2020.04.08

원격인력을 관리하는 팁 8가지

Paul Heltzel | CIO
원격근무가 이렇게 갑작스럽고 광범위하게 도입되리라 예측한 기업은 많지 않을 것이다. 그러나 만일의 사태에 대비한 계획을 세웠던 기업들은 위기에 순조롭게 대응하고 있다. 그렇지 않았던 기업들은 원격 회의나 협업 툴에만 거의 전적으로 의존하며 어려움을 겪고 있다.

IT 전문가들은 기업문화를 유지하면서 원격근무를 원활하게 진행하려면 적절한 기술들이 결합되어야 한다고 조언한다. 즉 팬데믹이라는 현실 그리고 그러한 위기 속에서 일하고 있는 직원들의 입장을 고려할 필요가 있다.
 
ⓒZoom

1. 보안을 소홀히 해선 안 된다
코니카 미놀타의 IT 사업부 산하 고객경험 및 전략 책임자인 줄리 브랑크는 기업 리소스에 연결된 모든 디바이스에 대해 악성코드 보호와 정기 검사가 필수적이라고 말했다. 

브랑크는 “지금이 보안 인식 교육 프로그램을 진행하기에 최적의 시기다”라며, “코로나19와 관련한 피싱 이메일이 증가하고 있다. 안타깝게도 갑작스러운 사무실 폐쇄나 재택근무를 감당할 만한 회사는 많지 않다. 주요 과제이자 현안은 기업 네트워크 밖에 있는 단말기기의 보안과 컴플라이언스다”라고 설명했다. 

2. 기업의 전략을 공유하라
IT 엔지니어를 대상으로 매니지먼트 서비스를 제공하는 10X 매니지먼트의 경영 파트너 마이클 솔로먼은 원격근무에 맞춰 커뮤니케이션 방식을 조정해야 한다고 권고했다. 이어서 그는 구체적이고 측정 가능한 목표를 설정하고, 각 조직에 맞게 업무 및 원격회의 일정을 고지하고 준수할 것을 조언했다.

솔로먼은 “6명 이하로 한 팀을 구성하는 것이 좋다. 이렇게 되면 너무 많은 의견이나 발언으로 시간을 낭비하지 않으면서 명확한 커뮤니케이션이 이뤄질 수 있다. 팀별로 커뮤니케이션용 스레드를 생성해 팀원들이 어디서 커뮤니케이션해야 하는지 알 수 있도록 해야 한다”라고 덧붙였다. 

3. 소속감을 느끼게 하라 
호스팅 업체 사이트그라운드(SiteGround)의 기업 브랜드 및 문화 책임자 디마 페테바는 사기를 북돋우고 직원들을 연결시켜주는 사내 행사를 꾸준히 여는 것이 현시점에서 매우 중요하다고 밝혔다. 

페테바는 “이 어려운 시기에도 사회적 모임은 여전히 중요하다”면서 “사이트그라운드는 게임의 밤, 겟핏(GetFit) 챌린지 등 온라인으로 여러 사내 행사를 개최했다. 이를 통해 직원들이 집에서도 활동적으로 움직일 수 있고, 팀원들과 서로 어떻게 지내는지 이야기할 수 있다”라고 말했다. 

또한 그는 일과 집 사이의 경계를 설정하라고 조언했다. 이 두 가지를 의식적으로 구분하는 것이 중요하다고 페테바는 덧붙였다. 

그는 “집에서 일하면서 계속해서 업무 이메일을 주시하거나, 이 일만 끝내겠다며 쉽게 야근을 하는 경우가 있다. 이는 매우 위험한 상황이다. 정상적인 근무 시간을 지키고, 그 이후에는 계획한 여가 활동을 하는 것이 좋다. 혼자 살거나 따로 할 일이 없다면 독서 클럽과 같은 여타 온라인 그룹 활동 등에 참여할 수 있다”라고 설명했다. 

