2017.08.03

'마침내 엑셀에도' 실시간 협업 기능 사용법

Preston Gralla | Computerworld
지난 2015년 9월 마이크로소프트 오피스(Office) 2016 출시 당시 오피스 제품군에 실시간 협업 기능이 처음 도입된 이후 엑셀(Excel)은 계속 찬밥 신세였다. 워드(Word), 파워포인트(PowerPoint), 원노트(OneNote)에는 협업 편집 도구가 추가된 반면 엑셀은 예외였다.

그 후 약 2년 가까이 마이크로소프트는 엑셀에도 같은 기능을 넣겠다고 공언해 왔다. 그리고 마침내 엑셀 데스크톱 버전에도 이제 실시간 협업이 가능해졌다. 단, 오피스 365를 구독해야 하고 버전 1707 빌드 8326.2058 이상으로 업데이트해야 한다.

오피스 365를 구독하지 않는 엑셀 2016 사용자나 엑셀 구 버전 사용자는 현재로서는 엑셀 데스크톱 버전으로 협업하는 것이 불가능하다. 단, 브라우저에서 엑셀 온라인(Excel Online)을 이용하거나 다른 사용자를 협업에 초대하는 것은 여전히 가능하다. 마이크로소프트는 구독권 없는 엑셀 데스크톱 버전에도 협업 기능을 추가할 것이라고 했지만 그 시기는 정확히 밝히지 않고 있다.

버전 1707 빌드 8326.2058 이상으로 업데이트 한 오피스 365 구독자를 위해 엑셀에서 어떻게 협업하고, 얼마나 협업이 잘 되는지에 대한 자세한 내용을 소개한다.

스프레드시트 공유
먼저 몇 가지 유의사항이 있다. 첫째, 협업은 원드라이브(OneDrive), 기업용 원드라이브(OneDrive for Business), 또는 셰어포인트 온라인(SharePoint Online)에 저장된 파일에 한해 가능하다. 따라서 공유하고자 하는 파일이 여기에 저장돼 있는지, 사용자가 오피스 365 계정에 로그인돼 있는지 반드시 확인해야 한다.

둘째, 엑셀에서 실시간 협업은 '자동저장'이 설정된 상태에서만 가능하다. 화면 왼쪽 상단의 자동저장 슬라이더에서 '설정' 옵션을 선택하면 된다(이 글 속 화면은 버전 1707 빌드 8326.2058 이상에서만 표시되며 이전 버전에서는 볼 수 없다. 이 슬라이드가 있는지 살펴보면 실시간 협업이 가능한 엑셀 버전인지 간편하게 구별할 수 있다).

이 두 가지를 확인했으면 이제 본격적으로 시작한다. 오피스 2016 버전의 워드 문서나 파워포인트 프레젠테이션으로 협업해 본 사람이라면 엑셀의 협업 방식도 금방 적응할 것이다. 다른 사람과 협업하려는 워크북이 있으면 먼저 열고 엑셀 화면 우측 상단의 '공유' 버튼을 클릭한다. 창이 열리면 공유하려는 사람의 이메일을 '사람 초대' 텍스트 상자에 입력한다. 여러 사람과 문서를 공유하려면 여러 개 이메일 주소를 쉼표로 구분해 입력하면 된다.

이메일 주소를 입력할 때 특히 유용한 기능이 하나 있다. 문자를 입력하면 주소록에서 해당 문자와 일치하는 연락처 이름과 이메일 주소가 뜬다. 그 가운데 원하는 주소를 클릭하면 된다. 시간도 절약되고 주소가 잘못 입력되는 일도 방지할 수 있다. 사내망이라면 상자 오른쪽의 주소록 아이콘을 클릭한 후 공유를 원하는 사람이나 사람을 주소록에서 선택하면 된다.

엑셀 워크북에서 협업할 사람 초대하기

다음 단계로, '사람 초대' 밑에 있는 상자의 아래 방향 화살표를 클릭해 초대하는 사람에게 부여할 협업 권한을 선택한다. 선택 사항은 두 가지 뿐이다. '편집 가능'은 전체적인 편집 권한을 부여한다. '보기 가능'은 작업 중인 스프레드시트를 볼 수만 있고 수정할 수는 없다. 특정 사람에게는 편집 권한을, 다른 사람에게는 보기 전용 권한을 부여하려면 두 개의 초대장에 권한을 다르게 선택해 별도로 발송하면 된다.

