2017.03.08

신중한 계약만으로는 역부족··· IT 아웃소싱 '관리' 원칙 7가지

Stephanie Overby | CIO

IT 부서는 흔히 아웃소싱 계약서를 신중히 작성하는데 초점을 맞춘다. 그러나 이런 계약 자체만으로는 만족스런 결과를 보장하지는 않는다.



법률 기업 메이어 브라운(Mayer Brown) 시카고 사무소의 파트너로 기술 계약 책임자인 브래드 피터슨 변호사는 매번 이런 사례를 목도하고 있다고 전했다. 그는 다음과 같이 상황을 설명했다.

"기업은 계약 체결에 많은 돈과 시간을 투자한다. 때론 정말 많은 돈을 쓰기도 한다. 이런 계약이 창출하는 잠재적 가치는 정말 크기 때문이다. 이후 공급업체 관리팀이 계약을 넘겨 받는다. 잘해보려는 의도는 있지만 계약 체결 과정에 참여하지 않거나, 그래서 계약 내용을 이해하지 못하는 때가 많은 조직이다. 이해할 수 있는 조치이긴 하다. 계약은 복잡하고 혼동하기 쉬운 프로세스이며, 공급업체 관계를 관리하는 매니저는 기술에 대한 지식, 관계 구축 역량을 기준으로 선정되기 때문이다. 문제는 계약 운영 방식에 대한 지식이 고려되지 않음에 따라 이후 분쟁이 발생하기 쉽다는 점이다.”

피터슨에 따르면 공급업체를 관리하는 사람들은 자신의 행동이나 커뮤니케이션이 회사의 법적 권리에 미치는 영향을 모르는 경우가 많으며, 이로 인해 분쟁이나 여러 다양한 문제가 초래될 위험이 있다.

피터슨은 "그 결과, 힘들게 협상하고, 많은 돈을 투자해 얻은 이점들이 사라질 수 있다. 더 나아가 분쟁 같은 경우 해결이 더 어렵다. 소송으로 이어지지 않는다고 할지라도 수 많은 관련자를 조사해야 하고, 수 많은 이메일을 조사해 사실과 책임 소재를 파악해야 한다”라고 말했다.

그는 IT 아웃소싱의 경우 적극적인 거버넌스를 통해서만 진짜 가치를 실현시킬 수 있다고 강조했다. 프로젝트는 물론이고, 고객과 공급자 간 커뮤니케이션과 접촉을 관리해야 한다는 설명이다. 피터슨은 “계약을 체결한 후 계약의 가치를 보호하기 위해서는 공급업체가 약속한 내용을 실제 전달하고, 실패를 바로 잡도록 유도해야 한다"라고 강조했다.

다음은 메이슨 브라운 시카고 사무소의 파트너 변호사인 피터슨과 로버트 크리스가 알려주는 IT 아웃소싱 계약 체결 후 이를 관리할 때 적용해야 하는 베스트 프랙티스들이다.

1. 커뮤니케이션을 관리한다
2. 공급자에게 요청과 불평 사항을 기록하도록 요청한다
3. 모호한 조건들을 초기에 명확히 규정한다
4. 계약 위반 내용을 즉시 통지한다
5. 공급자가 해야 할 일을 먼저 하지 않는다
6. '윈-윈'을 추구한다
7. 더 일찍, 더 자주 변호사와 상담한다


1. 커뮤니케이션을 관리한다
고객사는 수권 대리인을 지정해야 한다. 계약 체결 때 이런 사람을 지정하지 않았다면, 계약이 발효되는 시점에 서비스 공급자에 고객사를 대표해 발언할 권한을 가진 사람을 지정해 통보해야 한다.

IT 서비스 공급자는 대개 '꾼'이다. 계약서나 이행 방식을 바꾸고 싶을 경우, 이를 승인할 확률이 가장 높은 고객사 직원을 찾아내 원하는 바를 쉽게 얻어낼 수 있다. 크리스는 "대변인을 지정하면, (예를 들어)공급자가 직급이 낮은 사람에게 접근해 절차를 변경해 계약 쌍방의 의무 자체를 바꿔 놓는 등 부주의로 계약이 불리하게 바뀌는 것을 막을 수 있다. 이렇게 사전에 서면으로 고객사를 대표할 사람을 분명히 해야 한다. 이는 관계에 도움을 주고, 오해를 줄인다"라고 설명했다.

