실제 일하는 시간보다 문서, 비품, 이메일, 휴대폰 충전기를 찾느라 더 많은 시간을 소비하고 있는가? 그렇다면 생산성을 낭비하고 있다는 의미다. 다행히 아주 조금만 계획을 세우고, 주의를 기울이고, 꾸준히 실천만 하면 이런 문제를 해결할 수 있다.
NAPO(National Association of Professional Organizer)와 심플리파이 미 나우(Simplify Me Now)가 '스트레스'를 유발하는 업무 공간을 '안정적인' 공간으로 바꿔, 더 쉽게 파일과 문서, 비품을 찾고, 프로젝트와 일정을 유지하도록 함으로써 생산성을 높이는 데 도움을 주는 8가지 팁을 소개했다.
1. 업무 공간 정리
솔직하게 인정하자. 이 글을 읽고 있다면 어지러운 업무 공간 때문에 애를 먹고 있을 것이 분명하다. 그런데 무엇부터 시작을 해야 할까?
NAPO에 따르면, 소중한 업무 공간을 낭비하는 불필요한 잡동사니를 먼저 없애야 한다. 서류들을 살펴 중복되는 서류는 없애버린다. 책상 서랍과 파일 캐비넷을 열어 최근 6개월간 사용하지 않은 문서들은 휴지통에 버리거나 재활용한다. 이렇게 잡동사니를 없애면, 남은 것들을 더 쉽게 정리할 수 있다.
2. 사무실 재배치
다음은 업무 방식을 바탕으로 사무용 가구 배치가 적절한지 판단한다. 뭔가를 버리거나, 파일을 가지러 갈 때 매번 자리에서 일어나야 한다면, 책상과 주변 바닥은 금새 쓰레기장이나 '파일을 보관하는 장소'가 되기 십상이다. 쉽게 이용할 수 있도록 가구와 파일 보관함, 휴지통을 배치한다.
3. 책상 정리
책상에는 매일 사용하는 비품과 장치들만 남겨둔다. 또 '손에 닿는 거리'에 놔둬야 한다. 현대의 디지털 세계에서는 컵 가득 볼펜과 연필, 수정액을 담아둘 필요는 없다. 그러나 컴퓨터, 전화기, 몇 개의 필기도구, 메모장, 스테이플러를 '손에 닿는 거리'에 비치해둬야 한다.
정리정돈 전문가, 작가, 강사이자 크리머 커넥트(Kreamer Connect, www.byebyeclutter.com)의 대표인 패티 크리머는 책상 정리는 '인맥 관리'와 같다고 표현했다. 가장 많이 이용하는 물품들은 가까운 친구처럼 관리를 해야 한다는 의미다.
한 달 또는 그 이상이긴 하지만 정기적으로 사용하는 물품들 또한 가까이 둬야 한다. 그러나 손이 닿는 거리가 아닌 일어나서 가지러 갈 거리에 배치를 한다. 이는 인맥으로 비유하면 '아는 지인' 정도다. 거의 사용하지 않는 물품은 '이방인'으로 사무실 밖에 놔두어야 한다.
심플리파이 미 나우는 서류 정리를 위한 워크플로(workflow)를 만들 것을 제안하고 있다. 아직 검토를 하지 않은 서류 보관함, 현재 작업 중인 서류 보관함 등으로 구분하라는 것이다.
또 서류를 살펴보지 않은 상태에서 책상에 놔두지 않도록 주의하라는 설명이다. 어떤 행동을 할지 결정을 내려 단계별로 실천을 한다. 물론 즉시 결정을 못 내릴 상황이 있다. 크리머는 "다음 단계까지 생각을 해 서류를 정리한다. 어디에 놓을 지가 아니라 어디에서 찾을 지가 중요하다"라고 말했다.
4. 파일 정리 체계 개발
파일 정리 체계에 '정답'은 없다. 각자의 업무 방식에 부합하고, 쉽게 관리를 할 수 있기만 하면 된다. 개인 선호도에 따라 알파벳 순서, 프로젝트나 고객을 기준으로 파일을 정리할 수 있다.
NAPO는 종이 서류와 전자 서류에 동일한 방법을 사용하라고 충고한다. 정기적으로 전자 서류와 종이 서류를 분류, 파일로 보관, 정리해서 잡동사니로 쌓이는 문제를 막아야 한다.
파일명을 인덱스로 정리하면 새 서류를 추가할 때 중복이 되는 문제를 피할 수 있다. 또 새 파일, 고객, 프로젝트를 꾸준히 관리하는 데 도움이 된다. 또 부재 중에 다른 사람들이 서류를 찾을 때 도움을 준다. 그러면 "그 파일 어디에 뒀어요?"라는 전화 때문에 휴가를 방해 받을 일이 없다.
가장 앞에 최근 서류를 배치해 즉시 이용할 수 있도록 정리를 해야 한다. 또 기업의 기록 보관 정책을 준수해 중요한 기록을 버리지 않게 만전을 기해야 한다. 아주 오래된 기록은 금고에 보관을 하거나, 디지털 스캐너를 이용해 전자 문서로 변환해 유지한다.
5. 시간 관리
NAPO는 공책과 연필, PC 소프트웨어, 스마트폰 앱 등 수단과는 상관 없이 '해야 할 일 목록(To Do List)'을 계속 유지하라고 말한다. 그래야 일정이나 약속, 마감을 지킬 수 있다.