마지막으로, 초대하는 사람에게 메시지를 보내고 싶다면 '메시지 포함' 상자에 내용을 입력하면 된다. 모두 완료되면 '공유' 버튼을 클릭한다. 그러면 해당 스프레드시트에 대한 링크가 포함된 이메일이 수신자에게 전송되며 '공유' 창에 수신자 이름이 자신의 이름 바로 밑에 표시된다.

워크북으로 초대한 사람이 받게 될 이메일

나중에 누군가의 보기/편집 권한을 변경하거나 취소하려면 '공유' 창에서 사용자 이름을 오른쪽 클릭한 후 해당 옵션을 선택하면 된다. 이 모든 것은 간단하지만 한 가지 단점이 있다. 편집과 보기 중간 지점에 있는 제3의 옵션, 즉 스프레드시트를 변경할 수는 없지만 메모는 남길 수 있는 옵션이 없다는 점이다. 구글 시트(Google Sheets)에서는 가능하다. 마이크로소프트에서도 이 기능을 추가하기를 기대한다.

스프레드시트에서 협업
이 부분부터는 아리송하다. 수신자가 이메일 초대를 받고 '원드라이브에서 보기' 버튼을 클릭하면 워크북이 열리는데 데스크톱 버전의 엑셀이 아닌 엑셀 온라인이 브라우저에서 열린다. 거기까지는 좋은데 즉시 협업을 시작할 수가 없다. 이 시점에서는 워크북에서의 작업 내용이 보이지 않고 편집도 안 된다. 본인은 초대 받은 사람이 파일을 보는지도 알 수가 없다. 더 안 좋은 것은 초대 받은 사람이 직접 변경을 시도해 보기 전까지는 문서 편집과 협업이 안 된다는 사실조차 모를 수도 있다는 점이다.

이는 설계상의 심각한 결함이다. 초대받은 사람은 협업을 원한다면 파일을 열자마자 명확한 지시가 있어야 한다. 협업하기 위해서는 화면의 오른쪽 상단에 있는 작은 '워크북 편집' 버튼을 클릭한 후 '엑셀에서 편집' 아니면 '브라우저에서 편집'을 선택해야 한다. 협업이 가능한 새 버전의 엑셀이 있는 오피스 365 구독자라면 '엑셀에서 편집'을 선택할 수 있으며 데스크톱 버전의 엑셀 내에서 실시간으로 협업할 수 있다. 그 외의 사용자는 '브라우저에서 편집'을 선택해야 한다.

선택을 마친 후 워크북 편집을 시작하면 파일에 참여 중임을 나타내는 색깔 있는 커서를 통해 변경사항을 실시간으로 확인할 수 있다(협업하는 사람마다 색깔이 다르다). 본인의 커서 역시 화면상에 색깔로 표시되며 변경 사항이 다른 사람에게 보인다. 누군가가 데이터나 공식을 셀에 입력하거나 표를 만드는 등의 작업을 하면 변경사항이 표시된다. 다른 사람의 커서에 본인의 커서를 갖다 대면 커서 위에 그 사람의 이름이 표시된다. 이를 통해 사람들이 무슨 작업 중인지 쉽게 확인할 수 있다.

다른 사람이 편집 중인 셀에 커서를 갖다 대면 그 사람의 이름을 확인할 수 있다. 이를 통해 스프레드시트에서 사람들이 무슨 작업을 하고 있는지 손쉽게 알 수 있다.

새로운 협업자가 문서를 편집하는 시간과 그 협업자의 커서가 화면에 나타나는 시간 사이에는 몇 초에서 최대 10초까지 지연이 있는 것을 자주 발견했다. 그 최초의 지연시간이 지나고 나면 변경사항이 즉각 나타나는 경우가 많으나 항상 그런 것은 아니었다. 얼마나 빠르게 나타나는가 하는 것은 해당 사용자의 인터넷 연결의 강도와 신뢰도에 따라 달라졌다. 따라서 인터넷이 느리거나 신뢰할 수 없다면 곤란한 문제가 생길 수 있다.

또한, 알 수 없는 이유로 협업이 그냥 안 되는 경우도 있었다. 현재 작업중인 워크북에 다른 사람도 동시에 작업을 했는데 공유 설정을 했음에도 불구하고 아무도 상대방의 존재를 알 수 없었다. 다른 문서에 대한 공유 초대장을 보내려고 시도했으나 엑셀에서 전송되지 않았다. 이해가 안 되는 여러 종류의 버그도 응용프로그램이나 원인이 무엇이든 간에 컴퓨터를 다시 시작하면 해결되는 경우가 많듯이 이 문제도 컴퓨터를 다시 시작했더니 해결됐다.

