Offcanvas

CIO / 디지털 디바이스 / 모바일 / 비즈니스|경제 / 소비자IT / 애플리케이션 / 자기계발 / 클라우드

출장 많은 '로드 워리어'를 위한 생산성 팁 10가지

2017.05.24 Jennifer Lonoff Schiff  |  CIO
최근에는 원격 근무를 하는 기업인, 경영자가 전통적인 오피스 근무 방식을 택하는 이들만큼이나 많아졌다. 게다가 출장을 다녀 본 직장인이라면 공감하겠지만 이동 중에 직장 동료나 고객과 연결을 유지하는 것은 생각보다 쉽지 않다. 



이처럼 이동이 잦고 외부에서 일하는 이들이 생산성을 유지할 수 있는 몇 가지 팁을 소개한다.

1. ‘와이파이 명당’을 미리 알아둔다
크레도(Credo)의 창립자 존 도허티는 “외국 출장 시 워크프롬(Workfrom)을 이용해 와이파이가 빠르다는 평가를 받은 카페를 알아봐 두는 것이 좋다. 실제로 이 앱을 이용해 프라하에 있을 때도, 빈이나 부다페스트에 갔을 때도 실패 없이 와이파이 명당을 찾을 수 있었다"고 말했다.

2. 충분한 데이터를 제공하는 로밍 서비스를 선택한다
베나 솔루션(Vena Solutions)의 CEO 돈 말은 “국내 출장이건, 해외 출장이건, 출장의 성격에 맞는 로밍 요금제를 신청해야 한다. 가장 이상적인 것은 무제한 데이터 서비스를 이용하는 것이다”고 말했다.

3. 급할 때는 스마트폰을 모바일 핫스팟으로
사카스 & 컴퍼니(Sakas & Company) 대표 칼 사카스는 “잠시라도 인터넷 연결이 끊길 수 없는 상황이라면 핸드폰 테더링 기능을 이용하면 된다. 와이파이가 없는 곳에서도 노트북, 태블릿 등에서 인터넷을 이용할 수 있다. 단 폰 요금제가 충분한 데이터를 지원해야 한다. PC나 맥에서 트립모드(TripMode) 앱을 사용하면 특정 서비스 이용을 제한할 수 있어 드롭박스 동기화 등 당장 필요하지 않은 작업에 한정된 데이터를 낭비하는 일을 막을 수 있다”고 말했다.

4. 업무에 필요한 파일은 클라우드에 보관한다
스토리지 볼트(Storage Vault)의 마케팅 매니저 프레이저 서더랜드는 “생산성 측면에서 보면 필요한 업무 데이터와 서비스에 항상 접속할 수 있는 것이 좋다. 몇 년 전까지만 해도 이를 위해 USB를 가지고 다니곤 했다. 하지만 이제는 클라우드만 있으면 된다. 일단 클라우드 서비스에 파일을 보관하면, 컴퓨터와 인터넷만 있으면 전 세계 어디서든 일할 수 있다”고 말했다.

5. 중요 문서의 복사본을 노트북 등에 오프라인으로 저장해 둔다
앰디(AmDee)의 프로젝트 매니저 엘리사 레스포는 “클라우드에 저장했다고 언제 어디서나 확인할 수 있는 것은 아니다. 예를 들어 온라인에 저장된 파일을 봐야 하는데 와이파이 신호가 잡히지 않는 곳이라면 난감하다. 따라서 출장이나 외근 전에 필요할 것 같은 문서를 미리 컴퓨터에 다운받아 놓는 것이 좋다. 몇 분밖에 걸리지 않지만 와이파이가 없는 곳에서도 자유롭게 작업하고 수정된 사항은 인터넷 연결이 되는 곳에서 클라우드에 저장하면 된다”고 말했다.

---------------------------------------------------------------
업무 효율성 인기기사
>회의 생산성을 높여주는 'POWER'
-> 블로그 | 진취적 직원을 원한다면 일을 적게 시켜라
->시간 관리: 생산성 향상 6가지 팁
-> 기고 | 최신 기술로 ‘업무 고수’ 되는 법
-> ‘생산성의 기본조건’ 정리정돈 ABC
---------------------------------------------------------------

6. 구글 보이스 사용하기
리게인유어타임(RegainYourTime.com)의 창립자 모라 토마스는 “구글 보이스 앱을 쓰면 핸드폰 번호가 아닌 구글 보이스 번호로 전화를 걸 수 있다. 상대방의 번호 표시에도 전화번호가 아니라 구글 보이스 번호가 뜬다”고 말했다. 구글 보이스는 무료 서비스이며 신청하기만 하면 사용할 수 있다. 이렇게 하면 업무를 처리할 때 개인 번호를 쓸 필요가 없다.

그는 “필요하다면 구글 보이스 번호를 스마트폰에 포워딩하거나, 직장 동료의 폰, 또는 리셉셔니스트에게 포워딩 할 수도 있다. 이렇게 하면 외부 출장 중일 때에도 전화를 받을 수 있으면서 동시에 원치 않는 개인 번호 노출은 막을 수 있다”고 말했다.

구글 보이스를 활용하면 불필요한 타이핑도 줄일 수 있다. 터미너스(Terminus)의 공동 창립자이며 CMO인 상그람 야레는 “타이핑하는 것보다는 말하는 것이 빠르므로 이를 이용해 텍스트를 입력하면 편리하다. 이렇게 작성한 글은 나중에 블로그나 칼럼으로 올릴 때 최종적으로 한번 더 수정하면 된다”고 말했다.