고객사를 대표할 사람을 지정하면 IT조직이 메시지를 관리하고, 계약을 더 효과적으로 준수시키고, 계약에 대한 이해가 부족한 직원의 커뮤니케이션이나 행동으로 모호성과 불확실성이 초래되는 상황을 방지할 수 있다. 또 분쟁이 초래된 경우에도 도움이 된다. 커뮤니케이션을 할 수 있는 법적 권한이 있는 단 한 사람의 이메일만 확인하면 그만이기 때문이다.

2. 공급자에게 요청 및 불평 사항을 기록하도록 요청한다
고객사의 유일한 계약적 의무가 대금 지불인 아웃소싱 계약이 많다. 그러나 IT 아웃소싱 계약은 다르다. 고객의 기여나 협력을 요구하기 때문이다. 피터슨은 "고객도 의무를 갖는 경향이 있다. 고객이 의무를 이행하지 않을 경우, 계약 이행 결과에 대한 변명이 될 수도 있다"라고 말했다.

IT아웃소싱 공급자가 고객에게 요청을 할 수 있고, 이것이 계약 이행에 대한 변명이 될 수 있는 경우, 공급자로 하여금 사항과 문제들을 서면으로 기록해 유지하도록 만들어야 한다.

즉 계약에 입각해 요청과 대응을 기록으로 유지해 제시하도록 요구해야 한다.

3. 모호한 조건들을 초기에 명확히 규정한다
계약을 가능한 명확히, 완전하게, 정확하게 서면 기록으로 유지하는 것이 아주 중요하다. 계약 내용이 명쾌하지 않은 프로젝트나 상황이 있다면, 초기에 서면으로 이를 명확히 규정해야 한다. 크리스는 "초기가 가장 좋다. 쌍방이 협력에 가장 개방적인 태도를 갖고 있는 시기이기 때문이다"라고 설명했다.

본 계약서에서 프로젝트 세부 사항을 규정하지 않았다면, 계약 실행 전에 쌍방의 책임을 서면으로 요약 정리한 후 서명을 해야 한다. 크리스는 "명확한 서면 기록이 있을 때, 아웃소싱과 관련된 상황이 해결될 확률이 높아진다. 아주 중요한 부분이다"라고 말했다.

4. 계약 위반 내용을 즉시 통지한다
피터슨은 몇 년 동안 아웃소싱 계약과 관련된 문제를 인내한 고객을 알고 있다. 그런데 이에 대한 기록이 없다. 갈등이나 분쟁을 초래할까 우려, 공급자에게 계약 위반 통지를 보내지 않았기 때문이다.

그러나 이는 명백한 실수\다. 고객은 계약 위반이나 불이행이 발생할 때마다 즉시 서면으로 그 사실을 통보해야 한다. 피터슨은 "이것이 회사들이 항상 적용하는 기준 같은 베스트 프랙티스가 되어야 한다. '공격적'이어서는 안 된다. 정중하고 사실에 기반을 둬야 한다. 이를 하나의 패턴으로 정착시키고, 지정된 한 사람이 명확하면서도 유용한 방식으로 이를 통지하면, 더 나은 '기록'을 유지할 수 있다"라고 말했다.

고객사는 서비스 공급자와 접촉하는 모든 직원들에게 서비스 공급자가 계약을 위반한 것으로 판단했을 때, 이를 지정 대표자에게 통보하도록 교육해야 한다. 그러면 지정 대표자는 변호사에게 계약 위반 통지서를 발송해야 하는지 자문을 구할 수 있다. 서면 기록이 없는 경우, IT 조직은 계약 위반을 이유로 계약을 해지할 권리를 상실할 수 있다.

피터슨은 "판사와 중재 심판은 계약 위반이 발생했을 때 이를 시정하도록 서면으로 요청하지 않았다면, 이런 계약 위반을 계약 해지의 충분한 근거로 판단하지 않을 것"이라고 설명했다.


