‘종이 없는 사무실’이라는 용어가 등장한지 반세기가 지났지만, 이 개념은 여전히 신화 같은 상태로 남아 있다. 오히려 오늘날의 사무실에서 종이가 완전히 사라지기란 불가능해 보인다. 그러나 다음 14가지 가이드는 최소한 종이 낭비를 줄이고 생산성을 올리는데 일조하는 것이다.
IBM 초기 컴퓨터 시절 유행했던 ‘종이 없는 사무실’이란 슬로건을 기억하는가? 디지털 환경의 발달로 종이 사용이 감소 추세를 보이고 있긴 하지만, 완벽한 종이 없는 사무실의 시대는 요원하다. 상황을 확인하고 싶다면, 어느 작은 사무실에라도 들어가 보는 것만으로도 충분할 것이다.
이제 직원들에게 개인 컴퓨터가 지급되는 시기를 지나 모바일 기기가 당연한 존재가 되었고, 이 제품의 화소 밀도가 인쇄 매체의 그것과 차이를 보이지 않는 시기에 까지 도달했다. 한편으로는 종이가 계속 남아있는 것이 의외로 여겨질 정도다.
종이 없는 사무실, 한계가 있다
사무실에서 종이가 사라지지 못하는 중요한 이유 중 하나는, 기업은 현실의 세계라는 점이다. 종이를 완벽히 없앤다면 보다 경제적으로, 그리고 실용적으로 비즈니스를 진행할 수 있을 것이다. 그러나 종이의 역할은 이런 실무적인 데에만 있지 않다.
아무리 기술에 능통한 기업이라도, 혹은 구식 절차에 얽매이지 않는 신생기업이라도, 클라이언트나 규제 기관 등 외부 집단들과의 관계에는 종이를 필요로 한다. 특히 법률 혹은 감사 산업 등 전통적으로 문서에 대한 비중이 높은 곳들에서는 종이 없는 사무실이 더욱 받아 들여지기 어려운 변화일 것이다.
이에 더해 실물 문서는 거기에 자유로이 낙서나 스케치를 더해 내용을 보강하고 강조하는 것 역시 가능하다는 장점을 지닌다. 졸트 스크립트 스타일러스(Jolt Script stylus)와 같은 대안 용품들이 실물 펜에 버금가는 경험을 전달하고 있기는 하지만, 비용적 부담이나 보수주의자들을 설득하는 문제로 대중적인 보급에는 어려움을 겪고 있다.
핵심은, 굳이 변화를 주장하는 것은 이치에 맞지 않으며, 비효율적인 경우가 분명 존재한다는 사실이다. 이러한 배경을 바탕에 두고, 여기 소개된 종이 사용량 절감을 위한 현실적 전략들을 한 번 살펴보자. 종이 없는 환경에서 직원들이 보다 효율적으로 업무에 임할 수 있도록 하는 방법론에 대한 소개도 있을 것이다.
종이를 필요치 않게 하라
종이 사용을 줄이는 첫 단계는 당연히 종이 사용의 필요성이 적은 환경을 조성하는 것이다. 이를 위해 종이 사용 절감의 중요성을 강조하는 다양한 방법론을 적용할 수 있다. 이 방법론들은 비용이 조금만 필요하거나 전혀 소요되지 않는 것들이다.
1. 직원 당 인쇄량을 추적하고, 그 정보를 월 단위로 각 직원들에게 전송하라. 사무실의 다기능 프린터 혹은 프린터 서버에는 이미 인쇄 추적 기능이 지원되고 있을 가능성이 크다. 이 기능을 이용하면 그 과정은 그리 어렵지 않게 이뤄질 수 있다.
하지만 프린터 기기 설정에 따라, 혹은 프린트 인스펙터(Print Inspector)와 같은 독립형 프린트 서버를 이용하는 경우라면 추적에 소요되는 비용이 소규모 비즈니스들에겐 부담스러운 수준으로 상승할 수 있으니 반드시 사전 확인을 거치자. 참고로 프린트 인스펙터 요금제는 클라이언트 10인 당 500 달러 혹은 라이선스 공간 한 곳 당 1,000 달러로 운영된다.
2. 프린팅을 너무 쉬운 가능으로 만들지 말라. 사무실 곳곳에 퍼져있는 소형, 구식 프린터들을 대량 처리가 가능한 고기능 중앙 프린터로 통합해보자. 프린터가 손 닿는 곳에 위치하지 않는다면 직원들은 어떤 문서를 인쇄할 때 한번 더 생각해볼 것이다. 이러한 방법은 출력량 절감 뿐 아니라 운영 비용 효율화에도 도움을 줄 것이다.
