2017.08.07

뜻밖의 효과 있더라··· 협업 소프트웨어의 추가 혜택 7가지

James A. Martin | Computerworld

기업에서 협업 소프트웨어(collaboration software)를 사용하면 생산성 측면에서 뚜렷한 장점이 발생한다는 통념이 있다. 이를테면 동료 직원들 간 커뮤니케이션이 원활해지고, 원격 근무하는 팀 멤버들과의 브레인스토밍을 더욱 효율적으로 할 수 있게 되며, 콘텐츠, 파일 및 기타 리소스를 언제, 어디서, 누구와도 쉽게 공유할 수 있는 것 등이 널리 알려진 장점들이다.

그러나 협업 툴의 발전이 이루어짐에 따라 그 동안 몰랐던 장점들도 생겨나기 시작했다. 투명성, 문제 해결능력, 위기 계획 효율성 등이 개선된 것이다.

그 동안 알려진 협업 툴의 장점들 외에, 이러한 툴을 이용했을 때 얻을 수 있는 뜻밖의 장점 7가지와 함께, 이들을 이용 시 기업들이 신경 써야 할 사항들을 정리했다.



더욱 투명해진 프로젝트 진행
협업 소프트웨어는 “모든 직원의 업무에 대해 투명성을 증대시킨다”고 디지털 혁신 및 기업 오라클 디플로이먼트에 있어서 어플리케이션 현대화 서비스를 제공하는 업체 PITSS의 컨설팅 디렉터 개빈 우즈는 말했다. PITSS는 G 스윗, 지라(JIRA), 힙챗(HipChat), 그리고 줌(Zoom)등의 협업 툴을 사용하고 있다.

우즈에 따르면, 누구나 힙챗, 지라 등에 접속해 업무 진행 상황을 파악할 수 있게 되면서 개별 팀 멤버들의 업무와 프로젝트의 전반적 진척 상황이 완전히 투명하게 공개되는 효과가 나타났다.

“이런 툴을 사용할 때 업무의 진행 상황을 모니터링하고, 이에 대한 논의가 더욱 쉽게 이루어질 것이라고 기대했다. 그러나 이 정도의 투명성과 그에 따르는 장점들을 누릴 수 있을 것이라고는 솔직히 생각하지 못했다”라고 우즈는 말했다.

그리고 이러한 투명성은 단순히 사내 근무 직원들의 업무에 도움이 될 뿐만 아니라 클라이언트들에게 PITSS의 프로젝트를 소개할 때에도 도움이 됐다.

우즈는 이들 클라이언트가 주로 업무 관계자, 프로젝트 관련 전문가, 프로젝트에 쓰이는 제품 소유주 등인 경우가 많다면서 “이들과 지속적으로 가까운 관계를 유지하고 프로젝트 진척 상황을 보여주기에 이보다 더 나은 툴을 찾기도 힘들다”라고 설명했다.

“이제 고객들이 프로젝트 진행의 거의 모든 단계를 샅샅이 모니터링 할 수 있다. 얼마나 자세한 부분까지 모니터링 할 것인가는 고객의 결정이다. 이런 식으로 클라이언트를 프로젝트 진행의 일부로 참여시킴으로써 우리 기업 내부의 팀과 고객사 팀 간 완전한 투명성을 확보할 수 있게 되었다”고 우즈는 말했다.

그는 이어 협업 툴이 없었다면 PITSS는 클라이언트를 프로젝트 일환으로 참여시킬 수 없었을 것이라면서 주간 상황 보고 또한 지금보다 더 구체적이어야 했을 것이라고 언급했다.

그는 “커뮤니케이션 소프트웨어 활용으로 아무 때나 이해 관계자들에게 자동적으로 예산 및 프로젝트 진행 상황 보고가 가능해졌다. 또 필요하면 언제나 관련 분야 전문가들에게 프로젝트 관련 자문을 구할 수 있게 되었다”라고 말했다.

직원들의 동기 부여
유나이티드 쇼어(United Shore)는 고속 성장중인 금융 서비스 업체다. 직원 수 1,000명 미만의 업체에서 현재 2,100명 이상 규모의 업체로 몇 년만에 빠르게 성장했다. 유나이티드 쇼어 부대표 모니카 헤이더는 유나이티드 쇼어 사가 고속 성장 시기에 직원들의 참여를 더욱 이끌어 내고 협업을 촉진하기 위하여 협업 소프트웨어를 활용했다고 말했다. 눈에 띄는 점은 협업 소프트웨어가 일종의 ‘보상책’으로 활용됐다는 점이다.

