2017.09.01

예산·일정 초과 없이 프로젝트 목표 달성 7단계

Moira Alexander | CIO
프로젝트 관리 연구소(PMI)의 2017년도 ‘펄스 오브 프로페션(Pulse of the Profession)’ 글로벌 설문조사에 따르면 부실한 프로젝트 성과 때문에 기업 투자금 10억 달러 당 9,700만 달러가 낭비되고 있는 것으로 나타났다. 지난해 설문조사에 비하면 20% 줄어든 수치기는 하지만 프로젝트 실패율이 아직도 충격적으로 높은 것이 현실이다.



프로젝트 실패의 고차원적 주요 이유는 무엇인가? PMI는 프로젝트 관리의 현재와 향후 추세를 알아보기 위해 2006년 이래 매년 프로젝트 관리 종사자를 대상으로 한 글로벌 설문조사를 해 왔다. 이를 통해 프로젝트, 프로그램, 포트폴리오 관리자들의 피드백과 혜안, 그리고 제3자 데이터 분석 내용은 물론 오늘날 프로젝트 관리자로서 성공하는 데 필요한 것이 무엇인지 확실히 알 수 있다.

PMI는 프로젝트 수행자를 성공률을 기준으로 챔피언 집단과 기대 이하 집단으로 구분한다. 이들의 평균 성공률은 다음과 같다.

  챔피언 집단 기대 이하 집단
납기 준수 88%  24%
예산 내에 완료 90% 25%
당초 목표/비즈니스 목적에 부합 92%  33%
범위 추가 24%  68%
프로젝트 실패 6%  24%
프로젝트 실패에 따른 예산 손실 14% 46%
이익 실현 성숙도(Benefits realization maturity) 높음 낮음
 
예상대로 챔피언 집단은 프로젝트 성공률이 92%로 높다. 반면 기대 이하 집단의 성공률은 33%에 불과하다.

과거에는 프로젝트가 실패하면 프로젝트 수준의 요인이 더 많은 주목을 받았다. 프로젝트 성공률 또는 실패율을 크게 좌우하는 것은 더 높은 수준의 전사적 요인이라는 사실은 무시하거나 지나치는 경우가 많았다. 이러한 상위 수준의 요인이 부재하거나 프로젝트 목표와 일치하지 않을 경우 프로젝트 전문가가 프로젝트 목표를 달성하는 것은 거의 불가능했다.

일정 및 예산 초과 없는 목표에 맞게 프로젝트를 완수하려 다음 7단계가 관건이다. 이해관계자가 원하는 지속 가능한 결과를 만들어 내려면 회사와 프로젝트 지도부가 이 모든 분야에서 동조해야 한다.

1. EPMO를 통한 전사적 전략 목표 일치
전략은 모든 회사 계획을 이끄는 로드맵이다. 전략이 없으면 기업 내 팀들은 맹목 비행을 무릅쓰게 된다. 그러면 장기 목표도 위험해진다. 따라서 전사적 프로젝트 관리실(EPMO)의 필요성을 받아들이는 회사가 많아지고 있다. EPMO는 중앙 집중적 전략 업무 기능을 담당한다. 목표는 관리 통제, 모범 사례와 같은 문제에 대한 전사적 지원을 제공하고, 훈련, 멘토링, 기술/도구 파악 및 채택, 업무 절차 표준화 등이다.

PMI는 다음과 같이 밝혔다. “이번 설문조사에서 PMO를 보유한 기업 중 절반은 전사적 프로젝트 관리실(EPMO)이 있다고 응답했다. EPMO를 전략과 일치시키는 기업(즉, 전략적 EPMO가 있는 기업)은 원래의 목표와 사업 의도를 충족하는 프로젝트가 38% 늘어난 반면 실패로 여겨지는 프로젝트는 33% 줄어들었다고 한다.”

2. 이익실현관리 실천
전사적 전략과 EPMO의 연장선상에서 이익 실현 계획을 파악, 실행, 유지하는 것이 중요하다.