'공유' 창에는 문서에서 현재 협업 중이거나 문서에 접근권이 부여된 모든 사람의 목록이 표시된다. 아무 이름이나 더블 클릭하면 작업 중에 그 사람과 의사 소통할 수 있다. 이메일은 항상 이용 가능하지만 주고 받는 데 시간이 걸릴 수 있으므로 동시 협업에서 특별히 쓸모 있지는 않다.

인스턴트 메시징과 VoIP를 이용한 음성 호출도 지원하는데 스카이프(Skype)를 통해서만 가능하다. 스프레드시트에 작업하는 동안 두 사람 다 스카이프에 로그인된 상태여야 한다. '공유' 창이 거슬린다면 오른쪽 상단의 X를 클릭하면 창이 사라진다. 다시 나타나게 하려면 화면 상단의 '공유' 버튼을 클릭하면 된다.

함께 문서 작업하는 사람에게 이메일을 보내거나 통화 또는 채팅을 할 수 있다.

결론
엑셀에서의 협업 방식은 워드와 파워포인트에서 몇 년간 이루어진 것과 같으며 한계점과 장점도 같다. 단점은, 문서에 협업을 사용하려면 편집 모드로 변경해야 한다는 것이 초대장에 명시되어 있지 않는다는 것이다. 스카이프에 로그인해 사용하지 않는 한 의사소통 수단은 이메일로 한정된다는 것도 단점이다. 그럼에도 불구하고 스프레드시트에서 손쉽게 함께 작업할 수 있는 도구임은 분명하다. 오피스 365를 구독하고 있고 다른 사람과 함께 작업하는 사람이라면 한번 써 볼만 하다.

참고로 IT 부서에서 알아야 할 점은 없다. 엑셀 협업 기능을 설정하거나 지원하기 위해 IT 부서에서 해야할 일은 없다. 기업용 버전의 오피스 365에 이미 구축된 워드 및 파워포인트 협업 기능과 작동 방식이 정확히 같기 때문이다. ciokr@idg.co.kr 
2017.08.03

'마침내 엑셀에도' 실시간 협업 기능 사용법

Preston Gralla | Computerworld
지난 2015년 9월 마이크로소프트 오피스(Office) 2016 출시 당시 오피스 제품군에 실시간 협업 기능이 처음 도입된 이후 엑셀(Excel)은 계속 찬밥 신세였다. 워드(Word), 파워포인트(PowerPoint), 원노트(OneNote)에는 협업 편집 도구가 추가된 반면 엑셀은 예외였다.

그 후 약 2년 가까이 마이크로소프트는 엑셀에도 같은 기능을 넣겠다고 공언해 왔다. 그리고 마침내 엑셀 데스크톱 버전에도 이제 실시간 협업이 가능해졌다. 단, 오피스 365를 구독해야 하고 버전 1707 빌드 8326.2058 이상으로 업데이트해야 한다.

오피스 365를 구독하지 않는 엑셀 2016 사용자나 엑셀 구 버전 사용자는 현재로서는 엑셀 데스크톱 버전으로 협업하는 것이 불가능하다. 단, 브라우저에서 엑셀 온라인(Excel Online)을 이용하거나 다른 사용자를 협업에 초대하는 것은 여전히 가능하다. 마이크로소프트는 구독권 없는 엑셀 데스크톱 버전에도 협업 기능을 추가할 것이라고 했지만 그 시기는 정확히 밝히지 않고 있다.

버전 1707 빌드 8326.2058 이상으로 업데이트 한 오피스 365 구독자를 위해 엑셀에서 어떻게 협업하고, 얼마나 협업이 잘 되는지에 대한 자세한 내용을 소개한다.

스프레드시트 공유
먼저 몇 가지 유의사항이 있다. 첫째, 협업은 원드라이브(OneDrive), 기업용 원드라이브(OneDrive for Business), 또는 셰어포인트 온라인(SharePoint Online)에 저장된 파일에 한해 가능하다. 따라서 공유하고자 하는 파일이 여기에 저장돼 있는지, 사용자가 오피스 365 계정에 로그인돼 있는지 반드시 확인해야 한다.