유나이티드 쇼어는 센세이 랩(Sensei Labs)의 SenseiOS 협업 및 커뮤니케이션 플랫폼을 이용한다. 유나이티드 쇼어 사에서는 이를 유존(UZone)이라고 부르고 있다.

유존의 ‘Pay It Forward’ 기능은 다양한 경우에 팀 멤버들에게 리워드 포인트를 제공한다. 예를 들어 ‘훌륭한 아이디어 제시’에 대해 ‘쿠도스(Kudos)’ 포인트를 제공하는 식이다. (‘쿠도스’는 유존의 피어 인식 기능이고, ‘훌륭한 아이디어 제시’는 브레인스토밍 과정에서 자신의 생각을 공유했을 때 얻게 되는 포인트다.)

직원들은 이렇게 모은 포인트를 기부에 쓸 수도 있다. “우리 팀 멤버들은 특히 이 기능을 아주 마음에 들어 한다. 자신이 직접 도움의 손길을 건네고 싶은 곳에 직접적으로 기여할 수 있게 때문이다”라고 헤이더는 설명했다.

쿠도스 기능은 팀 멤버들 간에 서로가 기업의 문화 형성에 어떤 기여를 했는지 인지할 수 있게 하는 기능이다. 예를 들어 ‘지속적인 개선, 즐겁고 유쾌한 근무 분위기 형성, 그리고 타인에 대한 봉사’는 회사에 근속하는 모든 이들의 책임이라고 헤이더는 말했다. 이 기능은 또한 긍정적 행동을 장려하고, 직원들이 기업의 이러한 문화 형성에 기여할 수 있도록 한다.

위기 대응 계획 및 훈련
기업들이 위기, 긴급 상황에 대한 계획을 수립하는 데에도 협업 소프트웨어가 도움을 줄 수 있다고 사설 의료 선박을 활용한 개발도상국 무료 시술 지원 기관인 머시 쉽스(Mercy Ships) 정보 서비스 부문의 협업 및 훈련 책임자 미쉘 빈센트는 이야기했다.

빈센트는 “우리 머시 쉽스에서 위기 대응 훈련 간 참가자들의 커뮤니케이션은 힙챗(HipChat)을 통해 이뤄지고 있다. 다행이 지금까지 선상 화재 등의 위험 상황이 발생한 적은 없지만, 그럼에도 훈련을 소홀히 하는 경우는 없다. 그리고 그 과정에서 힙챗은 참가자들을 실시간으로 연결해주는 도구로 유용하게 활용되고 있다”라고 설명했다.

머시 쉽스는 주 단위로 선상 위기 대응 훈련을 진행하며, 복수 시설이 참여하는 합동 훈련의 경우 분기별로 시행하고 있다. 힙챗 도입 이전에는 이메일과 전화 통화를 통해 소통을 진행했지만, 그 효율성은 만족스럽지 못한 수준이었다고 빈센트는 전했다.

빈센트는 “힙챗을 통해 이제는 모든 지역의 모든 참여자들이 실시간으로 소통하며 콘텐츠를 공유하는 것이 가능해졌다. 힙챗이 제공하는 통신 내역의 타임 스탬핑 기능 역시 매우 유용한 부분이다. 이 기능은 기록 목적으로 저장돼야 하는 정보의 양을 확연히 절감해준다. 그런 일이 있어선 안되겠지만, 실제 사고가 발생할 경우 힙챗의 정보 스트림 관리 기능은 그 진가를 발휘할 것이다”라고 말했다.

더 빠르고 효율적인 문제 해결
협업 소프트웨어를 사용하면 업무 진척을 방해하는 문제들을 좀 더 쉽게 해결할 수 있게 된다고 PITSS의 우즈는 전했다.

“동료가 맡은 업무에 영향을 줄 만한 새로운 상황이나 중요한 문제가 발생하면 이를 곧장 상대방에게 알려준다. 또, 자신이 맡은 일이 장애물이 부딪혔거나 도움이 필요할 때 이를 손쉽게 요청할 수 있다”라고 그는 설명했다. 이런 일이 생기면 설령 지구 반대편에 흩어져 있는 팀 멤버들 간에도 화상회의을 통해 문제를 해결할 수 있게 된다.

협업 소프트웨어 덕분에 존재할 수 있게 된 기업 형태
디지털 리치 에이전시(Digital Reach Agency)는 25명의 직원이 근무하는 인터넷 마케팅 업체이다. 2013년 설립된 이 업체는 각 직원들이 미국 내 15개 주에 위치하는 각자의 집에서 원격으로 근무하고 있다.

“협업 소프트웨어가 없었다면, 우리 회사는 존재 자체가 불가능했을 것이다”라고 디지털 리치 에이전시의 오퍼레이션 담당자 앤드류 시드먼은 말했다.

