HBF CIO의 프로젝트 환경 개선 이야기

데이비드 골란(David Gollan)이 호주 퍼스(Perth) 소재 보건 펀드인 HBF의 그룹 CIO로 임명되었을 때, 그는 매년 IT 부서에서 주관하는 프로젝트의 25%에 심각한 문제가 나타나고 있다는 사실을 이내 파악했다. 달성하기까지 너무 많은 시간이 소요되고, 예산이나 일정을 초과하며 사업 전반에 있어서 중요하지 않은 것들이 진행되고 있었다. 거버넌스도 계획이 부족하기는 마찬가지였다.

그러나 최근 HBF의 사업 변화로 인해 IT 부문이 절반의 시간 내에 진행해야 할 프로젝트의 숫자는 두 배로 늘어났다. 다시 말해 시장으로 내놓기까지의 시간 단축이 중요해졌다.

HBF 골란은 시스템적 진단법과 집중개선 접근법(targeted improvement approach)을 사용해 프로젝트 속도를 높이고 퍼포먼스를 개선시키고자 했다. 이러한 접근법은 포트폴리오, 프로그램, 프로젝트, 및 자원에 대한 관리가 이뤄져야 하며 엄격한 거버넌스도 필요하다는 골란의 생각에 따른 것이었다.

이를 위해서는 성숙기 평가(maturity assessments), 방법론 검토 및 컴플라이언스 문제와 같이 중요성이 떨어지는 문제에 대해 시간을 낭비하지 않으면서도 기본적인 능력을 포괄할 수 있어야 했다. 그리고 손쉽고 신속히 구현될 수 있는 것이어야 했다.

PPM 개선 프로그램에 착수하는 것은 여러 이유로 어려울 수 있다. 예를 들어, 프로젝트 관리조직(PMO)이 전략적 계획을 수립하지 않았을 수도 있고 혹은 운영 업무들에 집중하느라 프로젝트의 결과를 개선시킬 수 있는 거시적 이니셔티브에 노력하기 어렵기 때문일 수도 있다.

PMO 리더는 리포팅, 컴플라이언스, 프로젝트 관리 방법론과 스케쥴링과 같이 자신들이 잘 아는 영역에서부터 업무를 시작하는 경우가 많다. 하지만 이러한 방법으로 접근하게 되면 해당기업이나 CIO가 요구하는 포괄적 성과개선을 달성하기 힘들다.

기본에 집중하기
골란과 그의 팀은 자신들이 프로젝트를 어디에서부터 시작해야 할지 알기 전까지는 특정 목표나 이니셔티브를 제시할 수 없었다. 따라서 우선 해야 할 첫 번째 단계는 기본으로 돌아가는 것이었다. 프로젝트 수행환경을 기업의 전략과 일치시키는 일이 그것이었다.

이를 위해 HBF는 포괄적인 분석을 통해 프로젝트 수행환경과 PMO의 능력에 대한 객관적인 평가를 실시했다. 이러한 분석과정을 통해 HBF는 PPM의 기본원칙에 집중하면서도 발전을 위한 여러 기회에 대한 우선순위를 세울 수 있었다.

분석결과는 이미 골란이 예측했던 것과 같았다. 프로젝트 수행환경은 너무 많은 비용이 들었으며 수행에 필요한 시간도 너무 길었고 그가 가지고 있던 성과 기대수준에도 미치지 못하고 있었다.

골란은 “현업의 신뢰성을 구축할 수 있는 확고한 기본을 토대로 시작해야 했다. 이를 위해 자원 모델을 변경하고, 시급한 완결이 필요한 프로젝트에 있어서의 ‘신속한(fast track)’ 접근방식 구현, 프로젝트 수행 비용 절약, 능력 개선 및 프로젝트 환경 합리화 등의 조치가 이뤄졌다”라고 말했다.

두 번째 단계
HBF 프로그램의 두 번째 단계는 비용과 복잡성이 초점을 맞추는 것이었다. 골란은 프로젝트 환경과 PMO를 위해 성과 목표를 설정했다. PMO는 이를 통해 PPM 기본사항 (거버넌스, 프로젝트, 자원, 수요, 스케줄 관리)과 관련된 능력에 집중할 수 있었다.

