2015.11.25

프로젝트 우선순위 선택법 '기본 지침 6가지'

Moira Alexander | CIO
시간과 자원이 부족함에 따라 프로젝트 선택이 더욱 어려워지곤 한다. 프로젝트를 평가하고 우선순위를 매기는 작업은 쉽지 않다. 그러나 제대로 수행하지 않는다면 더 큰 부작용으로 초래할 수 있기에 주의를 요한다.

Credit: Thinkstock


비즈니스 규모나 분야, 구조를 막론하고 아직도 대부분 프로젝트들이 부서 별로 고립돼 진행되곤 한다. 많은 프로젝트가 기업 전체 전략에 미치는 효과가 고려되지 않은 채 선택되고 있다.

이런 식으로 프로젝트를 진행할 경우 어떤 위험이 있을까? 우선, 하나 이상의 부서가 동일한 프로젝트 자원을 사용하려다 충돌이 발생할 수도 있으며 기한이나 프로젝트 목표가 충돌할 수도 있다. 그 결과가 부정적인 영향을 미칠 수도 있을 것이다.

대부분 부서나 팀들은 자신의 프로젝트를 1순위에 놓는다. 하지만 회사에 자원과 시간이 유한한 이상 모든 프로젝트를 전부 1순위에 놓을 수는 없는 노릇이다. 다행히 프로젝트의 우선 순위를 정하고 평가할 수 있는 방법이 없지는 않다.

1. 비즈니스의 전체 목표를 검토해 프로젝트를 기획하라
프로그램 포트폴리오, 프로젝트 매니저가 고려해야 할 첫 단계는 프로젝트 기획이다. 리더십 팀과 충분한 논의를 거쳐 비즈니스의 전체적 방향을 이해하고, 비즈니스의 타이밍과 전반적 비전에 대해서도 이야기를 나눠라. 자세하면 자세할수록 좋다.

이를 위해선 기획 회의를 여러 번 가져야 할 수도 있지만, 결국에는 해당 프로그램이나 프로젝트, 포트폴리오 관련 의사 결정을 하는 데 큰 도움을 줄 것이다. 이는 일종의 지도나 청사진으로서 여정의 최종 목적지와 중간의 세부 경로를 알려주는 역할을 하는 매우 중요한 과정이다.

2. 프로젝트의 동기를 확인하라
프로젝트를 개시하는 데에는 다양한 동기가 작용한다. 새로운 무언가를 생성하거나 기존의 요소를 강화하기 위해, 특정 요구에 부응하거나 문제를 해결하기 위해, 리스크를 경감하기 위해, 현존하는 혹은 잠재적 문제 요소를 제거하기 위해, 수익을 증진하기 위해, 새로이 발견된 기회를 발굴하기 위해, 혹은 단순히 프로세스를 유연화하기 위해서일 수도 있다.

어떤 프로젝트건, 그것이 본격적으로 전개되기에 앞서 그것이 어떤 동기에 의해 시작되는 것인지를 명확히 하는 자세가 필요하다. 프로젝트를 개시하게 하는 주요한 동기로는 다음과 같은 것들을 이야기해볼 수 있다:

- 경쟁 우위 확보
- 비용 절감/금전적 효익
- 운영 효율화/프로세스 개선
- 규제/법률/세금 문제 해결
- 품질 개선
- 리스크 축소
- 성장/비즈니스 기회 발굴

3. 전략적 가치를 정량화하라
고려 중인 프로젝트로부터 기대하는 결과물이나 영향 역시 논의가 필요한 요소다. 이러한 논의는 각 프로젝트의 전략적 가치와 그것이 가져올 단/장기적 영향, 그리고 기대되는 효익을 이해하고 정량화하는데 도움을 준다.

특정 프로젝트를 적기에 개시하지 않았을 때 예상되는 리스크 역시 신중하고 고려해봐야 하는 부분이다. 예를 들어 한 프로젝트는 큰 전략적 가치를 지니고 있으며 여러 효익을 제공해준다는 점이 확인됐고, 또 다른 프로젝트는 법률, 세무 관련 이슈와 얽혀있는 경우라면, 수치적 효익과는 무관하더라도 후자를 먼저 진행하는 것이 필요한 상황도 있는 것이다.