2017.08.07

뜻밖의 효과 있더라··· 협업 소프트웨어의 추가 혜택 7가지

James A. Martin | Computerworld

기업에서 협업 소프트웨어(collaboration software)를 사용하면 생산성 측면에서 뚜렷한 장점이 발생한다는 통념이 있다. 이를테면 동료 직원들 간 커뮤니케이션이 원활해지고, 원격 근무하는 팀 멤버들과의 브레인스토밍을 더욱 효율적으로 할 수 있게 되며, 콘텐츠, 파일 및 기타 리소스를 언제, 어디서, 누구와도 쉽게 공유할 수 있는 것 등이 널리 알려진 장점들이다.

그러나 협업 툴의 발전이 이루어짐에 따라 그 동안 몰랐던 장점들도 생겨나기 시작했다. 투명성, 문제 해결능력, 위기 계획 효율성 등이 개선된 것이다.

그 동안 알려진 협업 툴의 장점들 외에, 이러한 툴을 이용했을 때 얻을 수 있는 뜻밖의 장점 7가지와 함께, 이들을 이용 시 기업들이 신경 써야 할 사항들을 정리했다.



더욱 투명해진 프로젝트 진행
협업 소프트웨어는 “모든 직원의 업무에 대해 투명성을 증대시킨다”고 디지털 혁신 및 기업 오라클 디플로이먼트에 있어서 어플리케이션 현대화 서비스를 제공하는 업체 PITSS의 컨설팅 디렉터 개빈 우즈는 말했다. PITSS는 G 스윗, 지라(JIRA), 힙챗(HipChat), 그리고 줌(Zoom)등의 협업 툴을 사용하고 있다.

우즈에 따르면, 누구나 힙챗, 지라 등에 접속해 업무 진행 상황을 파악할 수 있게 되면서 개별 팀 멤버들의 업무와 프로젝트의 전반적 진척 상황이 완전히 투명하게 공개되는 효과가 나타났다.

“이런 툴을 사용할 때 업무의 진행 상황을 모니터링하고, 이에 대한 논의가 더욱 쉽게 이루어질 것이라고 기대했다. 그러나 이 정도의 투명성과 그에 따르는 장점들을 누릴 수 있을 것이라고는 솔직히 생각하지 못했다”라고 우즈는 말했다.

그리고 이러한 투명성은 단순히 사내 근무 직원들의 업무에 도움이 될 뿐만 아니라 클라이언트들에게 PITSS의 프로젝트를 소개할 때에도 도움이 됐다.

우즈는 이들 클라이언트가 주로 업무 관계자, 프로젝트 관련 전문가, 프로젝트에 쓰이는 제품 소유주 등인 경우가 많다면서 “이들과 지속적으로 가까운 관계를 유지하고 프로젝트 진척 상황을 보여주기에 이보다 더 나은 툴을 찾기도 힘들다”라고 설명했다.

“이제 고객들이 프로젝트 진행의 거의 모든 단계를 샅샅이 모니터링 할 수 있다. 얼마나 자세한 부분까지 모니터링 할 것인가는 고객의 결정이다. 이런 식으로 클라이언트를 프로젝트 진행의 일부로 참여시킴으로써 우리 기업 내부의 팀과 고객사 팀 간 완전한 투명성을 확보할 수 있게 되었다”고 우즈는 말했다.

그는 이어 협업 툴이 없었다면 PITSS는 클라이언트를 프로젝트 일환으로 참여시킬 수 없었을 것이라면서 주간 상황 보고 또한 지금보다 더 구체적이어야 했을 것이라고 언급했다.

그는 “커뮤니케이션 소프트웨어 활용으로 아무 때나 이해 관계자들에게 자동적으로 예산 및 프로젝트 진행 상황 보고가 가능해졌다. 또 필요하면 언제나 관련 분야 전문가들에게 프로젝트 관련 자문을 구할 수 있게 되었다”라고 말했다.

직원들의 동기 부여
유나이티드 쇼어(United Shore)는 고속 성장중인 금융 서비스 업체다. 직원 수 1,000명 미만의 업체에서 현재 2,100명 이상 규모의 업체로 몇 년만에 빠르게 성장했다. 유나이티드 쇼어 부대표 모니카 헤이더는 유나이티드 쇼어 사가 고속 성장 시기에 직원들의 참여를 더욱 이끌어 내고 협업을 촉진하기 위하여 협업 소프트웨어를 활용했다고 말했다. 눈에 띄는 점은 협업 소프트웨어가 일종의 ‘보상책’으로 활용됐다는 점이다.

