2013.04.30

CIO 3인의 협업 툴 활용 팁

Mary Brandel | CIO
3명의 CIO들이 협업 툴 투자의 가치를 높이는 방법에 관한 조언을 제공했다.

1. 채찍보다 당근을 선택하라
폴 자일라, Ã'Â 애그스타 파이낸셜 서비스(Ã'Â AgStar Financial Services) 부사장겸 CIO


우리가 오랫동안 이용해온 협업 툴 중 하나는 IM(Instant Messaging)이었다. 우리는 처음에 IM을 더욱 효과적인 협업 툴이자 이메일과 전화의 대체물로 홍보했다.

이를 더 넓은 영역에 도입하면서 사람들이 이것을 누군가 사무실에 있는지 여부를 파악하기 위해 사용한다는 것을 발견했다. 이런 면에서 IM은 아무도 없는 자리를 찾아가는 낭비적 행위를 줄임으로써 면대면 의사소통을 향상시켰다.

화상회의의 경우, 출장 감소의 가치를 강조해 빅뱅 도입을 선택했다. 먼저 콘테스트와 장려 캠페인을 통해 이 아이디어를 강화시켰다. 예를 들어, 화상회의 인터페이스 내에서 회의 참여자들이 절약한 이동 거리를 계산하는 간단한 애플리케이션을 개발했다. 결과를 제출한 참석자들은 2주 단위로 순위를 매겨 상품권을 증정했다. 이를 통해 사용자들이 화상회의에 더욱 적극적으로 참여하고 더욱 능통하게 되었다.

2. 기존의 행태를 통합하라
조 스니아도, 스탠다드 & 푸어(Standard and Poor) 등급평가 서비스 담당 CIO


우리는 협업 툴이 최종 사용자의 일간 작업흐름에 통합되면 도입이 시작될 것임에 주목했다. 하지만 그 특성 때문에 혁신적인 과정이 필요하다. 예를 들어 등급평가 위원회 회의를 준비하는데 도움이 되는 맞춤형 툴을 도입할 때, 우리는 S&P 등급평가 과정을 지원하고 단순히 협업 서비스를 개별적으로 도입하는 대신 협업을 통해 이를 가능하게 하는 플랫폼 구축에 초점을 맞췄다.

현재 협업 툴이 설정된 비즈니스 프로세스를 지원하도록 상당한 양의 분석을 실시하고 있다. 이를 통해 단독 시스템 및 기존 작업흐름 관리 시스템 외 협업 기능의 구축을 방지할 수 있다. 이를 위해 개발과정 전반에 걸쳐 우리는 프로토타입 제작 및 기타 사용자 중심적 디자인 기법을 통해 피드백을 수집하고 있다.

또한 우리는 사람들이 실제로 상호작용하는 방식을 기반으로 작업흐름 솔루션을 찾기 위해 협업 툴이 자연스럽게 사용될 수 있는 방법에서 패턴을 찾아내기 위해 노력하고 있다.

마지막으로 우리는 시스템 사용자들에게 직관적이고 생산적인 방식으로 작업 흐름에 통합할 수 있는 가장 중요한 협업 서비스를 우선순위화하고 조정하고 있다.

3. 현실을 생각하라
베레시 시타, 콜리어스 인터내셔널(Colliers International)의 CIO


우리는 새로운 협업 툴을 도입할 때, 협업에 익숙한 사람들을 포함하여 시범 그룹을 구성하여 시작하는 것이 좋다고 가정하고 있다. 이를 통해 초기 사용사례를 시험하고 새로운 사례를 개발하며 좀 더 회의적인 사용자 부문에 그 가치를 피력하고 있다.

또한 교육용 콘텐츠를 재정비해 툴보다는 과업을 더욱 중시하도록 했다. 현재 우리는 사용자들에게 특정 질문을 묻는 고객이 건 전화 등 실제적인 시나리오를 제공하고 기업 검색 등 자신의 판단에 따라 협업 툴을 활용하여 그런 질문에 답하는 방법을 보여준다. 이러한 검색 기능에 대해 사용자에게 단순히 교육을 제공할 수 있겠지만, 상황이 없이는 그들이 배운 것을 적용하기가 어렵다.

또한 참여를 독려하기 위한 유인을 만들었다. 예를 들어, 상업적 부동산을 위한 링크드인(LinkedIn)으로 설명할 수 있는 내부적인 시스템을 배치했다. 그리고 도입 및 사용을 촉진하기 위해 유인을 제공했다.

현재 당사의 웹 사이트에서 판매직원을 찾을 수 있는 유일한 방법은 판매직원이 자신의 기술과 주요 고객을 포함한 프로필을 내부 협업시스템에 업데이트하는 것이다. 활동을 사용자들이 주목하는 결과와 결부시킴으로써 현업 사용자들이 우리의 툴을 통해 협력할 수 있도록 할 수 있었다. ciokr@idg.co.kr



2013.04.30

CIO 3인의 협업 툴 활용 팁

Mary Brandel | CIO
3명의 CIO들이 협업 툴 투자의 가치를 높이는 방법에 관한 조언을 제공했다.