Surfshark
VPN (가상 사설 네트워크, Virtual Private Network)은 인터넷 사용자에게 개인 정보 보호와 보안을 제공하는 중요한 도구로 널리 인정받고 있다. VPN은 공공 와이파이 환경에서도 데이터를 안전하게 전송할 수 있고, 개인 정보를 보호하는 데 도움을 준다. VPN 서비스의 수요가 증가하는 것도 같은 이유에서다. 동시에 유료와 무료 중 어떤 VPN을 선택해야 할지 많은 관심을 가지고 살펴보는 사용자가 많다. 가장 먼저 사용자의 관심을 끄는 것은 별도의 예산 부담이 없는 무료 VPN이지만, 그만큼의 한계도 있다. 무료 VPN, 정말 괜찮을까? 무료 VPN 서비스는 편리하고 경제적 부담도 없지만 고려할 점이 아예 없는 것은 아니다. 보안 우려 대부분의 무료 VPN 서비스는 유료 서비스에 비해 보안 수준이 낮을 수 있다. 일부 무료 VPN은 사용자 데이터를 수집해 광고주나 서드파티 업체에 판매하는 경우도 있다. 이러한 상황에서 개인 정보가 유출될 우려가 있다. 속도와 대역폭 제한 무료 VPN 서비스는 종종 속도와 대역폭에 제한을 생긴다. 따라서 사용자는 느린 인터넷 속도를 경험할 수 있으며, 높은 대역폭이 필요한 작업을 수행하는 데 제약을 받을 수 있다. 서비스 제한 무료 VPN 서비스는 종종 서버 위치가 적거나 특정 서비스 또는 웹사이트에 액세스하지 못하는 경우가 생긴다. 또한 사용자 수가 늘어나 서버 부하가 증가하면 서비스의 안정성이 저하될 수 있다. 광고 및 추적 일부 무료 VPN은 광고를 삽입하거나 사용자의 온라인 활동을 추적하여 광고주에게 판매할 수 있다. 이 경우 사용자가 광고를 보아야 하거나 개인 정보를 노출해야 할 수도 있다. 제한된 기능 무료 VPN은 유료 버전에 비해 기능이 제한될 수 있다. 예를 들어, 특정 프로토콜이나 고급 보안 기능을 지원하지 않는 경우가 그렇다. 유료 VPN의 필요성 최근 유행하는 로맨스 스캠은 인터넷 사기의 일종으로, 온라인 데이트나 소셜 미디어를 통해 가짜 프로필을 만들어 상대를 속이는 행위다. 이러한 상황에서 VPN은 사용자가 안전한 연결을 유지하고 사기 행위를 방지하는 데 도움이 된다. VPN을 통해 사용자는 상대방의 신원을 확인하고 의심스러운 활동을 감지할 수 있다. 그 외에도 유료 VPN만의 강점을 적극 이용해야 하는 이유는 다음 3가지로 요약할 수 있다. 보안 강화 해외 여행객이 증가함에 따라 공공 와이파이를 사용하는 경우가 늘어나고 있다. 그러나 공공 와이파이는 보안이 취약해 개인 정보를 노출할 위험이 있다. 따라서 VPN을 사용하여 데이터를 암호화하고 개인 정보를 보호하는 것이 중요하다. 서프샤크 VPN은 사용자의 개인 정보를 안전하게 유지하고 해킹을 방지하는 데 유용하다. 개인 정보 보호 인터넷 사용자의 검색 기록과 콘텐츠 소비 패턴은 플랫폼에 의해 추적될 수 있다. VPN을 사용하면 사용자의 IP 주소와 로그를 숨길 수 있으며, 개인 정보를 보호할 수 있다. 또한 VPN은 사용자의 위치를 숨기고 인터넷 활동을 익명으로 유지하는 데 도움이 된다. 지역 제한 해제 해외 여행 중에도 한국에서 송금이 필요한 경우가 생길 수 있다. 그러나 IP가 해외 주소이므로 은행 앱에 접근하는 것이 제한될 수 있다. VPN을 사용하면 지역 제한을 해제해 해외에서도 한국 인터넷 서비스를 이용할 수 있다. 따라서 해외에서도 안전하고 편리하게 인터넷을 이용할 수 있다. 빠르고 안전한 유료 VPN, 서프샤크 VPN 뛰어난 보안 서프샤크 VPN은 강력한 암호화 기술을 사용하여 사용자의 인터넷 연결을 안전하게 보호한다. 이는 사용자의 개인 정보와 데이터를 보호하고 외부 공격으로부터 사용자를 보호하는 데 도움이 된다. 다양한 서버 위치 서프샤크 VPN은 전 세계 곳곳에 여러 서버가 위치하고 있어, 사용자가 지역 제한된 콘텐츠에 액세스할 수 있다. 해외에서도 로컬 콘텐츠에 손쉽게 접근할 수 있음은 물론이다. 속도와 대역폭 서프샤크 VPN은 빠른 속도와 무제한 대역폭을 제공하여 사용자가 원활한 인터넷 경험을 누릴 수 있도록 지원한다. 온라인 게임, 스트리밍, 다운로드 등 대역폭이 필요한 활동에 이상적이다. 다양한 플랫폼 지원 서프샤크 VPN은 다양한 플랫폼 및 디바이스에서 사용할 수 있다. 윈도우, 맥OS, iOS, 안드로이드 등 다양한 운영체제 및 디바이스에서 호환되어 사용자가 어디서나 안전한 인터넷을 즐길 수 있다. 디바이스 무제한 연결 서프샤크 VPN은 무제한 연결을 제공하여 사용자가 필요할 때 언제든지 디바이스의 갯수에 상관없이 VPN을 사용할 수 있다.
2013.11.28
Sharon Florentine | CIO
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