“이익 실현 관리(BRM)는 프로젝트, 프로그램, 포트폴리오를 기업의 지배적인 전략에 일치시키는 강력한 방식이다. 그러나 이 방식은 여러 사람을 주눅 들게 만들었다. 따를 만한 하나의 널리 인정된 BRM 절차가 없기 때문이다. 그런데도 많은 기업은 이익을 파악하고 프로젝트 생애 주기 전체와 그 이후에도 이를 달성해 나가는 상황을 모니터링하기 위한 절차를 수립하기 위한 조처를 하고 있다. 사실 PMI 설문조사 대상 기업 중 31%가 높은 이익 실현 완성도를 나타냈다.”

이익실현관리는 프로젝트와 전략을 “어떻게” 연계할지 결정한다. PMI는 리더십 시리즈의 일환으로 이익 실현 관리 프레임워크 가이드를 만들었다. 다음 과정에 도움을 주기 위해서다.

이익 파악을 통해 프로젝트, 프로그램, 포트폴리오가 의도한 업무 결과를 창출할 수 있는지를 판단한다.
이익 관리 실행을 통해 향후 이익에 대한 위험을 최소화하고 추가 이익을 얻을 기회를 최대화한다.
이익 유지를 통해 프로젝트나 프로그램의 산출물이 지속해서 가치를 창출하도록 보장한다.”

3. 전략 수립과 실행 사이의 공백 메우기
그다음으로 해결해야 할 일은 전사적 전략의 실행 방법이다. PMI의 설문조사에 따르면 지난 12개월 동안 전략 파악과 전략 실행 간의 공백을 어떻게 메울지 알고 있는 기업은 겨우 60%에 불과한 것으로 나타났다. 여기에는 인재와 자원 파악에서부터 임원 후원자, 팀, 이해관계자의 지원 확보, 적절한 도구나 방법론 선택에 이르는 모든 것이 포함된다. 전략 실행 방법을 결정하는 것은 중요한 단계이다. 여기에서 잠시 속도를 늦추고 이러한 요소가 전부 고려되고 신중하게 계획되었는지 확인하는 것이 좋다. 이 단계를 생략할 경우 향후 여러 가지 방식으로 비싼 대가를 치를 위험이 있다.

4. 임원의 전폭적인 지지 확보 (그리고 유지)
임원의 전폭적인 지지는 전사적 프로젝트를 전부 지원하고 프로젝트와 회사 목표 간에 연관성을 확립하게 해준다. 이 밖에도 프로젝트 옹호, 참여도 강화, 갈등 또는 문제 해결 지원, 길잡이 제공, 성공을 필요한 예산 및 자원 확보 등의 역할을 한다. 기업 문화 역시 이러한 임원 수준에서 결정되며 팀 문화와 협업 수준을 결정한다.

후원이 충분하지 않을 경우 미치는 부정적인 영향을 생각해 보자. PMI의 보고서에 따르면 “적극적으로 참여하는 임원 후원자는 프로젝트가 원래의 목표와 사업 의도를 충족하는지를 결정하는 최고의 동인 역할을 계속하고 있다. 이러한 사실은 설문조사의 응답자들도 인식하고 있는 것으로 확인되었다. 적극적으로 참여하는 후원자가 있는 사내 프로젝트의 평균 비율이 작년의 59%에서 62%로 늘어난 것으로 드러났기 때문이다.”

5. 적임자 채용 (그리고 유지)
프로젝트가 성공하는 주요 이유는 프로젝트를 실행하는 사람들 때문이다. 인재 선발, 훈련과 개발, 멘토링과 신뢰는 개인과 팀의 소통과 프로젝트 실행에 필수적이다. “챔피언”이라고 여겨지는 회사가 개발에 우선순위를 두는 것은 기술 역량(76%, 반면 기대 이하 회사는 19%), 리더십 역량(76%, 반면 기대 이하 회사는 16%), 전략적 사업 관리 역량(65%, 반면 기대 이하 회사는 14%) 등으로 모두 중요한 분야다. 사람에 대한 투자가 발생하면 지원의 가능성이 커진다. 그 결과, 개인들은 자신의 기여가 목표 달성의 관건이라고 믿고 그들의 역량을 충분히 적용할 가능성이 높다.

