2017.08.08

'일정부터 예산까지' 프로젝트 기대치를 관리하는 요령 8가지

Jennifer Lonoff Schiff | CIO
프로젝트 관리에서 가장 어려운 부분은 고객과 이해당사자의 기대치를 관리하는 것이다. 사전에 타임라인(Timeline)을 만들고 프로젝트의 범위를 정의하면 도움이 되지만 기대치가 비현실적인 경우 일정과 예산이 의미가 없다. 그렇다면 모든 프로젝트 당사자가 합심해 시한과 예산을 맞추려면 프로젝트 관리자가 무엇을 해야 할까? 여기 8가지 요령을 제시한다.



적절한 팀을 꾸려라
프로젝트팀을 신뢰할 수 있으면 고객과 이해당사자의 기대치를 지속적으로 관리할 수 있다. 비즈니스 계획 서비스 업체 씽크라이언스(ThinkLions)의 설립자 마이크 심스는 “이를 위해서는 프로젝트를 세분화하고 어떤 사람이 각 과업에 필요한 기술을 보유하고 있는지 확인해야 한다. 여러 팀 구성원이 필요한 프로젝트라면 팀 구성원이 어떻게 협력하는지, 그들의 기술과 성격이 상호 어떻게 보완하는지 고려해야 한다. 적절한 사람을 적절한 업무를 잘 일치시킬수록 프로젝트 결과의 품질이 올라간다”라고 말했다.

발견 기간을 구축하라
프로젝트 참여자가 모여 미리 업무를 논의하는 프로젝트 시작 회의에서 이해당사자가 곧바로 최종 인도 날짜 또는 검토를 위한 첫 제품 초안의 시점에 관해 질문하는 경우가 많다. 하지만 이 질문에 항상 대답할 수 있는 것은 아니며 복잡한 프로젝트의 경우는 더욱 그렇다.

마케팅 기업 허브스폿(HubSpot)의 수석 제품 관리자 매트 이온타는 “기대치를 적절히 설정하기 위해서는 프로젝트 관리자와 기타 이해당사자가 프로젝트를 효과적으로 세분화하고 실제 범위를 판단할 수 있는 '발견 기간(discovery period)이 필요하다. 처음에는 다소 시간이 소요되지만 장기적으로 많은 스트레스와 범위 변경을 줄일 수 있다”라고 말했다.

문서 요건 - 과잉은 금물
프로젝트에 비즈니스 이해당사자가 포함된 경우 비즈니스 필요와 요건을 세부적인 범위 명세서에 잘 기록하는 것이 중요하다. 뱅킹 및 기술 컨설팅 기업 코너스톤 어드바이저스(Cornerstone Advisors)의 PMP 책임자 앨리슨 반 펠트는 “기술 중심의 프로젝트 관리자는 이 단계를 빠뜨리는 경우가 많고 이로 인해 프로젝트 예산과 일정을 크게 초과할 수 있다. 그러나 처음에 어려운 문서 작성과 계획을 해결하면 프로젝트 전체를 더 매끄럽게 진행할 수 있다"라고 말했다.

단, 모든 프로젝트 계획과 일정이 복잡하고 세부적일 필요는 없다. 그는 “계획이 많다고 항상 좋은 것은 아니다. 프로젝트 규모에 상관 없이 모든 업무를 프로젝트 계획에 포함하면 세부적인 관리 문제가 발생한다. 따라서 더 높은 수준에서 과업을 관리하는 계획을 수립하라. 또한 이해당사자가 스스로 관리할 수 있는 확인 목록을 제공해야 한다. 이를 통해 프로젝트 관리자는 세부적인 것을 매몰되지 않고 프로젝트를 더 잘 관리할 수 있다"라고 말했다.

현실적인 일정을 짜라 (하지만 만일을 대비해 보강하라)
IT 자동화 기업 쉐프 소프트웨어(Chef Software)의 IT 및 운영 이사 벤 록우드는 “목표 날짜로부터 역으로 올라오면서 일정을 짠 후 적절한 여유 기간(팀에게 전달하지 않고 관리진이 일정 불이행을 허용하는 기간)을 두라”라고 말했다. 예를 들어, 4주 안에 무엇인가를 납품해야 하는 경우 2~3주 이내로 납품을 계획하고 1~2주의 여유 기간을 두는 식이다.