4. 커뮤니케이션을 강화하라 
코로나19 사태로 집에 머무는 시간이 크게 늘면서 재택근무로 인한 스트레스를 겪기도 한다. IT 전문가들은 이러한 상황을 감안해 팀원들이 어떻게 지내고 있는지 커뮤니케이션할 필요가 있다고 권고했다. 

클라우드비즈(CloudBees)의 엔지니어링 부사장 수잔 랠리는 “지속적인 커뮤니케이션을 통해 우리 팀들이 변화와 원격근무에 잘 적응하고 있는지 확인한다”라고 밝혔다. 

이어서 그는 “꾸준한 커뮤니케이션이 때때로 어려울 수 있다. 상황 또한 계속해서 변할 수도 있다. 하지만 모든 직원들이 필요한 경우 나와 연결될 수 있도록 여러 방법을 동원하고 있다”라며, “업무부터 그날의 기분까지 무엇이든 이야기할 수 있도록 모든 팀과 영상 통화를 하고 있다. 팀원들이 결속되어 있다는 느낌을 갖기를 원하며 필요할 때면 언제든지 나와 소통할 수 있음을 알았으면 한다”라고 말했다. 

5. 회의 횟수와 시간을 준수하라 
브랑크는 너무 잦은 가상 회의가 상당한 부담이 될 수 있다고 지적했다. 또한 횟수와 함께 회의 시간도 신경 써야 한다고 덧붙였다. 

그는 “통화나 회의로 사무실 분위기를 내려고 해선 안 된다”라며, “사무실과는 다른 원격근무 체제에 적응하는 것이 중요하다. 2시간마다 가상 회의에 참여하지 않는다면 더 능률적으로 많은 업무를 처리하는 직원들을 볼 수 있을 것이다”라고 전했다. 

시간 준수 역시 중요한 요소다. 그는 “정해진 시간 내에 전화 회의를 끝내야 한다. 정해진 시간을 넘겨 계속해서 회의를 한다면 해당 팀이나 직원들의 업무에 지장을 줄 수 있고, 이는 스트레스가 될 수 있다. 이들의 시간을 항시 의식하고 존중한다면, 정해진 시간 안에서도 충분히 적극적인 참여를 끌어낼 수 있다”라고 설명했다. 

6. 업무에 맞는 환경과 마인드셋을 갖춰라
비밀번호 관리 솔루션 업체 1패스워드의 CEO 제프 샤이너는 14년 넘게 회사를 거의 원격으로 운영해왔다. 그는 재택근무를 하는 데 필요한 몇 가지 핵심 팁이 있으며, 이 팁은 컴퓨터를 설정하는 방법부터 시작된다고 말했다. 

샤이너는 “이상적으로는 최소 2개의 디바이스가 있어야 한다. 하나는 업무용이고 하나는 가정용이다. 이것이 가능하지 않다면 노트북을 별도의 모니터, 키보드와 함께 사용하는 것이 좋다. 노트북만 사용하는 것과 비교할 때 이는 업무와 개인 시간을 분리하는 정신적 신호 역할을 한다. 이밖에 하드 드라이브를 분할하고, 별개의 업무용 계정을 만드는 것도 괜찮다”라고 조언했다. 

또한 직장과 비슷한 관행을 유지하라고 그는 권고했다. 이는 직원들이 긴장을 늦추지 않고 즉시 일할 수 있는 상태로 만든다. 

샤이너는 “업무에 적합한 옷을 입어야 한다. 정장까진 아니어도 싸구려 파자마는 곤란하다. 무난하고 편안하면 된다. 이는 업무에 집중하는 데 큰 도움이 될 것이다. 나는 개인적으로 책상에서 구두를 싣는다. 업무에 맞는 마인드셋을 갖추는 데 유익하다”라고 전했다. 

