2020.07.28

'프로젝트 관리'에 실패하는 6가지 흔한 경로

Moira Alexander | CIO
아무 문제없이 매끄럽게 완료되는 프로젝트는 사실 극소수에 불과하다. 아이디어화부터 완료까지 프로젝트 여정 동안 많은 문제가 발생할 수 있다. 따라서 프로젝트 관리자가 수행해야 할 중요한 역할 중 하나는 이러한 문제들을 침착하게 효율적으로 해결하는 것이다. 

프로젝트 관리자가 직면하게 될 도전과제들 중에는 비교적 쉽게 즉시 해결할 수 있는 것들도 있다. 반면 프로젝트 성공에 더 큰 영향을 주는 도전과제들도 존재한다. 다음은 프로젝트 성공을 방해하는 6가지의 가장 많은 (프로젝트 관리 측면의) 실수들, 위험 관리 전략, 프로젝트 진행에 걸림돌이 되기전에 이런 문제들을 차단하는 데 도움을 주는 조언들을 정리한 내용이다.
 
Image Credit : Getty Images Bank

전략적 목표와 불일치
기업이 추진하는 모든 프로젝트는 전사적인 목표와 연결이 되어야 한다. 기업 비전과 일치하지 않는 프로젝트에 값진 시간과 리소스를 소비할 경우, 더 중요한 프로젝트에 위험이 초래되고, 더 나아가 비즈니스의 장기적인 성과에도 부정적인 영향을 준다.

이런 일이 일어나지 않도록 만들기 위해, 각 프로젝트의 비즈니스 케이스(비즈니스 근거)가 견고해야 하며, 승인이 되어있어야 한다. 또한, 이러한 비즈니스 케이스는 기업 경영진이 규정한 목표와 일치하다는 점이 구체적으로 분명히 드러나야 한다. 

각 프로젝트의 목표를 문서화, 프로젝트를 ‘구체적으로, 평가 가능하도록, 달성 가능하도록, 전사적인 목표와 관련이 있도록, 시기 적절하도록(이른바 S.M.A.R.T) 만들어야 한다. 모든 목표를 규명한 후 프로젝트 ‘헌장’에 문서화해야 한다. 프로젝트의 목적을 명확히 규정하고, 이 ‘헌장’을 재확인해 팀의 노력을 여기에 부합시켜 계속 목적이 유지되도록 만들기 위해서이다.

프로젝트 스폰서십이 없음
프로젝트 팀과 이해당사자들에게 프로젝트 관리자의 도움과 안내가 필요하듯, 프로젝트 관리자에게는 프로젝트 스폰서(후원자)의 도움과 안내가 필요하다. 프로젝트 스폰서는 통상 경영진 가운데 한 명이다. 이 사람은 프로젝트를 옹호하며, 통찰력을 제공하고, 에스컬레이션(격상)이 필요할 때 프로젝트 관리자가 ‘마찰’을 해결하도록 도움을 준다. 또한, 프로젝트의 ‘톤’을 규정해 전사적으로 수용이 되도록 영향을 준다. 

대부분 이해당사자는 변화를 쉽게 수용하지 못한다. 스폰서가 도움을 주지 않을 경우, 프로젝트 관리자 혼자 경영진, CFT(여러 부서 전문가들로 구성된 크로스 펑셔널 팀), 고객, 최종 사용자와 씨름을 해야 한다. 프로젝트에는 반드시 다른 임원, 팀 리더들과 프로젝트를 추진해야 하는 이유에 대해 대화를 시작할 스폰서가 있어야 한다. 또한 혜택, 프로젝트를 통솔할 사람에 대해 알려야 하고, CFT 리더들에게 정보를 공유해줄 것을 요청해야 한다.
 
용량 계획과 리소스 관리가 미흡
프로젝트 리소스를 할당하고, 이를 관리하기 앞서 리소스 용량에 대한 계획을 수립해야 한다. 계획 단계의 경우, 프로젝트에 필요한 리소스를 결정하고, 가용한 리소스 풀을 파악하는 것을 의미한다. 이 단계를 건너뛰면 프로젝트가 성공하지 못할 위험이 있다.