4. 프로젝트에 영향을 주는 요소들을 분석하라
투자수익률(ROI), 운영 가능 예산, 가용 자원 및 시간, 외부 의존도 및 제약(이 요소가 특히 중요하다) 등의 추가적 요소들에 대한 고려도 소홀히 해선 안 된다. 기업의 예산과 시간은 거의 언제나 제한적이며, 그로 인해 모든 프로젝트 아이디어를 구현하는 것은 언제나 불가능한 일이다.

어떤 프로젝트는 타 프로젝트의 결과물에 따라 성공 여부가 갈리는 경우도 있고, 반대로 그것을 진행함으로써 여타 프로젝트(들)에 지장을 줄 수도 있다. 혹은 비즈니스가 통제할 수 없는 요소에 의해 성패가 좌우되는 경우도 많기 때문에, 언제나 다각적인 고려가 필요하다.

5. 평가 및 우선 순위 결정 지표를 제작하라
관리진 및 여타 출처들을 통해 고려 가능한 모든 정보들을 수집했다면, 이를 활용해 각 프로젝트를 평가하고 그 중요성을 비교하는 지표를 개발할 필요가 있다. 지표는 여기에는 정략적 측정법(중요도에 따라 1~5 점을 부과하는 식의)을 통해 구성하는 것이 작성 후 프로젝트 간의 우선 순위를 설정하는데 유리하다.

6. 최종 회의를 가져라
신중하게 프로젝트들의 비중과 우선 순위를 평가했더라도, 실제 진행에 들어가기 전 다시 한 번 관리진과 한 자리에 앉아 프로젝트 가치 및 중요도 지표를 검토해보며 고려하지 못한 요소가 있는지를 확인해보고, 또 그 가치와 중요성이 기업의 모든 집단들에게 명확히 이해됐는지를 최종적으로 점검하는 과정을 가져야 한다. 이는 관리진의 마지막 첨언을 구할 수 있는 자리이며 그들이 당신의 준비를 최종적으로 승인했다는 증거가 되어 줄 것이다.

* Moira Alexander는 정보 시스템 및 기술 분야 컨설팅 기업 콘투어 비즈니스 어드바이저의 공통설립자이자 디렉터다. ciokr@idg.co.kr 



2015.11.25

프로젝트 우선순위 선택법 '기본 지침 6가지'

Moira Alexander | CIO
시간과 자원이 부족함에 따라 프로젝트 선택이 더욱 어려워지곤 한다. 프로젝트를 평가하고 우선순위를 매기는 작업은 쉽지 않다. 그러나 제대로 수행하지 않는다면 더 큰 부작용으로 초래할 수 있기에 주의를 요한다.

Credit: Thinkstock


비즈니스 규모나 분야, 구조를 막론하고 아직도 대부분 프로젝트들이 부서 별로 고립돼 진행되곤 한다. 많은 프로젝트가 기업 전체 전략에 미치는 효과가 고려되지 않은 채 선택되고 있다.

이런 식으로 프로젝트를 진행할 경우 어떤 위험이 있을까? 우선, 하나 이상의 부서가 동일한 프로젝트 자원을 사용하려다 충돌이 발생할 수도 있으며 기한이나 프로젝트 목표가 충돌할 수도 있다. 그 결과가 부정적인 영향을 미칠 수도 있을 것이다.

대부분 부서나 팀들은 자신의 프로젝트를 1순위에 놓는다. 하지만 회사에 자원과 시간이 유한한 이상 모든 프로젝트를 전부 1순위에 놓을 수는 없는 노릇이다. 다행히 프로젝트의 우선 순위를 정하고 평가할 수 있는 방법이 없지는 않다.

1. 비즈니스의 전체 목표를 검토해 프로젝트를 기획하라
프로그램 포트폴리오, 프로젝트 매니저가 고려해야 할 첫 단계는 프로젝트 기획이다. 리더십 팀과 충분한 논의를 거쳐 비즈니스의 전체적 방향을 이해하고, 비즈니스의 타이밍과 전반적 비전에 대해서도 이야기를 나눠라. 자세하면 자세할수록 좋다.

이를 위해선 기획 회의를 여러 번 가져야 할 수도 있지만, 결국에는 해당 프로그램이나 프로젝트, 포트폴리오 관련 의사 결정을 하는 데 큰 도움을 줄 것이다. 이는 일종의 지도나 청사진으로서 여정의 최종 목적지와 중간의 세부 경로를 알려주는 역할을 하는 매우 중요한 과정이다.