2017.03.08

신중한 계약만으로는 역부족··· IT 아웃소싱 '관리' 원칙 7가지

Stephanie Overby | CIO

IT 부서는 흔히 아웃소싱 계약서를 신중히 작성하는데 초점을 맞춘다. 그러나 이런 계약 자체만으로는 만족스런 결과를 보장하지는 않는다.



법률 기업 메이어 브라운(Mayer Brown) 시카고 사무소의 파트너로 기술 계약 책임자인 브래드 피터슨 변호사는 매번 이런 사례를 목도하고 있다고 전했다. 그는 다음과 같이 상황을 설명했다.

"기업은 계약 체결에 많은 돈과 시간을 투자한다. 때론 정말 많은 돈을 쓰기도 한다. 이런 계약이 창출하는 잠재적 가치는 정말 크기 때문이다. 이후 공급업체 관리팀이 계약을 넘겨 받는다. 잘해보려는 의도는 있지만 계약 체결 과정에 참여하지 않거나, 그래서 계약 내용을 이해하지 못하는 때가 많은 조직이다. 이해할 수 있는 조치이긴 하다. 계약은 복잡하고 혼동하기 쉬운 프로세스이며, 공급업체 관계를 관리하는 매니저는 기술에 대한 지식, 관계 구축 역량을 기준으로 선정되기 때문이다. 문제는 계약 운영 방식에 대한 지식이 고려되지 않음에 따라 이후 분쟁이 발생하기 쉽다는 점이다.”

피터슨에 따르면 공급업체를 관리하는 사람들은 자신의 행동이나 커뮤니케이션이 회사의 법적 권리에 미치는 영향을 모르는 경우가 많으며, 이로 인해 분쟁이나 여러 다양한 문제가 초래될 위험이 있다.

피터슨은 "그 결과, 힘들게 협상하고, 많은 돈을 투자해 얻은 이점들이 사라질 수 있다. 더 나아가 분쟁 같은 경우 해결이 더 어렵다. 소송으로 이어지지 않는다고 할지라도 수 많은 관련자를 조사해야 하고, 수 많은 이메일을 조사해 사실과 책임 소재를 파악해야 한다”라고 말했다.

그는 IT 아웃소싱의 경우 적극적인 거버넌스를 통해서만 진짜 가치를 실현시킬 수 있다고 강조했다. 프로젝트는 물론이고, 고객과 공급자 간 커뮤니케이션과 접촉을 관리해야 한다는 설명이다. 피터슨은 “계약을 체결한 후 계약의 가치를 보호하기 위해서는 공급업체가 약속한 내용을 실제 전달하고, 실패를 바로 잡도록 유도해야 한다"라고 강조했다.

다음은 메이슨 브라운 시카고 사무소의 파트너 변호사인 피터슨과 로버트 크리스가 알려주는 IT 아웃소싱 계약 체결 후 이를 관리할 때 적용해야 하는 베스트 프랙티스들이다.

1. 커뮤니케이션을 관리한다
2. 공급자에게 요청과 불평 사항을 기록하도록 요청한다
3. 모호한 조건들을 초기에 명확히 규정한다
4. 계약 위반 내용을 즉시 통지한다
5. 공급자가 해야 할 일을 먼저 하지 않는다
6. '윈-윈'을 추구한다
7. 더 일찍, 더 자주 변호사와 상담한다


1. 커뮤니케이션을 관리한다
고객사는 수권 대리인을 지정해야 한다. 계약 체결 때 이런 사람을 지정하지 않았다면, 계약이 발효되는 시점에 서비스 공급자에 고객사를 대표해 발언할 권한을 가진 사람을 지정해 통보해야 한다.

IT 서비스 공급자는 대개 '꾼'이다. 계약서나 이행 방식을 바꾸고 싶을 경우, 이를 승인할 확률이 가장 높은 고객사 직원을 찾아내 원하는 바를 쉽게 얻어낼 수 있다. 크리스는 "대변인을 지정하면, (예를 들어)공급자가 직급이 낮은 사람에게 접근해 절차를 변경해 계약 쌍방의 의무 자체를 바꿔 놓는 등 부주의로 계약이 불리하게 바뀌는 것을 막을 수 있다. 이렇게 사전에 서면으로 고객사를 대표할 사람을 분명히 해야 한다. 이는 관계에 도움을 주고, 오해를 줄인다"라고 설명했다.

