2016.11.22

벤더 기고 | 어쩌다보니 IT 프로젝트 관리자가 된 이에게

Jason Morio | Network World
* 본 기고문은 벤더가 작성한 것으로 네트워크월드 편집진(또는 CIO Korea 편집부)의 수정을 거쳤다. 그러나 벤더의 시각이 일부 남아 있을 수 있다.

세상에는 2가지 종류의 프로젝트 관리자가 있다. 정규 과정을 수료해 자격증(인증)을 보유한 프로젝트 관리자와 그렇지 않은 프로젝트 관리자다.


Image Credit : Getty Images Bank

2015년 중 프로젝트를 관리하거나 이에 참여한 바 있는 200명의 종사자를 상대로 진행한 설문조사에 따르면, 참여자의 2/3가 프로젝트 관리 인증을 받지 않은 이들이었다. 하지만 이 우연한 프로젝트 관리자 역할을 감당하게 된 IT전문가들도 적절한 전략과 계획을 통한다면 혼란을 최소화하고 성공적으로 직무를 수행할 수 있다.

즉 우연히 IT프로젝트 관리자가 된 이라 할지라도 필요한 모든 세부 사항에 대해 전문가가 되지 않고도 업무를 완수할 수 있다. 젤대로 관리하고 프로젝트를 헤쳐 나가면서 시간, 품질, 비용의 균형을 유지하기 위해 필요한 요령과 지침을 공유한다.

* 팀의 협업 촉진. 한 명 이상의 구성원이 한 번에 너무 많은 업무을 관리할 때 혼란이 커질 수 있다. 한 명의 팀 구성원이 과로하면서 프로젝트 전체가 위험해지는 것이다.

책임 공유 및 공동의 소유권 할당으로 업무를 균등하게 배분할 수 있다. 칸반(Kanban) 보드 같은 시각적인 과업 관리 툴이 도움이 된다. 이를 통해 모두가 진행 중인 과업, 현재의 위치, 협업자를 파악하여 추적할 수 있게 된다. 이런 칸반 보드를 중심으로 가상의 프로젝트 공간을 구성하면 공동체감을 형성하며 모든 중요 계획, 문서, 과업을 팀 구성원들에게 손쉽게 분배할 수 있다.

작업 부하를 고르게 하기 위해 필요한 경우 팀 구성원들과 매일 협의한다. 단 간단하게 한다. 또 모든 것을 스스로 하지 않는 것이 중요하다. 주된 요령은 모든 과업이 동일하게 중요하지 않으므로 우선 순위를 설정하고 선정하는 것이다. 적절한 것에 집중하면 목표를 향해 속도를 내는데 도움이 된다.

이와 관련해 다른 팀원에게 자신의 일을 부탁하는 것을 두려워하지 말자. 압도된 느낌이 전혀 도움이 되지 않으며 자신이 모든 것을 할 수 없다는 사실을 인정하면 삶과 업무가 모두 개선된다.

* 팀 구성원들이 최종 목표를 파악하고 E2E(End to End) 계획을 소통. 간트(Gantt) 차트는 화이트보드에 계획표를 작성하는 대신에 활용할 수 있는 수단이다. 현재 진행 중인 과업, 동시에 진행 중인 일, 다른 과업의 완료에 종속된 과업 등을 전체적으로 파악하는 것이 중요하다. 개괄적인 정보를 공유하면 혼란을 방지하고 맥락을 공유할 수 있다. 또 이해당사자들에게 프로젝트 중 최신 정보를 제공하는 것이 성공에 필수적이기 때문에 그들과의 의사소통에 큰 도움이 된다.

한편 프로젝트를 관리할 때에는 계획이 수정되고 발전한다는 사실을 기억해야 한다. 모든 계획은 변화의 기준이며 진행하면서 범위와 시한을 조정해야 할 가능성이 높다. 예상치 못한 변경사항이 등장할 때 민첩성과 반응성을 유지해 일을 진행하는 것이 중요하다. 전체적인 목표와 프로젝트 시간에 기초한 전략이 도움이 될 수 있다.

결국, 목표를 명확히 하고 팀이 가장 잘 할 수 있는 일을 하도록 하면 그룹 전체를 효율적으로 움직일 수 있다. 팀 구성원들이 자신의 역할 수행을 자신하도록 만들어야 한다.

* 의사소통이 반드시 이메일, 휴대전화, 면대면 방식일 필요는 없다. 프로젝트 내에서 협업을 가능하게 하는 클라우드 기반 툴을 이용하면 의사소통을 훨씬 용이하게 할 수 있다. 또한 이를 통해 이해당사자들은 실시간 진행상황을 파악하고 필요 시 기여할 수 있다.

조사에 따르면 미 조직들은 비 효율적인 업무 방식으로 인해 연간 약 45일의 업무일을 낭비하고 있다. 공식적인 프로젝트 관리 교육이 없다고 해서 IT전문가가 스마트하고 효율적인 방식으로 업무를 처리할 수 없는 것은 결코 아니다. 우연히 프로젝트 관리자가 된 많은 사람들이 낮은 기대치 속에서 비효율성에 익숙해져 버린다. 우연히 프로젝트 관리자가 되었더라도 적절한 지식이 있다면 직원들의 스트레스 수준을 낮추고 팀 전체의 생산성을 높일 수 있다.