6. 애자일 방법론 채택
각 프로젝트에 대한 최고의 방법론을 파악, 선정한 후 정확히 활용하는 것은 원하는 결과를 얻는 데 중요하다. 애자일 방식은 가장 널리 채택되는 방법론 가운데 하나다. 사실, PMI 조사에 따르면 지난 12개월 동안 프로젝트 중 20%가 애자일 방식을 이용해 실행되었으며 “기업 중 71%가 이제 가끔 또는 과거보다 더 자주 애자일 방식으로 프로젝트에 접근하고 있다”고 한다. 또한 “챔피언 집단은 애자일 방식으로 프로젝트에 접근하는 데 집중하고 있으며 그 비율은 55%로 기대 이하 집단의 24%보다 높다.”

7. 기술 및 사업 붕괴 해결
PMI 보고에 따르면 연결성 혁명은 점점 더 스마트폰과 태블릿 컴퓨터와 같은 휴대용 전자기기에 의해 추진되고 있으며 외딴곳의 가난한 나라에까지 보급되고 있고 여러 산업과 국가에 분산된 프로젝트의 확산에 기여하는 것이 거의 확실하다. 이러한 추세가 빠른 속도로 일어나는 만큼 회사들은 점점 커지는 이해관계자들의 요구사항을 충족하는 동시에 민첩성이 가능한 기술을 채택해야만 하는 압박을 계속 받고 있다. 변화에 저항한다면 회사는 정체되고 프로젝트팀은 민첩성과 효율성을 갖기 어려워진다. PMI는 “기업 경영진들은 비즈니스 붕괴에 대응해 전략을 조정하고 있다. 많은 이들에게 이는 ‘안하면 망하는’ 일이다. 시장에서 살아남기 위해서는 혁신을 단순히 따르기만 하는 것이 아닌 혁신을 주도해야 한다는 것을 임원들이 깨닫고 있다”고 전했다. ciokr@idg.co.kr
 



2017.09.01

예산·일정 초과 없이 프로젝트 목표 달성 7단계

Moira Alexander | CIO
프로젝트 관리 연구소(PMI)의 2017년도 ‘펄스 오브 프로페션(Pulse of the Profession)’ 글로벌 설문조사에 따르면 부실한 프로젝트 성과 때문에 기업 투자금 10억 달러 당 9,700만 달러가 낭비되고 있는 것으로 나타났다. 지난해 설문조사에 비하면 20% 줄어든 수치기는 하지만 프로젝트 실패율이 아직도 충격적으로 높은 것이 현실이다.



프로젝트 실패의 고차원적 주요 이유는 무엇인가? PMI는 프로젝트 관리의 현재와 향후 추세를 알아보기 위해 2006년 이래 매년 프로젝트 관리 종사자를 대상으로 한 글로벌 설문조사를 해 왔다. 이를 통해 프로젝트, 프로그램, 포트폴리오 관리자들의 피드백과 혜안, 그리고 제3자 데이터 분석 내용은 물론 오늘날 프로젝트 관리자로서 성공하는 데 필요한 것이 무엇인지 확실히 알 수 있다.

PMI는 프로젝트 수행자를 성공률을 기준으로 챔피언 집단과 기대 이하 집단으로 구분한다. 이들의 평균 성공률은 다음과 같다.

  챔피언 집단 기대 이하 집단
납기 준수 88%  24%
예산 내에 완료 90% 25%
당초 목표/비즈니스 목적에 부합 92%  33%
범위 추가 24%  68%
프로젝트 실패 6%  24%
프로젝트 실패에 따른 예산 손실 14% 46%
이익 실현 성숙도(Benefits realization maturity) 높음 낮음
 
예상대로 챔피언 집단은 프로젝트 성공률이 92%로 높다. 반면 기대 이하 집단의 성공률은 33%에 불과하다.

