모바일 클라우드 시대, 더 효과적인 협업 팁 5가지

누구나 경험했을 사례 하나. 회의가 있다. 스마트폰 알람이 전화를 걸어 회의를 시작하거나 회의실로 출발하라고 알려준다. 그러나 전화번호와 회의실 위치는 말해주지 않는다. 물론 캘린더 구석에 전화번호나 회의실 위치가 기록되어 있을 수 있다. 또 이런 경험도 있을 것이다. 누군가 파일 링크를 전송했다. 그런데 파일을 열어 보려면 특정 서비스에 계정을 만들거나, 다른 이메일 주소로 로그인 해야 한다. 이런 번거로운 과정을 거친 후에야 가까스로 파일 내용을 볼 수 있다.

PC, 맥, 휴대폰을 비롯한 모바일 장치와 브라우저를 통해 이용할 수 있는 기술들이 늘어나고 있다. 필자 역시 윈도우가 설치된 노트북은 물론 여러 다양한 기기에서 일정을 관리하고, 역시 장소와 사용 기기에 구애받지 않고 필요한 파일을 이용한다. 특정 이메일 클라이언트에서 모든 이메일을 확인하는 동시에 보안을 위해 이를 별도로 유지하기도 한다.

그러나 이 새로운 세상에서 더 효과적으로 협업 하려면 툴 사용 방법을 바꿀 필요가 있다. 그래서 정리했다. 다음은 동료나 친구와 훨씬 쉽게 협력을 할 수 있는 다섯 가지 팁이다.

1. 이메일 대신 캘린더로 초대장을 보내 다른 사람과 일정을 조율한다
최신 윈도우, OS X, iOS, 안드로이드 캘린더에는 이메일 주소록이나 기업 주소록에 등록된 사람에게 초대장을 발송할 수 있는 기능이 들어있다. 이 기능을 활용하면 이메일에서 일정을 확인해 캘린더에 일일이 입력할 필요가 없다. 좋은 캘린더 클라이언트에는 스케줄 미리보기 기능이 들어있어 초대장을 승낙 또는 거절하기 전에 스케줄이 비어있는지 확인할 수 있다.

이 밖에도 장점이 많다. 캘린더에 약속을 추가하면 이메일 목록을 일일이 확인하지 않아도 누가 약속을 수락했는지 알 수 있다. 또 미팅 날짜와 시간을 바꾸면, 바뀐 내용이 모든 사람에게 자동으로 발송된다. 하지만 아직 IBM 로터스 노츠(Lotus Notes) 같은 프로그램을 사용하고 있다면 초대장 발송이나 초대자 목록에 이메일 주소를 기입하는 것이 좋은 생각은 아니다. 회사 밖의 사람들은 초대장이나 초대자 목록을 확인하는 데 애를 먹을 수 있기 때문이다.

또 애플이나 구글의 캘린더 앱은 노츠나 어태치메이트(Attachmate)의 그룹와이즈(GroupWise) 같은 프로그램의 복잡한 반복 이벤트를 제대로 처리하지 못해 부정확한 정보를 얻게 될 위험이 있다. 그러나 반복되는 스케줄은 사용자가 단순화할 필요가 있다.

2. 캘린더의 장소 항목에 약속 장소와 전화번호를 적어둔다
스마트폰이나 태블릿을 이용해 일정을 관리하는 사람들이 많다. 그러나 22인치 컴퓨터 모니터보다 작아 세부 내용을 즉시 확인할 수 없는 단점이 있다. 약속 장소나 세부 정보를 캘린더의 노트(Note) 항목에 기록해두면 운전이나 보행 중에 이를 확인하기가 어렵다(실제 이런 사례가 많다).

반면 장소 항목에 세부 정보를 기록해두면 즉시 확인할 수 있다. 이 항목은 전화번호 등을 클릭해 전화를 걸 수 있다. 또 iOS와 OS X 매버릭스의 캘린더앱은 미팅 주소지까지 운전해 갔을 때 시간이 나온다(건물 회의실 위치를 알려주는 기능이 있다면 더 좋았을 것이다).