많은 기업이 계획 및 리소스 관리 단계에 여러 다양한 도구를 이용, ‘만약(What-if)’의 상황에 대한 계획을 수립한다. 일종의 위험 관리 도구로 프로젝트 타임라인(일정)과 리소스 할당, 관리, 변화에 따른 영향을 테스트하는 것이다. 

‘만약’의 상황을 계획하면 많은 혜택을 누릴 수 있다. 리소스 옵션을 실시간으로 파악하고, 워크로드를 균형잡고, 리소스 사용을 최적화해 팀원과 이해당사자들이 과도하게 할당되지 않도록 도움을 준다. 또한 과업이나 프로젝트 시작일, 종료일에 부정적인 영향이 초래되지 않도록 도움을 준다.

부합하지 않는 방법론
프로젝트 관리 방법론은 프로젝트 팀에 개별 프로젝트를 관리하면서 적용해야 할 기준들을 제공한다. 프로젝트를 신속하면서도 정확히 완료하려면, 올바른 방법론을 선택해서 프로젝트를 추진해야 한다. 효과적인 방법론 없이 프로젝트를 추진하거나, 프로젝트와 팀의 전문성이 방법론과 일치하지 않을 경우 실패할 위험이 커진다.

선택할 수 있는 방법론이 아주 많고 다양하다, 각각 목적이 다르지만, 간혹 목적이 중복되는 경우들도 있다. 프로젝트 관리 방법론은 팀이 목표를 달성하는 방법에 대한 방향을 제시한다. 제품(산물)의 결함을 줄여주는 방법론, 프로세스를 효과적으로 만드는 방법론, 제품이나 서비스의 빠른 전달에 목적을 둔 방법론이 있다. 팀의 역량에 부합하는 방법론을 선택하는 것이 아주 중요하다.
 
커뮤니케이션이 미흡
커뮤니케이션이 효과적이지 못해 실패하는 프로젝트가 20%에 달한다. 커뮤니케이션을 와해시키고, 미흡하게 만드는 요소들이 아주 많다. 커뮤니케이션 스타일이나 방법, 기존부터 존재했던 갈등(긴장), 시기적절 하지 못한 커뮤니케이션, 잘못된 커뮤니케이션 등은 프로젝트에 큰 문제를 초래할 수 있다.

프로젝트의 목표를 달성하려면, 커뮤니케이션을 효과적인 프로젝트 관리에 가장 중요한 부분으로 간주하고, 효과적인 커뮤니케이션 전략을 수립하는 것이 아주 중요하다. 청중을 알아야 적합한 커뮤니케이션 전략을 수립해 발전시킬 수 있다. 

커뮤니케이션은 시기적절해야 하고, 자주 이뤄져야 하며, 명확하고 투명해야 한다. ‘포괄(포함)’과 ‘존중’도 이에 못지않게 중요한 역할을 한다. 프로젝트 관리자가 초점을 맞출 또 다른 부분은 프로젝트 동안 커뮤니케이션을 일관되게 유지하는 것이다. 이는 프로젝트를 더 원활히 진행하는 데 도움을 준다.

적합한 소프트웨어와 도구들을 활용하지 않음
프로젝트 관리 소프트웨어나 도구들 없이 프로젝트 목표를 달성하기란 거의 불가능한 일이다. 프로젝트 계획, 실행, 모니터링에 도구를 활용해야 한다. 그렇지 않으면, 프로젝트 관리자는 자신의 역할을 수행할 수 없다. 구성요소들이 많기 때문에, 아주 작은 기업, 아주 작은 프로젝트도 프로젝트 관리가 벅찰 수 있다. 

더 나아가 여러 과업과 목적, 리소스로 구성된 대규모 프로젝트의 경우, 효과적인 효율적인 관리가 불가능하다. 추진할 프로젝트에 대해 생각을 하기 전, 팀의 과업과 리소스, 업무 일정, 협업에 도움을 줄 프로젝트 관리 솔루션을 파악하고 평가해야 한다.

