"그 장비가 어디에 있지?"··· 하드웨어 자산 관리의 시작

"회사 컴퓨터가 어디에 있는지 알고 있습니까?" 이 단순한 질문이 효과적인 하드웨어 자산 관리의 핵심이다. 클라우드 서비스가 인기를 얻으면서 기술이 궁극적으로 물리적인 장비로 구성돼 있다는 사실이 잊히고 있다. 앤드류 블룸이 자신의 2012년 저서 '튜브: 인터넷 중심으로의 여행(Tubes: A Journey to the Center of the Internet)'에서 설명했듯 인터넷도 물리적인 장비에 의존하고 있다. 오늘날 IT 관리자에게 이런 현실은 어떤 의미가 있을까?


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하드웨어 자산 관리에 관한 관심이 커지는 것은 분명해 보인다. 여긴 몇가지 이유가 있는데, 무엇보다 여러 산업에서 보안 위협이 커지면서 데이터센터와 기타 시설의 물리적인 보안의 중요성이 강조되고 있다. 둘째, 임원과 기업 책임자가 더 명확한 IT 투자 근거를 원하고 있으며, 여기에는 하드웨어에 대한 지출도 포함된다. 감사 요건 충족과 효과적인 감독 입증도 구조화된 기업 하드웨어 관리 프로그램 도입이 필요한 이유다.

모범 사례인 'ISO 표준'에 맞추기
IT 자산 관리는 이제 하나의 프로세스가 아니다. 온타리오의 미시소거에 있는 컨설팅 기업 TAM(Technology Asset Management)의 대표 쉐리 어윈은 “본래 소프트웨어에 적용되던 ISO 19770 표준은 2015년에 모든 IT 자산으로 확대됐다. 이후 많은 기업이 하드웨어 전략을 신뢰성과 백업 장비 확보에 집중하고 있다"고 말했다.

분석은 기존 하드웨어 자산 관리가 아직 도달하지 못한 영역이다. 어윈은 "하드웨어에 대한 기업 수준의 분석을 보유한 조직을 많이 보지 못했다. 하드웨어 제조사가 제공하는 데이터가 다르므로 더 어렵다"고 말했다. 따라서 IT의 분석을 자산 관리에 적용하는 것은 리더십을 입증할 수 있는 좋은 방법이기도 하다.

하드웨어 자산 관리 소프트웨어
많은 기업이 여전히 스프레드 시트를 이용해 기술 자산을 관리하므로, IT 리더는 전문 툴을 이용해 프로세스를 개선할 수 있다. 이미 주요 자산 관리툴 대부분이 소프트웨어와 하드웨어 자산 관리 기능을 지원한다. 기업용 서비스를 평가하는 서비스 '캡테라(Capterra)' 자료를 보면, 현재 상위 5개 IT 자산 관리 소프트웨어 업체는 솔라윈즈(SolarWinds), 매니지엔진(ManageEngine), 오라클(Oracle), CA 테크놀로지스(CA Technologies), IBM 티볼리(IBM Tivoli)이다.

CA의 IT AM(Asset Manager)은 단기간에 인기 제품이 됐다. 소프트웨어와 하드웨어 자산을 대상으로 한다. CA는 해당 제품을 내부적으로 이용하면서 상당한 이익을 달성했다고 주장하는데, 2015년 8월 보고서를 보면, 7년 동안 IT 자산에서 2,300만 달러(약 273억 원)를 절감했다.

AM을 사용하기 전에는 기존의 기기를 완전히 활용하지 못하는 상황에서 새 기기를 구매하는 등 하드웨어 자산 관리 문제를 겪었다. 또한, 많은 부서에서 자체적으로 하드웨어 자산을 추적, 관리하느라 기업 전체적으로 비효율이 발생했다.

그러나 이제 CA는 이 제품을 이용해 네트워킹 장비, 데스크톱 컴퓨터, 서버, 주변 기기를 포함해 13만 개 이상의 물품 재고를 관리하고 있다. CA의 IT AM 제품 관리자 마이크 에이브넬은 "이 밖에도 우리는 데이터센터 자산 최적화에서 진척을 이루었다. 전체적으로 조직 내 기기 수를 성공적으로 감소시킬 수 있었다"고 말했다.

