원격 근무 정책을 준비해야 하는 이유 '그리고 방법'

원격 업무 지원을 위해 시스템과 기술을 적절한 지점에 배치하는 것은 직원들을 위해서도, 그리고 비즈니스를 위해서도 매우 중요한 과정이다. 이는 기업에 강력한 경쟁력으로 작용할 수 있다고 뒤셰즌은 강조했다. 직원들이 자택에서도 안전하게 업무 환경에 접근할 수 있게 된다면 기후나 도로 상황 등 발생 가능한 여러 문제들이 기업에 가지는 영향을 극복할 수 있을 것이라는 게 그의 설명이다. 이러한 효용 이외에 직원들의 만족감 증대 역시 원격 업무 지원을 통해 얻어질 수 있는 가치다.

뒤셰즌은 “(원격 업무 환경 지원은) 직원들에게 당신이 그들을 신뢰하고 있으며, 그들의 안전과 복지에도 신경을 쓰고 있음을 보여줄 수 있는 수단이다. 이러한 결정에 직원들은 감동할 것이고 더욱 적극적으로 업무에 임할 것이다”라고 강조했다.

이는 또한 고객들에게도 가치를 전달한다고 뒤셰즌은 이야기한다. 고객 서비스의 관점에서 자신들이 이용하던 서비스가 수 일 간 중단된다는 사실은 매우 불만스러운 일이고, 이로써 기업은 자신들의 명성에 타격을 입을 수 있다.

뒤셰즌은 “직원들이 어디에서나 고객의 요청을 접수하고 그들에게 지원을 전달할 수 있게 된다는 것은 매우 큰 비즈니스 가치를 지니는 일이다. 많은 기업이 비틀대는 상황 속에서 한 기업만 우뚝 서 있다면, 고객들은 그 기업을 그 어떤 곳보다 특별하게 인식할 것이다”라고 말했다.

원격 업무 정책, 어떻게 도입할 것인가
한편 뒤셰즌은 원격 업무 지원이 명확한 정책의 확립 뒤에 이뤄져야 제대로 된 효과를 발휘할 수 있을 것이라 강조했다. 그는 “원격 업무 정책이 제대로 효율을 내고 있는지를 확인하기 위해서는 직원들에게 당신이 대화의 의지를 가지고 있음을 분명히 보여주고 그들의 의견을 수집해야 한다”라고 말했다.

그는 또 “직원들과의 쌍방적 커뮤니케이션에 제한이 있는 상황이라면 직원들에게 재택 근무와 관련한 다양한 선택지를 제시하고 명확한 계획을 확립해 그들의 의견을 수집해야 한다”라고 덧붙였다.

직원들과의 소통은 많을수록, 그리고 신속할수록 좋다. 만일 내일 태풍이 다가올 것이란 예보가 있다면, 그 정보는 당일 새벽 6시가 아닌, 적어도 전일 오후에는 직원들에게 전달되어야 하는 것이다. 명확한 커뮤니케이션 라인의 확보 역시 중요한 요소이며, 원격 접속 및 커뮤니케이션 테크놀로지에 대한 교육도 문제 상황에 앞서 이뤄지는는, 선행적 준비가 필요한 부분이라고 뒤셰즌은 강조했다.

그는 “인스턴트 메시지 계정이나 접근 파일에 대한 원격 로그인 정보, 회의 연락 라인의 시험은 태풍이 오기 전 날이 아닌 평소에 이뤄져야 한다”라고 말했다.

재택 근무를 실시하는 직원들을 위한 가이드라인이나 규정의 준비 역시 필요한 과정이다. 규정에 포함되어야 할 사항의 예로는 자택 내 업무 진행에 필요한 조용한 공간이 확보되어 있음을 증명하는 조항 등이 있을 것이다. 뒤셰즌은 이러한 조항이 단순히 충분한 생산성을 보장하기 위해서일 뿐 아니라, 직원들에게 재택 혹은 원격 근무가 단순한 사무실 근무의 불가피한 대안이 아닌, 그저 공간의 차이만 있을 뿐 기존의 업무 진행과 다르지 않은 것임을 인식 시키는 역할도 한다고 강조했다.

그는 “클라이언트와의 화상 회의 도중에 뒷마당에서 개 짖는 소리가 들린다 상상해보라. 원격 커뮤니케이션의 핵심은 툴과 테크놀로지의 도움으로 ‘공간성'을 배제하는데 있다. 하지만 기술은 접근을 보장하는 수단일 뿐이다. 직원이 집에서 근무를 한다면 근무 시간 동안 집은 생활 공간이 아닌, 업무 공간이 되어야 한다. 원격 근무는 외부 방해 요인을 업무 과정에서 배제함으로써 업무 능률을 향상 시키는데 목표를 두는 활동임을 잊지 말자”라고 말했다.

효율을 높이는 관리자의 재량권
뒤셰즌은 원격 근무가 ‘완벽한 지원 혹은 완전한 금지'라는 식의 선택의 문제임을 의미하는 것이 아니라고 언급했다. 이를테면 개별 직원들이 처한 상황에 따른 원격 업무 허용 여부를 결정할 권한을 각 영역의 관리자들에게 부여해 보다 유동적으로 정책을 시행할 수 있다.

뒤셰즌은 “직원의 거주지 혹은 통근 거리 등 각 개인별 특성과 상황에 기초해 결정을 내릴 권한을 관리자에게 부여하고, 원격 근무를 시행하는 직원들에게 적용할 백업 및 사고 예방 계획을 마련함으로써 기업은 재택 근무 정책을 보다 효율적으로 운영할 수 있을 것이다”라고 말했다.

그는 “직원들에게 재택 근무를 허용하기가 곤란한 상황일 경우에는 육아 보조 프로그램 등을 마련해 예상치 못한 상황에 대비하는 것 역시 가능할 것이다. 직원의 개인 생활 속에서 발생하는 예상치 못한 문제들을 기업이 처리해줌으로써 직원들은 보다 능률적으로 업무에 집중할 수 있다. 그리고 이는 직원들의 사기 진작과 충성도 향상에도 도움을 줄 것이다”라고 말했다. ciokr@idg.co.kr