둘째, 엑셀에서 실시간 협업은 '자동저장'이 설정된 상태에서만 가능하다. 화면 왼쪽 상단의 자동저장 슬라이더에서 '설정' 옵션을 선택하면 된다(이 글 속 화면은 버전 1707 빌드 8326.2058 이상에서만 표시되며 이전 버전에서는 볼 수 없다. 이 슬라이드가 있는지 살펴보면 실시간 협업이 가능한 엑셀 버전인지 간편하게 구별할 수 있다).

이 두 가지를 확인했으면 이제 본격적으로 시작한다. 오피스 2016 버전의 워드 문서나 파워포인트 프레젠테이션으로 협업해 본 사람이라면 엑셀의 협업 방식도 금방 적응할 것이다. 다른 사람과 협업하려는 워크북이 있으면 먼저 열고 엑셀 화면 우측 상단의 '공유' 버튼을 클릭한다. 창이 열리면 공유하려는 사람의 이메일을 '사람 초대' 텍스트 상자에 입력한다. 여러 사람과 문서를 공유하려면 여러 개 이메일 주소를 쉼표로 구분해 입력하면 된다.

이메일 주소를 입력할 때 특히 유용한 기능이 하나 있다. 문자를 입력하면 주소록에서 해당 문자와 일치하는 연락처 이름과 이메일 주소가 뜬다. 그 가운데 원하는 주소를 클릭하면 된다. 시간도 절약되고 주소가 잘못 입력되는 일도 방지할 수 있다. 사내망이라면 상자 오른쪽의 주소록 아이콘을 클릭한 후 공유를 원하는 사람이나 사람을 주소록에서 선택하면 된다.

엑셀 워크북에서 협업할 사람 초대하기

다음 단계로, '사람 초대' 밑에 있는 상자의 아래 방향 화살표를 클릭해 초대하는 사람에게 부여할 협업 권한을 선택한다. 선택 사항은 두 가지 뿐이다. '편집 가능'은 전체적인 편집 권한을 부여한다. '보기 가능'은 작업 중인 스프레드시트를 볼 수만 있고 수정할 수는 없다. 특정 사람에게는 편집 권한을, 다른 사람에게는 보기 전용 권한을 부여하려면 두 개의 초대장에 권한을 다르게 선택해 별도로 발송하면 된다.

마지막으로, 초대하는 사람에게 메시지를 보내고 싶다면 '메시지 포함' 상자에 내용을 입력하면 된다. 모두 완료되면 '공유' 버튼을 클릭한다. 그러면 해당 스프레드시트에 대한 링크가 포함된 이메일이 수신자에게 전송되며 '공유' 창에 수신자 이름이 자신의 이름 바로 밑에 표시된다.

워크북으로 초대한 사람이 받게 될 이메일

나중에 누군가의 보기/편집 권한을 변경하거나 취소하려면 '공유' 창에서 사용자 이름을 오른쪽 클릭한 후 해당 옵션을 선택하면 된다. 이 모든 것은 간단하지만 한 가지 단점이 있다. 편집과 보기 중간 지점에 있는 제3의 옵션, 즉 스프레드시트를 변경할 수는 없지만 메모는 남길 수 있는 옵션이 없다는 점이다. 구글 시트(Google Sheets)에서는 가능하다. 마이크로소프트에서도 이 기능을 추가하기를 기대한다.

스프레드시트에서 협업
이 부분부터는 아리송하다. 수신자가 이메일 초대를 받고 '원드라이브에서 보기' 버튼을 클릭하면 워크북이 열리는데 데스크톱 버전의 엑셀이 아닌 엑셀 온라인이 브라우저에서 열린다. 거기까지는 좋은데 즉시 협업을 시작할 수가 없다. 이 시점에서는 워크북에서의 작업 내용이 보이지 않고 편집도 안 된다. 본인은 초대 받은 사람이 파일을 보는지도 알 수가 없다. 더 안 좋은 것은 초대 받은 사람이 직접 변경을 시도해 보기 전까지는 문서 편집과 협업이 안 된다는 사실조차 모를 수도 있다는 점이다.

이는 설계상의 심각한 결함이다. 초대받은 사람은 협업을 원한다면 파일을 열자마자 명확한 지시가 있어야 한다. 협업하기 위해서는 화면의 오른쪽 상단에 있는 작은 '워크북 편집' 버튼을 클릭한 후 '엑셀에서 편집' 아니면 '브라우저에서 편집'을 선택해야 한다. 협업이 가능한 새 버전의 엑셀이 있는 오피스 365 구독자라면 '엑셀에서 편집'을 선택할 수 있으며 데스크톱 버전의 엑셀 내에서 실시간으로 협업할 수 있다. 그 외의 사용자는 '브라우저에서 편집'을 선택해야 한다.