그는 "물론 팀이 기적을 달성하면 좋다. 하지만 그렇지 못한 경우라도 이미 여유 기간이 있으므로 긴급성에 대한 적절한 감각을 유지하면서 납품 기한에 대한 스트레스를 줄일 수 있다"라고 말했다.

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중요 단계를 설정하고 인정하라
심스는 “고객에 프로젝트의 예상 진행 상태를 알려줄 수 있는 중요 단계를 설정하고 각 후속 중요 단계로 이해하기 전에 업무를 파악하고 승인할 수 있도록 하라. 이를 통해 작은 문제가 관리할 수 없을 정도로 커지는 것을 막고 고객의 불만족을 즉시 해결할 수 있다"라고 말했다.

이해당사자에게 정기적으로 업데이트하라
고객과의 소통은 각 프로젝트 전반에 걸쳐 의무적으로 실시해야 한다. 웹 디자인 기업 웹텍(WebTek)의 프로젝트 관리자 타라 물레른은 “프로젝트 초기부터 고객과 이해당사자에게 기대치를 알려 프로젝트 기한을 맞출 수 있도록 하는 것이 중요하다. 그리고 나서 프로젝트 중에는 그들에게 날짜에 대한 알림을 제공한다. 지연 또는 문제가 발생하는 경우 즉시 세부사항을 알리는 것이 좋다"라고 말했다.

프로젝트를 진행하며 고객과 이해당사자에게 개발 결과를 시연하는 것도 좋다. 이온타는 “스크럼(Scrum) 방법론의 중요한 원칙이기도 하다. 주요 이해당사자와 의사결정자와의 정기적인 프로젝트 또는 제품 시연을 하면 기대치 관리에 큰 도움이 된다. 이를 통해 의사결정자가 프로젝트의 기한 준수 여부를 스스로 파악할 수 있다. 무엇보다 보여주는 것이 말로 하는 것보다 더 낫다”라고 말했다.

문제와 잠재적인 충돌에 대비하라
기한과 프로젝트를 관리할 때 발생할 수 있는 잠재적인 자원 및 기술 문제를 고려해야 한다. 중고차 소매기업 카맥스(CarMax)의 CIO 샤밈 모하매드는 “발견되지 않은 업무를 위한 시간을 할당하고 이에 대비한 대책을 수립해야 한다. 많은 프로젝트가 긍정적인 미래만 가정하지만 발생할 수 밖에 없는, 예상치 못하고 발견되지 않은 업무에 대비하지 않는다”라고 말했다.

마찬가지로 자원이 필요한 다른 프로젝트 등 자신의 프로젝트와 간섭을 일으킬 수 있는 잠재적인 충돌에도 예의주시해야 한다. 물레른은 “팀 구성원의 업무 흐름을 파악하라. 능력 이상의 업무를 할당하면 기한을 달성하지 못할 위험이 커지므로 한 번에 처리할 수 있는 업무의 양을 파악하자. 또한 다른 프로젝트로 인한 방해 요인을 확인해 그들이 시간을 관리할 수 있도록 지원하는 것도 필요하다"라고 말했다.

상황이 잘못되면 솔직하라
경영진과 고객이 자신과 프로젝트를 신뢰하기를 원한다면 개방적이고 투명하며 솔직하고 구체적이어야 한다. 모바일 및 웹 애플리케이션 개발 기업 고릴라 로직(Gorilla Logic)의 엔지니어링 부사장 에드 슈와츠는 “예상치 못한 문제가 발생하면 명확하고 정확한 정보가 있을 때 소통하고 최소한 즉시 발생할 수 있는 영향을 생각해 알려야 한다. 그 후에 우회 옵션이나 솔루션을 반드시 제공해야 한다"라고 말했다. ciokr@idg.co.kr 
2017.08.08

