일단 기억하자! 유용한 엑셀 단축키 10선

엑셀 개체의 서식을 바꾸는 방법
엑셀에서 셀, 그림, 차트를 선택, 그 형식을 바꿔야 하는 때가 있다. 그런데 무슨 명령을 사용해야 할까? 이런 명령은 어디에 있을까? 엑셀에는 서식 명령이 너무 많아, 필요한 명령을 찾기 어려울 수 있다.

그러나 이를 위한 ‘단축키’가 있다. 선택한 개체에서 <Ctrl+1>(맥OS는 <Command+1>)을 누르면, 해당되는 서식 대화상자가 열린다. 셀, 셀 그룹, 그림, 심지어 축이나 설명 같은 차트 구성요소 어디에서나 사용할 수 있는 단축키다.




엑셀 서식 작성에 도움을 받는 방법
‘도움을 찾는 것’은 부끄러운 일이 아니다. 모든 ‘답’을 학습할 필요가 없다. 그러나 ‘답’을 찾을 장소를 알아두면 좋다. 엑셀 서식도 마찬가지이다. 수 많은 함수와 매개 변수를 기억하기란 불가능하다. 다행히 그럴 필요가 없다.

엑셀은 기본적으로 어느 정도 도움을 준다. 예를 들어, 이름 옆에 괄호를 열면 함수 매개 변수가 리스트로 표시된다. 그러나 ‘단서’는 많을 수록 좋다. 엑셀에서 <Ctrl+A>를 누르면 함수 인수(Function Arguments) 대화 상자가 표시된다. 각 매개 변수의 정의를 제공, 서식 구성에 도움을 주는 기능이다.

맥OS의 경우, <Control+A> 단축키로 더 큰 Formula Builder를 호출할 수 있다. 마찬가지로 서식을 구성하고, 한 번에 모든 매개 변수의 정의를 확인할 수 있는 장소다.

엑셀의 복잡하지만 강력한 재무 도구인 AMORLINC를 예로 들자. 각 회계 기의 감가상각액을 반환하는 5-6개의 매개 변수가 있다.

‘=AMORLINC’라고 입력해 수식을 시작하면, 열린 괄호 다음에 cost. date_purchased, first_period, salvage, period, rate, [basis]가 표시된다. 여기서 꺽쇠괄호([ ])는 옵션 매개 변수다. 그런데 무슨 의미일까? <Ctrl+A>를 누르면 first_period에는 숫자가 아닌 날짜를 입력해야 하고, salvage는 자산의 수명이 다 되었을 때의 잔존가치인 것을 알 수 있다.




엑셀에서 빨리 숫자 서식을 바꾸는 방법
하나가 아닌 여러 개의 키보드 단축키다. 그러나 작동 원칙은 동일하다. 모두 키보드 최상단 행에 위치한 키를 사용한다. 마우스를 사용하지 않고 스프레드시트 표시 방법을 바꾸고 싶을 때 아주 유용하다. 다음은 수 서식을 바꾸는 단축키다.

<Ctrl+Shift+~>(맥OS는 <Control+Shift+~>): 일반 서식(셀에 공간이 충분하면 모든 숫자의 자릿수를 표시, 공간이 부족하면 공학용 서식으로 변환)

<Ctrl+Shift+!> (맥OS는 <Control+Shift+!>): 숫자 서식(기본 값은 10.00 같은 소수점 두 자리의 숫자)
<Ctrl+Shift+@> (맥OS는 <Control+Shift+@>): 시간 서식(연상 기호: AM이나 PM)
<Ctrl+Shift+#> (맥OS는 <Control+Shift+#>): 날짜 서식(연상 기호: 달력의 사선 표시)
<Ctrl+Shift+$> (맥OS는 <Control+shift+$>): 통화 서식
<Ctrl+Shift+%> (맥OS는 <Control+Shift+%>): 백분율 서식
<Ctrl+Shift+^> (맥OS는 <Control+Shift+^>): 공학용 서식(연상 기호: 지수가 윗첨자로 표시, 10^2(10의 제곱), 과학적 표기법은 1-10까지의 아주 크거나 작은 숫자를 대표하며 10의 지수로 곱한 값).




맥OS용 엑셀이 윈도우용 액셀처럼 작동하도록 만드는 방법
윈도우 사용자들은 ‘행운아’다. 마우스 없이 Tab을 이용해 버튼과 확인 상자 등 대화 상자의 모든 요소를 탐색해 사용할 수 있기 때문이다. 맥OS에서는 불가능하다. Tab을 누르면 텍스트 입력 필드가 다른 곳으로 이동한다.

더 나아가, Tab을 이용한 입력 필드 이동 동작이 기본값으로 지정되어 있지 않다. 하지만 윈도우처럼 동작하도록 만드는 방법이 있다. 여기에 대한 키보드 단축키도 존재한다. 엑셀 기능은 아니다. 맥OS의 기능이다.

메뉴를 찾아 이를 활성화 시키는 방법부터 설명한다. 애플 메뉴에서 System Preferences > Keyboard를 선택한 다음, Shortcuts 탭과 "Full Keyboard Access"를 누른다. 그리고 "All controls” 옆 버튼을 누르면 된다.

단축키는 <Control+Fn+F7>이다. 맥의 기능 키 설정에 따라 <Control+F7>만 눌러도 되는 경우도 있다.

이제 마우스나 트랙패드를 사용하지 않고 대화 상자를 탐색할 수 있다. 혼동이 되면, <Control+Fn+F7>을 다시 누르면 원래 상태로 돌아간다.




‘합산’ 단축키
마지막은 아마 액셀에서 가장 많이 사용하는 기능일 것이다. 열을 가산(합)하는 기능이다.

열의 셀 범위를 지정한 후 <Alt+=> (맥OS는 <Command+Shift+T>)를 누른다. 그러면 엑셀이 해당 범위 아래에 수식을 삽입한다. 예를 들어, B2에서 B20까지의 셀을 선택하면 B21에 =SUM(B20:B20)라는 수식이 입력된다.

한 행의 셀 범위를 선택하면(B2에서 F2) 수평으로 가산이 된다. 즉 G2 셀에 =SUM(B2:F2)라는 수식이 입력된다.

또한 여러 행과 열을 선택해 가산 값을 구할 수 있다. 예를 들어, B2-B20 셀과 C2-C20 셀을 선택한 후 단축키를 적용하면 B21에는 =SUM(B2:B20), C21에는 SUM(C2:C20)라는 수식이 입력된다. ciokr@idg.co.kr