2. 프로젝트의 동기를 확인하라
프로젝트를 개시하는 데에는 다양한 동기가 작용한다. 새로운 무언가를 생성하거나 기존의 요소를 강화하기 위해, 특정 요구에 부응하거나 문제를 해결하기 위해, 리스크를 경감하기 위해, 현존하는 혹은 잠재적 문제 요소를 제거하기 위해, 수익을 증진하기 위해, 새로이 발견된 기회를 발굴하기 위해, 혹은 단순히 프로세스를 유연화하기 위해서일 수도 있다.

어떤 프로젝트건, 그것이 본격적으로 전개되기에 앞서 그것이 어떤 동기에 의해 시작되는 것인지를 명확히 하는 자세가 필요하다. 프로젝트를 개시하게 하는 주요한 동기로는 다음과 같은 것들을 이야기해볼 수 있다:

- 경쟁 우위 확보
- 비용 절감/금전적 효익
- 운영 효율화/프로세스 개선
- 규제/법률/세금 문제 해결
- 품질 개선
- 리스크 축소
- 성장/비즈니스 기회 발굴

3. 전략적 가치를 정량화하라
고려 중인 프로젝트로부터 기대하는 결과물이나 영향 역시 논의가 필요한 요소다. 이러한 논의는 각 프로젝트의 전략적 가치와 그것이 가져올 단/장기적 영향, 그리고 기대되는 효익을 이해하고 정량화하는데 도움을 준다.

특정 프로젝트를 적기에 개시하지 않았을 때 예상되는 리스크 역시 신중하고 고려해봐야 하는 부분이다. 예를 들어 한 프로젝트는 큰 전략적 가치를 지니고 있으며 여러 효익을 제공해준다는 점이 확인됐고, 또 다른 프로젝트는 법률, 세무 관련 이슈와 얽혀있는 경우라면, 수치적 효익과는 무관하더라도 후자를 먼저 진행하는 것이 필요한 상황도 있는 것이다.

4. 프로젝트에 영향을 주는 요소들을 분석하라
투자수익률(ROI), 운영 가능 예산, 가용 자원 및 시간, 외부 의존도 및 제약(이 요소가 특히 중요하다) 등의 추가적 요소들에 대한 고려도 소홀히 해선 안 된다. 기업의 예산과 시간은 거의 언제나 제한적이며, 그로 인해 모든 프로젝트 아이디어를 구현하는 것은 언제나 불가능한 일이다.

어떤 프로젝트는 타 프로젝트의 결과물에 따라 성공 여부가 갈리는 경우도 있고, 반대로 그것을 진행함으로써 여타 프로젝트(들)에 지장을 줄 수도 있다. 혹은 비즈니스가 통제할 수 없는 요소에 의해 성패가 좌우되는 경우도 많기 때문에, 언제나 다각적인 고려가 필요하다.

5. 평가 및 우선 순위 결정 지표를 제작하라
관리진 및 여타 출처들을 통해 고려 가능한 모든 정보들을 수집했다면, 이를 활용해 각 프로젝트를 평가하고 그 중요성을 비교하는 지표를 개발할 필요가 있다. 지표는 여기에는 정략적 측정법(중요도에 따라 1~5 점을 부과하는 식의)을 통해 구성하는 것이 작성 후 프로젝트 간의 우선 순위를 설정하는데 유리하다.

6. 최종 회의를 가져라
신중하게 프로젝트들의 비중과 우선 순위를 평가했더라도, 실제 진행에 들어가기 전 다시 한 번 관리진과 한 자리에 앉아 프로젝트 가치 및 중요도 지표를 검토해보며 고려하지 못한 요소가 있는지를 확인해보고, 또 그 가치와 중요성이 기업의 모든 집단들에게 명확히 이해됐는지를 최종적으로 점검하는 과정을 가져야 한다. 이는 관리진의 마지막 첨언을 구할 수 있는 자리이며 그들이 당신의 준비를 최종적으로 승인했다는 증거가 되어 줄 것이다.

* Moira Alexander는 정보 시스템 및 기술 분야 컨설팅 기업 콘투어 비즈니스 어드바이저의 공통설립자이자 디렉터다. ciokr@idg.co.kr 

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