규칙적인 일정도 중요하다고 그는 덧붙였다. 샤이너는 “재택근무는 업무 시간을 유연하게 조정할 수 있다는 것을 의미하지만, 자체적으로 규칙적인 시간을 설정하고 준수한다면 일과 삶의 균형을 유지할 수 있다. 그리고 업무가 끝나면 정신적 긴장을 푸는 것이다”라고 말했다. 

7. 팀을 신뢰하라 
워크플로우 자동화 솔루션 업체인 브레이디오(Braidio)의 COO 래피얼 솔리스에 따르면 원격근무는 기본적으로 신뢰를 기반으로 한다. 그는 분산돼 있는 직원들과 함께 일하는 데 있어서 신뢰가 가장 중요한 요소라고 언급했다. 

솔리는 “신뢰가 없다면 원격근무는 매우 어렵다. 신뢰가 핵심이다. 문화와 공감 역시 중요하다. 사회적 거리두기로 인해 발생할 수 있는 외로움이나 단절된 느낌 등을 직원들이 어떻게 받아들이고 있는지 고려해야 한다. 따라서 참여를 높이는 방법을 찾는 것이 중요하다”라고 말했다. 

8. 기대치를 설정하라 
IT 복구 서비스 업체인 선가드 AS의 CIO 크리스 필딩은 모두가 동일한 수준으로 원격 협업 워크플로우를 이해할 수 있도록 킥오프 미팅을 제안했다. 

필딩은 “모든 직원이 이해하고 있음을 확인하는 것이 중요하다. 이를 위해서는 리더의 세심한 관리와 팀 구성원의 지지가 필요하다”라고 설명했다. 

이어서 그는 “온라인에서도 모든 직원이 존중 받는다고 느끼며, 마음껏 이야기할 수 있는 분위기를 조성하기 위해 노력해야 한다. 이러한 분위기라면 오프라인에서 잡담으로 문제들을 해결하곤 했던 분위기를 원격으로도 대체할 수 있다”라고 말했다. ciokr@idg.co.kr



2020.04.08

원격인력을 관리하는 팁 8가지

Paul Heltzel | CIO
원격근무가 이렇게 갑작스럽고 광범위하게 도입되리라 예측한 기업은 많지 않을 것이다. 그러나 만일의 사태에 대비한 계획을 세웠던 기업들은 위기에 순조롭게 대응하고 있다. 그렇지 않았던 기업들은 원격 회의나 협업 툴에만 거의 전적으로 의존하며 어려움을 겪고 있다.

IT 전문가들은 기업문화를 유지하면서 원격근무를 원활하게 진행하려면 적절한 기술들이 결합되어야 한다고 조언한다. 즉 팬데믹이라는 현실 그리고 그러한 위기 속에서 일하고 있는 직원들의 입장을 고려할 필요가 있다.
 
ⓒZoom

1. 보안을 소홀히 해선 안 된다
코니카 미놀타의 IT 사업부 산하 고객경험 및 전략 책임자인 줄리 브랑크는 기업 리소스에 연결된 모든 디바이스에 대해 악성코드 보호와 정기 검사가 필수적이라고 말했다. 

브랑크는 “지금이 보안 인식 교육 프로그램을 진행하기에 최적의 시기다”라며, “코로나19와 관련한 피싱 이메일이 증가하고 있다. 안타깝게도 갑작스러운 사무실 폐쇄나 재택근무를 감당할 만한 회사는 많지 않다. 주요 과제이자 현안은 기업 네트워크 밖에 있는 단말기기의 보안과 컴플라이언스다”라고 설명했다. 

2. 기업의 전략을 공유하라
IT 엔지니어를 대상으로 매니지먼트 서비스를 제공하는 10X 매니지먼트의 경영 파트너 마이클 솔로먼은 원격근무에 맞춰 커뮤니케이션 방식을 조정해야 한다고 권고했다. 이어서 그는 구체적이고 측정 가능한 목표를 설정하고, 각 조직에 맞게 업무 및 원격회의 일정을 고지하고 준수할 것을 조언했다.