골란은 “프로젝트가 가진 모든 가치를 현업이 깨닫도록 하기 위해서는 시작부터 기본사항을 바로 잡는 것이 필수적이다”라고 말했다.

기존 환경은 전략적 운영과 관련한 관점에 기반한 것이 아니며 너무 많은 자원을 사용했다. 정규직 대 계약직의 비율도 너무 낮아서 운영비용과 복잡성의 증가로 이어졌다.

골란은 “우리는 일부 기본적 영역에서 빠르게 능력을 키워야 했다. PMO 관리자인 게오프 림(Geoff Lim), 수석 솔루션 관리자인 팻 플린(Pat Flynn)과 나는 집중과 우선순위 설정이 프로젝트 환경 운영 비용 절감과 성과 개선에 필수적이라는 점을 알고 있었다”라고 전했다.

골란은 PPM 개선 이니셔티브를 시행하는 경우 기본적 PPM 능력 개선과 ‘손쉬운 개선(quick wins)’의 장기적 계획 사이에 있어서 균형을 맞추는 것이 중요하다고 조언했다. 그는 “많은 경우에 있어 손쉬운 개선만을 선호하는 것을 보게 된다. 하지만 이는 근본적인 이슈들을 해결하지 못한다”라고 말했다.

그는 이어 “우리는 단기적으로 볼 때 모든 PPM 원칙에 있어서 고효율을 추구하는 것이 현실적이지 않다는 것을 알고 있다. 하지만 우리는 다른 원칙에만 갇혀 있기보다 시급성이 높은 기능적 원칙을 통해 효율성을 추구했다. 우리의 경험을 통해서 볼 때 이를 달성하기 위한 유일한 방법은 복잡성을 줄이는 것이다. 이것이야 말로 합리화된 운영 접근법이 필수적인 이유다”라고 말했다.

결과는 단순함(simplicity)에서 나온다
마지막 단계는 합리화된 통합 환경의 구축이었다. 그간 HBF는 복잡성으로 인해 많은 시간 및 비용 투자, 그리고 경쟁력 하락을 감내해야 했다.

프로젝트 환경의 개선을 통해 몇 가지 장점을 얻을 수 있었다. 우선 프로젝트 환경의 효율성을 강화시켜 프로젝트 수행의 성공을 가져왔고, 프로젝트 수의 감소로 이어졌으며, 프로젝트 환경의 운영비를 감소시켰다. 이는 PPM 기본사항의 능력향상으로 이어져 프로젝트 환경의 성숙도(maturity)를 증가시켰다.

일례로 이지 에잇(Easy 8)이라고 명명된 프로젝트는 여러 가지 보험의 기능을 한가지 혁신적인 프로젝트로 통합시키는 것이었는데, 여러 개선점을 산출할 수 있었다. 여러 IT시스템과 각종 컴플라이언스 관련 요구사항을 포함하는 이 복잡한 이니셔티브는 당초 수행에 9~12개월 가량 필요할 것으로 예상됐었지만 11주 만에 완료될 수 있었다.

이로 인해 HBF는 발매 초 6개월간 3,000개의 제품 판매고를 기록하며 경쟁에서 앞서나갈 수 있었다. 신속한 프로젝트 실행이 없었더라면 이러한 판매고는 달성할 수 없었을 것이다.

특히 이 프로젝트 수행에는 자원을 적게 소모하면서도 기준 이상의 품질이 달성됐다. 프로젝트의 실행이 느려 문제가 될 수 있었던 상황을 플래그십 제품의 개발로 완전히 바꾸어 버린 것이다. 그리고 빠른 속도로 시장에 고객들이 매력적으로 느낄만한 제품을 내놓는 결과로 나타났다.

데이비드 골란의 이러한 접근방법이 임원진들에게 예정대로 프로젝트를 실행시킬 수 있다는 확신을 주었기 때문에 효과적이었다고 전했다.

그는 “분석기법으로부터 시작하여, 우리는 포괄적인 데이터 세트를 조합했으며 이를 통해 현재의 퍼포먼스와 잠재적 PPM 포텐셜 사이의 간극을 이해하게 되었다”라고 말했다. ciokr@idg.co.kr