Surfshark
VPN (가상 사설 네트워크, Virtual Private Network)은 인터넷 사용자에게 개인 정보 보호와 보안을 제공하는 중요한 도구로 널리 인정받고 있다. VPN은 공공 와이파이 환경에서도 데이터를 안전하게 전송할 수 있고, 개인 정보를 보호하는 데 도움을 준다. VPN 서비스의 수요가 증가하는 것도 같은 이유에서다. 동시에 유료와 무료 중 어떤 VPN을 선택해야 할지 많은 관심을 가지고 살펴보는 사용자가 많다. 가장 먼저 사용자의 관심을 끄는 것은 별도의 예산 부담이 없는 무료 VPN이지만, 그만큼의 한계도 있다. 무료 VPN, 정말 괜찮을까? 무료 VPN 서비스는 편리하고 경제적 부담도 없지만 고려할 점이 아예 없는 것은 아니다. 보안 우려 대부분의 무료 VPN 서비스는 유료 서비스에 비해 보안 수준이 낮을 수 있다. 일부 무료 VPN은 사용자 데이터를 수집해 광고주나 서드파티 업체에 판매하는 경우도 있다. 이러한 상황에서 개인 정보가 유출될 우려가 있다. 속도와 대역폭 제한 무료 VPN 서비스는 종종 속도와 대역폭에 제한을 생긴다. 따라서 사용자는 느린 인터넷 속도를 경험할 수 있으며, 높은 대역폭이 필요한 작업을 수행하는 데 제약을 받을 수 있다. 서비스 제한 무료 VPN 서비스는 종종 서버 위치가 적거나 특정 서비스 또는 웹사이트에 액세스하지 못하는 경우가 생긴다. 또한 사용자 수가 늘어나 서버 부하가 증가하면 서비스의 안정성이 저하될 수 있다. 광고 및 추적 일부 무료 VPN은 광고를 삽입하거나 사용자의 온라인 활동을 추적하여 광고주에게 판매할 수 있다. 이 경우 사용자가 광고를 보아야 하거나 개인 정보를 노출해야 할 수도 있다. 제한된 기능 무료 VPN은 유료 버전에 비해 기능이 제한될 수 있다. 예를 들어, 특정 프로토콜이나 고급 보안 기능을 지원하지 않는 경우가 그렇다. 유료 VPN의 필요성 최근 유행하는 로맨스 스캠은 인터넷 사기의 일종으로, 온라인 데이트나 소셜 미디어를 통해 가짜 프로필을 만들어 상대를 속이는 행위다. 이러한 상황에서 VPN은 사용자가 안전한 연결을 유지하고 사기 행위를 방지하는 데 도움이 된다. VPN을 통해 사용자는 상대방의 신원을 확인하고 의심스러운 활동을 감지할 수 있다. 그 외에도 유료 VPN만의 강점을 적극 이용해야 하는 이유는 다음 3가지로 요약할 수 있다. 보안 강화 해외 여행객이 증가함에 따라 공공 와이파이를 사용하는 경우가 늘어나고 있다. 그러나 공공 와이파이는 보안이 취약해 개인 정보를 노출할 위험이 있다. 따라서 VPN을 사용하여 데이터를 암호화하고 개인 정보를 보호하는 것이 중요하다. 서프샤크 VPN은 사용자의 개인 정보를 안전하게 유지하고 해킹을 방지하는 데 유용하다. 개인 정보 보호 인터넷 사용자의 검색 기록과 콘텐츠 소비 패턴은 플랫폼에 의해 추적될 수 있다. VPN을 사용하면 사용자의 IP 주소와 로그를 숨길 수 있으며, 개인 정보를 보호할 수 있다. 또한 VPN은 사용자의 위치를 숨기고 인터넷 활동을 익명으로 유지하는 데 도움이 된다. 지역 제한 해제 해외 여행 중에도 한국에서 송금이 필요한 경우가 생길 수 있다. 그러나 IP가 해외 주소이므로 은행 앱에 접근하는 것이 제한될 수 있다. VPN을 사용하면 지역 제한을 해제해 해외에서도 한국 인터넷 서비스를 이용할 수 있다. 따라서 해외에서도 안전하고 편리하게 인터넷을 이용할 수 있다. 빠르고 안전한 유료 VPN, 서프샤크 VPN 뛰어난 보안 서프샤크 VPN은 강력한 암호화 기술을 사용하여 사용자의 인터넷 연결을 안전하게 보호한다. 이는 사용자의 개인 정보와 데이터를 보호하고 외부 공격으로부터 사용자를 보호하는 데 도움이 된다. 다양한 서버 위치 서프샤크 VPN은 전 세계 곳곳에 여러 서버가 위치하고 있어, 사용자가 지역 제한된 콘텐츠에 액세스할 수 있다. 해외에서도 로컬 콘텐츠에 손쉽게 접근할 수 있음은 물론이다. 속도와 대역폭 서프샤크 VPN은 빠른 속도와 무제한 대역폭을 제공하여 사용자가 원활한 인터넷 경험을 누릴 수 있도록 지원한다. 온라인 게임, 스트리밍, 다운로드 등 대역폭이 필요한 활동에 이상적이다. 다양한 플랫폼 지원 서프샤크 VPN은 다양한 플랫폼 및 디바이스에서 사용할 수 있다. 윈도우, 맥OS, iOS, 안드로이드 등 다양한 운영체제 및 디바이스에서 호환되어 사용자가 어디서나 안전한 인터넷을 즐길 수 있다. 디바이스 무제한 연결 서프샤크 VPN은 무제한 연결을 제공하여 사용자가 필요할 때 언제든지 디바이스의 갯수에 상관없이 VPN을 사용할 수 있다.
2014.03.28
Paul Mah | CIO
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