솔로먼은 “6명 이하로 한 팀을 구성하는 것이 좋다. 이렇게 되면 너무 많은 의견이나 발언으로 시간을 낭비하지 않으면서 명확한 커뮤니케이션이 이뤄질 수 있다. 팀별로 커뮤니케이션용 스레드를 생성해 팀원들이 어디서 커뮤니케이션해야 하는지 알 수 있도록 해야 한다”라고 덧붙였다. 

3. 소속감을 느끼게 하라 
호스팅 업체 사이트그라운드(SiteGround)의 기업 브랜드 및 문화 책임자 디마 페테바는 사기를 북돋우고 직원들을 연결시켜주는 사내 행사를 꾸준히 여는 것이 현시점에서 매우 중요하다고 밝혔다. 

페테바는 “이 어려운 시기에도 사회적 모임은 여전히 중요하다”면서 “사이트그라운드는 게임의 밤, 겟핏(GetFit) 챌린지 등 온라인으로 여러 사내 행사를 개최했다. 이를 통해 직원들이 집에서도 활동적으로 움직일 수 있고, 팀원들과 서로 어떻게 지내는지 이야기할 수 있다”라고 말했다. 

또한 그는 일과 집 사이의 경계를 설정하라고 조언했다. 이 두 가지를 의식적으로 구분하는 것이 중요하다고 페테바는 덧붙였다. 

그는 “집에서 일하면서 계속해서 업무 이메일을 주시하거나, 이 일만 끝내겠다며 쉽게 야근을 하는 경우가 있다. 이는 매우 위험한 상황이다. 정상적인 근무 시간을 지키고, 그 이후에는 계획한 여가 활동을 하는 것이 좋다. 혼자 살거나 따로 할 일이 없다면 독서 클럽과 같은 여타 온라인 그룹 활동 등에 참여할 수 있다”라고 설명했다. 

4. 커뮤니케이션을 강화하라 
코로나19 사태로 집에 머무는 시간이 크게 늘면서 재택근무로 인한 스트레스를 겪기도 한다. IT 전문가들은 이러한 상황을 감안해 팀원들이 어떻게 지내고 있는지 커뮤니케이션할 필요가 있다고 권고했다. 

클라우드비즈(CloudBees)의 엔지니어링 부사장 수잔 랠리는 “지속적인 커뮤니케이션을 통해 우리 팀들이 변화와 원격근무에 잘 적응하고 있는지 확인한다”라고 밝혔다. 

이어서 그는 “꾸준한 커뮤니케이션이 때때로 어려울 수 있다. 상황 또한 계속해서 변할 수도 있다. 하지만 모든 직원들이 필요한 경우 나와 연결될 수 있도록 여러 방법을 동원하고 있다”라며, “업무부터 그날의 기분까지 무엇이든 이야기할 수 있도록 모든 팀과 영상 통화를 하고 있다. 팀원들이 결속되어 있다는 느낌을 갖기를 원하며 필요할 때면 언제든지 나와 소통할 수 있음을 알았으면 한다”라고 말했다. 

5. 회의 횟수와 시간을 준수하라 
브랑크는 너무 잦은 가상 회의가 상당한 부담이 될 수 있다고 지적했다. 또한 횟수와 함께 회의 시간도 신경 써야 한다고 덧붙였다. 

그는 “통화나 회의로 사무실 분위기를 내려고 해선 안 된다”라며, “사무실과는 다른 원격근무 체제에 적응하는 것이 중요하다. 2시간마다 가상 회의에 참여하지 않는다면 더 능률적으로 많은 업무를 처리하는 직원들을 볼 수 있을 것이다”라고 전했다. 