1. 채찍보다 당근을 선택하라
폴 자일라, Ã'Â 애그스타 파이낸셜 서비스(Ã'Â AgStar Financial Services) 부사장겸 CIO


우리가 오랫동안 이용해온 협업 툴 중 하나는 IM(Instant Messaging)이었다. 우리는 처음에 IM을 더욱 효과적인 협업 툴이자 이메일과 전화의 대체물로 홍보했다.

이를 더 넓은 영역에 도입하면서 사람들이 이것을 누군가 사무실에 있는지 여부를 파악하기 위해 사용한다는 것을 발견했다. 이런 면에서 IM은 아무도 없는 자리를 찾아가는 낭비적 행위를 줄임으로써 면대면 의사소통을 향상시켰다.

화상회의의 경우, 출장 감소의 가치를 강조해 빅뱅 도입을 선택했다. 먼저 콘테스트와 장려 캠페인을 통해 이 아이디어를 강화시켰다. 예를 들어, 화상회의 인터페이스 내에서 회의 참여자들이 절약한 이동 거리를 계산하는 간단한 애플리케이션을 개발했다. 결과를 제출한 참석자들은 2주 단위로 순위를 매겨 상품권을 증정했다. 이를 통해 사용자들이 화상회의에 더욱 적극적으로 참여하고 더욱 능통하게 되었다.

2. 기존의 행태를 통합하라
조 스니아도, 스탠다드 & 푸어(Standard and Poor) 등급평가 서비스 담당 CIO


우리는 협업 툴이 최종 사용자의 일간 작업흐름에 통합되면 도입이 시작될 것임에 주목했다. 하지만 그 특성 때문에 혁신적인 과정이 필요하다. 예를 들어 등급평가 위원회 회의를 준비하는데 도움이 되는 맞춤형 툴을 도입할 때, 우리는 S&P 등급평가 과정을 지원하고 단순히 협업 서비스를 개별적으로 도입하는 대신 협업을 통해 이를 가능하게 하는 플랫폼 구축에 초점을 맞췄다.

현재 협업 툴이 설정된 비즈니스 프로세스를 지원하도록 상당한 양의 분석을 실시하고 있다. 이를 통해 단독 시스템 및 기존 작업흐름 관리 시스템 외 협업 기능의 구축을 방지할 수 있다. 이를 위해 개발과정 전반에 걸쳐 우리는 프로토타입 제작 및 기타 사용자 중심적 디자인 기법을 통해 피드백을 수집하고 있다.

또한 우리는 사람들이 실제로 상호작용하는 방식을 기반으로 작업흐름 솔루션을 찾기 위해 협업 툴이 자연스럽게 사용될 수 있는 방법에서 패턴을 찾아내기 위해 노력하고 있다.

마지막으로 우리는 시스템 사용자들에게 직관적이고 생산적인 방식으로 작업 흐름에 통합할 수 있는 가장 중요한 협업 서비스를 우선순위화하고 조정하고 있다.

3. 현실을 생각하라
베레시 시타, 콜리어스 인터내셔널(Colliers International)의 CIO


우리는 새로운 협업 툴을 도입할 때, 협업에 익숙한 사람들을 포함하여 시범 그룹을 구성하여 시작하는 것이 좋다고 가정하고 있다. 이를 통해 초기 사용사례를 시험하고 새로운 사례를 개발하며 좀 더 회의적인 사용자 부문에 그 가치를 피력하고 있다.

또한 교육용 콘텐츠를 재정비해 툴보다는 과업을 더욱 중시하도록 했다. 현재 우리는 사용자들에게 특정 질문을 묻는 고객이 건 전화 등 실제적인 시나리오를 제공하고 기업 검색 등 자신의 판단에 따라 협업 툴을 활용하여 그런 질문에 답하는 방법을 보여준다. 이러한 검색 기능에 대해 사용자에게 단순히 교육을 제공할 수 있겠지만, 상황이 없이는 그들이 배운 것을 적용하기가 어렵다.

또한 참여를 독려하기 위한 유인을 만들었다. 예를 들어, 상업적 부동산을 위한 링크드인(LinkedIn)으로 설명할 수 있는 내부적인 시스템을 배치했다. 그리고 도입 및 사용을 촉진하기 위해 유인을 제공했다.

현재 당사의 웹 사이트에서 판매직원을 찾을 수 있는 유일한 방법은 판매직원이 자신의 기술과 주요 고객을 포함한 프로필을 내부 협업시스템에 업데이트하는 것이다. 활동을 사용자들이 주목하는 결과와 결부시킴으로써 현업 사용자들이 우리의 툴을 통해 협력할 수 있도록 할 수 있었다. ciokr@idg.co.kr

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