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‘프로젝트 관리·통제는 이렇게’ 경험자들의 조언

2013.03.20 Jennifer Lonoff Schif  |  CIO


5. 우선 순위를 설정하고, 우선 순위 간의 충돌이 발생할 경우에의 가이드라인을 마련하라. 계획 및 실행 소프트웨어 공급 업체 리얼라이제이션 테크놀로지스(MVP (minimum viable product)의 CEO 산지브 굽타는 “프로젝트 진행에 있어 멀티태스킹이란 독이 될 수 있는 개념이다. 훌륭한 프로젝트 매니저라면 팀원들에게 현재 그들이 집중할 수 있는 한 가지 작업을 제시해줄 수 있어야 한다”라고 강조했다.

그는 “(우선권 충돌을 최소화하기 위해) 작업 실행의 흐름을 줄이는 노력 역시 여기에 포함될 수 있다. 그리고 새로운 작업은 기존의 것들이 모두 제자리를 잡은 뒤에 시작되는 것이 옳다. 작업들 간의 우선 순위 충돌을 최소화하려는 노력에 더불어 발생한 우선권 충돌을 해결하고 작업 사이의 순서를 정해줄 가이드라인의 마련 역시 필요한 과정이다. 이 두 전략을 도입을 통해 프로젝트 관리자는 20~50% 수준의 시행률 상승 효과를 경험할 수 있을 것이다”라고 덧붙여 설명했다.

6. 프로젝트와 팀을 적극적으로 모니터하라. 해리스버그 과학기술대학에서 프로젝트 관리 팀을 이끌고 있는 프로젝트 관리 전문가 알버트 사비즈는 “프로젝트 매니저는 프로젝트의 진행 상황을 매 순간 주시하고 있어야 한다”라고 말했다.

그는 “프로젝트를 정기적으로 모니터하는 것은 전략적으로 매우 중요한 과정이다. 또 이 작업을 전통적인 프로젝트 툴들에만 의존해 진행해서는 안될 것이라는 사실 역시 기억할 필요가 있다. 그 어떤 프로젝트 관리 툴도 프로젝트 팀원들과의 정기적인 일대일 대화보다 뛰어난 시각을 제공해줄 수 없다는 사실을 명심하라”라고 조언했다.

7. 프로젝트 관리 소프트웨어를 이용하라. 웹 디자인, 커스텀 웹 앱, 인터넷 마케팅 솔루션 공급 업체 네오넥서스(NeoNexus)의 회장 켄트 밀홀랜드(Kent Milholland)는 “이메일은 프로젝트 관리 툴이 될 수 없다. 추적이 너무 어렵기 때문이다”라고 강조했다.

이어서 그는 “대신 어셈블라(Assembla)나 혹은 베이스캠프(Basecamp) 등의 시스템에서 소프트웨어 프로젝트 관리를 진행해보라. 많은 노력을 들이지 않고도 각 리퀘스트의 세부 사항들을 문서화할 수 있을 것이다. 웹 기반의 프로젝트 관리 툴들의 경우에는 사용자에서 프로그래머, 클라이언트, 의사 결정권자까지의 모든 이들이 손쉽게 프로세스를 따라올 수 있도록 해 줄 것이다”라고 조언했다.

8. 주간 미팅을 진행하라. 정부 기관과 비영리 단체들에 소프트웨어 상품 및 서비스를 공급하는 세이지 넌프로핏 솔루션즈(Sage Nonprofit Solutions)의 연구 개발 사업부 부사장 그랜트 M. 하우는 “매 주 짧게라도 정기적인 회의를 가져라. 특별할 것은 없다. 모든 팀원들이 한 자리에 모여 1~2분 간 자신이 지난 주 진행한 작업과 이번 주의 작업 계획에 관해, 그리고 현재 자신이 마주한 어려움 중 다른 팀원들의 도움이 필요할 것으로 생각되는 부분에 관해 이야기를 나누는 것 만으로도 프로젝트의 질은 월등히 높아질 수 있을 것이다”라고 설명했다.

-> 프로젝트를 성공으로 이끄는 힘 '임원 스폰서'- IDG Deep DIVE

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