'일정부터 예산까지' 프로젝트 기대치를 관리하는 요령 8가지

Jennifer Lonoff Schiff | CIO
프로젝트 관리에서 가장 어려운 부분은 고객과 이해당사자의 기대치를 관리하는 것이다. 사전에 타임라인(Timeline)을 만들고 프로젝트의 범위를 정의하면 도움이 되지만 기대치가 비현실적인 경우 일정과 예산이 의미가 없다. 그렇다면 모든 프로젝트 당사자가 합심해 시한과 예산을 맞추려면 프로젝트 관리자가 무엇을 해야 할까? 여기 8가지 요령을 제시한다.



적절한 팀을 꾸려라
프로젝트팀을 신뢰할 수 있으면 고객과 이해당사자의 기대치를 지속적으로 관리할 수 있다. 비즈니스 계획 서비스 업체 씽크라이언스(ThinkLions)의 설립자 마이크 심스는 “이를 위해서는 프로젝트를 세분화하고 어떤 사람이 각 과업에 필요한 기술을 보유하고 있는지 확인해야 한다. 여러 팀 구성원이 필요한 프로젝트라면 팀 구성원이 어떻게 협력하는지, 그들의 기술과 성격이 상호 어떻게 보완하는지 고려해야 한다. 적절한 사람을 적절한 업무를 잘 일치시킬수록 프로젝트 결과의 품질이 올라간다”라고 말했다.

발견 기간을 구축하라
프로젝트 참여자가 모여 미리 업무를 논의하는 프로젝트 시작 회의에서 이해당사자가 곧바로 최종 인도 날짜 또는 검토를 위한 첫 제품 초안의 시점에 관해 질문하는 경우가 많다. 하지만 이 질문에 항상 대답할 수 있는 것은 아니며 복잡한 프로젝트의 경우는 더욱 그렇다.

마케팅 기업 허브스폿(HubSpot)의 수석 제품 관리자 매트 이온타는 “기대치를 적절히 설정하기 위해서는 프로젝트 관리자와 기타 이해당사자가 프로젝트를 효과적으로 세분화하고 실제 범위를 판단할 수 있는 '발견 기간(discovery period)이 필요하다. 처음에는 다소 시간이 소요되지만 장기적으로 많은 스트레스와 범위 변경을 줄일 수 있다”라고 말했다.

문서 요건 - 과잉은 금물
프로젝트에 비즈니스 이해당사자가 포함된 경우 비즈니스 필요와 요건을 세부적인 범위 명세서에 잘 기록하는 것이 중요하다. 뱅킹 및 기술 컨설팅 기업 코너스톤 어드바이저스(Cornerstone Advisors)의 PMP 책임자 앨리슨 반 펠트는 “기술 중심의 프로젝트 관리자는 이 단계를 빠뜨리는 경우가 많고 이로 인해 프로젝트 예산과 일정을 크게 초과할 수 있다. 그러나 처음에 어려운 문서 작성과 계획을 해결하면 프로젝트 전체를 더 매끄럽게 진행할 수 있다"라고 말했다.

단, 모든 프로젝트 계획과 일정이 복잡하고 세부적일 필요는 없다. 그는 “계획이 많다고 항상 좋은 것은 아니다. 프로젝트 규모에 상관 없이 모든 업무를 프로젝트 계획에 포함하면 세부적인 관리 문제가 발생한다. 따라서 더 높은 수준에서 과업을 관리하는 계획을 수립하라. 또한 이해당사자가 스스로 관리할 수 있는 확인 목록을 제공해야 한다. 이를 통해 프로젝트 관리자는 세부적인 것을 매몰되지 않고 프로젝트를 더 잘 관리할 수 있다"라고 말했다.

현실적인 일정을 짜라 (하지만 만일을 대비해 보강하라)
IT 자동화 기업 쉐프 소프트웨어(Chef Software)의 IT 및 운영 이사 벤 록우드는 “목표 날짜로부터 역으로 올라오면서 일정을 짠 후 적절한 여유 기간(팀에게 전달하지 않고 관리진이 일정 불이행을 허용하는 기간)을 두라”라고 말했다. 예를 들어, 4주 안에 무엇인가를 납품해야 하는 경우 2~3주 이내로 납품을 계획하고 1~2주의 여유 기간을 두는 식이다.