화상 회의용 다이얼인(dial-in) 번호는 뒤의 접속 코드나 #, 기타 접속에 필요한 비밀 번호를 입력해야 한다. 현재 고우투미팅(GoToMeeting)과 링크(Lync) 같은 서비스를 통해 진행되는 회의가 많다. 이 경우 일반적으로 URL로 입력하기는 어려운 사인-인(sign-in) 정보들이 필요하다. 서비스 웹사이트가 모바일 앱에서 구현되지 않기 때문이다. 가능한 장소 항목에 모바일은 물론 데스크톱에서 접속할 수 있는 정보를 입력해 둘 필요가 있다.

물론 업체들이 전 클라이언트를 대상으로 접속 코드 호환성을 높이는 것이 더 근본적인 해결책이다. 또 서비스를 이용할 때마다 다운로드 하지 않아도 되도록 해야 한다. 그때까지는 운전할 때도 입력된 정보를 확인해 활용할 수 있는 앱을 사용하는 것도 방법이다.

3. 다양한 사람과 협업시 클라우드 공유 서비스만 의존하지 않는다
필자는 드롭박스(Dropbox)에 작업 파일을 저장해둔다. 어떤 기기에서든 바로 파일을 이용할 수 있기 때문이다. 그러나 이런 클라우드 서비스로 다른 사람과 파일을 공유하는 것은 좋아하지 않는다. 이런 클라우드 서비스의 데스크톱 및 모바일 앱은 파일이 아닌 링크를 발송하게 되어 있다. 따라서 파일을 공유하는 사람도 해당 서비스의 계정에 가입해 있어야 한다(대다수 서비스와 마찬가지로 드롭박스도 사용자층을 넓히기 위해 이를 강요한다).

또 다른 문제도 있다. 드롭박스 아이디는 개인 이메일 주소인데 업무 이메일로 링크를 받는 바람에 새로 계정에 가입해야 하는 경우이다. 이때 기존 드롭박스 계정에서는 파일에 접근할 수 없다.

구글 드라이브도 자주 사용하는 지메일 계정이 아닌 다른 계정으로 초대를 받았을 때 혼돈을 초래한다. 드롭박스보다는 계정을 전환하기 쉽지만 그래도 여전히 복잡하다(개인이나 회사의 구글 드라이브에 작업 파일을 보관하고 싶은 생각도 없다. 자신들이 제공하는 서비스를 '검색'하는 구글의 사업 관행 때문이다). 박스와 (원드라이브로 이름이 바뀐) 스카이드라이브도 비슷한 불편함이 있을 것이다(단, 확신을 하고 말할 만큼 서비스 사용 경험이 많지 않다).

결국, 개인 용도, 같은 서비스를 이용하는 사람들을 대상으로만 클라우드 스토리지 서비스를 사용해야 한다. 나머지는 파일을 첨부해 보내는 방법이 낫다. 또 중요한 비밀 파일이라면 퍼블릭 클라우드 서비스를 통해 공유해서는 안 된다.

4. 소셜 서비스의 자동 포스팅 기능을 꺼둔다
포스퀘어(Foursquare) 같은 서비스는 회원들이 특정 장소를 방문하고, 음식을 주문하는 등의 일을 할 때마다 트윗이나 다른 포스팅을 하도록 유도한다. 이 때문에 성가시고 쓸모없는 정보가 넘쳐나게 된다. 많은 서비스에 자동 포스팅 기능이 장착되어 있다. 그러나 이에 대해 정확한 정보를 제공하지 않는다. 필자만 하더라도 많은 직장 동료들이 특정 장소를 방문할 때마다 그 장소와 시간이 다른 사람에게 알려진다는 사실을 발견하고 당혹해했다. .

5. 시간대를 기억한다
미국 동부 사람들은 서부와 중부, 남부 사람들도 동부 지역의 시간대에 살고 있다고 착각을 한다. 즉 약속을 정할 때는 시간대를 점검해야 한다(미국에는 사실 6개의 시간대가 존재한다. 미국령 푸에르토리코와 하와이 너머 태평양의 미국령을 고려해야 하기 때문이다). 이때 캘린더의 초대장 기능을 사용하면 시간대 변경 기능이 큰 도움이 된다. 그러나 약속을 알리는 이메일에도 시간대를 기록해야 한다. 누군가에 전화를 걸 때도 사전에 시간대를 파악해 두면 편하다. editor@itworld.co.kr