시간 준수 역시 중요한 요소다. 그는 “정해진 시간 내에 전화 회의를 끝내야 한다. 정해진 시간을 넘겨 계속해서 회의를 한다면 해당 팀이나 직원들의 업무에 지장을 줄 수 있고, 이는 스트레스가 될 수 있다. 이들의 시간을 항시 의식하고 존중한다면, 정해진 시간 안에서도 충분히 적극적인 참여를 끌어낼 수 있다”라고 설명했다. 

6. 업무에 맞는 환경과 마인드셋을 갖춰라
비밀번호 관리 솔루션 업체 1패스워드의 CEO 제프 샤이너는 14년 넘게 회사를 거의 원격으로 운영해왔다. 그는 재택근무를 하는 데 필요한 몇 가지 핵심 팁이 있으며, 이 팁은 컴퓨터를 설정하는 방법부터 시작된다고 말했다. 

샤이너는 “이상적으로는 최소 2개의 디바이스가 있어야 한다. 하나는 업무용이고 하나는 가정용이다. 이것이 가능하지 않다면 노트북을 별도의 모니터, 키보드와 함께 사용하는 것이 좋다. 노트북만 사용하는 것과 비교할 때 이는 업무와 개인 시간을 분리하는 정신적 신호 역할을 한다. 이밖에 하드 드라이브를 분할하고, 별개의 업무용 계정을 만드는 것도 괜찮다”라고 조언했다. 

또한 직장과 비슷한 관행을 유지하라고 그는 권고했다. 이는 직원들이 긴장을 늦추지 않고 즉시 일할 수 있는 상태로 만든다. 

샤이너는 “업무에 적합한 옷을 입어야 한다. 정장까진 아니어도 싸구려 파자마는 곤란하다. 무난하고 편안하면 된다. 이는 업무에 집중하는 데 큰 도움이 될 것이다. 나는 개인적으로 책상에서 구두를 싣는다. 업무에 맞는 마인드셋을 갖추는 데 유익하다”라고 전했다. 

규칙적인 일정도 중요하다고 그는 덧붙였다. 샤이너는 “재택근무는 업무 시간을 유연하게 조정할 수 있다는 것을 의미하지만, 자체적으로 규칙적인 시간을 설정하고 준수한다면 일과 삶의 균형을 유지할 수 있다. 그리고 업무가 끝나면 정신적 긴장을 푸는 것이다”라고 말했다. 

7. 팀을 신뢰하라 
워크플로우 자동화 솔루션 업체인 브레이디오(Braidio)의 COO 래피얼 솔리스에 따르면 원격근무는 기본적으로 신뢰를 기반으로 한다. 그는 분산돼 있는 직원들과 함께 일하는 데 있어서 신뢰가 가장 중요한 요소라고 언급했다. 

솔리는 “신뢰가 없다면 원격근무는 매우 어렵다. 신뢰가 핵심이다. 문화와 공감 역시 중요하다. 사회적 거리두기로 인해 발생할 수 있는 외로움이나 단절된 느낌 등을 직원들이 어떻게 받아들이고 있는지 고려해야 한다. 따라서 참여를 높이는 방법을 찾는 것이 중요하다”라고 말했다. 

8. 기대치를 설정하라 
IT 복구 서비스 업체인 선가드 AS의 CIO 크리스 필딩은 모두가 동일한 수준으로 원격 협업 워크플로우를 이해할 수 있도록 킥오프 미팅을 제안했다. 

필딩은 “모든 직원이 이해하고 있음을 확인하는 것이 중요하다. 이를 위해서는 리더의 세심한 관리와 팀 구성원의 지지가 필요하다”라고 설명했다. 

이어서 그는 “온라인에서도 모든 직원이 존중 받는다고 느끼며, 마음껏 이야기할 수 있는 분위기를 조성하기 위해 노력해야 한다. 이러한 분위기라면 오프라인에서 잡담으로 문제들을 해결하곤 했던 분위기를 원격으로도 대체할 수 있다”라고 말했다. ciokr@idg.co.kr

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