고객사를 대표할 사람을 지정하면 IT조직이 메시지를 관리하고, 계약을 더 효과적으로 준수시키고, 계약에 대한 이해가 부족한 직원의 커뮤니케이션이나 행동으로 모호성과 불확실성이 초래되는 상황을 방지할 수 있다. 또 분쟁이 초래된 경우에도 도움이 된다. 커뮤니케이션을 할 수 있는 법적 권한이 있는 단 한 사람의 이메일만 확인하면 그만이기 때문이다.

2. 공급자에게 요청 및 불평 사항을 기록하도록 요청한다
고객사의 유일한 계약적 의무가 대금 지불인 아웃소싱 계약이 많다. 그러나 IT 아웃소싱 계약은 다르다. 고객의 기여나 협력을 요구하기 때문이다. 피터슨은 "고객도 의무를 갖는 경향이 있다. 고객이 의무를 이행하지 않을 경우, 계약 이행 결과에 대한 변명이 될 수도 있다"라고 말했다.

IT아웃소싱 공급자가 고객에게 요청을 할 수 있고, 이것이 계약 이행에 대한 변명이 될 수 있는 경우, 공급자로 하여금 사항과 문제들을 서면으로 기록해 유지하도록 만들어야 한다.

즉 계약에 입각해 요청과 대응을 기록으로 유지해 제시하도록 요구해야 한다.

3. 모호한 조건들을 초기에 명확히 규정한다
계약을 가능한 명확히, 완전하게, 정확하게 서면 기록으로 유지하는 것이 아주 중요하다. 계약 내용이 명쾌하지 않은 프로젝트나 상황이 있다면, 초기에 서면으로 이를 명확히 규정해야 한다. 크리스는 "초기가 가장 좋다. 쌍방이 협력에 가장 개방적인 태도를 갖고 있는 시기이기 때문이다"라고 설명했다.

본 계약서에서 프로젝트 세부 사항을 규정하지 않았다면, 계약 실행 전에 쌍방의 책임을 서면으로 요약 정리한 후 서명을 해야 한다. 크리스는 "명확한 서면 기록이 있을 때, 아웃소싱과 관련된 상황이 해결될 확률이 높아진다. 아주 중요한 부분이다"라고 말했다.

4. 계약 위반 내용을 즉시 통지한다
피터슨은 몇 년 동안 아웃소싱 계약과 관련된 문제를 인내한 고객을 알고 있다. 그런데 이에 대한 기록이 없다. 갈등이나 분쟁을 초래할까 우려, 공급자에게 계약 위반 통지를 보내지 않았기 때문이다.

그러나 이는 명백한 실수\다. 고객은 계약 위반이나 불이행이 발생할 때마다 즉시 서면으로 그 사실을 통보해야 한다. 피터슨은 "이것이 회사들이 항상 적용하는 기준 같은 베스트 프랙티스가 되어야 한다. '공격적'이어서는 안 된다. 정중하고 사실에 기반을 둬야 한다. 이를 하나의 패턴으로 정착시키고, 지정된 한 사람이 명확하면서도 유용한 방식으로 이를 통지하면, 더 나은 '기록'을 유지할 수 있다"라고 말했다.

고객사는 서비스 공급자와 접촉하는 모든 직원들에게 서비스 공급자가 계약을 위반한 것으로 판단했을 때, 이를 지정 대표자에게 통보하도록 교육해야 한다. 그러면 지정 대표자는 변호사에게 계약 위반 통지서를 발송해야 하는지 자문을 구할 수 있다. 서면 기록이 없는 경우, IT 조직은 계약 위반을 이유로 계약을 해지할 권리를 상실할 수 있다.

피터슨은 "판사와 중재 심판은 계약 위반이 발생했을 때 이를 시정하도록 서면으로 요청하지 않았다면, 이런 계약 위반을 계약 해지의 충분한 근거로 판단하지 않을 것"이라고 설명했다.


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