* Jason Morio는 프로젝트 관리 서비스 기업 플랜뷰(PLANVIEW)의 프로젝트플레이스(Projectplace) 제품 디렉터다. ciokr@idg.co.kr

 



2016.11.22

벤더 기고 | 어쩌다보니 IT 프로젝트 관리자가 된 이에게

Jason Morio | Network World
* 본 기고문은 벤더가 작성한 것으로 네트워크월드 편집진(또는 CIO Korea 편집부)의 수정을 거쳤다. 그러나 벤더의 시각이 일부 남아 있을 수 있다.

세상에는 2가지 종류의 프로젝트 관리자가 있다. 정규 과정을 수료해 자격증(인증)을 보유한 프로젝트 관리자와 그렇지 않은 프로젝트 관리자다.


Image Credit : Getty Images Bank

2015년 중 프로젝트를 관리하거나 이에 참여한 바 있는 200명의 종사자를 상대로 진행한 설문조사에 따르면, 참여자의 2/3가 프로젝트 관리 인증을 받지 않은 이들이었다. 하지만 이 우연한 프로젝트 관리자 역할을 감당하게 된 IT전문가들도 적절한 전략과 계획을 통한다면 혼란을 최소화하고 성공적으로 직무를 수행할 수 있다.

즉 우연히 IT프로젝트 관리자가 된 이라 할지라도 필요한 모든 세부 사항에 대해 전문가가 되지 않고도 업무를 완수할 수 있다. 젤대로 관리하고 프로젝트를 헤쳐 나가면서 시간, 품질, 비용의 균형을 유지하기 위해 필요한 요령과 지침을 공유한다.

* 팀의 협업 촉진. 한 명 이상의 구성원이 한 번에 너무 많은 업무을 관리할 때 혼란이 커질 수 있다. 한 명의 팀 구성원이 과로하면서 프로젝트 전체가 위험해지는 것이다.

책임 공유 및 공동의 소유권 할당으로 업무를 균등하게 배분할 수 있다. 칸반(Kanban) 보드 같은 시각적인 과업 관리 툴이 도움이 된다. 이를 통해 모두가 진행 중인 과업, 현재의 위치, 협업자를 파악하여 추적할 수 있게 된다. 이런 칸반 보드를 중심으로 가상의 프로젝트 공간을 구성하면 공동체감을 형성하며 모든 중요 계획, 문서, 과업을 팀 구성원들에게 손쉽게 분배할 수 있다.

작업 부하를 고르게 하기 위해 필요한 경우 팀 구성원들과 매일 협의한다. 단 간단하게 한다. 또 모든 것을 스스로 하지 않는 것이 중요하다. 주된 요령은 모든 과업이 동일하게 중요하지 않으므로 우선 순위를 설정하고 선정하는 것이다. 적절한 것에 집중하면 목표를 향해 속도를 내는데 도움이 된다.

이와 관련해 다른 팀원에게 자신의 일을 부탁하는 것을 두려워하지 말자. 압도된 느낌이 전혀 도움이 되지 않으며 자신이 모든 것을 할 수 없다는 사실을 인정하면 삶과 업무가 모두 개선된다.

* 팀 구성원들이 최종 목표를 파악하고 E2E(End to End) 계획을 소통. 간트(Gantt) 차트는 화이트보드에 계획표를 작성하는 대신에 활용할 수 있는 수단이다. 현재 진행 중인 과업, 동시에 진행 중인 일, 다른 과업의 완료에 종속된 과업 등을 전체적으로 파악하는 것이 중요하다. 개괄적인 정보를 공유하면 혼란을 방지하고 맥락을 공유할 수 있다. 또 이해당사자들에게 프로젝트 중 최신 정보를 제공하는 것이 성공에 필수적이기 때문에 그들과의 의사소통에 큰 도움이 된다.

한편 프로젝트를 관리할 때에는 계획이 수정되고 발전한다는 사실을 기억해야 한다. 모든 계획은 변화의 기준이며 진행하면서 범위와 시한을 조정해야 할 가능성이 높다. 예상치 못한 변경사항이 등장할 때 민첩성과 반응성을 유지해 일을 진행하는 것이 중요하다. 전체적인 목표와 프로젝트 시간에 기초한 전략이 도움이 될 수 있다.

결국, 목표를 명확히 하고 팀이 가장 잘 할 수 있는 일을 하도록 하면 그룹 전체를 효율적으로 움직일 수 있다. 팀 구성원들이 자신의 역할 수행을 자신하도록 만들어야 한다.

* 의사소통이 반드시 이메일, 휴대전화, 면대면 방식일 필요는 없다. 프로젝트 내에서 협업을 가능하게 하는 클라우드 기반 툴을 이용하면 의사소통을 훨씬 용이하게 할 수 있다. 또한 이를 통해 이해당사자들은 실시간 진행상황을 파악하고 필요 시 기여할 수 있다.

조사에 따르면 미 조직들은 비 효율적인 업무 방식으로 인해 연간 약 45일의 업무일을 낭비하고 있다. 공식적인 프로젝트 관리 교육이 없다고 해서 IT전문가가 스마트하고 효율적인 방식으로 업무를 처리할 수 없는 것은 결코 아니다. 우연히 프로젝트 관리자가 된 많은 사람들이 낮은 기대치 속에서 비효율성에 익숙해져 버린다. 우연히 프로젝트 관리자가 되었더라도 적절한 지식이 있다면 직원들의 스트레스 수준을 낮추고 팀 전체의 생산성을 높일 수 있다.

* Jason Morio는 프로젝트 관리 서비스 기업 플랜뷰(PLANVIEW)의 프로젝트플레이스(Projectplace) 제품 디렉터다. ciokr@idg.co.kr

 

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