CA의 제품이 주목을 받자 다른 업체도 IT 자산 관리 시장에 뛰어들었다. 현재 여러 업체가 소프트웨어 라이선스와 관련 자산 관리 기능을 전면에 내세우고 있다. 하지만 자산 관리 시스템을 도입하는 것은 전체 자산관리의 일부에 지나지 않는다. 더 좋은 성과를 얻으려면 전사적인 자산 관리 의지가 필수적이다.

여러 자료를 보면 많은 기업이 하드웨어 관리에서 어려움을 겪고 있다. 에이브넬은 "IT 소비자화 및 스마트폰과 태블릿 등의 모바일 기기 사용 증가로 효과적인 하드웨어 관리가 쉽지 않다. 하드웨어를 잘 관리하는 기업은 데스크톱 컴퓨터 등의 정적 기기에 대해 잘 이해하고 있다. 하지만 기업이 소유하지 않은 기기 사용과 BYOD(Bring Your Own Device) 트렌드는 여전히 상대적으로 까다롭다"고 말했다.


환경적 이점과 비용 절감
하드웨어 관리를 최적화하면 여러 이점이 있다. 예를 들어 일부 기업은 폐기물을 줄이기 위해 하드웨어 관리의 환경적 이점에 초점을 맞추고 있다. 전자 폐기물은 정부와 기업의 주요 관심사이다. 호주 휴대폰 산업이 지원하는 비영리 휴대폰 재활용 프로그램 모바일머스터에 따르면, 호주에서만 사용하지 않는 휴대폰이 2,500만 대 이상이다.

휴대폰에는 희토류 등 구하기 어려운 원자재가 포함돼 있으므로 이를 재활용해야 한다. UN의 STEP(Solving the E-Waste Problem) 계획 자료를 보면, 2015년에 7,000만 톤 이상의 전자 폐기물이 발생했다. 델과 마이크로소프트를 포함한 여러 기업이 현재 이 문제를 해결하기 위한 프로그램을 운영하고 있다.

효과적인 하드웨어 자산 관리의 또 다른 이점은 기업이 기존의 IT 자산을 적극적으로 활용해 비용을 절감하는 것이다. 에이브넬은 "효과적인 프로그램은 모든 IT 자산의 재고 목록을 작성하는 것부터 시작된다. 품질보증, 유지관리 상태, 금융 정보 등의 자산을 파악하기 위해서는 추가적인 데이터가 필요하다"고 말했다.

재고 목록과 모든 관련 정보를 갖춘 관리자는 IT 의사 결정에서 더 나은 정보를 얻게 된다. 하지만 대기업은 특수한 문제에 직면해 있다. 에이브넬이 "다국적 조직을 운영하는 경우 A 국가에서 B 국가로의 IT 자산 이전에서 세금이 발생할 수 있으므로 진행 전에 이런 측면을 조사하는 것이 중요하다"고 지적했다.

성공과 실패의 차이
하드웨어 자산 관리 프로그램의 성공을 결정하는 가장 중요한 요소는 아마도 임원의 지원일 것이다. 에이브넬은 "효과적인 임원의 지원이 필수적이다. 자산 관리 과정에서 프로세스 변화와 내부적인 교육이 필요하기 때문이다"라고 말했다.

이어 "계획 프로세스는 IT 자산 관리를 위한 전체적인 비즈니스 사례 구축부터 시작된다. 여기에는 운영 위험과 준수성 관리가 포함된다. 또한, 자산 관리를 통해 경영진에 더 나은 정보를 제공하기 때문에 비즈니스 민첩성을 높일 수 있다"고 덧붙였다. 조직이 효과적인 자산 관리 프로그램을 운영하며 하드웨어 업그레이드 시 비용을 절감하면 절감한 자원을 혁신에 투자할 수도 있다.

하지만 CA의 경험에서 알 수 있듯 하드웨어 자산 관리를 통해 이익을 얻으려면 시간이 필요하다. 에이브넬은 "모든 것이 올바르게 설정된다고 해도 경영진이 충분한 자원을 제공하지 못하면 실패할 수 있다. 그래도 자산 관리라는 기본 입장은 유지해야 한다. IT 자산 관리 프로세스는 대량의 데이터를 생성하므로 그 데이터를 정리하고 통찰력을 찾는 데 시간이 걸린다"고 말했다.

일단 이런 통찰력이 명확해지면 IT 책임자는 반드시 재무와 조달 부문의 동료와 협업해 의사 결정을 해야 한다. 전사적 관점이 없는 IT 자산 관리는 본래 기대했던 가치에 크게 미치지 못할 가능성이 크다. ciokr@idg.co.kr