유나이티드 쇼어는 센세이 랩(Sensei Labs)의 SenseiOS 협업 및 커뮤니케이션 플랫폼을 이용한다. 유나이티드 쇼어 사에서는 이를 유존(UZone)이라고 부르고 있다.

유존의 ‘Pay It Forward’ 기능은 다양한 경우에 팀 멤버들에게 리워드 포인트를 제공한다. 예를 들어 ‘훌륭한 아이디어 제시’에 대해 ‘쿠도스(Kudos)’ 포인트를 제공하는 식이다. (‘쿠도스’는 유존의 피어 인식 기능이고, ‘훌륭한 아이디어 제시’는 브레인스토밍 과정에서 자신의 생각을 공유했을 때 얻게 되는 포인트다.)

직원들은 이렇게 모은 포인트를 기부에 쓸 수도 있다. “우리 팀 멤버들은 특히 이 기능을 아주 마음에 들어 한다. 자신이 직접 도움의 손길을 건네고 싶은 곳에 직접적으로 기여할 수 있게 때문이다”라고 헤이더는 설명했다.

쿠도스 기능은 팀 멤버들 간에 서로가 기업의 문화 형성에 어떤 기여를 했는지 인지할 수 있게 하는 기능이다. 예를 들어 ‘지속적인 개선, 즐겁고 유쾌한 근무 분위기 형성, 그리고 타인에 대한 봉사’는 회사에 근속하는 모든 이들의 책임이라고 헤이더는 말했다. 이 기능은 또한 긍정적 행동을 장려하고, 직원들이 기업의 이러한 문화 형성에 기여할 수 있도록 한다.

위기 대응 계획 및 훈련
기업들이 위기, 긴급 상황에 대한 계획을 수립하는 데에도 협업 소프트웨어가 도움을 줄 수 있다고 사설 의료 선박을 활용한 개발도상국 무료 시술 지원 기관인 머시 쉽스(Mercy Ships) 정보 서비스 부문의 협업 및 훈련 책임자 미쉘 빈센트는 이야기했다.

빈센트는 “우리 머시 쉽스에서 위기 대응 훈련 간 참가자들의 커뮤니케이션은 힙챗(HipChat)을 통해 이뤄지고 있다. 다행이 지금까지 선상 화재 등의 위험 상황이 발생한 적은 없지만, 그럼에도 훈련을 소홀히 하는 경우는 없다. 그리고 그 과정에서 힙챗은 참가자들을 실시간으로 연결해주는 도구로 유용하게 활용되고 있다”라고 설명했다.

머시 쉽스는 주 단위로 선상 위기 대응 훈련을 진행하며, 복수 시설이 참여하는 합동 훈련의 경우 분기별로 시행하고 있다. 힙챗 도입 이전에는 이메일과 전화 통화를 통해 소통을 진행했지만, 그 효율성은 만족스럽지 못한 수준이었다고 빈센트는 전했다.

빈센트는 “힙챗을 통해 이제는 모든 지역의 모든 참여자들이 실시간으로 소통하며 콘텐츠를 공유하는 것이 가능해졌다. 힙챗이 제공하는 통신 내역의 타임 스탬핑 기능 역시 매우 유용한 부분이다. 이 기능은 기록 목적으로 저장돼야 하는 정보의 양을 확연히 절감해준다. 그런 일이 있어선 안되겠지만, 실제 사고가 발생할 경우 힙챗의 정보 스트림 관리 기능은 그 진가를 발휘할 것이다”라고 말했다.

더 빠르고 효율적인 문제 해결
협업 소프트웨어를 사용하면 업무 진척을 방해하는 문제들을 좀 더 쉽게 해결할 수 있게 된다고 PITSS의 우즈는 전했다.

“동료가 맡은 업무에 영향을 줄 만한 새로운 상황이나 중요한 문제가 발생하면 이를 곧장 상대방에게 알려준다. 또, 자신이 맡은 일이 장애물이 부딪혔거나 도움이 필요할 때 이를 손쉽게 요청할 수 있다”라고 그는 설명했다. 이런 일이 생기면 설령 지구 반대편에 흩어져 있는 팀 멤버들 간에도 화상회의을 통해 문제를 해결할 수 있게 된다.

협업 소프트웨어 덕분에 존재할 수 있게 된 기업 형태
디지털 리치 에이전시(Digital Reach Agency)는 25명의 직원이 근무하는 인터넷 마케팅 업체이다. 2013년 설립된 이 업체는 각 직원들이 미국 내 15개 주에 위치하는 각자의 집에서 원격으로 근무하고 있다.

“협업 소프트웨어가 없었다면, 우리 회사는 존재 자체가 불가능했을 것이다”라고 디지털 리치 에이전시의 오퍼레이션 담당자 앤드류 시드먼은 말했다.

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