋다. 이러한 유형의 관리는 VMS(Vendor Management Software)라고도 하며 주로 인력 서비스를 관리하는 데 유용한 웹 기반 애플리케이션이다. 이를 통해 모든 업무를 여러 공급업체에 배포할 수 있으며 작업표 및 지불 프로세스를 단순화 할 수 있다.

VMS 솔루션으로는 SAP 필드글래스(SAP Fieldglass), 쇼트리스트(Shortlist), 트레이드시프트(Tradeshift)가 있다. 모두가 아웃소싱과 관련해 조달 및 관리 프로세스를 자동화할 수 있다.

2. 아웃소싱하라
공급업체 관리를 외부에서 조달하는 것을 선택하면 팀의 부담을 덜어주고 전문가가 열심히 하도록 할 수 있다. 아웃소싱은 사내 전문 인력이 부족할 때 직원들이 잘 할 수 있는 중요한 업무에 집중하도록 해준다. 아웃소싱 공급업체 관리는 모든 공급업체를 효과적으로 관리할 수 있음을 의미한다. 모든 공급업체를 효과적으로 관리할 수 없더라도 적어도 누구에게 책임이 있는지는 알 수 있다.

3. 평가하고 전략을 세우라
공급업체를 별도의 범주로 나누고 기존의 성숙도, 진행 상황, 대응 품질을 검토한다. 이 결과는 부족한 부분을 정확하게 알 수 있도록 해야 하며, 특정 공급업체 또는 공급업체에 상관없이 새로운 공급업체에 접근하고 기존 공급업체를 보유할 가치가 있는 곳이 어딘지를 확실하게 알 수 있게 해준다.

업데이트를 통해 기존 공급업체를 더 효율적으로 활용하고 새 버전을 구하기보다 추가 옵션으로 다른 기능을 사용할 수 있다. 아웃소싱 업체 직원이 CIO의 요구를 더 이상 충족하지 못한다면 이들을 교체하기 위한 기준을 마련하라. 이 평가를 사용하여 미래 전략을 고안하라.

홈오피스 CTO인 사라 위킨슨은 <CIO UK>와의 인터뷰에서 "유용한 전략은 각각의 비즈니스에 대해 진행 상황을 정확하게 전달하는 방법을 기술해야 한다"며 "변화하는 환경에 역동적이고 전략을 유지해야 한다"고 말했다.

4. 시장을 비교하라
시장에서 얻을 수 있는 강점과 약점을 비교하고 기존 아키텍처와 어떻게 통합되는지 비교하라. 계약 조건 및 명성뿐 아니라 제품과 가격도 고려하라. 가장 저렴한 옵션은 최상의 가치를 제공하지 않을 수 있으므로 시장의 다른 업체와 비교해 세부 정보를 확인하라.

유나이티드 리빙(United Living) CIO인 그레그 몰리는 "다른 이들에게 도움이 되는 것은 정말 유용하다"며 "다른 사람들이 다른 분야에서도 유사한 문제를 해결하기 위해 무엇을 사용하고 있는지 살펴본다. 종종 열리는 업계 행사는 공유할 수 있는 유용한 경험이 있는 동료가 참석한다. 나는 아웃소싱 업체를 만나러 먼 거리를 이동하기도 한다. 거기에는 아직 다이아몬드 원석 같은 업체가 있기 때문이다"고 말했다.

가격을 낮추려면 경쟁 입찰을 활용하라. 그러나 상호 이익과의 강력한 관계를 발전시키려면 공급업체에 맡기라.

5. 길게 보고 접근하라
장기간의 관계는 단기간의 절약보다 더 많은 수익을 올릴 수 있다. 아웃소싱 발주사의 신뢰와 충성도는 공급업체가 다른 방법으로는 사용할 수 없는 전문 기술과 독점적인 할인을 제공할 수 있으며, 경쟁사로 전환하는 것은 득보다 실이 더 클 수 있다.

버진액티브(Virgin Active) CIO인 앤디 캐디는 "공급업체가 개별 소프트웨어나 인프라스트럭처 이상으로 가치를 제공하는 파트너로 활동할 수 있도록 하는 것이 중요하다"며 "즉각적인 보상보다는 지속적인 성공을 제공할 업체를 선택하라. 그들은 장기 계약을 체결하기를 원한다는 사실을 알게 되면 가격 인하를 제안할 수 있다"고 전했다.