7. 태스크 및 프로젝트 관리 앱 활용하기
데퓨티(Deputy)의 미 대륙 지부 담당자 제이슨 워커는 “운더리스트(Wunderlist)는 프로젝트나 액티비티 진행 상황을 관리하는 투-두 앱이다. 리마인더 설정은 물론 마감 기한, 협업 계획 등도 세울 수 있어 유용하다. 게다가 이동 중에도 기기간 동기화를 지원한다"고 말했다. 이 외에 자주 사용하는 태스크 및 노트 앱에는 투두이스트(Todoist), 에버노트(Evernote) 등이 있다.

버블범(BubbleBum) 창립자 그레이니 켈리는 “에버노트는 모든 작업 상황을 한 곳에서 관리할 수 있어 이동 중 효율적으로 작업할 수 있다. 프로젝트 투-두 리스트를 만들고, 리마인더를 설정하고, 미팅에 참석해 노트 테이킹을 하고, 중요한 내용을 녹음하거나 사진 찍어 저장하는 것이 모두 한 곳에서 이루어진다. 출장에서 돌아와서도 따로 자료를 정리할 필요 없이 한 곳에서 모든 기록물을 볼 수 있다”고 말했다.

어뉘티스 HQ(Annuities HQ) 공동 창립자 마크 로쉬는 “개인적으로, 출장시 모든 모바일 기기에서 에버노트를 사용한다. 비행 스케줄, 비행기 표, 자동차 대여 영수증, 주유 및 식사 영수증, 호텔 인보이스 등을 모두 노트북에 저장해 두고 언제든 쉽게 확인할 수 있다. 나중에 출장을 마치고 돌아갔을 때 출장 비용을 청구하기도 더 쉽다"고 말했다.

8. 앱으로 지출 기록하기
워커는 “출장에서 돌아와 직접 영수증 등을 스캔, 정리하고 분류하는 등의 작업 없이, 이동 중에(또는 식당 등에서) 바로 영수증 및 마일리지를 정리, 보관할 수 있다면, 생산성을 높일 수 있을 것이다”고 말했다.

익스펜시파이(Expensify)가 대표적이다. 그는 “익스펜시파이는 모든 영수증을 빠르게 업로드하고 모바일 기기에서 이를 정리한다. 영수증 사진을 찍으면 앱이 자동으로 이를 인식해 세부사항을 저장해 준다. 추후 지출 보고서를 작성할 때도 큰 도움이 된다”고 말했다.

9. 스캐닝 앱 활용하기
ABBYY의 제품 마케팅 부대표 브루스 오컷은 “컨퍼런스나 세미나, 전시회 등에서는 명함을 주고 받는 일이 잦다. 그리고 이렇게 받은 명함은 이동 중에 분실하거나 손상되기도 한다. 따라서 이를 받자 마자 디지털화해서 연락처나 CRM 시스템에 백업해 둔다면, 이런 염려가 조금 줄어들 것이다”고 말했다.

이어 “이런 작업을 해 주는 스캐닝 앱이 몇 가지 있는데, ABBYY 비즈니스 카드 리더 앱도 그 중의 하나이다. 이 앱은 자동으로 명함을 스캔해 명함 속 텍스트를 인식해 연락처에 저장한다. 시간이 절약될 뿐만 아니라 전 과정에서 사용자가 입력해야 하는 부분은 하나도 없다. 그저 카메라로 명함을 찍으면 끝이다. 또 종이로 된 명함이 떨어질 때 디지털 명함을 만들어 나눠줄 수도 있다”고 덧붙였다.

오컷은 파인스캐너(FineScanner)와 같이 문서를 디지털화하고 공유하는 앱도 추천했다. 그는 “이 앱은 사진에 찍힌 페이지를 자동으로 잘라내 각도를 조절하고, 페이지 상의 텍스트만을 추출한 후 원래 레이아웃은 남겨둔다. 이렇게 디지털화된 문서는 먼 곳에 있는 동료와 공유하기도 더 쉽다”고 말했다.

10. 여분의 스마트폰 배터리 챙기기
크루즈 크리틱(Cruise Critic)의 제네럴 매니저 마이크 어윙은 “출장을 갈 때 항상 배터리를 넉넉히 챙겨 가야 한다. 물론 가방이 더 무거워지는 것은 사실이지만, 배터리가 떨어져 공항 화장실 콘센트 옆에 쭈그려 앉아 있는 것보다 낫다. 이렇게 챙겨간 배터리를 매일 사용하는 것은 아니어도, 정말 필요한 순간이 있다. 그럴 때는 보조 배터리가 정말 유용하다”고 말했다.

태양광 충전지 역시 고려해 볼만한 대안이다. 로쉬는 “지난 여름 출장에서 폰을 충전하기 위해 구매했는데 그 동안 출장 중에 몇 번이나 곤란한 상황에서 구해 줬다. 배터리가 간당간당할 때 태양광 충전지를 물려 놓으면 한 시간 내로 충전이 완료된다. 콘센트를 찾거나 코드가 달린 충전기를 직접 들고 다닐 필요도 없다”고 말했다. ciokr@idg.co.kr 
CIO Korea 뉴스레터 및 IT 트랜드 보고서 무료 구독하기
추천 테크라이브러리

회사명:한국IDG 제호: CIO Korea 주소 : 서울시 중구 세종대로 23, 4층 우)04512
등록번호 : 서울 아01641 등록발행일자 : 2011년 05월 27일

발행인 : 박형미 편집인 : 천신응 청소년보호책임자 : 한정규
사업자 등록번호 : 214-87-22467 Tel : 02-558-6950

Copyright © 2024 International Data Group. All rights reserved.