과거에는 프로젝트가 실패하면 프로젝트 수준의 요인이 더 많은 주목을 받았다. 프로젝트 성공률 또는 실패율을 크게 좌우하는 것은 더 높은 수준의 전사적 요인이라는 사실은 무시하거나 지나치는 경우가 많았다. 이러한 상위 수준의 요인이 부재하거나 프로젝트 목표와 일치하지 않을 경우 프로젝트 전문가가 프로젝트 목표를 달성하는 것은 거의 불가능했다.

일정 및 예산 초과 없는 목표에 맞게 프로젝트를 완수하려 다음 7단계가 관건이다. 이해관계자가 원하는 지속 가능한 결과를 만들어 내려면 회사와 프로젝트 지도부가 이 모든 분야에서 동조해야 한다.

1. EPMO를 통한 전사적 전략 목표 일치
전략은 모든 회사 계획을 이끄는 로드맵이다. 전략이 없으면 기업 내 팀들은 맹목 비행을 무릅쓰게 된다. 그러면 장기 목표도 위험해진다. 따라서 전사적 프로젝트 관리실(EPMO)의 필요성을 받아들이는 회사가 많아지고 있다. EPMO는 중앙 집중적 전략 업무 기능을 담당한다. 목표는 관리 통제, 모범 사례와 같은 문제에 대한 전사적 지원을 제공하고, 훈련, 멘토링, 기술/도구 파악 및 채택, 업무 절차 표준화 등이다.

PMI는 다음과 같이 밝혔다. “이번 설문조사에서 PMO를 보유한 기업 중 절반은 전사적 프로젝트 관리실(EPMO)이 있다고 응답했다. EPMO를 전략과 일치시키는 기업(즉, 전략적 EPMO가 있는 기업)은 원래의 목표와 사업 의도를 충족하는 프로젝트가 38% 늘어난 반면 실패로 여겨지는 프로젝트는 33% 줄어들었다고 한다.”

2. 이익실현관리 실천
전사적 전략과 EPMO의 연장선상에서 이익 실현 계획을 파악, 실행, 유지하는 것이 중요하다.

“이익 실현 관리(BRM)는 프로젝트, 프로그램, 포트폴리오를 기업의 지배적인 전략에 일치시키는 강력한 방식이다. 그러나 이 방식은 여러 사람을 주눅 들게 만들었다. 따를 만한 하나의 널리 인정된 BRM 절차가 없기 때문이다. 그런데도 많은 기업은 이익을 파악하고 프로젝트 생애 주기 전체와 그 이후에도 이를 달성해 나가는 상황을 모니터링하기 위한 절차를 수립하기 위한 조처를 하고 있다. 사실 PMI 설문조사 대상 기업 중 31%가 높은 이익 실현 완성도를 나타냈다.”

이익실현관리는 프로젝트와 전략을 “어떻게” 연계할지 결정한다. PMI는 리더십 시리즈의 일환으로 이익 실현 관리 프레임워크 가이드를 만들었다. 다음 과정에 도움을 주기 위해서다.

이익 파악을 통해 프로젝트, 프로그램, 포트폴리오가 의도한 업무 결과를 창출할 수 있는지를 판단한다.
이익 관리 실행을 통해 향후 이익에 대한 위험을 최소화하고 추가 이익을 얻을 기회를 최대화한다.
이익 유지를 통해 프로젝트나 프로그램의 산출물이 지속해서 가치를 창출하도록 보장한다.”

3. 전략 수립과 실행 사이의 공백 메우기
그다음으로 해결해야 할 일은 전사적 전략의 실행 방법이다. PMI의 설문조사에 따르면 지난 12개월 동안 전략 파악과 전략 실행 간의 공백을 어떻게 메울지 알고 있는 기업은 겨우 60%에 불과한 것으로 나타났다. 여기에는 인재와 자원 파악에서부터 임원 후원자, 팀, 이해관계자의 지원 확보, 적절한 도구나 방법론 선택에 이르는 모든 것이 포함된다. 전략 실행 방법을 결정하는 것은 중요한 단계이다. 여기에서 잠시 속도를 늦추고 이러한 요소가 전부 고려되고 신중하게 계획되었는지 확인하는 것이 좋다. 이 단계를 생략할 경우 향후 여러 가지 방식으로 비싼 대가를 치를 위험이 있다.