선택을 마친 후 워크북 편집을 시작하면 파일에 참여 중임을 나타내는 색깔 있는 커서를 통해 변경사항을 실시간으로 확인할 수 있다(협업하는 사람마다 색깔이 다르다). 본인의 커서 역시 화면상에 색깔로 표시되며 변경 사항이 다른 사람에게 보인다. 누군가가 데이터나 공식을 셀에 입력하거나 표를 만드는 등의 작업을 하면 변경사항이 표시된다. 다른 사람의 커서에 본인의 커서를 갖다 대면 커서 위에 그 사람의 이름이 표시된다. 이를 통해 사람들이 무슨 작업 중인지 쉽게 확인할 수 있다.

다른 사람이 편집 중인 셀에 커서를 갖다 대면 그 사람의 이름을 확인할 수 있다. 이를 통해 스프레드시트에서 사람들이 무슨 작업을 하고 있는지 손쉽게 알 수 있다.

새로운 협업자가 문서를 편집하는 시간과 그 협업자의 커서가 화면에 나타나는 시간 사이에는 몇 초에서 최대 10초까지 지연이 있는 것을 자주 발견했다. 그 최초의 지연시간이 지나고 나면 변경사항이 즉각 나타나는 경우가 많으나 항상 그런 것은 아니었다. 얼마나 빠르게 나타나는가 하는 것은 해당 사용자의 인터넷 연결의 강도와 신뢰도에 따라 달라졌다. 따라서 인터넷이 느리거나 신뢰할 수 없다면 곤란한 문제가 생길 수 있다.

또한, 알 수 없는 이유로 협업이 그냥 안 되는 경우도 있었다. 현재 작업중인 워크북에 다른 사람도 동시에 작업을 했는데 공유 설정을 했음에도 불구하고 아무도 상대방의 존재를 알 수 없었다. 다른 문서에 대한 공유 초대장을 보내려고 시도했으나 엑셀에서 전송되지 않았다. 이해가 안 되는 여러 종류의 버그도 응용프로그램이나 원인이 무엇이든 간에 컴퓨터를 다시 시작하면 해결되는 경우가 많듯이 이 문제도 컴퓨터를 다시 시작했더니 해결됐다.

'공유' 창에는 문서에서 현재 협업 중이거나 문서에 접근권이 부여된 모든 사람의 목록이 표시된다. 아무 이름이나 더블 클릭하면 작업 중에 그 사람과 의사 소통할 수 있다. 이메일은 항상 이용 가능하지만 주고 받는 데 시간이 걸릴 수 있으므로 동시 협업에서 특별히 쓸모 있지는 않다.

인스턴트 메시징과 VoIP를 이용한 음성 호출도 지원하는데 스카이프(Skype)를 통해서만 가능하다. 스프레드시트에 작업하는 동안 두 사람 다 스카이프에 로그인된 상태여야 한다. '공유' 창이 거슬린다면 오른쪽 상단의 X를 클릭하면 창이 사라진다. 다시 나타나게 하려면 화면 상단의 '공유' 버튼을 클릭하면 된다.

함께 문서 작업하는 사람에게 이메일을 보내거나 통화 또는 채팅을 할 수 있다.

결론
엑셀에서의 협업 방식은 워드와 파워포인트에서 몇 년간 이루어진 것과 같으며 한계점과 장점도 같다. 단점은, 문서에 협업을 사용하려면 편집 모드로 변경해야 한다는 것이 초대장에 명시되어 있지 않는다는 것이다. 스카이프에 로그인해 사용하지 않는 한 의사소통 수단은 이메일로 한정된다는 것도 단점이다. 그럼에도 불구하고 스프레드시트에서 손쉽게 함께 작업할 수 있는 도구임은 분명하다. 오피스 365를 구독하고 있고 다른 사람과 함께 작업하는 사람이라면 한번 써 볼만 하다.

참고로 IT 부서에서 알아야 할 점은 없다. 엑셀 협업 기능을 설정하거나 지원하기 위해 IT 부서에서 해야할 일은 없다. 기업용 버전의 오피스 365에 이미 구축된 워드 및 파워포인트 협업 기능과 작동 방식이 정확히 같기 때문이다. ciokr@idg.co.kr 
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