이렇게 많이 저지르는 프로젝트 관리 측면의 문제들을 극복하면, 관련된 위험들 가운데 상당수를 줄일 수 있다. 또 프로젝트를 제궤도에 유지시켜 혜택을 실현시킬 수 있다. ciokr@idg.co.kr



2020.07.28

'프로젝트 관리'에 실패하는 6가지 흔한 경로

Moira Alexander | CIO
아무 문제없이 매끄럽게 완료되는 프로젝트는 사실 극소수에 불과하다. 아이디어화부터 완료까지 프로젝트 여정 동안 많은 문제가 발생할 수 있다. 따라서 프로젝트 관리자가 수행해야 할 중요한 역할 중 하나는 이러한 문제들을 침착하게 효율적으로 해결하는 것이다. 

프로젝트 관리자가 직면하게 될 도전과제들 중에는 비교적 쉽게 즉시 해결할 수 있는 것들도 있다. 반면 프로젝트 성공에 더 큰 영향을 주는 도전과제들도 존재한다. 다음은 프로젝트 성공을 방해하는 6가지의 가장 많은 (프로젝트 관리 측면의) 실수들, 위험 관리 전략, 프로젝트 진행에 걸림돌이 되기전에 이런 문제들을 차단하는 데 도움을 주는 조언들을 정리한 내용이다.
 
Image Credit : Getty Images Bank

전략적 목표와 불일치
기업이 추진하는 모든 프로젝트는 전사적인 목표와 연결이 되어야 한다. 기업 비전과 일치하지 않는 프로젝트에 값진 시간과 리소스를 소비할 경우, 더 중요한 프로젝트에 위험이 초래되고, 더 나아가 비즈니스의 장기적인 성과에도 부정적인 영향을 준다.

이런 일이 일어나지 않도록 만들기 위해, 각 프로젝트의 비즈니스 케이스(비즈니스 근거)가 견고해야 하며, 승인이 되어있어야 한다. 또한, 이러한 비즈니스 케이스는 기업 경영진이 규정한 목표와 일치하다는 점이 구체적으로 분명히 드러나야 한다. 

각 프로젝트의 목표를 문서화, 프로젝트를 ‘구체적으로, 평가 가능하도록, 달성 가능하도록, 전사적인 목표와 관련이 있도록, 시기 적절하도록(이른바 S.M.A.R.T) 만들어야 한다. 모든 목표를 규명한 후 프로젝트 ‘헌장’에 문서화해야 한다. 프로젝트의 목적을 명확히 규정하고, 이 ‘헌장’을 재확인해 팀의 노력을 여기에 부합시켜 계속 목적이 유지되도록 만들기 위해서이다.

프로젝트 스폰서십이 없음
프로젝트 팀과 이해당사자들에게 프로젝트 관리자의 도움과 안내가 필요하듯, 프로젝트 관리자에게는 프로젝트 스폰서(후원자)의 도움과 안내가 필요하다. 프로젝트 스폰서는 통상 경영진 가운데 한 명이다. 이 사람은 프로젝트를 옹호하며, 통찰력을 제공하고, 에스컬레이션(격상)이 필요할 때 프로젝트 관리자가 ‘마찰’을 해결하도록 도움을 준다. 또한, 프로젝트의 ‘톤’을 규정해 전사적으로 수용이 되도록 영향을 준다. 

대부분 이해당사자는 변화를 쉽게 수용하지 못한다. 스폰서가 도움을 주지 않을 경우, 프로젝트 관리자 혼자 경영진, CFT(여러 부서 전문가들로 구성된 크로스 펑셔널 팀), 고객, 최종 사용자와 씨름을 해야 한다. 프로젝트에는 반드시 다른 임원, 팀 리더들과 프로젝트를 추진해야 하는 이유에 대해 대화를 시작할 스폰서가 있어야 한다. 또한 혜택, 프로젝트를 통솔할 사람에 대해 알려야 하고, CFT 리더들에게 정보를 공유해줄 것을 요청해야 한다.
 
용량 계획과 리소스 관리가 미흡
프로젝트 리소스를 할당하고, 이를 관리하기 앞서 리소스 용량에 대한 계획을 수립해야 한다. 계획 단계의 경우, 프로젝트에 필요한 리소스를 결정하고, 가용한 리소스 풀을 파악하는 것을 의미한다. 이 단계를 건너뛰면 프로젝트가 성공하지 못할 위험이 있다.