4. 임원의 전폭적인 지지 확보 (그리고 유지)
임원의 전폭적인 지지는 전사적 프로젝트를 전부 지원하고 프로젝트와 회사 목표 간에 연관성을 확립하게 해준다. 이 밖에도 프로젝트 옹호, 참여도 강화, 갈등 또는 문제 해결 지원, 길잡이 제공, 성공을 필요한 예산 및 자원 확보 등의 역할을 한다. 기업 문화 역시 이러한 임원 수준에서 결정되며 팀 문화와 협업 수준을 결정한다.

후원이 충분하지 않을 경우 미치는 부정적인 영향을 생각해 보자. PMI의 보고서에 따르면 “적극적으로 참여하는 임원 후원자는 프로젝트가 원래의 목표와 사업 의도를 충족하는지를 결정하는 최고의 동인 역할을 계속하고 있다. 이러한 사실은 설문조사의 응답자들도 인식하고 있는 것으로 확인되었다. 적극적으로 참여하는 후원자가 있는 사내 프로젝트의 평균 비율이 작년의 59%에서 62%로 늘어난 것으로 드러났기 때문이다.”

5. 적임자 채용 (그리고 유지)
프로젝트가 성공하는 주요 이유는 프로젝트를 실행하는 사람들 때문이다. 인재 선발, 훈련과 개발, 멘토링과 신뢰는 개인과 팀의 소통과 프로젝트 실행에 필수적이다. “챔피언”이라고 여겨지는 회사가 개발에 우선순위를 두는 것은 기술 역량(76%, 반면 기대 이하 회사는 19%), 리더십 역량(76%, 반면 기대 이하 회사는 16%), 전략적 사업 관리 역량(65%, 반면 기대 이하 회사는 14%) 등으로 모두 중요한 분야다. 사람에 대한 투자가 발생하면 지원의 가능성이 커진다. 그 결과, 개인들은 자신의 기여가 목표 달성의 관건이라고 믿고 그들의 역량을 충분히 적용할 가능성이 높다.

6. 애자일 방법론 채택
각 프로젝트에 대한 최고의 방법론을 파악, 선정한 후 정확히 활용하는 것은 원하는 결과를 얻는 데 중요하다. 애자일 방식은 가장 널리 채택되는 방법론 가운데 하나다. 사실, PMI 조사에 따르면 지난 12개월 동안 프로젝트 중 20%가 애자일 방식을 이용해 실행되었으며 “기업 중 71%가 이제 가끔 또는 과거보다 더 자주 애자일 방식으로 프로젝트에 접근하고 있다”고 한다. 또한 “챔피언 집단은 애자일 방식으로 프로젝트에 접근하는 데 집중하고 있으며 그 비율은 55%로 기대 이하 집단의 24%보다 높다.”

7. 기술 및 사업 붕괴 해결
PMI 보고에 따르면 연결성 혁명은 점점 더 스마트폰과 태블릿 컴퓨터와 같은 휴대용 전자기기에 의해 추진되고 있으며 외딴곳의 가난한 나라에까지 보급되고 있고 여러 산업과 국가에 분산된 프로젝트의 확산에 기여하는 것이 거의 확실하다. 이러한 추세가 빠른 속도로 일어나는 만큼 회사들은 점점 커지는 이해관계자들의 요구사항을 충족하는 동시에 민첩성이 가능한 기술을 채택해야만 하는 압박을 계속 받고 있다. 변화에 저항한다면 회사는 정체되고 프로젝트팀은 민첩성과 효율성을 갖기 어려워진다. PMI는 “기업 경영진들은 비즈니스 붕괴에 대응해 전략을 조정하고 있다. 많은 이들에게 이는 ‘안하면 망하는’ 일이다. 시장에서 살아남기 위해서는 혁신을 단순히 따르기만 하는 것이 아닌 혁신을 주도해야 한다는 것을 임원들이 깨닫고 있다”고 전했다. ciokr@idg.co.kr
 

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