그는 "물론 팀이 기적을 달성하면 좋다. 하지만 그렇지 못한 경우라도 이미 여유 기간이 있으므로 긴급성에 대한 적절한 감각을 유지하면서 납품 기한에 대한 스트레스를 줄일 수 있다"라고 말했다.

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프로젝트 관리 인기기사
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중요 단계를 설정하고 인정하라
심스는 “고객에 프로젝트의 예상 진행 상태를 알려줄 수 있는 중요 단계를 설정하고 각 후속 중요 단계로 이해하기 전에 업무를 파악하고 승인할 수 있도록 하라. 이를 통해 작은 문제가 관리할 수 없을 정도로 커지는 것을 막고 고객의 불만족을 즉시 해결할 수 있다"라고 말했다.

이해당사자에게 정기적으로 업데이트하라
고객과의 소통은 각 프로젝트 전반에 걸쳐 의무적으로 실시해야 한다. 웹 디자인 기업 웹텍(WebTek)의 프로젝트 관리자 타라 물레른은 “프로젝트 초기부터 고객과 이해당사자에게 기대치를 알려 프로젝트 기한을 맞출 수 있도록 하는 것이 중요하다. 그리고 나서 프로젝트 중에는 그들에게 날짜에 대한 알림을 제공한다. 지연 또는 문제가 발생하는 경우 즉시 세부사항을 알리는 것이 좋다"라고 말했다.

프로젝트를 진행하며 고객과 이해당사자에게 개발 결과를 시연하는 것도 좋다. 이온타는 “스크럼(Scrum) 방법론의 중요한 원칙이기도 하다. 주요 이해당사자와 의사결정자와의 정기적인 프로젝트 또는 제품 시연을 하면 기대치 관리에 큰 도움이 된다. 이를 통해 의사결정자가 프로젝트의 기한 준수 여부를 스스로 파악할 수 있다. 무엇보다 보여주는 것이 말로 하는 것보다 더 낫다”라고 말했다.

문제와 잠재적인 충돌에 대비하라
기한과 프로젝트를 관리할 때 발생할 수 있는 잠재적인 자원 및 기술 문제를 고려해야 한다. 중고차 소매기업 카맥스(CarMax)의 CIO 샤밈 모하매드는 “발견되지 않은 업무를 위한 시간을 할당하고 이에 대비한 대책을 수립해야 한다. 많은 프로젝트가 긍정적인 미래만 가정하지만 발생할 수 밖에 없는, 예상치 못하고 발견되지 않은 업무에 대비하지 않는다”라고 말했다.

마찬가지로 자원이 필요한 다른 프로젝트 등 자신의 프로젝트와 간섭을 일으킬 수 있는 잠재적인 충돌에도 예의주시해야 한다. 물레른은 “팀 구성원의 업무 흐름을 파악하라. 능력 이상의 업무를 할당하면 기한을 달성하지 못할 위험이 커지므로 한 번에 처리할 수 있는 업무의 양을 파악하자. 또한 다른 프로젝트로 인한 방해 요인을 확인해 그들이 시간을 관리할 수 있도록 지원하는 것도 필요하다"라고 말했다.

상황이 잘못되면 솔직하라
경영진과 고객이 자신과 프로젝트를 신뢰하기를 원한다면 개방적이고 투명하며 솔직하고 구체적이어야 한다. 모바일 및 웹 애플리케이션 개발 기업 고릴라 로직(Gorilla Logic)의 엔지니어링 부사장 에드 슈와츠는 “예상치 못한 문제가 발생하면 명확하고 정확한 정보가 있을 때 소통하고 최소한 즉시 발생할 수 있는 영향을 생각해 알려야 한다. 그 후에 우회 옵션이나 솔루션을 반드시 제공해야 한다"라고 말했다. ciokr@idg.co.kr 
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