6. 요구사항을 전달하라
판매자가 비즈니스를 이해하고 실수 나 오해를 피하기 위해 자신의 비즈니스를 이해할 수 있도록 긴밀하게 의사소통하라. 커뮤니케이션 흐름을 명확하게 유지하고 가능한 한 빨리 서비스에 영향을 줄 수 있는 비즈니스 변경 내용을 알리기 위해 회사에 전담 공급업체 연락처를 설정하라.

몰리는 "나는 서비스 제공 업체와 제휴 계약을 잘 활용한다. 새로운 조달 계약을 체결할 때 우리가 강조한 핵심 요소 중 하나가 파트너십 요소다"고 말하면서 "비즈니스 요구를 넘어 진정한 의미의 관계를 구축하라 인간관계가 상업적 성공을 뒷받침해줄 것이므로, 프로젝트 진행 상황과 그 과정에서 발생하는 모든 변화를 반복적으로 지키고, 다른 사람들에게 소개하면 파트너십이 더욱 발전될 것이다"고 이야기했다.
 
7. 무엇에 돈을 지불하는지 인지하라
기입이 무엇에 비용을 지불하고 있는지 알고 계약의 모든 세부 사항을 정확하게 이해하라. 불필요한 서비스 및 숨은 수수료 같이 원하지 않는 서비스의 특정 측면을 식별하여 불필요한 비용을 지불하지 않고 가치를 극대화하라. 시티오브리버풀칼리지(City of Liverpool College) CIO였던 알래스데어 레드몬드는 "신기술의 가치를 탐구하고자 할 때 나는 공급업체가 경영진에게 이를 소개하도록 한다”고 말했다. 

아웃소싱 종료 일정을 모니터링하고 자동 갱신에 주의하라. 프로젝트가 끝나면 계약된 작업 명세서(SOW)를 이행했음을 나타내는 보고서를 요청하여 약속한 바를 얻도록 하라.


8. 함께 일하라
중요한 정보, 전략적 목표, 도입 장벽을 공유하여 공급업체가 CIO의 필요와 기대를 알 수 있도록 하라. 이를 통해 정보, 수정 사항 또는 신제품 등 CIO의 특정 요구 사항에 가장 적합한 서비스를 제공할 수 있다. 자신의 비즈니스 요구 사항을 이해하고 조언이나 자원을 통해 자신의 의견을 제시하여 도움을 주고 계약 협상에서 상호 이익을 찾는다. 상호 이익을 위해 협력하고 함께 문제를 해결하라. 그들이 판매하는 제품과 관련된 회의에 초대하여 지식을 활용하라. 레드 불 레이싱(Red Bull Racing) CIO 매트 브래들리는 "공급업체가 데려온 최고의 전문가를 소개받고 그 사람의 도움을 받아 최고의 제품과 혁신을 얻을 수 있다"고 말했다.

9. 모니터링하라
모든 공급업체의 지출 및 서비스를 추적하여 계약 조건을 충족하고 새롭게 제기된 문제에 효율적으로 대처할 수 있으며 시간이 지나며 요구 사항과 우선순위가 변함에 따라 계속해서 최상의 서비스를 제공할 수 있다. 디아지오 CIO 브라이언 프란츠는 "우리는 조직에 합의한 서비스 수준을 충족시키고 초과하는 데 중점을 두고 제 3자 계약을 관리한다. 업체와의 시장 경쟁력을 보장하기 위해 벤치마킹한다"고 설명했다. SRM 소프트웨어는 모든 공급업체를 관리하고 한 곳에서 성능을 모니터링하는 데 중요한 투자가 될 수 있다.

10. 비상 계획을 수립하라
비상 상황에 대한 대비책을 계획하라. 공급업체는 일상적인 어려움부터 주요 실패까지 잠재적인 문제를 완전히 인식하고 있어야 한다. 일어날 수 있는 일과 대응 방법에 관해 필요한 정보를 제공하여 우발적인 사건을 효과적으로 처리할 수 있도록 하라. 실수가 발생하면 비난하지 말고 신속한 해결책의 우선순위를 정하고 필요한 부분을 변경하면 다시는 같은 사고가 발생하지 않는다. ciokr@idg.co.kr

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