많은 기업이 계획 및 리소스 관리 단계에 여러 다양한 도구를 이용, ‘만약(What-if)’의 상황에 대한 계획을 수립한다. 일종의 위험 관리 도구로 프로젝트 타임라인(일정)과 리소스 할당, 관리, 변화에 따른 영향을 테스트하는 것이다. 

‘만약’의 상황을 계획하면 많은 혜택을 누릴 수 있다. 리소스 옵션을 실시간으로 파악하고, 워크로드를 균형잡고, 리소스 사용을 최적화해 팀원과 이해당사자들이 과도하게 할당되지 않도록 도움을 준다. 또한 과업이나 프로젝트 시작일, 종료일에 부정적인 영향이 초래되지 않도록 도움을 준다.

부합하지 않는 방법론
프로젝트 관리 방법론은 프로젝트 팀에 개별 프로젝트를 관리하면서 적용해야 할 기준들을 제공한다. 프로젝트를 신속하면서도 정확히 완료하려면, 올바른 방법론을 선택해서 프로젝트를 추진해야 한다. 효과적인 방법론 없이 프로젝트를 추진하거나, 프로젝트와 팀의 전문성이 방법론과 일치하지 않을 경우 실패할 위험이 커진다.

선택할 수 있는 방법론이 아주 많고 다양하다, 각각 목적이 다르지만, 간혹 목적이 중복되는 경우들도 있다. 프로젝트 관리 방법론은 팀이 목표를 달성하는 방법에 대한 방향을 제시한다. 제품(산물)의 결함을 줄여주는 방법론, 프로세스를 효과적으로 만드는 방법론, 제품이나 서비스의 빠른 전달에 목적을 둔 방법론이 있다. 팀의 역량에 부합하는 방법론을 선택하는 것이 아주 중요하다.
 
커뮤니케이션이 미흡
커뮤니케이션이 효과적이지 못해 실패하는 프로젝트가 20%에 달한다. 커뮤니케이션을 와해시키고, 미흡하게 만드는 요소들이 아주 많다. 커뮤니케이션 스타일이나 방법, 기존부터 존재했던 갈등(긴장), 시기적절 하지 못한 커뮤니케이션, 잘못된 커뮤니케이션 등은 프로젝트에 큰 문제를 초래할 수 있다.

프로젝트의 목표를 달성하려면, 커뮤니케이션을 효과적인 프로젝트 관리에 가장 중요한 부분으로 간주하고, 효과적인 커뮤니케이션 전략을 수립하는 것이 아주 중요하다. 청중을 알아야 적합한 커뮤니케이션 전략을 수립해 발전시킬 수 있다. 

커뮤니케이션은 시기적절해야 하고, 자주 이뤄져야 하며, 명확하고 투명해야 한다. ‘포괄(포함)’과 ‘존중’도 이에 못지않게 중요한 역할을 한다. 프로젝트 관리자가 초점을 맞출 또 다른 부분은 프로젝트 동안 커뮤니케이션을 일관되게 유지하는 것이다. 이는 프로젝트를 더 원활히 진행하는 데 도움을 준다.

적합한 소프트웨어와 도구들을 활용하지 않음
프로젝트 관리 소프트웨어나 도구들 없이 프로젝트 목표를 달성하기란 거의 불가능한 일이다. 프로젝트 계획, 실행, 모니터링에 도구를 활용해야 한다. 그렇지 않으면, 프로젝트 관리자는 자신의 역할을 수행할 수 없다. 구성요소들이 많기 때문에, 아주 작은 기업, 아주 작은 프로젝트도 프로젝트 관리가 벅찰 수 있다. 

더 나아가 여러 과업과 목적, 리소스로 구성된 대규모 프로젝트의 경우, 효과적인 효율적인 관리가 불가능하다. 추진할 프로젝트에 대해 생각을 하기 전, 팀의 과업과 리소스, 업무 일정, 협업에 도움을 줄 프로젝트 관리 솔루션을 파악하고 평가해야 한다.

이렇게 많이 저지르는 프로젝트 관리 측면의 문제들을 극복하면, 관련된 위험들 가운데 상당수를 줄일 수 있다. 또 프로젝트를 제궤도에 유지시켜 혜택을 실현시킬 수 있다. ciokr@idg.co.kr

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